FORNECEDOR. Oracle EBS Medição de Serviços. Gerência de Faturamento e Contas a Pagar

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1 FORNECEDOR Oracle EBS Medição de Serviços Dez/2014

2 2 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO... ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO Fluxograma ACESSO AO SISTEMA Informações Gerais Cadastros Básicos Medições com Carta Autorizativa Medições sem Carta Autorizativa Consulta Medição- Medições Consulta Pendência... 16

3 3 1. Introdução O Sistema de Medição - Plataforma Oracle foi desenvolvido com o objetivo de substituir o atual sistema de medição que apresenta uma baixa performance e impossibilita a inclusão de novos contratos. A ferramenta em questão permitirá a automatização do processo de medição, controle do saldo do contrato, enquadramento fiscal de cada item de serviço, automatização da liberação do CTR e criação do Pré - RI. Os benefícios oriundos desse sistema estão listados abaixo: Mitigar a retenção incorreta dos impostos; Facilitar a comunicação entre gestores e fornecedores; Garantir que as NFs emitidas possuem saldo no contrato; Reduzir retrabalho na apuração e ajustes dos impostos retidos.

4 4 1.1 Fluxograma Fluxo Medição sem Carta Autorizativa INÍCIO FORNECEDOR recebe de rejeição não há como refazer medição Devolve NF ao fornecedor para substituir Rejeita Não OK FORNECEDOR Submete a medição para Gestor Fiscal GESTOR FISCAL Recebe a Medição Aprova FORNECEDOR Emite NF e anexa a medição aprovada. Encaminha para Recebimento Fiscal RECEBEDOR FISCAL Recebe a NF Devolve OK FORNECEDOR Refaz medição e reencaminha para Gestor Fiscal Faz Pré- RI no sistema, conclui e encaminha ao Contas a Pagar FIM

5 5 Fluxo Medição Com Carta Autorizativa INÍCIO Carta Autorizativa é cancelada Rejeita GESTOR FISCAL Encaminha solicitação da Carta Autorizativa ao Gestor Financeiro GESTOR FINANCEIRO Aprova Envia para o fornecedor e Gestor Fiscal, que o serviço pode ser iniciado FORNECEDOR recebe de rejeição não há como refazer medição Rejeita Devolve NF ao fornecedor para substituir Não OK FORNECEDOR Submete a medição para Gestor Fiscal GESTOR FISCAL Recebe a Medição Aprova FORNECEDOR Emite NF e anexa a medição aprovada. Encaminha para Recebimento Fiscal RECEBEDOR FISCAL Recebe a NF Devolve OK FORNECEDOR Refaz medição e reencaminha para Gestor Fiscal Faz Pré- RI no sistema, conclui e encaminha ao Contas a Pagar FIM

6 6 2. Acesso ao Sistema 2.1. Informações Gerais O fornecedor acessará o sistema de medições através do site Selecionar a opção: es (1) Selecionar a opção: Treinamento para es (2) (1) (2)

7 7 Selecionar a opção 3. Sistema de Medição de Serviços Menu: Acesse o sistema de Medição de Serviços Observação: 1) Caso o fornecedor não possua acesso ao portal, o mesmo deverá se cadastrar conforme as instruções contidas no manual 2.2. Cadastros Básicos O fornecedor efetuará o logon com as informações de usuário e senha.

8 8 Acessar o menu Supr.Contr. Medição de Serviços - Selecionar a opção Informações do O fornecedor informará a Razão Social e o do responsável a receber a informações da medição de serviços. Após informações, clicar no botão Salvar Medições com Carta Autorizativa O fornecedor receberá um do Gestor Financeiro do contrato informando que a carta autorizativa foi aprovada e que o serviço pode ser iniciado, conforme figura abaixo:

9 9 Após a conclusão do serviço, que poderá ser integral ou parcial, o fornecedor efetuará a medição, conforme a seguir: Selecionar a opção Medições Aparecerão todas as medições realizadas pelo fornecedor com o status de cada uma. Selecionar o botão Adicionar Medição.

10 10 O fornecedor preencherá as seguintes informações: Número da Carta Autorizativa Gestor Fiscal Cidade da Prestação do Serviço Local de Faturamento Posteriormente preencherá as linhas da Medição. Clicar no botão Adicionar Linhas. Somente aparecerão as linhas da Carta autorizativa que o Gestor aprovou. Clicar no botão Submeter Medição.

11 11 Neste momento será enviado um para o Gestor Fiscal do contrato para que aprove a Medição. Após a aprovação dessa medição pelo Gestor Fiscal, será enviado um de retorno ao fornecedor informado que a medição foi aprovada e o mesmo poderá emitir a nota fiscal de serviços.

12 12 Obs: 1) O fornecedor deverá imprimir essa folha e enviar juntamente com a Nota Fiscal para a MRS, conforme procedimento atual Medições sem Carta Autorizativa Após a conclusão do serviço, que poderá ser integral ou parcial, o fornecedor efetuará a medição, conforme a seguir: Selecionar a opção Medições Aparecerão todas as medições realizadas pelo fornecedor com o status de cada uma. Selecionar o botão Adicionar Medição.

13 13 O fornecedor preencherá as seguintes informações: Número do contrato Gestor Fiscal Cidade da Prestação do Serviço Local de Faturamento Posteriormente deverá preencher as linhas da Medição. Clicar no botão Adicionar Linhas. Selecionar a linha do contrato da prestação de serviços o qual foi contratado. Obs: 1) Os campos em * são obrigatórios; 2) A lupa ao lado da de cada campo servirá para localizar todas as informações do campo. Clicar no botão Submeter Medição. Neste Momento será enviado um para o Gestor Fiscal do contrato para que aprove a Medição. Após a aprovação dessa medição pelo Gestor Fiscal, será enviado um de retorno ao fornecedor informado que a medição foi aprovada e o mesmo poderá emitir a nota fiscal de serviços.

14 14 Obs: 2) O fornecedor deverá imprimir essa folha e enviar juntamente com a Nota Fiscal para a MRS, conforme procedimento atual Consulta : Medições - Consulta Permite a visualização das medições dos contratos. Clicar no botão Medições - Consulta para visualizar as informações sobre a Medição desejada.

15 15 Aparecerá uma tela para que faça uma Pesquisa Simples ou clicar diretamente na Medição desejada para visualizar as informações Aparecerão os dados da medição que deseja consultar

16 Pendências Essa tela permite que o fornecedor visualize de uma maneira rápida todas as pendências de Medições. Medições Não Enviadas Trata-se das Medições feitas pelo fornecedor e ainda não enviadas para aprovação. Botão Adicionar Medição O fornecedor poderá solicitar uma nova Medição através desse botão na tela de pendências, além do Menu Medições. Medições a Serem Aprovadas Trata-se das Medições enviadas ao Gestor Fiscal para Aprovação, mas que ainda não foram Aprovadas Medições aprovadas aguardando registro de NF no sistema Trata-se das Medições já Aprovadas, mas que a NF ainda não foi registrada no sistema da MRS.