FAQ - Faculdade XV de Agosto TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA CONTROLE DE ESTOQUE EM UMA LOJA DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO Maria Isabel Lopes SOCORRO - 2005 FAQ - Faculdade XV de Agosto
SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA CONTROLE DE ESTOQUE EM UMA LOJA DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO Aluna: Maria Isabel Lopes Orientador: Prof. Luiz Antonio Fernandes Trabalho de conclusão de curso apresentado à Faculdade XV de Agosto,Curso de Administração de Empresas Socorro - 2005
SUMÁRIO AGRADECIMENTO... 4 RESUMO... 6 1. INTRODUÇÃO... 7 1.1 A empresa... 8 1.2 Características da empresa analisada... 10 2. REFERENCIAL TEÓRICO... 12 2.1 Definição de sistema de informação... 12 2.1.1 Tipos de sistema de informações... 14 2.1.2 Sistema de Informação para Gerenciamento de estoques... 15 2.2 Gerenciamento de estoques... 16 2.2.1 Definição e tipos de estoque... 16 2.2.2 Gerenciamento de estoque... 18 2.2.3 Estoque de Comércio Varejista... 19 2.2.4 Posicionamento de Estoques: acurácia de estoques... 19 2.2.5 Gestão de estoques por ponto de reposição... 21 3. METODOLOGIA... 23 3.1 Análise feita para justificar o trabalho... 23 4. RESULTADOS... 27 4.1 Arrumando a casa... 27 5. ANALISE DOS RESULTADOS... 30 6. CONSIDERAÇÕES FINAIS... 31 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 32
Agradecimento Há exatamente quatro anos, em maio de 2001 quando resolvi prestar vestibular novamente, foi com muito medo que o fiz, pois havia terminado a faculdade de direito há oito anos e desde então tinha me dedicado, exclusivamente, a tomar conta da minha loja. Achei que não seria capaz, fiquei com medo da matemática, medo de não dar conta das provas, ficar para exames, em DP, e tudo o que era negativo. Mas a vontade foi mais forte que tudo isso e, Graças a Deus, hoje estou aqui nos últimos dias de aula, concluindo mais um curso superior, e mais um sonho realizado. E para que tudo isso fosse possível, contamos com pessoas maravilhosas ao nosso lado, pessoas que só fizeram acrescentar em nossas vidas. Primeiramente agradeço ao Rubens, diretor, pela oportunidade que me deu, pois acreditando no potencial de Socorro, trouxe para cá a Faculdade, o que me possibilitou e facilitou o fato de eu estar aqui. Agradeço aos professores: Gilberto, Décio, César, Peter, Circe, Marcos, Dércia, Noel, Roberto, Claúdia, e ao nosso amigo de classe Elton que, às vezes,portou-se como professor de faculdade, nos ajudando e nos dando aula de reforço de matemática. Em especial ao professor Franco e ao professor Luiz: ao primeiro por me fazer ver, em sala de aula, a importância dos controles dentro de uma empresa, a carapuça serviu e isso, me incentivou a fazer do meu TCC, um trabalho que está sendo muito valioso para minha loja, e ao segundo por que me acompanhou neste projeto, me orientou, me ajudou e, que me fez ver, de maneira mais clara, coisas que não percebia que seria capaz de fazer. A todos muito obrigada, pois, com o carinho de vocês, a paciência, a dedicação e, mesmo com as broncas, as puxadas de orelhas, tenho certeza que cabe a vocês o muito do que aprendi e do conhecimento que adquiri nesses últimos quatro anos. Agradeço aos meus colegas de classe, que estavam sempre prontos a tirar as minhas dúvidas, e souberam, com orgulho, dividir os conhecimentos e experiências que me fizeram crescer pessoal e profissionalmente. Agradeço principalmente ao meu grupo de estudo: Xanda, Bete, Débora, Raquel, Ricardo, pois
a escola nos tornou amigos de verdade, nossa amizade extrapolou os portões da faculdade, o que nos faz encontrarmos sempre, quer seja para estudar e fazer trabalhos aos sábados ou aos domingos à tarde e, depois tomar uma CUBA, ou simplesmente para conversarmos nos fins de semana. Agradeço ao meu marido Chico, que foi muito companheiro, se tornou amigo dos meus amigos, e me ajudou muito nos trabalhos de casa. Agradeço à Daniela, minha pequena que me ajudava nas horas difíceis com o computador, pois dele apanhei muito ; ela me ensinou muito com sua calma e determinação. Enfim agradeço a todos meus familiares, que, às vezes, por ter que estudar, não podia comparecer a algumas reuniões de família. Chegar aqui só foi possível por ter toda esta estrutura ao meu lado: amigos, colegas, professores, família e Deus. Obrigada.
Resumo. Este trabalho foi desenvolvido na Socopisos, empresa do ramo de materiais para construção e, apresenta o que foi feito, para a implementação de um sistema de informação, para controle de estoques. O objetivo foi que a empresa começasse a ter controles de seus estoques, uma vez que isso não acontecia. Procurou, através dos procedimentos das rotinas diárias, a melhor maneira para desenvolver um programa específico para a empresa, que pudesse auxiliar no dia a dia, bem como nas tomadas de decisões dentro da empresa. O ponto positivo deste trabalho foi, que quando os resultados da informatização começaram a aparecer, todos perceberão o quanto isso era importante e, quanto tempo perdeu em não tomar essa atitude antes. Hoje a empresa ganhou agilidade no dia a dia, os funcionários trabalham mais seguros e, a qualidade do serviço prestada ao cliente, melhorou muito em função da rapidez das informações.
- 7-1 Introdução. A competitividade de forma global é a palavra chave no mercado quer seja entre os setores ligados ao mesmo ramo de atividade, ou não. Todos estão, o tempo todo, buscando sua atualização no mercado, a sua eficiência (tanto nos produtos, como nos serviços oferecidos), todos buscam vender qualidade. E nesta busca constante pela satisfação do cliente e qualidade dos produtos, que as empresas começam a rever e reestruturar seus conceitos, tentando assim detectar até mesmo antecipar-se aos possíveis problemas, buscando para isso, soluções imediatas e também a longo prazo. Toda empresa deve ter um planejamento, gerenciamento e recursos, para poderem ser disponibilizados de acordo com sua necessidade e capacidade. Deve ter, contudo, apoio de todos os departamentos para que possa desenvolver um trabalho que permita garantir ao cliente um nível de serviço adequado ao que se propõe e ao que o cliente procura. O trabalho proposto foi desenvolvido dentro de uma loja de materiais de construção, mais precisamente, materiais para acabamento: estuda, entre outras características, um sistema adequado de controle de estoque e necessita para isso de um controle rigoroso. Para exercer bem essa função precisamos de um Sistema de Informação adequado, para que a empresa, não comprometa seu capital em estoques, muitas vezes com custo alto de armazenagem e, com isso comprometendo sua competitividade. O estudo foi desenvolvido na empresa Socopisos e teve como propósito estudar o seguinte problema: Quais problemas de falta de controle de estoque analisar, para a implementação de um sistema de informação de controle do mesmo para uma loja de materiais para construção?. O objetivo principal deste trabalho é que com a informatização, com foco para o controle de estoque, a empresa possa começar a desenvolver a organização de seus processos, melhorando, com isso, seu desempenho, atuando assertivamente: de forma que reduza o número de pedidos com itens faltantes; realize uma compra de acordo com as necessidades, pois tendo estoque em mãos evitará a compra de produtos dos quais não precise ou não tenha uma grande saída e, evitando esse procedimento, conseguirá manter sempre estoques enxutos e,
- 8 - conseqüentemente, ganhando em competitividade. Também para que a partir dessas informações, a empresa tenha um meio de administrar, controlar e auxiliar seus funcionários para um bom desenvolvimento nas rotinas do comércio. E ainda para que possa tomar decisões rápidas e eficientes no dia a dia, bem como adotar procedimentos que visem a adequar, reduzir e controlar seus níveis de estoque de produtos acabados. Também tem como objetivo, ganhar agilidade nos trabalhos internos, uma vez que perde-se muito tempo, para ir verificar in loco, se tem no estoque o material vendido. Um gerenciamento de estoques eficaz tem grande influência dentro de uma empresa, pois ele pode determinar a lucratividade e ainda pode aumentar as receitas da empresa. Portanto, para se alcançar melhor desempenho, o gerenciamento de estoques deve saber tomar decisões bem positivas, no que se refere a ressuprimento, pois agindo assim a empresa pode ter um melhor nível de fluxo de caixa. 1.1 A empresa. A Socopisos é uma empresa que trabalha no ramo de materiais para construção, especificamente no segmento de acabamento. Somente comercializa e nada é produzido por ela. É voltada para comércio varejista de materiais para acabamento. Os riscos que os varejistas correm em ter estoques são considerados grandes, mas não prejudicial, pois procuram dar mais atenção à rotatividade do estoque, e a lucratividade ligada diretamente ao produto. A empresa está localizada na cidade de Socorro SP à: Avenida Quinze de Agosto, 662. Foi aberta em 12 de Junho de 1993, e apenas trabalhava com pisos e azulejos; era uma loja muito pequena e não dispunha de espaço para exposição de outros materiais A empresa foi crescendo, o número de clientes, aumentando e logo depois de um ano e meio de abertura, teve que mudar para um espaço maior, e, conseqüentemente, também aumentar o número de produtos oferecidos. A loja mudou mais uma vez de endereço antes de se instalar em um prédio próprio, a partir do dia 06 de Julho de 2002. Os produtos comercializados hoje são: Pisos, Azulejos, Metais Sanitários, Pias e Gabinetes para cozinha e banheiros, Louças Sanitárias, Blocos de Vidro,
- 9 - Acessórios para Banheiros, Banheiras de Hidromassagem, Argamassas Colantes e Rejuntes, enfim acabamentos em geral. E sempre que há algum produto que os clientes procuram e a empresa não possui, procura-se encontrar um bom fornecedor e, assim, vai aumentando o mix de produtos oferecidos, sempre dentro da área de acabamentos, para que o cliente não sinta falta de nada, e esteja sempre satisfeito. Além de satisfazer o cliente e aumentar o número de produtos oferecidos, a loja evita que o consumidor vá procurar o produto desejado em outro local, ou mesmo no concorrente. A empresa, hoje, mantém sete funcionários fixos, e proporciona ainda vários empregos indiretos, que são os chapas (pessoas que trabalham diretamente com serviços como carregamento e descarregamento de caminhões), também utiliza os serviços de uma transportadora da cidade, ajudando assim na economia local. Atende a uma clientela bem diversificada, de classe baixa, média e alta; muitos construtores pessoas que trabalham exclusivamente com construções de casas e prédios -, e ainda atende uma grande parte de clientes de fora da cidade. As cidades vizinhas, Monte Sião, Águas de Lindóia, Lindóia, Pinhalzinho, Bueno Brandão, Munhoz, são algumas das cidades das quais a Socopisos tem um grande número de clientes, pode-se dizer que depois que a nova sede foi inaugurada, mais ampla e com mais diversidade, a clientela de São Paulo e grande São Paulo já representa 50% do movimento. Socorro tornou-se uma cidade quase que, essencialmente, voltada para o ramo da indústria do vestuário, mas, mesmo assim, não pode prescindir de outras atividades. Dentre estas, podemos citar a indústria da construção civil que é o setor que mais emprega trabalhadores em nosso país e, mais rapidamente responde, à oferta de serviços para a mão de obra menos qualificada. Segundo a revista Anamaco/ Março de 2005 p. 10, as vendas nas lojas de materiais de construção estão 1% superiores ao mesmo período de 2004, mostrando com isso um grande otimismo em relação às vendas, e com uma previsão de crescimento de vendas na ordem de 6% em relação ao ano passado. Em Socorro as lojas que vendem materiais de construção são em número de vinte, empregando diretamente 100 pessoas e contribuindo para o sustento de mais de 500 indivíduos. Essas lojas são de uma importância muito grande, pois, sendo esta região de alto turismo, distante mais de 140 quilômetros de São Paulo,
- 10 - um grande centro comercial, os chacareiros que aqui chegam, encontram facilidade para a construção de suas casas, chácaras, chalés, etc., uma vez que, hoje, lojas especializadas já se instalaram nesta cidade. Socorro tem também, uma importância geográfica excelente já que se localiza no circuito das águas junto com Amparo, Lindóia, Águas de Lindóia, Serra Negra, Monte Alegre do Sul, etc., e algumas cidades do sul de Minas Gerais, tais como Bueno Brandão, Monte Sião, Munhoz e outras, que se abastecem de materiais aqui vendidos. Socorro é o maior produtor regional de tijolos de barro e telhas. Também tem uma grande produção de produtos de cimento: blocos, bloquetes, tubos, anéis de poços, tijolos furados, lajes pré e trelissa. A procura por esses materiais incentivou os empresários a diversificarem seus comércios, especializando-se no varejo de todo tipo de materiais para construção, ex: elétrica, hidráulica, revestimento, acabamento, básico (tijolos, areia, pedra britada, ferro e aço, cal, cimento, etc.). Essa diversificação proporciona maior comodidade àqueles que aqui desejam construir ou reformar, já que, 100% de suas necessidades são satisfeitas em nosso comércio. Devido à concorrência, hoje bastante grande, os preços são, muitas vezes, menores que em outras cidades do Estado. Até 10 ou 15 anos atrás o construtor precisava dirigir-se a São Paulo ou outra cidade de maior porte para suas compras; hoje já não necessita. No ramo de materiais para construção, não existe muita sazonalidade, é comum o segmento manter as vendas bem estáveis durante o ano, e no segmento acabamento, tem-se um pico nos meses de janeiro, fevereiro e março, período este que coincide com as chuvas e, por não poder trabalhar na parte externa da casa, normalmente nesta época os pedreiros têm que fazer acabamentos ou seja, colocar pisos e azulejos e então a demanda de materiais para acabamento tem uma reação positiva muita grande. 1.2 Características da empresa analisada. Uma das características da empresa analisada é que 60% das vendas efetuadas por ela, são vendas das quais não precisam ser entregues imediatamente, ou seja as chamadas vendas para entrega futura, pois os clientes não querem que as mercadorias sejam entregues de imediato ou, ainda, os clientes querem que as entregas sejam parciais, porque eles não possuem local disponível para armazenar e guardar.
- 11 - E com todos esses tipos de vendas, tendo que guardar o material para o cliente, em alguns casos por vários meses, a empresa tem um grande problema que é armazenagem de estoque, pois os pisos são passíveis de mudança de tonalidade, isso quer dizer que de um lote para outro os pisos poderão ser de cores diferentes e, esse cuidado é fundamental quando o cliente compra e tem que deixar guardado; na maioria das vezes estes lotes não podem ser mexidos, pois se isso acontecer, a responsabilidade é da loja. A preocupação ainda é que se, por um descuido ou mesmo sem intenção, um funcionário quando estiver carregando e ou descarregando, esbarrar num lote desses e ocorrer a quebra de uma caixa, o restante do material já estará comprometido e a loja terá que providenciar um outro lote total para o cliente. E com todos esses tipos de adversidade, o gerenciamento de estoques da empresa tem que ficar atento, contornando a situação, controlando tudo no ficar de olho, para verificar se nada se quebrou ou, mesmo, não ter as mercadorias quando delas o cliente necessitar.
- 12-2. Referencial Teórico. Nesta seção serão apresentadas algumas definições do tema estudado, por autores das áreas específicas. 2.1 Definição de sistema de informação. Conforme O Brien (2004 p.6) sistemas de informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, rede de comunicação e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização. O sistema recebe recursos de dados como entrada e os processa em produtos, como saída. Ainda para O Brien (2004), houve uma mudança significativa nas empresas, com a expansão dos sistemas de informação e, esse aumento, trouxe ao novo gerente as informações, que antes eram simples relatórios de departamentos, tornando-se relatórios pré-definidos das quais ele necessitaria para a tomada de decisões. A importância e a necessidade dos Sistemas de Informações dentro das empresas está redefinindo os fundamentos dos negócios, que servem para garantir o bom desempenho da empresa, bem como avaliar, manter ou alterar suas estratégias de metas e ajudam a receber de volta informações para que se possa fazer avaliações: se o pretendido está sendo colocado em prática. Para que tenha um sistema de informação eficiente é necessário que todas as informações sejam adequadas, só assim, então, poderá ter um controle e tomada de decisões eficientes para o qual se propôs a trabalhar. Já para Oliveira (1999, p. 23), Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. Ainda para Oliveira (1999), sistema procura desenvolver algumas técnicas para viabilizar e lidar com a grandeza das empresas; procura ter uma visão do todo, para a qual não se permite ver em separado, ou seja, uma depende da outra; e ainda o estudos dos relacionamentos entre os elementos, que mudam de acordo com seus arranjos estruturais e da sua dinâmica. Ainda para Oliveira (1999, p. 36), a informação é um dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões, a informação como um todo, é de extrema importância dentro da empresa, pois quando usada corretamente integra os diversos
- 13 - subsistemas e as funções de vários setores organizacionais da empresa. Portanto, tão importante quanto ter uma informação é saber usá-la, pois uma informação produzida que não seja distribuída em tempo hábil, perde a sua eficiência. Para O Brien (2004) investir em tecnologia da informação é inerente a qualquer empresa que queira ter um excelente atendimento a cliente, operações, estratégias de produto e de marketing de distribuição. Cada vez mais as empresas necessitam de controles de suas atividades, com informações ágeis, completas e precisas. Um sistema de informação pode ser a solução ideal para estas necessidades. Para Laudon e Laudon (2004, p. 4), Hoje, todos admitem que conhecer sistemas de informação é essencial para os administradores, porque a maioria das organizações precisa deles para sobreviver e prosperar. Com os sistemas, as empresas podem aumentar o seu grau e alcance de participação no mercado, oferecer novos produtos, adequar-se internamente e, muitas vezes, transformar radicalmente o modo como conduzem seus negócios. Ainda, para Laudon e Laudon (2004), conforme poderá ser observado na figura 1, um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes que se interagem para coletar dados ou recuperá-los, processar, armazenar e distribuir informações; informações essas que serão utilizadas para apoiar em uma tomada de decisão, à coordenação e ao controle de uma organização, além, ainda, de poder auxiliar os gerentes e trabalhadores a analisar e visualizar problemas e assuntos complexos e criar novos produtos. É importante salientar que os sistemas de informações necessitam do feedback, para que sejam analisadas os desenvolvimento das metas e ou objetivos planejados e, se necessário fazer ajustes e correções das entradas.
- 14 - Figura 1 - Funções de um sistema de informação Fonte: Laudon e Laudon (2004, p. 8). 2.1.1 Tipos de sistemas de informações. Segundo O Brien (2004), os tipos de sistema de informação se classificam em diferentes maneiras e se dividem em varias categorias, vamos citar dois deles: SISTEMAS DE APOIO ÀS OPERAÇÕES - esses sistemas processam dados gerados por operações empresariais. Dentro desse sistema as principais categorias são: os sistemas de processamento de transações processam dados resultantes de transações empresariais, atualizam banco de dados operacionais e produzem documentos empresariais. Os sistemas de controle de processo monitoram e controlam processos industriais. Os sistemas colaborativos apóiam equipes, grupos de trabalho bem como comunicações e colaboração nas e entre empresas.
- 15 - SISTEMAS DE APOIO GERENCIAL - fornecem informações e apoio necessários para a tomada de decisão eficaz pelos gerentes. As principais categorias são: os sistemas de informação gerencial, que fornecem informações na forma de relatórios e demonstrativos pré-estipulados para os gerentes. Os sistemas de apoio à decisão, que fornecem apoio interativo ad hoc para o processo de decisão dos gerentes. Os sistemas de informação executiva, que fornecem informações críticas elaboradas especificamente para as necessidades de informações dos executivos. Para o sucesso da implantação de um sistema de informação temos que ser capazes de reconhecer e identificar todos os componentes fundamentais dos sistemas de informação. (O BRIEN, 2004). Para Laudon e Laudon (2004), existem diferentes tipos de sistemas, isso porque há diferentes interesses, especialidades e níveis dentro de uma organização, para ele nenhum sistema sozinho poderá oferecer e fornecer todas as informações das quais uma empresa precisa. Um dos sistemas de informação utilizado pelas empresas é o de controle de estoque; neste sistema constam todas as informações do produto, código de identificação, descrição, número de quantidades existentes e saídas dos produtos; deve constar também o nível de estoque mínimo, para que seja alertado da necessidade de fazer reposição, para que seja evitada a falta do produto em estoque. Esse sistema ainda produz relatórios com todas as informações de entradas, saídas e devoluções de cada produto. 2.1.2 Sistema de Informação para Gerenciamento de Estoques. Conforme O Brien, (2004), os sistemas de controles de estoques, processam dados, que refletem em mudanças nos artigos em estoque. Depois que os dados sobre os pedidos dos clientes são recebidos do sistema de processamento de pedidos, o sistema de controle de estoque registra mudanças nos níveis de estoque e, prepara os devidos documentos de expedição. Com esses dados processados e o sistema informatizado este pode informar, a quem possa interessar, a situação dos materiais que precisam ser comprados pela empresa, e ainda ganha em alta qualidade prestada ao cliente, minimizando, ao mesmo tempo, o investimento e os custos de manutenção de estoque. A seguir figura 2:
- 16 - Dados de expedição e pedido Elementos digitais do arquivo-mestre de estoque código do item Descrição Unidades existentes Unidades no pedido Estoque Mínimo Renovação de pedido de compra sistema de controle de estoque Consultas on-line relátorios gerenciais Relatório de situação do estoque Data do relatório: 14/01/2002 Código Descrição Unidades Unidades do item existentes do pedido 6361 Correira do ventilador 10.211 0 4466 Fio de tomada de força 55.710 88.660 9313 Condensador 663 10.200 8808 Spray de tinta 11.242 0 Figura 2 Representação esquemática de um sistema de controle de estoque Fonte: Laudon e Laudon (2004, p. 49). 2.2. Gerenciamento de estoques. Nesta seção serão apresentadas as definições, tipos, gerenciamento de estoques e, algumas ferramentas para esse gerenciamento, segundo alguns autores. 2.2.1 Definição e tipos de estoque. Para Slack et al (1999, p. 278) Estoque é definido como a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação. Para ele existem vários tipos de estoques ex: um banco mantém estoque de pessoal, um estoque de caixas eletrônicos; um escritório de assessoria tributária mantém estoque de informações. No nosso caso, em questão, vamos falar de estoque de produtos acabados, prontos para serem comercializados. Quase todo tipo de operações produtivas mantém estoques, mas há diferenças entre os seus tipos e
- 17 - depende muito da produção em questão. As diferenças entre as operações estão nos valores dos estoques mantidos pela empresa. Em alguns casos, os estoques são pequenos e, em outros, os seus valores são altos, principalmente se, neste caso, eles precisarem de armazenagem. A necessidade de estoque existe porque sempre há um desequilíbrio entre o fornecimento e a demanda. (SLACK et al,1999). Para Dias (1993), estoque de produtos acabados consiste em itens que já foram produzidos, mas que ainda não foram vendidos. No caso em questão ainda não foram comercializados. Os níveis de produtos em estoque, acabam sendo determinados, na maioria das vezes, pela previsão de vendas. Ainda para Dias (1993), a função da administração de estoque é o de poder otimizar o investimento em estoque. O valor varia conforme o armazenamento, onde os produtos com giro menor apresentam custo maior, sendo que as empresas que possuem grandes estoques, comprometem seus recursos de giro. A empresa precisa ter políticas de estoques, isto é, estabelecer certos padrões que sirvam de guias aos controladores, para que esses tenham parâmetros para compra e venda. Ainda deverá saber e controlar até que ponto deve ter e o que ter em estoque, para que este não prejudique seus recursos, mas também que em conseqüência de não tê-lo, ou o mesmo for inadequado para a demanda, não comprometa sua imagem junto aos clientes, perdendo fatia de participação no mercado. Para Ballou, (2001) algumas das razões para que as empresas estoquem materiais são: redução de custos de transporte; coordenação entre oferta e demanda; auxilio no processo de produção e ajuda no processo de marketing. Para ele é impossível conhecer com certeza a demanda de um produto de uma empresa, e como ficaria difícil satisfazê-la imediatamente, então a necessidade do estoque. A armazenagem de estoque pode conduzir a custos de transportes mais baixos através do embarque de quantidades maiores e, portanto, mais econômicos. Ainda para Ballou (2001), o marketing está sempre preocupado com o quão prontamente um produto está disponível no mercado. Pois um produto armazenado agrega valor a este, e quanto mais perto do cliente esse produto esteja, mais rápido poderá ser entregue e, em conseqüência, poderá aumentar suas vendas.
- 18 - Segundo Dias (1993, p. 24-31), alguns princípios e funções básicas para o controle de estoques são: Determinar o que, quando e quanto será necessário de estoque; Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; Controlar os estoques em termos de quantidades, valores e fornecer informações sobre a posição do estoque; Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados e; Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. Para Corrêa (2001), o conceito de estoque é um elemento gerencial essencial na administração das empresas. Depois de um tempo buscando a todo custo baixarem seus estoques a níveis zero, as empresas tiveram vários problemas, e, entenderam que a estratégia é chegar a um consenso de que realmente precisase de estoque para trabalhar, sem comprometer os seus processos. Ainda segundo Corrêa (2001), existem vários tipos de estoques: estoques de matérias primas, estoque de material semi-acabado e estoque de produtos acabados. No caso estudado trata-se somente de materiais acabados prontos para serem comercializados. 2.2.2 Gerenciamento de estoque. Para Ballou (2001), os tipos de estoques são: estoque de canal; estoque mantido para especulação; estoque de natureza regular ou cíclica e, ainda estoque de segurança. E diante disso os problemas de gerenciamento devem ser abordados de várias maneiras, pois para cada um dos tipos de estoques citados acima, se presume que o nível de demanda e sua variabilidade, o tempo de entrega e os custos são conhecidos e, portanto, podemos fazer a melhor gestão de estoques, por essas condições. Em contrapartida, o just-in-time, procura trabalhar com estoques que reduzam a variabilidade na demanda e no ciclo de reposição, fracionando as compras, reforçando relacionamento com um pequeno número de fornecedores, assegurando produtos de qualidades e pedidos cuidadosos.
- 19 - Segundo Bowersox (2001), o gerenciamento de estoques é a ligação que a empresa dita como processos da política da empresa em relação aos estoques. Este gerenciamento serve para melhor fazer o planejamento quanto às reais necessidades de estoques, e ajudam concentrar os recursos de estoques nas áreas que oferecem reais oportunidades de negócio. Ainda segundo Bowersox (2001), controle de estoque deve ser uma rotina necessária dentro da empresa para realmente ser cumprida uma política de estoques. Este controle atinge toda quantidade disponível de um determinado produto e acompanha suas entradas e saídas por um longo tempo. Para a implementação do controle e um gerenciamento de estoques, é necessário que a empresa tenha procedimentos que acompanhem a evolução dos níveis de estoques, para que sejam determinados os prazos e quantidades de ressuprimento. Essas funções podem ser feitas manualmente e ou por sistema de informação de controle de estoque. As principais diferenças entre os dois procedimentos são a velocidade das informações, a precisão e o custo. Em alguns casos, as empresas mantém, tão alto seus estoques, que muitas vezes representam seu maior valor do ativo. (BOWERSOX, 2001). 2.2.3 Estoque de Comércio Varejista. Como comércio varejista considera-se a atividade comercial estabelecida com 51%, ou mais, das vendas destinadas a consumidor final e com 51% ou mais, de pessoas físicas e que tenham no mínimo um empregado registrado no estabelecimento. 2.2.4 Posicionamento de Estoques: acurácia de estoques. Martins (apud Fernandes, 2004, p. 42), que afirma que o inventario físico consiste nas contagens físicas dos itens de estoque, nas quais, caso haja diferenças devem ser feitos os ajustes conforme as recomendações contábeis e tributárias, também divide os modos de inventário em período feito uma ou duas vezes por ano em um sistema de força tarefa com a contagem de todos os itens, e o rotativo que é realizado permanentemente de forma amostral, onde todos os itens são contados pelo menos uma vez dentro do período fiscal (um ano).
- 20 - Segundo Corrêa (2001), acurácia de estoque é o nível de tolerância entre os estoques físicos e os estoques que constam no sistema de controle. É uma medida de avaliação do posicionamento dos estoques. A medida de tolerância para a acurácia de controle de estoques pode ser de no máximo +- 5%, uma vez que não é possível conseguir um índice de acurácia de 100%. Como não é possível atingir a perfeição, devemos admitir a tolerância com pequenos erros ou diferenças, desde que essas falhas não comprometam a credibilidade dos dados. Ainda para Corrêa (2001), a tolerância de erros entre o estoques físico e o controle pode variar de acordo com a freqüência do levantamento, do valor monetário e o tempo de reposição dos estoques. É necessário que exista uma coerência entre os valores físicos de posição dos estoques e os correspondentes registros destes valores no sistema. A necessidade de se medir a acurácia, é que muitas vezes as empresas preferem trabalhar com dados/informações não corretas e isso faz com que normalmente os sistemas de informação para controle de estoques sofrem fracasso. Os dados incorretos fazem com que os pedidos de compra de materiais, não condizam com a realidade. Existem várias maneiras de definir um intervalo de acurácia de estoques, pois poderá variar para itens diferentes. Pode-se observar isso na tabela 1, a seguir: Item Contagem Física Registro do Sistema Tolerância Aceito Não aceito 1 94 102 +/-2 x 2 96 97 5 x 3 96 100 +/-5 X 4 96 99 +/-2 X 5 98 96 +/-2 X 6 99 97 +/-2 X 7 110 110 +/-0 X 8 104 105 +/-0 X 9 97 100 +/-5 X 10 103 100 +/-2 X 11 104 102 +/-5 X 12 105 100 +/-5 X 13 106 100 +/-0 X Total 1.300 1.300 8 5 Tabela 1 - Cálculo da acurácia de estoques Fonte: Corrêa (2001, p. 418).