REGIME DE BENS EM CIRCULAÇÃO DOCUMENTOS DE TRANSPORTE

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1 REGIME DE BENS EM CIRCULAÇÃO DOCUMENTOS DE TRANSPORTE Novas Obrigações de Emissão e Comunicação, a partir de 1/julho/ FICHA INFORMATIVA - Junho.2013

2 Os Decretos-Lei 198/2012, de 24 de Agosto, e a Portaria 161/2013 de 23 de abril, vêm introduzir alterações legislativas aos procedimentos de emissão, e especificamente a obrigatoriedade, em determinados casos, da comunicação prévia dos documentos de transporte junto da Autoridade tributária. Estão excluídos desta obrigatoriedade de comunicação prévia dos documentos de transporte: Os sujeitos passivos que tenham obtido no ano anterior, para efeitos de IRS e IRC, um volume de negócios inferior a (cem mil euros); Os documentos de transporte em que o destinatário ou adquirente seja consumidor final (Consumidor final é entendido como um sujeito não passivo de IVA, ou seja, é o adquirente da mercadoria, para uso ou consumo próprio). Apresentamos de seguida as regras que entram em vigor a partir do próximo dia 1 de Julho de 2013, bem como um conjunto de exemplos práticos, com o objetivo de melhor explicar os procedimentos que as nossas empresas têm que realizar no âmbito da operação do Regime de Bens em Circulação. Alertamos que, independentemente de na sua atividade normal não efetuar operações de transporte, é obrigatória a atualização do ficheiro SAF-T, para emissão e comunicação prévia dos documentos de transporte junto da Autoridade Tributária, uma vez que só poderá haver uma única estrutura de SAF-T para todos os agentes económicos. Para qualquer esclarecimento, não hesite em contatar os nossos serviços por telefone, tel , no nosso site ou por manuel.alves@ahresp.com / pedro.carvalho@ahresp.com.2

3 São considerados Documentos de Transporte (DT): Fatura (desde que contenha os dados de local de carga, local de descarga e data e hora de início do transporte); Guia de Remessa; Nota de devolução; Guia de transporte; Documentos equivalentes. Emissão dos documentos de transporte Os documentos de transporte devem ser emitidos por uma das seguintes vias: Por via eletrónica; Através de programa informático que tenha sido previamente certificado pela Autoridade Tributária; Através de software produzido internamente pela empresa ou por empresa do grupo; Diretamente no Portal das Finanças; Em papel, utilizando-se impressos de tipografias autorizadas e numerados sequencialmente. Esta situação aplica-se para quem tenha faturado menos que no ano anterior, e não utilize um software informático certificado de faturação, ou para quem use estes sistemas, no caso de inoperacionalidade dos mesmos..3

4 Comunicação dos Documentos de Transporte A comunicação deverá ser feita de uma das seguintes formas: Por transmissão eletrónica de dados para a Autoridade Tributária: Por transmissão eletrónica em tempo real, integrada em programa informático, utilizando o Webservice disponibilizado pela AT; Através do envio do ficheiro SAF-T (PT), exportado pelo programa informático certificado e recorrendo a aplicação de envio de dados disponibilizada no site e-fatura no Portal das Finanças; Através da emissão direta no Portal das Finanças do documento de transporte utilizando as funcionalidades previstas para esta comunicação. Nos casos em que o documento de transporte é emitido em papel: A comunicação será através de serviço telefónico disponibilizado para o efeito, indicando NIF e senha de acesso, com indicação dos elementos essenciais do documento emitido; Para este efeito, a AT disponibiliza no Portal das Finanças, mediante solicitação, uma senha de acesso ao serviço telefónico automático (recomenda-se que seja solicitada, pois demora 3 ou 4 dias a emitir, e é diferente da senha de acesso ao Portal das Finanças); A AT validará a comunicação atribuindo-lhe um código; É obrigatório inserir no Portal das Finanças, até ao 5º dia útil seguinte ao do início do transporte, os elementos que não tenham sido comunicados por via telefónica, acedendo ao documento através do código atribuído;.4

5 Comunicação dos Documentos de Transporte Nos casos de inoperacionalidade do sistema informático de comunicação (devidamente comprovado pelo operador), a comunicação dos documentos de transporte deve ser efetuada: Através de serviço telefónico disponibilizado para o feito, com indicação dos seguintes elementos: NIF do Adquirente Últimos 4 números do DT Hora e data Posteriormente, e até ao 5º dia útil seguinte ao do transporte, o Documento de Transporte tem de ser inserido no Portal das Finanças, através de um código que é emitido na altura da comunicação por telefone No entanto, o transportador deve fazer-se acompanhar dos documentos de transporte em suporte de papel..5

6 Alterações aos documentos de transporte e sua comunicação As alterações ao local de destino, ocorridas durante o transporte, ou a não aceitação imediata e total dos bens transportados, obrigam à emissão de documento de transporte adicional em papel, identificando a alteração e o documento alterado. Nos casos em que o documento é emitido eletronicamente: A comunicação do documento de transporte adicional poderá ser feita por transmissão eletrónica de dados, sendo dispensada a impressão do documento. Nos casos em que o documento de transporte é emitido em papel: As alterações devem ser comunicadas pelos remetentes até ao 5º dia útil seguinte ao do transporte..6

7 EXEMPLIFICAÇÃO DE CASOS PRÁTICOS.7

8 1. VENDAS VENDA NO ESTABELECIMENTO Apenas é obrigatória a emissão da fatura VENDA COM ENTREGA AO DOMICÍLIO Se o Cliente é Particular (Consumidor Final): Exceto tratando-se de materiais de construção, artigos de mobiliário, máquinas elétricas, máquinas ou aparelhos recetores e gravadores ou reprodutores de imagens ou som, a circulação de mercadoria destinada a particular está dispensada de ser acompanhada de documento de transporte, desde que se faça acompanhar da respetiva fatura. Se o Cliente é Sujeito Passivo: Emissão de Documento de Transporte (DT), que pode ser uma Fatura, desde que contenha, para além dos elementos obrigatórios da emissão de faturas, os elementos referentes ao transporte, nomeadamente, local de carga, local de descarga e data e hora do início do transporte: Efetuar Comunicação Prévia do DT, por transmissão eletrónica de dados, junto da Autoridade Tributária (obrigatório para quem faturou mais do que no ano anterior) Obter o Código atribuído pela AT Efetuar o transporte.8

9 2. TRANSPORTE DE MERCADORIAS ENTRE LOCAIS DA MESMA EMPRESA LOCAL DE CARGA (transporte da mercadoria) LOCAL DE DESCARGA Emitir Documento de Transporte (DT) Efetuar Comunicação Prévia do DT, por transmissão eletrónica de dados, junto da Autoridade Tributária (obrigatório para quem faturou mais do que no ano anterior) Obter o Código atribuído pela AT Efetuar o transporte.9

10 3. SERVIÇOS DE CATERING LOCAL DE CARGA (transporte da mercadoria) LOCAL DE DESCARGA Emitir Documento de Transporte, um por cada viatura que irá efetuar o transporte da mercadoria, desde que contenha, para além dos elementos obrigatórios da emissão de faturas, os elementos referentes ao transporte, nomeadamente, local de carga, local de descarga e data e hora do início do transporte Efetuar Comunicação Prévia do DT, por transmissão eletrónica de dados, junto da Autoridade Tributária (AT) (obrigatório para quem faturou mais do que no ano anterior); Obter o Código atribuído pela AT; Efetuar o transporte; Não é obrigatório a impressão do DT para acompanhar o transporte, apenas é obrigatório referenciar o Código fornecido pela AT; Todo este procedimento tem de ser efetuado para cada viatura. Nos casos em que o transporte incorporar material imobilizado da empresa, como por exemplo, pratos, copos, talheres, toalhas e outros, este bens não necessitam de constar no Documento de Transporte, nem têm que ser comunicados à AT. Para uma questão de segurança em ações de fiscalização, estes materiais deverão ser acompanhados de uma mera Declaração, emitida pelo proprietário dos mesmos, conforme modelo anexo Todo este processo pode ser efetuado antes da data e hora do início do transporte NOTA IMPORTANTE: No caso de um transporte que envolva várias viaturas para a sua realização, se o momento da carga for posterior ao da emissão e comunicação do DT, no momento da carga na viatura, as mercadorias que lá sejam colocadas têm que coincidir, exatamente, à descrição e quantidades que constam no DT; Na eventualidade da carga prevista para uma viatura não ser possível de ser acondicionada nessa viatura, o DT emitido previamente não é correto, podendo o mesmo ser corrigido diretamente no Portal das Finanças até à data e hora que estiver referenciada para o início do transporte. Depois dessa data/hora o documento comunicado já não pode ser alterado, devendo efetuar-se a emissão e comunicação de um novo DT, com a descrição e quantidades corretas da carga que foi acondicionada na viatura.10

11 4. TRANSPORTE PARA DESTINATÁRIOS DESCONHECIDOS LOCAL DE CARGA LOCAL DE DESCARGA 1 LOCAL DE DESCARGA 2 LOCAL DE DESCARGA 3 Emitir Documento de Transporte Global, (DTG) Efetuar Comunicação Prévia do DTG por transmissão eletrónica de dados, junto da Autoridade Tributária (AT) (obrigatório para quem faturou mais do que no ano anterior); Obter o Código atribuído pela AT; Efetuar o transporte; É obrigatória a impressão do DTG em triplicado, sendo que o original e o duplicado devem acompanhar a mercadoria, mesmo que exista o Código atribuído pela AT. Após ao início do transporte, e na posse do Documento de Transporte Global (DTG), em cada um dos locais de descarga, têm de ser emitido um Documento de Transporte Acessório (DTA), que pode ser: Fatura Documentos de Entregas Efetivas (modelo em anexo) Documentos de Transporte Folha de Obra ou Consumo Este DTA tem de ser impresso em duplicado, e tem de referir a descrição e quantidade dos bens entregues em cada local de descarga, bem como, tem obrigatoriamente de referir o número do Documento de Transporte Global Todos estes DT Acessórios têm obrigatoriamente que ser inseridos no Portal das Finanças, até ao 5º dia útil seguinte ao da descarga da mercadoria. Ou seja, no caso de fiscalização, o transportador tem de ter na sua posse o DT Global, e todos os DT Acessórios, em que a quantidade de carga que tem no momento da fiscalização, tem de coincidir com a diferença da carga referida no DT Global com o total de cada um dos DT Acessórios;.11

12 5. TRANSPORTE DE MERCADORIAS POR PARTE DO ADQUIRENTE LOCAL DE CARGA (FORNECEDOR) Fornecedor emite através de sistema informático e em triplicado, uma fatura válida como Documento de Transporte (em que contém local de carga, local de descarga e data e hora de início de transporte) O cliente/adquirente, não tem que efetuar qualquer procedimento, apenas tem que acompanhar a mercadoria da fatura válida como DT, emitida pelo fornecedor Fornecedor emite fatura normal, não sendo válida como Documento de Transporte O Adquirente, antes de iniciar o transporte, e ainda no local do seu fornecedor tem de emitir um Documento de Transporte Se o Adquirente faturou menos de no ano anterior, e não utilizar um software informático de faturação certificado, antes do início do transporte, tem de emitir um Documento de Transporte em papel pré-impresso por tipografia autorizado, em que o remetente e o destinatário são ele próprio, apenas difere o local de carga e descarga. Neste caso, está totalmente dispensada a comunicação prévia à AT. Se o Adquirente faturou mais de no ano anterior, e por isso utiliza um software informático de faturação certificado, antes do início do transporte: Tem de emitir um Documento de Transporte, obrigatoriamente pelo software informático de faturação; Efetuar a Comunicação Prévia junto da AT Obter o Código da AT, para poder efetuar o transporte Não é necessária a impressão do Documento de Transporte, apenas é necessário o Código atribuído pela AT, enquanto efetua o transporte..12

13 6. DEVOLUÇÕES NÃO ACEITAÇÃO, TOTAL OU PARCIAL, IMEDIATA DA MERCADORIA DEVOLUÇÃO DA MERCADORIA APÓS ENTREGA DO TRANSPORTADOR Neste caso, o Adquirente (quem está a receber a mercadoria) não tem que efetuar qualquer procedimento, uma vez que não foi ele que remeteu a mercadoria que está a devolver. O transportador, que irá transportar a mercadoria não aceite, tem a obrigação de: Emitir um novo Documento de Transporte (DT), acessório do inicial, em papel préimpresso em tipografia autorizada. Se este referenciar já o remetente, deverá preencher todos os dados obrigatórios e referenciar o DT inicial, competindo ao remetente inserir posteriormente os dados no Portal das Finanças até ao 5º dia útil da emissão do mesmo (em alternativa, o transportador pode ter livros impressos sem a identificação do remetente e preencher esses dados, para além de todos os outros elementos). Pode ainda o transportador contactar a empresa remetente, e esta emitir novo DT no seu sistema informático, comunicar à AT, receber o código e fornecê-lo ao motorista, para depois iniciar o transporte Neste caso, o Adquirente está a devolver a mercadoria após ter aceite a mesma quando foi entregue pelo transportador. Nesta situação, quem está a devolver a mercadoria é considerado o remetente, logo é o responsável pela emissão do DT, tendo a obrigação de: Emitir Documento de Transporte (DT), que pode ser uma Nota de Devolução, através do sistema informático de faturação (se o utilizar), ou através de documento pré-impresso em tipografia autorizada (quando aplicável) Efetuar Comunicação Prévia do DT, por transmissão eletrónica de dados, junto da Autoridade Tributária (obrigatório para quem faturou mais do que no ano anterior) Obter o Código atribuído pela AT Fornecer o Documento de Transporte e o Código da AT (quando aplicável) ao transportador que vai recolher a mercadoria devolvida.13

14 Minuta de Documento de Transporte Acessório a um Documento de Transporte Global

15 Minuta de Documento Comprovativo do Transporte de Bens Pertencentes ao Ativo Imobilizado

16 Esta informação não dispensa a consulta do Decreto-Lei nº 198/2012 de 24 de Agosto e da Portaria nº 161/2013 de 23 de Abril. Para qualquer esclarecimento, contacte os serviços de AHRESP, através de ou pelo telefone (Manuel Alves / Pedro Carvalho).16