08/10/2014 1 SUMÁRIO 1. Objetivo 1.1 Abrangência 2. Definições, terminologia e siglas 3. Procedimento Operacional Padrão Transporte Terceirizado 3.1. Contratação 3.2. Pagamento 3.2.1. Mensalistas 3.2.2. Produção 3.2.3 Insumos 5. Competências 6. Referências 1. OBJETIVO Formalizar as ordens da empresa, de forma padronizada, com a finalidade de instruir a forma de contração de transportes, para o transporte de matéria-prima, de insumos, de água, máquinas e outros. 1.1 Abrangência Este documento aplica-se a todas as unidades do Grupo Scheffer 2. DEFINIÇÕES, TERMINOLOGIA E SIGLAS RPA Recibo de Pagamento Autônomo 3. PROCEDIMENTO OPERACIONAL CONTRATAÇÃO DE TRANSPORTE 3.1. Contratação Para a contratação de transporte, compete ao Gerente de Planejamento Agrícola, fazer a solicitação junto ao Setor de Logística Interna. O Gestor de Logística deverá realizar cotações e informá-las via e-mail ao Gerente de Planejamento Agrícola, para o mesmo fazer a validação junto a Diretoria. Após a validação, o setor de Logística Interna, deverá fazer a contratação de transportador. Na contratação de transportador Autônomo, para fretes dentro do município (mensalista ou transporte de produção), será necessário que o autônomo, entregue a cópia da habilitação, documento do caminhão, comprovante de conta bancária, PIS, comprovante de endereço e informe o número de telefone. Já para o transportador pessoa jurídica, deverá ser solicitado o contrato social, e toda documentação descrita para o transportador autônomo, com exceção do PIS. Com a documentação citada acima, a Logística preencherá o FO Cadastro de Fornecedor, e solicitará no caso de contratação de autônomo, que o mesmo assine o formulário, onde o mesmo estará validando as informações dos seus dados pessoais. Com a contratação do(a) transportador(a), a logística deverá fazer um Contrato de Transporte Terceirizado, em conjunto com o Jurídico. Após a confecção, solicitar a assinatura do transportador e da Diretoria.
08/10/2014 2 A contratação de transportada, para serviços de transporte intermunicipais e interestaduais, será necessária, que o transportador possua cadastro e não será necessária a realização de contrato. Se o transportador contratado tiver aprovação do Gerente de Planejamento Agrícola, para abastecer na fazenda, a Logística deverá fazer o cadastro do caminhão do terceiro no sistema GATEC, conforme IT Cadastro de Equipamentos de Terceiros. 3.2. Pagamento O setor de logística deverá realizar a ordem de compra via solicitação, conforme IT Ordem de Compra Via Solicitação. Para o pagamento a transportador autônomo, o setor de Logística, fará um RPA, onde este documento deve ser declarado na Prefeitura Municipal, de onde foi realizado o serviço. Para declaração no site da Prefeitura, utilizar a IT Declaração de ISS. Para transportador pessoa jurídica solicitará ao mesmo a nota fiscal ou CTE. O Gerente Agrícola deve validar as notas fiscais/cte/rpa, antes de ser lançados no sistema. Com a validação o setor de Logística irá lançar a nota fiscal ou RPA, de acordo com a IT Lançamento de Nota Fiscal. 3.2.1. Mensalistas Todo início de mês o coordenador de escritório de cada unidade, deverá informar ao setor de Logística, os dias trabalhados pelo transportador e os descontos se houver. 3.2.2. Transporte interno de produção O transportador deverá receber do colaborador do Escritório da Fazenda, os tickets de pesagem, para que o mesmo possa apresentar a Logística. A Logística irá receber o transportador com os tickets de pesagem e verificará se os tickets estão de acordo com o relatório do sistema GATEC. Posteriormente verificar se possui algum abastecimento realizado pelo transportador, para que seja descontado do mesmo. 3.2.3. Insumos A unidade recebedora do serviço de transporte irá receber o conhecimento de frete, e deverá verificar se é PAGO ou A PAGAR. Nos A Pagar, deverá ser lançado o conhecimento de frete, de acordo com a IT Faturamento de CT-e Vinculado a Nota Fiscal. Diariamente ou a cada dois dias os conhecimentos de fretes devem ser enviados para o Setor da Logística, realizar a validação dos lançamentos. Se o conhecimento de frete estiver validado, poderá ser entregue ao setor financeiro. O financeiro deverá receber o relatório diário, com os conhecimentos de frete, devidamente na mesma ordem do relatório.
08/10/2014 3 4. FLUXOGRAMA 4.1. Contratação de Transporte Interno
08/10/2014 4 4.2. Transporte Externo
08/10/2014 5 4.3. Pagamento de Frete de Insumos
08/10/2014 6 4.4. Pagamento de Frete Interno de Produção. 5. COMPETÊNCIAS Aos Diretores, Gerentes e demais Gestores, compete cumprir e fazer cumprir as instruções aqui estabelecidas. Ao Gerente de Planejamento Agrícola compete zelar pelo cumprimento. A todos os colaboradores envolvidos nesta instrução compete cumprir as instruções aqui estabelecidas. O não cumprimento será avaliado pela empresa e estará sujeito a punições. 5. REFERÊNCIAS FO Cadastro de Fornecedor IT Faturamento de CT-e Vinculado a NF IT Lançamento de Nota Fiscal. IT Cadastro de Equipamentos de Terceiros IT Ordem de Compra Via Solicitação. IT Declaração de ISS