CENTRO UNIVERSITÁRIO DA FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE BARRETOS UNIFEB ENGENHARIA DE PRODUÇÃO

1 CENTRO UNIVERSITÁRIO DA FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE BARRETOS UNIFEB ENGENHARIA DE PRODUÇÃO SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES UM ESTUDO DE CASO KIMIKO LUISA IWANO PRISCILA HARUMI JOHO Barretos - SP 2013

2 KIMIKO LUISA IWANO PRISCILA HARUMI JOHO SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES UM ESTUDO DE CASO Trabalho de Conclusão de Curso TCC apresentado como exigência parcial para a obtenção do título de bacharel em Engenharia de Produção, do Centro Universitário da Fundação Educacional de Barretos UNIFEB. Orientador: Prof. MS. Rhadler Herculani. Barretos - SP 2013

3 IWANO, Kimiko L. JOHO, Priscila H. SI no Gerenciamento de Estoques / Kimiko Luisa Iwano,, Priscila Harumi Joho. Barretos, 2013. 59 p. Orientador: Prof. MS. Rhadler Herculani Monografia de Engenharia de Produção (conclusão de curso), Engenharia de Produção, Centro Universitário da Fundação Educacional de Barretos (UNIFEB). 1.Estoque 2.Sistema Integrado 3.Gerenciamento de estoques

4 CENTRO UNIVERSITÁRIO DA FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE BARRETOS- UNIFEB Kimiko Luisa Iwano Priscila Harumi Joho SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES ESTUDO DE CASO Trabalho de Conclusão de Curso TCC apresentado como exigência parcial para a obtenção do título de Bacharel em Engenharia de Produção do Centro Universitário da Fundação Educacional de Barretos UNIFEB. Data da Aprovação: / / BANCA EXAMINADORA Prof. MS. Rhadler Herculani Orientador / UNIFEB Prof. Dr. Geraldo Correa UNIFEB Prof. MS. Gilberto Domingues Junior UNIFEB

5 Dedico este trabalho aos meus filhos Camila e Vítor, pelo incentivo e compreensão, à minha mãe pelo apoio e aos professores e mestres que compartilharam seus conhecimentos. Kimiko Luisa Iwano Dedico este trabalho a minha família por acreditarem em minha competência e aos professores que compartilharam comigo os seus conhecimentos. Priscila Harumi Joho

6 AGRADECIMENTOS A realização deste trabalho só foi possível graças a colaboração direta e indireta de muitas pessoas. Agradecemos primeiramente à Deus, à todos os professores do curso de Engenharia de Produção e aos funcionários do Centro Universitário da Fundação Educacional de Barretos UNIFEB. Manifestamos a nossa gratidão a todas elas e de forma particular ao Prof. Ms. Rhadler Herculani. Devemos afirmar que seu apoio foi imprescindível para a consecução deste estudo, acompanhando cada passo desta luta, nos incentivando em muitos momentos difíceis, além da indicação de fontes para pesquisa, orientação, paciência e sua confiança depositada neste trabalho. Aos amigos que conquistamos na I Turma de Engenharia de Produção do UNIFEB. Na empresa referente ao estudo de caso, aos proprietários que foram muito receptivos e aos colaboradores envolvidos no setor estudado, por terem dividido conosco um espaço que os pertence. A nossa eterna gratidão a todos.

7 Determine que algo pode e deve ser feito, e então você achará o caminho para fazê-lo Abraham Lincoln

8 RESUMO Este relatório trata de um estudo de caso realizado em uma empresa varejista de materiais para construção em geral, onde se identificou a necessidade de um controle de estoque, devido a dificuldade na localização, armazenagem e identificação dos produtos, desperdícios e avarias de materiais. Para atingir o objetivo proposto, primeiramente foi realizada uma revisão bibliográfica, levando em consideração os fatores que afetam o controle dos materiais. A seguir é apresentada a metodologia de implantação de um Sistema Integrado Para Gerenciamento De Estoques com o intuito de melhorar a produtividade do setor. Por fim, o estudo conclui a grande importância do planejamento e controle e materiais, enfatizando que o seu gerenciamento permanece influenciado por um bom sistema integrado. Palavras-chave: Estoque, Sistema Integrado, Gerenciamento de Estoques e Materiais.

9 ABSTRACT This report is a case study in a retailer of building materials in general, which identified the need for inventory control, due to the difficulty in locating, storage and identification of products, waste and failure of materials. To reach that goal, first was a literature review, taking into consideration the factors that affect the control of materials. The following is the methodology of implementation of an Integrated System for Inventory Management in order to improve the sector's productivity. Finally, the study concludes the importance of planning and control and materials, emphasizing that its management remains influenced by a good integrated. Keywords: Stock, Integrated, Inventory and Materials Management.

10 SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 12 Objetivo Geral... 13 Objetivo específico... 13 Justificativa... 13 Estrutura do Trabalho... 14 1 TEORIA DE GESTÃO DE ESTOQUES... 16 1.1 Gerenciamento de Estoques... 16 1.2 Etapas do Processo de Estocagem... 17 1.2.1 Necessidades dos Clientes... 19 1.2.2 Previsão de Demanda e Análise... 20 1.2.3 Reposição de Materiais e Recebimento... 21 1.2.4 Armazenamento e catalogação de materiais... 21 1.2.5 Expedição... 22 1.3 Alguns conceitos e técnicas de gestão de estoque... 23 1.4 Auditoria em Registros de Estoque... 24 1.5 Endereçamento e Código de Barras de Materiais... 26 1.6 Sistemas Integrado... 27 1.7 Sistema Integrado no Gerenciamento de Estoques... 29 2 METODOLOGIA... 34 2.1 Classificação da Pesquisa... 34 2.2 Roteiro de Entrevistas e Observações... 36 2.3 Coleta de Dados... 38 3 ESTUDO DE CASO: SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES... 39 3.1 A empresa... 39

11 3.1.1 Organograma Organizacional... 40 3.2 Problemática Enfrentada... 41 3.2.1 Quanto ao armazenamento... 42 3.2.2 Quanto à movimentação... 42 3.2.3 Quanto aos materiais propriamente ditos... 42 3.2.4 Quanto aos colaboradores... 43 3.3 Consolidação do método proposto... 43 3.3.1 Estabelecer os objetivos... 46 3.3.2 Diagnóstico da situação... 46 3.3.3 Observar e analisar os dados obtidos do diagnóstico... 46 3.3.4 Instrumentos e Fontes de Pesquisa... 47 4 RESULTADOS E DISCUSSÃO... 53 4.1 Resultados... 53 4.2 Benefícios Alcançados... 53 4.3 Dificuldades Encontradas... 54 5 SUGESTÕES PARA TRABALHOS FUTUROS... 55 CONCLUSÃO... 56 REFERÊNCIAS... 57

12 INTRODUÇÃO Atualmente, pode-se afirmar que o nível de serviço prestado ao consumidor no final da cadeia tornou-se um fator determinante para o sucesso de qualquer empresa e um assunto de âmbito preocupante no meio empresarial. Uma visão do panorama mundial da situação de negócios mostra que o uso da tecnologia está sendo cada vez mais empregado pelas empresas na busca constante pela competitividade. Em todos os setores, a capacidade de planejar, gerenciar e distribuir as informações dos processos, com apoio da tecnologia, passa a ser um ponto estratégico e consequentemente o sucesso dos negócios. Em outro cenário, o desempenho da gestão de estoques tornou-se uma forma de redução de custos e aumento da qualidade de seus processos e serviços, ou seja, a otimização e racionalização dos estoques é uma grande oportunidade para as empresas conquistarem seus objetivos, consistindo numa menor aplicação de capital próprio para atender certa demanda de vendas, bem como uma perda menor nas vendas por falta de materiais em estoque. Neste contexto, será abordada a utilização de um Sistema Integrado (SI) como apoio para o gerenciamento de estoques devido à crescente variabilidade de produtos com diferentes padrões de demanda e características específicas, onde a complexidade na administração de materiais aumenta necessitando de um controle diferenciado. Com essa perspectiva, os principais objetivos deste projeto são, por um lado, evidenciar a necessidade dessa abordagem estratégica na gestão dos estoques (SI e o planejamento e controle dos estoques) e, por outro caminho, demonstrar os benefícios alcançados após sua implantação numa empresa comercial. O estudo foi desenvolvido numa empresa que comercializa materiais de construção onde através de visitas e a vivência de uma das autoras foi constatada uma grande dificuldade em se administrar os estoques, voltado para questão de organização. No contato com a empresa, os funcionários manifestavam a necessidade de se ter controle de estoque para que houvesse agilidade desde a compra, venda e entrega da mercadoria. A partir deste levantamento surgiu o

13 interesse em estudar a informatização com foco para o controle de estoques, afim de se implantar um projeto de melhoria. Objetivo Geral Este trabalho de conclusão aborda como tema principal, a implantação de um processo adequado para o gerenciamento de estoques com apoio de SI, numa empresa de materiais de construção. Objetivo específico Incluir um trabalho de melhoria no layout da armazenagem a fim de obter uma relação entre os métodos utilizados; Consolidar um procedimento para a utilização de uma sistemática de gerenciamento dos estoques proposta na literatura; Implantar o procedimento proposto. Justificativa O ambiente empresarial está sofrendo alterações de âmbito mundial. A transformação de economias e sociedades industriais em economias de serviços, baseadas no conhecimento e na informação é um fator relevante a ser considerado, seguido pela emergência da empresa digital. (LAUDON E LAUDON, 2011). A comercialização de materiais de construção está na base de uma importante cadeia de valor e suas ineficiências repercutem diretamente nos demais níveis dessa cadeia.

14 Por outro lado, administrar recursos e estoques tem sido atualmente preocupação dos gerentes, engenheiros, administradores e praticamente todas as pessoas ligadas direta ou indiretamente tanto na produção de bens tangíveis quanto na prestação de serviços. O estudo também se justifica sob o ponto de vista de seu objeto de aplicação. A empresa analisada é conceituada no mercado em que atua e apresenta-se em plena expansão regional, atuante desde 1986. Afirmam Martins e Alt (2010, p. 13), que alguns problemas enfrentados no manejo dos materiais por exemplo, excesso de produtos e falta de espaço para armazená-los levaram à criação das atuais tecnologias de administração de materiais. Assim, os estoques assumem papel ainda mais importante nas empresas, pois qualquer que seja a diminuição dos custos nestes processos, resulta na obtenção de uma vantagem competitiva, diminuindo assim o tempo de retorno sobre os investimentos e como consequência, gerando a oportunidade de melhorar seu desempenho atendendo prontamente, no momento e na quantidade desejada seus clientes. Logo, qualquer trabalho que venha cientificamente contribuir para melhoria da gestão de estoques também está contribuindo, em maior ou menor grau, na geração de benefícios à sociedade local. O presente projeto ajudará a consolidar a linha de pesquisa SI no gerenciamento de estoques com vista a elaborar o Trabalho de Conclusão de Curso. Estrutura do Trabalho Este trabalho está estruturado em forma de capítulos conforme segue: Introdução: Trata do cenário de realização da pesquisa onde evidencia as delimitações e a metodologia empregada. Na sequência é apresentado os objetivos e a justificativa para sua realização;

15 Capítulo 1: Revisão Bibliográfica Apresenta os fundamentos sobre o gerenciamento de estoques, destacando as etapas do processo de estocagem, divisão e a organização dos materiais. Além disso, aborda também um estudo sobre Sistema Integrado (SI) dentre outros termos necessários para o perfeito entendimento posterior da pesquisa; Capítulo 2: Metodologia Científica - Trata dos procedimentos necessários para proceder a pesquisa, limitando-se ao objeto de estudo, definindo as ferramentas para levantamento de dados e sua posterior análise, que tem como embasamento o referencial teórico apresentado no capítulo 1; Capítulo 3: Estudo de caso Descreve o ramo de atividade da empresa, em seguida será apresentada a pesquisa de campo para a coleta de dados e a tabulação; Capítulo 4: Resultados e Discussões Visa mostrar os resultados obtidos posteriores a adoção das medidas propostas demonstrando análise, dificuldades e confrontando a teoria e os resultados adquiridos com sua implantação; Capítulo 5: Sugestões para trabalhos futuros Apresenta sugestões para futuros trabalhos a serem realizados nesta área de estudo; Conclusões: Considerações finais oriundas do presente trabalho.

16 1 TEORIA DE GESTÃO DE ESTOQUES O objetivo desse capítulo é apresentar definições e conceitos relevantes para iniciar o entendimento sobre a abordagem do tema proposto. Para isso, os tópicos abordam uma breve explicação sobre a administração de estoques, a importância dos sistemas gerenciais e os conceitos de organização do trabalho, com algumas características intrínsecas e de mercado. 1.1 Gerenciamento de Estoques Nesta seção serão apresentadas definições, tipos e ferramentas utilizadas para um bom desempenho no gerenciamento de estoque, segundo alguns autores. De acordo com Slack, Chambers e Johnston (2002), esse conceito originou-se na função de compras em empresas que compreenderam a importância de integrar o fluxo de materiais e suas funções de suporte, tanto por meio do negócio, como por meio do fornecimento aos clientes imediatos. O armazenamento de materiais existe devido um desequilíbrio entre fornecimento e demanda, foi a partir deste acúmulo de materiais que surgiu a necessidade do gerenciamento adequado dos materiais. Para Arnold (1999) os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa mantém de acordo com sua finalidade, seja para vendas, fornecimento ou próprio consumo. No nosso caso, será abordado o estoque de produtos acabados, prontos para serem comercializados para vendas. Segundo Messias (1989) a administração de materiais tem por finalidade assegurar o contínuo abastecimento de artigos próprios, necessários e capazes de atender aos serviços executados por uma empresa. Devendo processar em conformidade com as estratégias da empresa e com todas as atividades envolvidas como compras, transporte, armazenagem, conservação, manipulação e controle de estoques. O gerenciamento de estoques se dá como uma sistemática de coordenação estratégica de materiais, a fim de melhorar o desempenho a longo

17 prazo, tanto para a empresa individualmente quanto para toda cadeia de suprimentos. (GONÇALVES E SCHWEMBER, 1979). Nesta situação, normalmente existe uma grande gama de produtos no mercado, de forma que quando um varejista não possui disponível no momento desejado pelo cliente, este pode, sem custos significativos, dirigir-se ao concorrente, caracterizando a situação conhecida como perda de venda. Diante disso, está a importância em se administrar cuidadosamente os estoques. (BIAZZI, 1993). Nas palavras de Martins e Alt (2010, p. 04): Administrar recursos materiais tem sido a preocupação dos gerentes, engenheiros, administradores e praticamente todas as pessoas diretamente ou indiretamente ligadas às atividades produtivas, tanto na produção de bens tangíveis quanto na prestação de serviço. O controle de estoque é visto pelas empresas como um recurso produtivo que no final da cadeia de suprimentos criará valor para o consumidor final e trará uma vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes. O gerenciamento de estoques como visto pelos autores acima, é uma forma de administrar os materiais, maximizando processos dentro de suas cadeias e minimizando os custos referente ao armazenamento, desempenho, disponibilidade e atendimento aos clientes. Contudo, com o avanço da tecnologia, o modo de se conduzir esse gerenciamento foi bastante alterado, apesar do fato das constantes mudanças globais essa metodologia continua fazendo parte do meio empresarial, ocupando papel importante na determinação da lucratividade envolvendo não só o trabalho humano, mas também a gestão dos processos apoiado na tecnologia, resultando em algumas adaptações as quais serão analisadas nos próximos tópicos. 1.2 Etapas do Processo de Estocagem O armazenamento dos materiais consiste na alocação adequada dos produtos, de modo a garantir uma rápida localização, a manutenção eficiente dos níveis de reposição e para que a entrega seja facilitada, em outras palavras visa atender a demanda instantaneamente, com qualidade e sem desperdícios.

18 As empresas trabalham com materiais de diferentes características que necessitam ser administrados e armazenados de acordo com suas finalidades e funções. (TUBINO, 2009). O gerenciamento dos estoques deve ser considerado como um sistema completo. As etapas do processo podem ser assim descritas de forma resumida conforme Figura 1. Necessidade do Cliente Expedição Análise Armazenamento Reposição dos Materiais Recebiment o Figura 1: Ciclo da administração de materiais. Fonte: Martins e Laugeni (2006, p. 262) A utilização dos indicadores varia em função da indústria, da complexidade de produtos, do comportamento do mercado e da gestão de estoques da empresa (RODRIGUES, 2008). Para Arnold (1999), a administração da empresa deve estabelecer regras de decisão coerentes aos níveis de estoques respeitando cada etapa do ciclo, de modo que as pessoas responsáveis pelo controle possam desempenhar suas

19 funções com eficiência, incluindo a priorização de cada item particular, como estes itens devem ser controlados, quanto pedir de cada vez e quando emitir uma ordem de compra. Dentro da cadeia produtiva, desde a produção de bens até a prestação de serviço, o modo como é conduzido o gerenciamento dos estoques possui sua importância ampliada em razão das repercussões macroeconômicas, já mencionadas e de suas consequências dentro de uma organização. Portanto, estudos consideram que administrar este tipo de setor necessita fornecer o nível requerido de serviços ao consumidor, ou seja, buscar os objetivos dos serviços aos clientes e maximizar a utilização dos recursos da empresa. 1.2.1 Necessidades dos Clientes O processo de reposição do material se inicia com a identificação da demanda de um cliente. O órgão responsável pelo planejamento e controle de materiais verifica se existe estoque do material e se o mesmo deve ser comprado de imediato caso o cliente concorde com o lead time ou tempo para reposição. (MARTINS E LAUGENI, 2006). Neste sentido, após a análise das necessidades dos clientes é necessário desenvolver um planejamento e análise de reposição juntamente com uma previsão de demanda, permitindo as pessoas responsáveis destes sistemas uma projeção futura do consumo e planejem adequadamente suas ações. Contudo, apesar do avanço dos recursos computacionais e da sofisticação matemática das técnicas de projeção, a previsão da demanda dos produtos não é uma ciência exata, envolvendo experiência e julgamento pessoal do planejador. (TUBINO, 2009).

20 1.2.2 Previsão de Demanda e Análise Para Ching (2010) o intuito da previsão de demanda é manter os níveis de estoque proporcionais ao consumo se baseando no lead-time (tempo de ressuprimento do material), provisionar a demanda do item em período fixo e determinar o período de segurança, contudo a definição desta previsão tem seus riscos associados, sendo um assunto crítico para todo planejamento empresarial. As previsões de consumo podem ser determinadas através de estatísticas e previsões reformuladas pelo usuário. O método estatístico é realizado com o apoio de um SI onde são calculadas n períodos anteriores usando técnicas de previsões quantitativas. Porém, quando os dados históricos são insuficientes (produto novo) a reformulação das previsões é feita pelo usuário (opinião e julgamento de pessoas chave), utilizando método qualitativo, onde analisará as condições futuras esperadas de saídas e consumo com base em suas experiências. (GONÇALVES E SCHWEMBER, 1979). Além disso, para Tubino (2009) as técnicas qualitativas podem ser empregadas também quando não se dispõem de tempo suficiente para coletar e analisar os dados da demanda passada, devido ser considerada um método mais rápido de se preparar. Por outro lado, as técnicas quantitativas consistem em analisar os dados passados, relacionando os dados históricos do produto com o tempo e empregando modelos matemáticos para projetar a demanda futura. Segundo Gonçalves e Schwember (1979) as acumulações de estoque pode ser divida em três tipos. Materiais com defeito, ou seja, aqueles cujo apresentaram defeitos de fabricação e materiais avariados devido manuseio incorreto e mau armazenamento; Avanços tecnológicos, contemplam materiais em bom estado, porém não serão utilizados no futuro, devido a mudanças tecnológicas; Materiais em excesso em bom estado, onde não se pode prever a utilização imediata.

21 Contudo, faz-se necessário salientar que qualquer que seja o método de previsão adotado, não é uma ciência exata, muitas vezes não é possível prever mudanças bruscas na demanda, ocasionando acumulações de estoque quando o consumo projetado é acima do ocorrido. 1.2.3 Reposição de Materiais e Recebimento Para Martins e Laugeni (2006), a reposição de materiais é realizada pelo setor de compras da empresa. As principais etapas do processo de compra são a seleção e avaliação dos fornecedores, emissão do pedido e acompanhamento de entrega. É necessário identificar possíveis fornecedores, agrupar itens a serem supridos pelo mesmo fornecedor, avaliar as condições de qualidade (financeiras, de produtos e na confiabilidade de entrega) e analisar a possibilidade de contratos de abastecimento de médio e longo prazo, procurando estabelecer parcerias. Os mesmos autores destacam que o recebimento tem início quando o material chega nas dependências da empresa, onde o órgão encarregado deverá verificar o pedido de compra que originou a entrega e conferir informações como quantidade, preço unitários e totais e outros elementos contábeis e fiscais da nota fiscal que acompanha o material. 1.2.4 Armazenamento e catalogação de materiais O sistema, ou combinação de sistema de armazenamento, a ser abordado depende da política da empresa, o que implica no tipo de produto estocado, instalações e estrutura, processamento de dados e o tamanho do lote de cada material. Qualquer que seja o sistema adotado, os administradores devem manter um estoque de segurança e um estoque de trabalho suficiente com o intuito de oferecer o nível exigido de atendimento aos clientes, manter um controle dos itens de modo que possam ser facilmente encontrados e reduzir o esforço total necessário para receber, armazenar e retirar os produtos. (ARNOLD, 1999).

22 De acordo com Messias (1989) os materiais constantes no depósito para serem facilmente identificados e localizados, devem estar arrolados ou catalogados segundo suas características semelhantes ou não, sem, contudo, ocasionar confusão ou dispersão no espaço de alteração na qualidade, em virtude de contatos com outros materiais de fácil decomposição, combustão, deterioração, etc. Arnold (1999) lista alguns sistemas básicos de localização de estoques: Agrupar itens funcionalmente relacionados, ou seja, realizar a separação dos materiais por grupo de funções e finalidade, facilitando a familiaridade com as localizações dos itens; Agrupar os itens de giro rápido, referente aqueles de maior preferência e rotatividade, são colocados perto da área de expedição. Agrupar itens fisicamente semelhantes, geralmente alguns tipos de materiais exigem suas próprias instalações de armazenamento e seu manuseio adequado. Colocar o estoque de trabalho e o estoque de reserva em locais separados, ou seja, trabalhar apenas com uma pequena quantidade de estoque de trabalho, enquanto o estoque de reserva é utilizado para repor o estoque de trabalho podendo ser colocado em um ponto mais remoto. O controle de armazenamento de materiais pode garantir que as necessidades dos clientes possam ser atendidas, podendo equilibrar esse objetivo com a necessidade financeira do varejista em manter o mínimo de estoque possível. 1.2.5 Expedição De acordo com Christopher (2011) a expedição é uma atividade ligada a área de estocagem que inclui as seguintes tarefas:

23 Verificar se o pedido do cliente está pronto para ser expedido, na quantidade correta e embalado adequadamente; Preparar os documentos da remessa (informações relativas ao produto e local que serão enviados, incluindo nota fiscal, destinatário e transportadora); Pesagem, para determinar os custos de envio da mercadoria; Juntar as encomendas por transportadora; Carregar os caminhões. 1.3 Alguns conceitos e técnicas de gestão de estoque Neste tópico não será considerado as questões relacionadas a aquisição de materiais, previsão de compras e vendas, custos associados a estoques, previsão de incertezas, gerenciamento da demanda, a manutenção dos arquivos de controle, lotes de reposição, custos de movimentação de materiais etc., visto que estas atividades são mais afeitas à área de suprimentos e logística das empresas. Será apresentado um breve estudo sobre alguns conceitos e técnicas de controle de gerenciamento de estoques. Just in Time (JIT): visa atender a demanda instantaneamente, com qualidade e sem desperdícios, possibilitando o fornecimento da quantidade necessária de componentes e utilizando o mínimo de recursos. (CHING, 2010). Curva ABC: ferramenta útil para diagnóstico das características de demanda que se tem para administrar, conhecida também como curva de Pareto, baseada no princípio de que cada produto deve ser classificado de acordo com seus requisitos, onde nem todos os itens têm a mesma importância e a atenção deve ser dada para os mais significativos. (ARNOLD, 1999; CHING, 2010). Modelo baseado no ponto de pedido: consistem em estabelecer uma quantidade de itens em estoque, chamada de ponto de pedido ou de

24 reposição, que quando atingida dá partida ao processo de reposição do item em uma quantidade pré-estabelecida. O tempo de espera para ressuprir os estoques é o chamado lead time. (TUBINO, 2009). 1.4 Auditoria em Registros de Estoque Um sistema de gerenciamento nunca pode ser considerado livre de falhas, pois erros acontecem e dever ser detectados, de modo que a precisão dos registros dos materiais se mantenha na qualidade desejada. Uma forma adotada pelas empresas para reduzir falhas nos estoques é a utilização de controles de entradas e saídas, ajustando as contagens físicas através de inventários, ou seja, é confrontado um determinado período de entradas de materiais, que somado ao estoque físico atual obtém-se o volume de estoque teórico atual. (SOUZA, 2009). O controle de inventário é importante para garantir a qualidade nos processos de empresas que lidam com transações que giram em torno de bens de consumo. Sem um controle de estoque adequado, uma grande loja de varejo pode ficar sem estoque de um item importante. Porém, com um sistema de controle eficaz o mesmo é capaz de alertar quando é o momento certo da reposição e ajuda a minimizar o risco de erro e divergências entre as projeções numéricas do sistema com os estoques físicos. Segundo Messias (1989) este método permite aos gerentes e administradores o acompanhamento a curto prazo da exatidão dos seus estoques, propiciando ao profissional uma vigilância sobre o controle dos mínimos e máximos, bem como sob o bom estado e segurança dos materiais, facilitando a apuração do inventário físico para efeitos fiscais. Por outro lado, um inventário mal administrado significa clientes decepcionados, custos elevados de estocagem e vendas mais lentas. Para Arnold (1999), há dois métodos para se verificar a precisão dos registros, através de um inventário periódico (geralmente anual) de todos os itens cujo, os resultados demonstram na questão financeira, a representatividade do valor do estoque em dinheiro e para o planejamento, uma proposta para corrigir quaisquer

25 imprecisões nos registros; e através do método de contagens cíclicas (geralmente diárias) incluindo apenas determinados tipos de itens, onde consiste na programação predeterminada da contagem, uma particularidade é que dependendo do grau de importância do material, o mesmo pode ser contado durante várias vezes ao ano. A Figura 2 mostra as diferenças entre os dois métodos. CONTAGEM CÍCLICA Surgiu para apoio do inventário anual Contagem apenas de determinado itens Detecção e correção de problema a tempo Reduz e elimina perdas Treinamento pessoal para o inventário periódico INVENTÁRIO PERIÓDICO (ANUAL) Empresa necessita estar fechada Contagem geral do estoque Necessário arrumação Identificação de todos os materiais Pessoas instruídas e treinadas Trabalho burocrático desgastante Demanda grande quantidade de tempo e custo de pessoal Figura 2: Diferenças de Contagem Cíclica e Inventário Periódico. Fonte: Arnold (1999). De acordo com Arnold (1999) o principal objetivo do inventário é assegurar que as quantidades físicas ou existentes nos estoques estejam de acordo com as listagens e os relatórios de controle, uma vez que esses dados são transmitidos para a área de suprimentos, contábil e fiscal da empresa e também para o sistema computadorizado MRP¹, ERP² 1 e similares, que somente 1 MRP = Manufacturing Resource Planning (Planejamento dos Recursos de Manufatura) ² ERP = Enterprise Resource Planning (São sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema.)

26 apresentarão cálculos corretos da quantidade necessária de materiais se os níveis dos estoques estiverem corretos. É necessário examinar as notas de entradas e saídas, as requisições de compras e as fichas pertencentes ao setor de duplo controle e comparar os registros de estoques com as quantidades físicas do mesmo. (MESSIAS, 1989). Um fator importante para a busca da eficácia de um sistema de estocagem é a precisão do registro de estoque, responsável por regular a margem de segurança de cada item, liberação de pedidos de compras com base na disponibilidade dos materiais e análises de planejamento e controle. Caso contrário, se os registros não forem precisos ocorrerá constantemente falta de materiais, duplicidade de pedidos/solicitações de compras, perda de vendas, entregas atrasadas e excesso de estoque sem a real necessidade. Desta forma, três informações devem ser tratadas de forma isolada: a descrição da peça (número da peça), a quantidade e a localização dos materiais permitindo as empresas a operar um sistema eficaz, mantendo um nível satisfatório de atendimento aos clientes, permitindo sempre confiar nos dados de disponibilidade dos materiais do sistema, operar com eficácia e eficiência possuindo a garantia de que as peças estarão disponíveis e analisar, planejar e monitorar os estoques. (ARNOLD, 1999). 1.5 Endereçamento e Código de Barras de Materiais Para uma estocagem e uma recuperação adequada dos materiais, é necessário a identificação dos locais onde serão armazenados e sua nomenclatura cadastrada do sistema, conforme já citamos anteriormente. Existem várias formas para o endereçamento físico dos materiais, os métodos mais frequentemente adotados, consiste em seguir um plano metódico e sistemático que se dá através da divisão em grupo ou famílias, subgrupos, classes, números sequenciais e dígitos de auto controle. Para prateleiras e corredores é