UNIVERSIDADE PAULISTA UNIP INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO DE SUPRIMENTOS E LOGÍSTICA BRASÍLIA 2010
Katiane Oliveira Leuciliane Costa Maria José Frazão Ritiane Nonato Yêdo Soares ADMINISTRAÇÃO DE SUPRIMENTOS E LOGÍSTICA A ATIVIDADE DE COMPRAS BRASÍLIA 2010 2
INTRODUÇÃO A atividade de compras é um dos processos fundamentais para o bom gerenciamento das organizações e é fato que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso organizacional. Segundo Arnold (1999) a função compras é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma, pelo segmento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega.. 3
A atividade de compras pode ser definida como a aquisição onerosa de uma coisa ou de um direito, pelo qual se paga determinado preço. As atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros. A gestão de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização. A aquisição de matérias primas, suprimentos e componentes representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como é conduzida podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros. Decorrente das mudanças ocorridas nas organizações, a função compras não é mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte do processo de logística das empresas. Isso porque mais do que simplesmente adquirir produtos, o setor de compras atualmente se inter-relaciona com todos os outros setores da empresa, influenciando e sendo influenciado. Deste modo, a função compras e sua área correspondente vêm ganhando espaço e evidência no contexto das organizações, já que não basta apenas comprar, é preciso comprar bem, procurando obter o maior número de vantagens possível. Hoje, aquisição de matérias-primas, suprimentos e componentes representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como é conduzida podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros. Calcula-se que o total gasto pelas empresas com compras varia de 50% a 80% da receita bruta. Portanto, pequenas reduções no custo das aquisições podem repercutir de maneira altamente positiva no lucro da empresa. Para Arnold (1999) a função compra é um processo muito amplo que acaba por envolver a todos na organização. O setor específico, geralmente, em face da competitividade empresarial, precisa da ajuda de outros setores da organização, como o de desenvolvimento de produtos, área financeira, para que as aquisições realmente tragam benefícios para a organização. Segundo Dias, os objetivos básicos da área de compras são: _ Obter um fluxo contínuo de suprimentos, a fim de atender aos programas de produção; _ Coordenar o fluxo, aplicando o mínimo de investimento, não afetando por outro lado a operacionalidade da empresa; 4
_ Procurar, dentro da ética, justiça e honra os melhores interesses da empresa. Ballou (2001) comenta que as atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros. Conforme afirmam Gaither & Frazier (2001), o departamento de compras desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos da empresa. Sua missão é perceber as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornando-se responsável pela entrega no tempo certo, custos, qualidade e outros elementos na estratégia de operações. Para isso é fundamental manter um banco de dados de fornecedores atualizado, ter poder de negociação e estabelecer um relacionamento baseado na confiança mútua com o fornecedor. Para Moraes (2005) é necessário também que as pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas, além de terem habilidades interpessoais como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicação, capacidade de gestão de conflitos. Uma gestão de compras eficiente pode trazer maior agilidade nas operações efetuadas pelas organizações e a qualidade crescente das aquisições, o que para a empresa é um diferencial altamente competitivo e positivo. Então se percebe que, como em todas as atividades de administração, em compras faz-se necessário também planejar, organizar, controlar as principais atividades e, sempre que possível, medir se os resultados estão no caminho correto. Alguns índices podem ser sugeridos para avaliar as atividades de uma área de compras: 1. Pedidos de compras 2. Tempo para colocação de pedidos 3. Pedidos em aberto 4. Valor total de compras 5. Volume de compras pagas em dinheiro 6. Índice de qualidade do fornecedor (comum o uso do índice PPM Partes Por Milhão com defeito entre todas fornecidas) 7. Eficácia do cadastro de fornecedores 5
8. Quantidade de coleta de preços 9. Tempo demandado em concorrências 10. Quantidade de propostas por coleta de preços 11. Controle dos descontos obtidos 12. Avaliação da eficácia Na atividade de compras, pode-se usar classificação, dividindo os itens a comprar em diferentes classes, podendo assim acompanhar e avaliar seu desempenho através do uso do diagrama de Pareto, ou curva ABC. Em geral, as atividades de compras podem ser divididas em cinco grupos: Quanto ao pedido de compras: Pedidos de compra - quantidade Colocação do pedido - tempo de compra Pedidos de compra em aberto tempo de compra Quanto ao valor de compras: Valor total das compras Volume de compras a dinheiro Quanto ao fornecedor: Índice de qualidade Cadastro de fornecedores (eficiência) Quanto à coleta de preços: Número de coletas de preços Tempo de compra através de coleta de preços Média de propostas para a coleta de preços Quanto à eficácia geral: Custo do pedido de compra Compras d emergência Controle de poupanças obtidas Controle por comprador Análise geral da eficácia A organização bem sucedida vê a atividade de compras como uma atividade estratégica considerável, porém a grande maioria das empresas não visualiza desta maneira. O papel e a contribuição das compras têm crescido com muita intensidade durante a segunda metade do século XX, sendo que o maior interesse pela atividade vem ocorrendo em anos mais recentes. As 6
organizações que adotam abordagem de vantagem competitiva na administração de materiais estão pondo em prática idéias de integração, que são baseadas em grande parte no papel estratégico e integradas das compras. O interesse básico do comprador neste cenário é de adquirir o volume máximo de recursos pela menor quantia de dinheiro que for necessário. É verdadeiro afirmar que esta visão transacional não está obsoleta; é ainda uma forma apropriada de examinar o processo de aquisição de itens de baixo custo que podem ser adquiridos de muitos fornecedores concorrentes, porém já não pode ser considerada como base para a maioria das compras organizacionais. Em anos recentes, tem sido dedicada maior atenção ao desenvolvimento de relacionamentos mútuos entre fornecedores e compradores, em que os benefícios de fazer negócios decorrem de idéias de compartilhamento, bem como de troca sempre pensando no longo prazo. A importância das compras e dos suprimentos como função-chave na administração de uma empresa pode ser enfatizada ao se considerar o custo total de aquisição de materiais e serviços e, sem dúvida, isso é influenciado pela especificação que está sendo encomendada. Outras responsabilidades da função compras incluem o monitoramento dos preços de mercado. A orientação mais desenvolvida do papel de compras é agora muito mais estratégica. As organizações que adotam abordagens de vantagem competitiva na administração de materiais estão pondo em prática idéias de integração que são pelo menos em parte, baseadas no papel estratégico e integrado de suprimentos. O sucesso demonstrado por essas organizações está estimulando maior interesse e, à medida que outras organizações tentam repetir o sucesso, a função compras torna-se mais relevante. À medida que o nível de atenção dedicado às compras e suprimentos aumenta, o trabalho tende a tornar-se mais estratégico, concentrando mais ênfase em atividades como negociação de relacionamentos a prazos mais longos, desenvolvimento de fornecedores e redução do custo total, em vez de fazê-lo em rotinas de pedido e de reposição de estoques. A função de compras participa do trabalho de se encontrar a especificação ótima, isso implica não apenas um produto atraente para o departamento de trade vender ou para a produção fabricar, mas também um produto que inclua serviços, materiais ou componentes que sejam econômicos para se adquirir, e isso, por sua vez, pressupõem que sejam atraentes para o fornecedor fabricar ou vender. Tudo isso necessita de algum grau de compromisso entre as partes envolvidas, ou seja, uma função de compras deficiente que simplesmente adquire o que, por exemplo, a produção 7
A Atividade de Compras solicita está perdendo a oportunidade de contribuir para o processo. O desenvolvimento constante da área depende depende da habilidade de seus profissionais a venderem como uma atividade útil, tanto para acadêmicos, quanto para praticantes, consequentemente afetará outros profissionais em sua ótica com a atividade, o que ajudará a moldar seu crescimento e desenvolvimento to no futuro. Em uma atividade de compra, o aspecto da negociação aparece claramente dentro das tomadas de decisão. decisão Fundamentado na análise, discussão, barganha e, ao final, entendimento, tais decisões passam a fazer parte de cláusulas contratuais. Os grandes objetivos de um processo de negociação são: _ Chegar a um preço satisfatório e razoável Nas negociações de preços, existe um nível de preço alvo e um nível de preço limite, que mudam de perspectiva para quem é o de comprador ou quem é o fornecedor. Preço alvo é o que é desejado por ambas às partes. Preço limite é o mínimo (menor preço que o fornecedor se propõe a oferecer) ou máximo (maior valor que o comprador se dispõe a pagar). Lançando esses limites em um gráfico, temos: _ Obter garantias do fornecedor para o cumprimento dos prazos e condições contratuais Deve ser estabelecido um cronograma de entregas entr com os fornecedores, principalmente para os itens mais importantes e que podem paralisar uma linha de produção caso venham a faltar devido a atraso de entrega. Não ão se deve esquecer que os fornecedores sempre irão atender a em primeiro lugar seus próprios clientes mais importantes,, e caso sua empresa 8
não esteja ou não permaneça neste grupo, as chances do fornecedor optar por garantir as entregas para alguém mais importante que sua empresa é grande. Conseguir a máxima cooperação do fornecedor A ordem de compra somada a cortesia e relações amistosas levam, em geral, a atitudes de cooperação. Manter uma relação cordial com os fornecedores competentes As relações devem ser, sempre que possível pensadas em longo prazo. Os profissionais responsáveis pela atividade de compras são envolvidos muitas vezes nas atividades de negociação, visto que não é somente preço o item a negociar. Segundo Dias, algumas das atividades mais comuns que exigem negociação são: A existência de outras variáveis além do preço, como qualidade e serviços; Quando os riscos não podem ser previstos precisamente; Propostas técnicas podem gerar perdas, uma vez que não necessariamente as contingências previstas podem acontecer (inundação, tsunamis, terremotos, etc.); Se os custos da instalação, arranjo de máquinas e ferramentas representam grande porcentagem dos custos totais; Quando o lead time é muito longo, permitindo reavaliação para melhorias; Interrupção do processo de produção devido a mudanças no pedido de compra original; Nos casos de análise detalhada, para definir entre comprar ou fabricar componentes; Nos casos onde o fornecedor é preferido em detrimento de outros, nos casos onde não existe competição. Ao entrar em uma negociação, o comprador deve ter consciência de suas limitações, fraquezas e virtudes. A habilidade de negociar influencia muito o resultado de uma negociação. Alguns aspectos citados abaixo são importantes para poder entrar em processos de negociação e obter resultados satisfatórios: 9
Barganha do fornecedor Muitos aspectos das negociações passam pela resposta a três questões pertinentes ao fornecedor: O interesse do fornecedor pelo contrato, que pode ser demonstrado positivamente pela freqüência com que o fornecedor procura o comprador e as condições gerais do mercado. Em fases de crescimento econômico, o fornecedor terá vantagens nas negociações com os compradores, uma vez que as opções de venda são muitas. Em fases de recessão, os compradores estarão em vantagem em relação aos fornecedores. O fornecedor pode ter a certeza de que irá obter o contrato, pois sabe que seus preços são os mais competitivos, ou se foi selecionado tecnicamente, ou se for a única fonte (monopólio). O fator tempo muitas vezes estará ao lado dos fornecedores, uma vez que os compradores têm prazos muito curtos para fechar os pedidos de compra. Barganha do comprador Observando agora o outro lado, teremos: A quantidade de fornecedores possíveis, que resulta em maior competição, aumenta o poder do comprador. Conhecer análise de custos e preços faz parte dos conhecimentos que um comprador deve ter. Nos casos onde o produto a adquirir corresponde à parte da capacidade produtiva do comprador (tipicamente quando se terceiriza a capacidade), conhecer a formação do custo é vital para aferir se o preço esta adequado ou não. Finalmente, o conhecimento do produto a comprar gera vantagens para o comprador. Os fornecedores podem tirar vantagem da falta de preparo ou de conhecimento dos compradores. 10
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CONCLUSÃO Conclui-se que a função compras e sua área correspondente vêm ganhando espaço e evidência no contexto das organizações, já que não basta apenas comprar, é preciso comprar bem. A gestão de compras eficiente está inter-relacionada à qualidade de produtos, minimização dos custos de produção, maior agilidade nas aquisições, objetivando assim resultados satisfatórios para a organização. Merece atenção especial, pois o processo produtivo começa neste setor. Além de melhorar a lucratividade das organizações, uma gestão de compras eficiente pode aumentar a produtividade, a qualidade dos produtos e, consequentemente, a satisfação dos clientes. Considerada hoje, como a atividade de grande importância estratégica para as organizações, sua tendência é intensificar cada vez mais, especialmente em face dos atuais desafios das organizações que precisam se manter competitivas, em condições de enfrentar desafios e obter lucro e sucesso organizacional. 12
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARNOLD, J. R. Tony. Administração de Materiais. São Paulo, Editora Atlas S. A.,1999. BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. 4 ed. Porto Alegre: Bookmann, 2001. A M Wilmers, Rodolpho. Administração de Suprimentos e Logística. 13