Comunicação electrónica do Inventário à AT

Comunicação electrónica do Inventário à AT aplicações v1.00-22 Dezembro 2014

Sumário Fundamento legal: Legislação A quem se aplica Formato do ficheiro Quando Operacionalidade: Como deve ser criado o ficheiro Como comunicar à AT Impacto nas aplicações itbase: winmax4 Restus Touchscreen WinMax 2000 F&B control WinMax 2000 Profissional e WinMax START Perguntas frequentes

Fundamento legal Legislação Alteração do Decreto-Lei nº 198/2012, de 24 de Agosto, publicado na proposta de Orçamento de Estado (OE) para 2015 http://www.dgo.pt/politicaorcamental/orcamentodeestado/2015/proposta %20do%20Or%C3%A7amento/Documentos%20do%20OE/Lei-2015.pdf Define que deve ser comunicado por transmissão electrónica de dados, o inventário respeitante ao último dia do exercício anterior Aguarda promulgação pelo Presidente da República Formato do ficheiro e respectivas regras disponíveis no portal da AT http://info.portaldasfinancas.gov.pt/nr/rdonlyres/ B06A723A-0480-4FFB-A762-00E878B819B5/0/ comunicacaoinventarios.pdf

Fundamento legal A quem se aplica Pessoas singulares ou colectivas Com sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português Com contabilidade organizada Obrigadas à elaboração de inventário Com volume de negócios (VN) no exercício anterior superior a 100.000,00.

Fundamento legal Formato do ficheiro Em dois formatos distintos: XML: será presumivelmente o formato mais adotado pelas empresas de software pois permite um grau maior de validação CSV: pode ser criado com qualquer editor de texto ou Excel Dados incluídos no ficheiro (por artigo): Tipo (mercadoria, matéria-prima, produto acabado, subproduto...); Identificador (código correspondente ao utilizado no SAF-T PT); Descrição (designação); Código (código barras/ean ou igual a identificador se não existir); Quantidade (existência no final do período a que reporta); Unidade (ex: Kg, Lt, Mt, etc.). Mais informações e exemplos destes ficheiros podem ser obtidas no portal da AT em http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/apoio_contribuinte/ index_novo.htm#inventario

Fundamento legal Quando Até 31 de Janeiro de cada ano, relativo ao ano anterior. Ex: até 31/01/2015, comunicar o inventário relativo a 31/12/2014 Para empresas que adoptem um período de tributação do ano civil, deve ser efectuada até ao final do 1º mês seguinte ao término do ano fiscal

Operacionalidade Como deve ser criado o ficheiro 1. No dia 31/12/2014 deve criar o inventário físico, com essa mesma data, na aplicação que estiver a utilizar. Deste modo garante que são guardados os stocks à data 2. Assim que possível deve fazer a contagem física do stock de cada artigo 3. Chamar o inventário de 31/12/2014 e lançar as quantidades que contou 4. Através da respectiva opção na aplicação, proceder à criação do ficheiro, indicando que pretende criar o ficheiro com os dados do inventário de dia 31/12/2014

Operacionalidade Como comunicar à AT (1/3) Apenas disponível por carregamento no portal da AT. 1. Faça o login no portal da AT 2. Selecione a opção: Serviços Tributários > Entregar > Ficheiros de inventário

Operacionalidade Como comunicar à AT (2/3) 3. Selecione a opção Submeter ficheiro de inventário

Operacionalidade Como comunicar à AT (3/3) 4. Pressione o botão Escolher ficheiro e selecione o ficheiro anteriormente criado na sua aplicação de gestão de stocks 5. Pressione Submeter enviar o ficheiro 6. A seguir será solicitada a introdução do Ano e da Data do Inventário para concluir o processo.

Impacto nas aplicações itbase winmax4 (1/2) Funcionalidade disponível a partir da versão 1.12 Necessário configurar tipo de artigo na respectiva ficha

Impacto nas aplicações itbase winmax4 (2/2) Nova opção nos utilitários permite a criação do ficheiro a exportar Acesso ao utilitário apenas disponível se módulo Gestão e controlo de stock Existência/Inventário estiver licenciado

Impacto nas aplicações itbase Restus Touchscreen (1/2) Dado que não é uma aplicação de gestão de stocks não se prevê que venha a dispor de tal funcionalidade Parceiros poderão solicitar uma licença de winmax4 (pack 3) com o objetivo de realizar esta operação: Clientes com contrato se encomendarem até 15/01/2015, têm direito a licenciamento gratuito (vitalício enquanto tiverem contrato do Restus Touchscreen) Clientes sem contrato ou encomendas após 15/01/2015, desconto de 65% no PVP As encomendas das licenças de winmax4 deverão ser submetidas pelo parceiro ao seu gestor comercial, indicando NIF do cliente e/ou número de série

Impacto nas aplicações itbase Restus Touchscreen (2/2) Após licenciamento de winmax4 o parceiro deve realizar os seguintes procedimentos para criar o inventário: 1. No Restus Touchscreen: 1. Exportar o ficheiro SAF-T PT anual. 2. No website da ITBASE: 1. Converter o ficheiro SAF-T PT para winmax4, utilizando o respectivo conversor 3. Associar a base de dados convertida ao winmax4 do cliente 4. No winmax4: 1. Classificar os tipos dos artigos de venda 2. Criar artigos (mercadorias, matérias-primas, etc.) 3. Fazer inventário físico 4. Exportar ficheiro de inventário

Impacto nas aplicações itbase WinMax 2000 F&B control Dada a aplicação estar descontinuada não será implementada a funcionalidade de criação do ficheiro O departamento de suporte da itbase irá fazer a construção manual do ficheiro, para isso o parceiro deve: Efetuar o inventário físico e lançar o mesmo na aplicação; Enviar a base de dados da aplicação para servicos@itbase.pt indicando NIF e/ou número de série e que pretende o ficheiro de inventário dessa base de dados Para clientes com contrato válido o serviço será gratuito. De outro modo terá o custo de 50,00 + IVA

Impacto nas aplicações itbase WinMax 2000 Profissional e WinMax START Dada estas aplicações estarem descontinuadas não será implementada a funcionalidade de criação do ficheiro A itbase dispõe no entanto de condições especiais para migração destas aplicações para winmax4 Contacte o seu gestor comercial para obter mais informações

Perguntas frequentes (1/8) 1. Até quando tenho que comunicar o ficheiro de inventário à AT? Se a sua empresa tem o ano fiscal coincidente com o ano civil, deve comunicar o inventário à AT, entre o dia 1 e o dia 31 do mês de Janeiro. 2. A minha empresa é uma subsidiária de uma empresa Inglesa que tem um calendário fiscal que termina a 31 de Março. Quando tenho que comunicar o inventário? Deve comunicar à AT até ao dia 30 de Abril, referindo-se o ficheiro ao inventário à data de 31 de Março.

Perguntas frequentes (2/8) 3. Só terei disponibilidade para efetuar uma contagem física do stock na 2ª semana de Janeiro, como devo proceder? Deve garantir antes de mais que não tem documentos de fornecedores por lançar na aplicação com datas anteriores a 31 de Dezembro. Depois, nesse dia, deve criar o inventário físico na aplicação (mesmo que não tenha tempo efetuar a respetiva contagem), deste modo o sistema guardará logo as quantidades que existiam em stock nessa data. Posteriormente, faça a contagem, insere-a na aplicação, no inventário anteriormente criado e produza então o respectivo ficheiro.

Perguntas frequentes (3/8) 4. Tenho forçosamente que gerar o ficheiro a partir de uma aplicação tipo o winmax4? Não. Não necessita de uma aplicação de gestão de stocks para conseguir gerar o ficheiro, já que o pode fazer a partir de um qualquer editor de texto ou do Excel. No entanto, uma vez que terá de utilizar os mesmos códigos que são utilizados na criação do ficheiro SAF-T PT, bem como a ter alguma rapidez no processo, é de todo aconselhável utilizar uma aplicação de gestão. Para além disso, o facto desta ser operação recorrente (que terá que ser feita anualmente), realizar a mesma com ficheiros avulso tornar-se-á complexo e demorado ao longo do tempo.

Perguntas frequentes (4/8) 5. Existe outro método de comunicar o inventário à AT que não pelo carregamento do ficheiro? Não. A AT apenas suporta o carregamento do ficheiro via o seu portal. 6. Tenho um restaurante, que tipo de artigos deve conter o meu inventário? Todo o tipo de artigos que façam parte das suas existências (em termos contabilísticos). Por exemplo: Normalmente os pratos do menu não existem em stock, mas os componentes do menu, como latas de sumo e vinhos existem em stock, assim estes últimos tem constar do inventário. Também matérias-primas (ex: farinha, açúcar, batatas, etc.), bem como produtos intermédios e outros fazem parte do inventário e por isso incluídos no ficheiro.

Perguntas frequentes (5/8) 7. Possuo vários estabelecimentos, cada um com a sua aplicação informática, mas todos a operar com o mesmo nome e NIF. Tenho que enviar um único ficheiro com a soma do inventário de todos? Não. Pode enviar vários ficheiros distintos, um por estabelecimento, mas terá que fazê-lo numa mesma ocasião, dado que se o fizer em ocasiões distintas, o portal da AT elimina os carregamentos anteriores. 8. A minha empresa apenas presta serviços de consultoria pelo que não possuo existências. Tenho que comunicar um ficheiro vazio à AT? Não. A AT disponibiliza uma opção no portal e-fatura onde pode indicar que não possui existências.

Perguntas frequentes (6/8) 9. Não tive oportunidade de criar um inventário físico na aplicação a 31 de Dezembro. Como devo proceder? Crie um inventário com a data atual. Depois, faça uma contagem física das suas existências e lance-a o mais cedo possível. Ao comunicar o ficheiro no portal da AT, deve indicar se a contagem física que fez é relativa ao dia 31/12 ou a outra data posterior.

Perguntas frequentes (7/8) 10. Criei um inventário físico na aplicação a 31 de Dezembro, mas só poderei fazer a contagem física na 2ª semana de Janeiro, posso entretanto utilizar a aplicação? Pode, mas deve ter em atenção que não deve lançar documentos de fornecedores com datas anteriores à data do inventário, bem como o lançamento de vendas poderão tornar difícil o processo de contagem física do stock à data de 31 de Dezembro.

Perguntas frequentes (8/8) 11. A minha empresa compra artigos que vende (mercadorias), mas também compra artigos que utiliza para fabricar outros artigos. Como devo classificá-los para efeitos do ficheiro a comunicar à AT? Deve utilizar a definição da classificação das Existências do SNC (Sistema de Normalização Contabilística). Pode obter mais informação em: http://www.cnc.min-financas.pt/_siteantigo/poc/ POC_notas_explicativas.pdf Em caso de dúvidas deve contactar o seu TOC para definir a correta classificação.

Comunicação electrónica do inventário à AT Obrigado pela preferência! Qualquer questão contacte a itbase pelo email suporte@itbase.pt ou para o 219 349 420.