Manual da Qualidade Aprovação do Manual da Qualidade: Função Nome e assinatura Data Autoria Gabinete de Avaliação e Qualidade 2012 / 01 / 05 (Ana Sofia de Sá Gil Rodrigues) Aprovação Presidente do IPVC 2012 /01 / 06 (Rui Alberto Martins Teixeira) Página 1 de 23
ÍNDICE 1. APRESENTAÇÃO DO INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO Pág. 1.1. Caracterização do Manual da Qualidade 3 1.2. Objectivos do Manual da Qualidade 3 1.3. Organização do Manual da Qualidade 3 1.4. Apresentação do Instituto Politécnico de Viana do Castelo 4 1.5. Plano estratégico 6 1.6. Política da Qualidade 8 1.7. Objectivos da Qualidade 9 1.8. Organograma 10 1.9. Estrutura da Qualidade 11 2. SISTEMA DE GESTÃO E DE GARANTIA DA QUALIDADE 2.1. Âmbito 14 2.2. Exclusões 14 2.3. Estrutura Documental 14 2.4. Lista de Documentos do Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade 15 2.5. Matriz de Correspondência dos requisitos da Norma 18 3. ABORDAGEM POR PROCESSOS 3.1. Introdução 19 3.2. Mapa de processos 20 Página 2 de 23
1 APRESENTAÇÂO DO INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO 1.1 CARACTERIZAÇÃO DO MANUAL DA QUALIDADE 1.1.1 Registo de Edições: Edição Data Causa de Alteração 1 2006-09-05 (Alteração de Rodapé; Correcção de legislação associada á criação de UO/Serviços; Alteração de Missão, Visão, Politica e Objectivos; Alteração do organograma; Reorganização de Processos; Alteração do Âmbito) 2 2008-02-15 (Introdução de referência ao Plano Estratégico; Alteração do ponto 2.4-Lista de Documentos; alterações no Ponto 3.3) 3 2008-09-08 (Introdução de processo GEI, alteração do ponto 2.2 Exclusões) 4 2008-10-31 Alteração do ponto 2.4-Lista de Documentos; alterações resultantes dos novos estatutos e alteração do âmbito; inclusão de Processo PGE 5 2009-10-30 Alteração do âmbito (extensão a Mestrados); Alteração de documentação de diversos Processos 6 2010.02.08 Reorganização de Processos (Gestão Estratégica); Inclusão de GGQ no GAQ; Alteração de documentação de diversos Processos 7 2010.11.15 Alteração de documentação de diversos Processos 8 2010.12.10 Alteração de documentação de diversos Processos; Inclusão de nova Unidade Orgânica criada no IPVC; actualização de 1.2, 1.5 (PE e PQ) e1.6 (Organograma); Alteração de SGQ para SGGQ 9 2011.11. 04 Alteração do índice e de documentação de diversos Processos; alteração de referência a PE (2011-2014) e ajustamento de Missão, Visão, Valores; revisão de Estrutura da Qualidade; actualização do âmbito (especificar processos SAS) 10 2012.01. 05 1.2 OBJECTIVOS DO MANUAL DA QUALIDADE O presente Manual da Qualidade (MQ) tem os seguintes objectivos: Comunicar a Política da Qualidade do Instituto Politécnico de Viana do Castelo e a organização do seu Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade, organizado por Processos, respectivos Procedimentos e requisitos; Descrever e apresentar o Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade do Instituto Politécnico de Viana do Castelo para fins externos, tais como: demonstrar a sua conformidade com as Normas de referência e com requisitos da Qualidade contratualmente definidos; demonstrar o cumprimento de requisitos de controlo e de verificação, associados à dimensão da Acreditação e; contribuir para as funções de transparência e de melhoria contínua do Sistema Interno de Garantia da Qualidade, ligadas à dimensão da Avaliação. 1.3 ORGANIZAÇÃO DO MANUAL DA QUALIDADE O MQ é elaborado pelo Gabinete de Avaliação e Qualidade (GAQ) e aprovado pela Presidência. Tal é evidenciado por rubrica dos responsáveis respectivos na primeira página. É emitido em formato conforme esta página. No cabeçalho é indicado o número de edição e data de elaboração. No rodapé de cada página (excepto na primeira) é indicado o número da página e total de páginas. Página 3 de 23
O MQ é revisto sempre que ocorra qualquer alteração que o torne inadequado, enquadrada em acção de melhoria ou de correcção. As propostas de revisão do MQ podem ser efectuadas por qualquer colaborador, sendo dirigidas ao GAQ. Qualquer alteração ao conteúdo do MQ implica a emissão de uma nova edição do mesmo, sendo o respectivo número incrementado de uma unidade. A primeira emissão do documento corresponde à edição um. A publicação do MQ é realizada através da Secretaria Virtual (SGQ.IPVC.PT) na qual este se encontra disponível para consulta por todos os colaboradores, sendo a sua actualização garantida pelo GAQ sempre que se verifiquem revisões ao mesmo. Apenas existe uma cópia controlada atribuída ao GAQ. 1.4 APRESENTAÇÃO DO INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO Este Manual descreve o Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade (SGGQ) implementado no INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO, doravante designado por IPVC bem como os processos que o representam e que visam a implementação da sua Política da Qualidade. O SGGQ implementado baseia-se nos requisitos de Gestão da Norma NP EN ISO 9001:2008, nos requisitos previstos no Guião para Auto-avaliação de Ciclos de Estudos em Funcionamento (ACEF)-Ensino Politécnico e no Guião para Avaliação/Acreditação de Ciclos de Estudo em Funcionamento (AACEF)-Ensino Politécnico, o Manual para o Processo de Auditoria e o Guião para a Auto-Avaliação-Auditoria de Sistemas Internos de Garantia da Qualidade, da A3ES, e interactua com todas as actividades e unidades orgânicas do IPVC. De forma a garantir o nível desejado de satisfação dos serviços prestados e em especial garantir a qualidade dos ciclos de estudo, este Manual demonstra de forma clara e inequívoca os procedimentos adoptados pelo IPVC no âmbito do SGGQ, sendo para este um documento de referência. 1.4.1 História O IPVC é uma instituição de Ensino Superior Público, criado pelo Decreto-Lei nº 380/80, de 16 de Agosto. É uma pessoa colectiva de direito público, dotada de autonomia estatutária, administrativa, financeira e patrimonial. Os seus estatutos foram homologados pelo Despacho Normativo nº 7/2009, de 26 de Janeiro, publicado na II Série do D.R. de 06-02-2009. O IPVC apresenta, a nível interno, um conjunto de regulamentos que orientam a multiplicidade de Unidades Orgânicas, Unidades Funcionais e Órgãos de Gestão que o constituem. O IPVC integra 6 Unidades Orgânicas orientadas para projectos de ensino as Escolas Superiores e 3 Unidades Funcionais- -Serviços de Acção Social (SAS); Biblioteca; Oficina de Transferência de Tecnologia, Inovação e Conhecimento (OTIC). Cabe aos Serviços Centrais do Instituto assegurar a coordenação institucional das actividades de gestão de pessoal, patrimonial, administrativa, financeira, planeamento global e apoio técnico. Página 4 de 23
As referidas Unidades Orgânicas são: Página 5 de 23
Escola Superior de Educação (ESE). Criada pelo Decreto-Lei nº 513-T/79, 26/12 Escola Superior Agrária (ESA) Criada pelo Decreto do Governo nº 46/85, 22/11 Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG) Criada pelo Decreto do Governo nº 46/85, 22/11 Escola Superior de Ciências Empresarias (ESCE) Criada pelo Decreto-Lei nº 264/99, 14/07 Escola Superior de Saúde (ESS) Reconvertida em Escola Superior de Enfermagem pela Portaria nº 821/89, 15/9. Renomeada Escola Superior de Saúde através de novos estatutos do IPVC. Escola Superior de Desporto e Lazer (ESDL) Criada pelo Conselho Geral do Instituto Politécnico de Viana do Castelo a 3 de Maio de 2011, ao abrigo do disposto no artigo 59º da Lei 62/2007 de 10 de Setembro (Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior). Autorização para funcionamento dada a 11 de Maio de 2011 por Despacho do Ministro da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior. As Escolas regem-se por estatutos próprios são pessoas colectivas de direito público dotadas de autonomia científica e pedagógica e possuem órgãos próprios: Direcção, Conselho Pedagógico, Coordenação de Curso/Comissão de Curso. Página 6 de 23
O IPVC está dotado de Serviços de Acção Social (SAS) que são uma unidade funcional dotada de autonomia administrativa e financeira, tendo iniciado a sua actividade em Abril de 1994, embora desde 1987 que os estudantes do Instituto Politécnico de Viana do Castelo têm usufruído de bolsas de estudo e apoio social. De acordo com o definido no Dec Lei 129/93 de 22 de Abril e no regulamento orgânico dos Serviços de Acção Social, a implementação da política de Acção Social do IPVC é assegurada pela prestação de serviços nas seguintes áreas: Apoios Directos: Bolsas de estudo; Auxílio de emergência. Apoios Indirectos: Acesso à alimentação e ao alojamento; Acesso aos serviços de saúde; Apoio a actividades culturais e desportivas; Acesso a outros apoios educativos. 1.5 PLANO ESTRATÉGICO O IPVC definiu um Plano Estratégico para o período 2011-2014, no qual se encontram definidas as orientações que servem de base ao Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade. O Plano Estratégico encontra-se publicado em site próprio, http://planoestrategico.ipvc.pt/, de forma a permitir a sua divulgação à comunidade em global. De seguida apresentam-se um resumo da Missão e da Visão, enquanto elementos do Plano Estratégico, bem como a Política da Qualidade definida pela Gestão de Topo. 1.5.1 Missão O Instituto Politécnico de Viana do Castelo [IPVC] é uma instituição pública de ensino superior que produz, difunde e transfere conhecimento e cultura, promove a formação integral dos cidadãos e a aprendizagem ao longo da vida, numa atitude de permanente inovação, qualidade e espírito empreendedor, centrado no desenvolvimento regional, do país e na internacionalização, em convergência com o espaço europeu do ensino superior. Valoriza e promove a liberdade, a responsabilidade e a cidadania, o espírito crítico e de pertença, a solidariedade, a inclusão, a cooperação e a multiculturalidade. Página 7 de 23
1.5.2 Visão O IPVC é uma instituição de ensino superior de referência, aberta, plural, favorecedora de oportunidades para todos e conhecida pela relevância e qualidade da sua acção enquanto entidade produtora e difusora de conhecimento e cultura e pelo seu compromisso e pró-actividade com o desenvolvimento da sua região e do país, no contexto do espaço europeu de ensino superior. Identifica, em cada momento, as partes interessadas agentes científicos, culturais, sociais e económicos, da região, do país ou estrangeiros e com elas promove as parcerias necessárias para uma acção eficaz ou de sucesso. Dispõe de um modelo organizacional convergente para um projecto único e plural, servido por um sistema de direcção estratégica ágil, a todos os níveis, capaz de distribuir eficientemente os recursos e orientado para os seus objectivos estratégicos. Dispõe, ainda, de serviços organizados de modo vertical, os quais servem, transversalmente, toda a instituição. Toda a sua acção está centrada no desenvolvimento humano das suas pessoas e das suas competências. Dispõe de uma oferta formativa diversificada e inovadora em áreas e níveis, transversal às suas Escolas e que assegura a formação integral das pessoas, fomentadora do sucesso, da auto-aprendizagem e da capacidade de empreender. Usa métodos e processos de ensino/aprendizagem inovadores, atractivos, suportados em novas tecnologias, e um ambiente académico estimulante. Desenvolve os seus processos formativos com grande proximidade ao tecido social e económico visando a aproximação dos estudantes ao seu papel social futuro e à realidade do mundo empresarial e do trabalho. Pela excelência do seu ensino e investigação, pelas suas competências científicas e técnicas, pela qualidade da sua intervenção social e cultural, atrai estudantes de elevado potencial e seriamente empenhados no seu próprio processo de desenvolvimento social, pessoal, científico e técnico. Empenhado na internacionalização particularmente dirigida ao espaço europeu, faz da cooperação, em especial com os países lusófonos e da mobilidade, marcas distintivas da sua cultura institucional. 1.5.3 Valores Como valores elegem-se prioritariamente: Liberdade; Responsabilidade; Cidadania; Espírito de pertença; Sentido crítico; Solidariedade; Inclusão; Cooperação; Multiculturalidade. Página 8 de 23
1.6. Política da Qualidade A Presidência do IPVC compromete-se a: Manter um adequado Planeamento Estratégico a todos os níveis da estrutura directiva e empenho na liderança institucional; Manter uma atitude de permanente atenção, incentivo e apoio ao Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade (SGGQ) porque o considera um elemento fundamental ao cumprimento da sua Missão, à sua sustentabilidade da e desenvolvimento; Manter uma atenção constante às necessidades e expectativas dos agentes (internos e externos) que interagem no IPVC com vista à obtenção de elevados níveis de satisfação e de sintonia com os desígnios e pretensões da Região e do País; Motivar e comprometer, por uma participação sistemática, todos os agentes (internos e externos) na dinamização do SGGQ; Assegurar as condições necessárias à prossecução dos objectivos definidos no SGGQ em particular os inerentes à garantia da qualidade e acreditação dos ciclos de estudo; Desenvolver e manter uma estratégia para a melhoria contínua da qualidade da oferta formativa suportada numa prática de investigação aplicada e que habilite para um progressivo nível competências para a prestação de serviços de maior valia com vista à valorização económica e social do conhecimento Reforçar as condições de apoio a uma política e a uma prática de investigação aplicada da qual resulte a produção de conhecimento necessário, o qual transferido, assegure a inovação dos tecidos empresarial e social, processo do qual deve resultar o retorno do investimento realizado; Assegurar os processos de suporte fundamentais à maior equidade no acesso e frequência ao ensino superior; Assegurar a adequada divulgação e reconhecimento do SGGQ junto dos seus colaboradores, comunicar com clareza o seu propósito, considerando a centralidade dos estudantes e a garantia da qualidade do ensino e sua melhoria continua; Cumprir todos os requisitos legais, regulamentares e normativos. Página 9 de 23
1.7. Objectivos da Qualidade Com base na Política da Qualidade e no Plano Estratégico, são definidos anualmente, Objectivos da Qualidade do IPVC, os quais são descritos e planeados em documento próprio de forma a garantir a sua avaliação objectiva. Para cada processo, encontram-se ainda definidos, indicadores com metas associadas, os quais se assumem com Objectivos da Qualidade específicos/operacionais de cada processo. Cada processo apresenta ainda um Plano de Melhorias, revisto no mínimo anualmente. O planeamento e desenvolvimento do SGGQ da Instituição são realizados tendo por base os princípios da melhoria contínua segundo o esquema seguinte. GESTÃO DE TOPO (Planeamento Estratégico) COLABORADORES Responsabilização e Confiança Desenvolvimento de Competências Gestão de Recursos Medição Análise e Melhoria FORMAÇÃO; INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO; PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Garantia da Qualidade dos Ciclos de Estudo e dos serviços prestados ESTUDANTES, ENTIDADES EXTERNAS, TUTELA Cumprimento de Requisitos Página 10 de 23
Conselho técnico-científico MANUAL DA QUALIDADE 1.8. ORGANOGRAMA Conselho Geral Conselho de Gestão Presidente Conselho Académico Administrador Provedor do Estudante Áreas Científicas Federação Académica Associação de Estudantes das Escolas Unidades de Investigação Escolas Direcção Conselho Pedagógico Coordenação de Curso Unidades funcionais Serviços de Acção Social; OTIC; Biblioteca Grupos Disciplinares Balcão Único Secretariado de Apoio aos Cursos Secretariado da Direcção Laboratórios SERVIÇOS Direcção de Serviços de Planeamento e Desenvolvimento Estratégico; Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros; Direcção de Serviços Informáticos; Divisão de Serviços Técnicos; Divisão de Serviços Académicos; Divisão de Recursos Humanos; Serviços de Expediente e Arquivo Gabinete de Avaliação e Qualidade Gabinete Jurídico Gabinete de Mobilidade e da Cooperação Internacional Gabinete de Comunicação e Imagem Gabinete de Auditoria e Controlo Interno Secretariado da Presidência A descrição das funções dos Órgãos, Gabinetes e Serviços constantes deste Organograma, encontra-se nos Estatutos do IPVC e das respectivas Unidades Orgânicas, Unidades Funcionais e Unidades de Investigação em despachos do Presidente do IPVC. Página 11 de 23
1.9. ESTRUTURA DA QUALIDADE O modelo de funcionamento do Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade do IPVC (SGGQ-IPVC) baseia-se numa estrutura com uma coordenação central, e elementos nomeados pelos Serviços Centrais (SC) do IPVC, Unidades Orgânicas (UO) e Unidade Funcional-SAS, a saber: Gestão de Topo do IPVC-Representante da Gestão de Topo para a Qualidade Gabinete de Avaliação e Qualidade do IPVC; Gabinete da Qualidade de SC/UO/SAS Grupo Coordenador do Processo; Gestor Institucional da Qualidade do IPVC; Gestores da Qualidade de SC/UO/SAS; Gestores de Processo. 1. O Gabinete de Avaliação e Qualidade (GAQ), coordenado pelo Gestor Institucional da Qualidade do IPVC, integra os Gestores da Qualidade de SC/UO/SAS e tem as seguintes atribuições: 1.1. Coordenar, promover, estabelecer implementar e manter o SGGQ no IPVC ; 1.2. Elaborar os documentos de carácter institucional do SGGQ, previsto na norma ISO 9001, designadamente o Manual da Qualidade; 1.3. Elaborar o Programa Anual da Qualidade do IPVC; 1.4. Elaborar o Programa Anual de auditorias do IPVC bem como assegurar a sua execução; 1.5. Preparar a Revisão anual do SGGQ, pela Gestão de Topo (com base nos Balanços da Qualidade das Escolas/SC/SAS); 1.6. Reportar à Gestão de Topo o desempenho do SGGQ e qualquer necessidade de melhoria; 1.7. Coordenar o processo administrativo de avaliação/acreditação dos ciclos de estudos 1.8. Coordenar, com a Gestão de Topo, a definição de responsabilidades, recursos, metodologia e prazos para implementação das acções de melhoria decorrentes da Revisão do istema; 1.9. Cooperar na análise das necessidades de formação interna com a Gestão de Topo e Divisão de Recursos Humanos do IPVC 2. O Gabinete da Qualidade de SC/UO/SAS é coordenado pelo(s) Gestor(es) da Qualidade dos SC/UO/SAS, integra os gestores de processo de, respectivamente, SC/UO/SAS e tem as seguintes atribuições: 2.1. Promover, coordenar e garantir a implementação e melhoria contínua do SGGQ nos SC/UO/SAS; 2.2. Analisar as entradas para a revisão do sistema e elaborar o relatório anual de balanço do SGGQ; 2.3. Analisar as reclamações, não conformidades e sugestões de melhoria dos processos da respectiva unidade; 2.4. Acompanhar as acções correctivas e preventivas a implementar; 2.5. Coordenar com os Gestores de Processo, os processos da respectiva unidade; 2.6. Colaborar no processo administrativo de avaliação/acreditação dos ciclos de estudos da respectiva Escola Página 12 de 23
3. Os Grupos de Coordenação dos Processos constituídos abrangem todos os processos do Instituto e têm por finalidade a articulação dos processos nos SC/UO/SAS, visando a uniformização de procedimentos sempre que possível, identificação das melhores práticas e a melhoria contínua dos respectivos processos. Cada grupo é constituído pelos gestores de processos de SC/UO/SAS, conforme aplicável. Cada equipa tem um coordenador (gestor institucional de processo-gip), reúne periodicamente (sempre que se justifique, no mínimo trimestralmente) e tem a responsabilidade da gestão do respectivo processo. Responde pelo cumprimento da matriz, analisa os indicadores que lhe dizem respeito, analisam os documentos referentes ao processo e propõem aos órgãos de gestão soluções para melhorarem os seus serviços. Acresce apenas ao Gestor Institucional de Processo-GIP a missão de convocar e garantir, em termos logísticos, o funcionamento do grupo, bem como transmitir ou receber informação do Gabinete de Avaliação e Qualidade. 4. O Gestor Institucional da Qualidade no IPVC, nomeado pelo Presidente do IPVC, e em colaboração directa com o Representante da Gestão de Topo para a Qualidade, tem as seguintes funções: 4.1. - Coordenar o Gabinete de Avaliação e Qualidade do IPVC;- Implementar manter e promover o SGGQ- IPVC; 4.2. - Coordenar a elaboração, aprovação, alteração e distribuição dos documentos do SGGQ; 4.3. - Garantir a adequada actualização e utilização da plataforma de gestão do SGGQ-IPVC; 4.4. - Planear, convocar e conduzir a realização periódica de reuniões do Gabinete de Avaliação e Qualidade do IPVC; 4.5. Elaborar o Programa anual de auditorias do Sistema e assegurar a sua implementação; 4.6. -- Propor acções de informação/formação específicas ou em áreas determinantes para a Qualidade em função das necessidades de formação diagnosticadas; 4.7. - Verificar o seguimento das ocorrências e colaborar na proposta de acções correctivas e preventivas; 4.8. - Coordenar a revisão anual do SGGQ; 4.9. - Apoiar a Gestão de Topo no planeamento e gestão estratégica da Instituição, dando resposta às solicitações que lhe forem dirigidas; 4.10. - Coordenar o processo administrativo de acreditação dos ciclos de estudos; 4.11. - Assegurar a ligação à A3ES. 5. O(s) Gestor(es) da Qualidade dos SC/UO/SAS, nomeados, respectivamente, por Presidência, Directores das UO e Administrador dos SAS, tem as seguintes funções: 5.1. - Colaborar na concretização das disposições definidas no MQ; 5.2. - Colaborar no planeamento e realização de auditorias da qualidade; 5.3. - Analisar e rever os indicadores de acompanhamento dos Processos da respectiva unidade; 5.4. - Analisar e acompanhar os Planos de Melhoria dos Processos da respectiva unidade; 5.5. - Propor acções de informação/formação específicas ou em áreas determinantes para a Qualidade em função das necessidades de formação diagnosticadas; Página 13 de 23
5.6. - Verificar o seguimento de ocorrências e colaborar na proposta de acções correctivas e preventivas; 5.7. - Elaborar o Balanço da Qualidade da respectiva unidade; 5.8. Colaborar no processo administrativo de avaliação/acreditação dos ciclos de estudos, da respectiva unidade. 6. Os Gestores de Processo dividem-se em dois tipos: 6.1. Gestores Institucionais de Processo, designados pela Presidência do IPVC e ouvido o Gestor Institucional da Qualidade, tem as seguintes funções: 6.1.1. - Elaborar/rever o mapa do processo de que é responsável, procedimentos, instruções de trabalho e impressos associados, com a colaboração dos intervenientes nas actividades, dando conhecimento ao Gabinete de Avaliação e Qualidade. 6.1.2. - Acompanhar a implementação do processo e colaborar na sua melhoria contínua, acompanhando as acções constantes nos Planos de Melhoria, dando conhecimento ao GIQ; 6.1.3. - Planear, convocar e conduzir a realização periódica de reuniões com os Gestores de Processo; 6.1.4. - Acompanhar a análise dos indicadores de processo, dando conhecimento ao GIQ; 6.1.5. Colaborar na realização de auditorias internas ao Processo e/ou ao SGGQ; 6.1.6. - Dar seguimento às ocorrências registadas. 6.2. Gestores de Processo de SC/UO/SAS, designados pelo Gestor da Qualidade de SC/UO/SAS, que tem as seguintes funções: 6.2.1. - Colaborar com GIP na Elaboração/revisão do mapa de processo, procedimentos, instruções de trabalho e impressos associados, dos SC/UO/Unidades Funcionais (UF), com a colaboração dos intervenientes nas actividades, dando conhecimento ao respectivo Gestor da Qualidade; 6.2.2. - Implementar o processo e colaborar na sua melhoria contínua, analisando as acções constantes nos Planos de Melhoria e fichas de ocorrência; 6.2.3. - Recolher, tratar e analisar os dados dos indicadores do processo;- Propor acções de informação/formação específicas ou em áreas determinantes para o Processo em função das necessidades de formação diagnosticadas; 6.2.4. - Colaborar na realização de auditorias internas ao Processo e/ou ao SGGQ; 6.2.5. Colaborar no seguimento às ocorrências registadas. Página 14 de 23
Organograma do Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade do IPVC: Gabinete de Avaliação e Qualidade do IPVC Representante da Gestão de Topo Gabinete da Qualidade SC Gabinete da Qualidade SAS Gabinete da Qualidade ESA Gabinete da Qualidade ESCE Gabinete da Qualidade da ESDL Gabinete da Qualidade da ESE Gabinete da Qualidade da ESS Gabinete da Qualidade da ESTG Grupos Coordenadores dos processos Ao Representante da Gestão para a Qualidade, juntamente com o Gestor Institucional da Qualidade do IPVC e Gestores da Qualidade nas SC/UO/SAS, compete-lhes: - Assegurar que os processos necessários ao Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade sejam estabelecidos, implementados e melhorados; - Avaliar o desempenho do Sistema e quaisquer necessidades de melhoria; - Assegurar que toda a organização esteja consciente da necessidade de cumprimento dos requisitos das partes interessadas. A responsabilidade pela Qualidade não é exclusiva do Grupo da Qualidade, sendo repartida por todos os colaboradores do IPVC. Página 15 de 23
2. SISTEMA DE GESTÃO E DE GARANTIA DA QUALIDADE 2.1 ÂMBITO Formação superior, nas áreas científicas ministradas nas Escolas Superiores de Educação, Agrária, Tecnologia e Gestão, Saúde, Ciências Empresariais e de Desporto e Lazer. Serviços de Acção Social (Alojamento, Alimentação, Bolsas). Elaboração e desenvolvimento de estudos e projectos. 2.2 EXCLUSÕES Não se aplicam exclusões 2.3 ESTRUTURA DOCUMENTAL Os documentos do Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade encontram-se organizados da seguinte forma: Manual da Qualidade Mapas de Processos Procedimentos e Instruções de Trabalho Impressos Página 16 de 23
2.4. LISTA DE DOCUMENTOS DO SGGQ PROCESSO/ GESTÃO ESTRATÉGICA FORMAÇÃO (FOR) - PLANEAMENTO - EXECUÇÃO E AVALIAÇÃO GESTÃO E MELHORIA DO SISTEMA (GMS) ACADÉMICOS (ACA) AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANÇA (AHS) GESTÃO DA INFORMAÇÃO Sub-Processo PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA (PGE) COOPERAÇÃO INTERNACIONAL (CIN) CRIAÇÃO/REESTRUTU RAÇÃO DE CURSOS (CRC) EXPEDIENTE E ARQUIVO (EAR) GESTÃO DOCUMENTAL (GDO) GESTÃO DE EMPREITADAS E DE INFRA-ESTRUTURAS (GEI) GESTÃO DE PROJECTOS (GPR) DOCUMENTOS ASSOCIADOS SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS Plano Estratégico; Plano de Actividades; Relatório de Actividades; QUAR Mapa de Processo: CIN; Procedimentos: CIN-01, CIN-02, CIN-03, CIN-04, CIN-05; CIN-06 Impressos: CIN-02/01, CIN-02/06, CIN-02/07, CIN-02/08, CIN-02/10, CIN-02/11, CIN-02/12, CIN-02/113, CIN-02/14, CIN-03/01, CIN-03/02, CIN-04/01, CIN-06/01, CIN-06/02, CIN-06/03, Documentos da Agência Nacional Mapa de Processo: CRC Procedimento CRC-01 Impressos CRC/01 Mapa do Processo FOR (Planeamento; Execução e Avaliação); Procedimentos/Instruções de trabalho: FOR-01; FOR-02; FOR-03; FOR-04; FOR-05; FOR-06, PLN-04 Impressos : FOR-01/01; FOR-01/02; FOR-01/04; FOR-01/05; FOR- 01/06; FOR-01/07; FOR-01/10; FOR-01/47; FOR-05/03; FOR-05/04, FOR-05/14 Mapa de Processo GMS; Procedimentos: GMS-01, GMS-02, GMS-03, GMS-04 Impressos: GMS/01, GMS-01/01, GMS-02/01, GMS-02/02, GMS-02/03, GMS-02/04, GMS-02/05, GMS-02/06; GMS- 02/07, GMS-02/08, GMS-03/01, GMS-03/02, GMS-03/03, GMS-04/01, GMS/02, GMS/03, GMS/04, GMS/05; GMS/06 Mapa de Gestores de Processo; Manual da Qualidade Mapa de Processo ACA Procedimentos/Instruções de Trabalho ACA-02; ACA-03; ACA-04; ACA-05; ACA- 06; ACA-07; ACA-08; ACA-09; ACA-10; ACA-11 Impressos ACA -03/01, ACA-03/02; ACA -03/03;ACA-03/04; ACA -04/01, ACA- 04/02; ACA -04/03;ACA-04/04; ACA -04/06;ACA-05/01; ACA -07/01;ACA-07/02; ACA -07/03;ACA-07/06 ;ACA -07/07; ACA-07/08; ACA-08/01;ACA-09/01; ACA- 11/01; ACA-11/02; ACA-11/03 Mapa de Processo: AHS Procedimentos/Instruções de Trabalho: AHS-01; AHS-02; AHS-03; AHS-04. Impressos: AHS-02/01; AHS-02/02; AHS-02/03; AHS-02/04; AHS-03/01; AHS-03/02; AHS-03/03; AHS-03/04; AHS- 03/05; AHS-03/06; AHS-03/07; AHS-03/08; AHS-03/09; AHS-03/10; AHS-03/11; AHS-03/12; AHS-03/13; AHS-03/14; AHS-04/01; AHS-04/02; AHS-04/03; AHS-04/04; Regulamentos e Manuais: Plano Interno de Segurança; Manual de Limpeza e Higienização das Instalações e Equipamentos; Manual de Segurança e Vigilância Mapa de Processo: EAR; Instruções de Trabalho: EAR-01 Impressos: EAR-01/02, EAR/03, EAR/04; EAR/05 Manual de Boas Práticas do Atendimento Manual de Utilização Aastra 6731i Mapa de Processo GDO Procedimentos: GDO-01 (e Anexos I, II, III, IV, V) Impressos: GDO-outros-1; GDO- outros -2; GDO- outros -3; GDO- outros -4; GDO- outros -5; Mapa de Processo: GEI e Anexo I (tabelas de requisitos técnicos) Impressos: GEI/01; GEI/02; GEI/03; GEI/04 GEI/05; GEI/07; GEI/08; GEI/09 GEI/10; GEI/11; GEI/12; GEI/13;GEI/14;GEI/15 Regulamento de utilização de viaturas Mapa de Processo: GPR Procedimentos: GPR-01; GPR-02; GPR-03; Impressos: GPR-01/01, GPR-02/01, GPR/03 Formulários de candidatura, Regulamento do Programa Financiador,, Termo de Aceitação/Contrato/Protocolos; Pedido de Reembolso/Saldo final Página 17 de 23
PROCESSO/ Sub-Processo GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO (GSI) GESTÃO ECONÓMICO- FINANCEIRA OBSERVATÓRIO (OBS) PROMOÇÃO E IMAGEM (PIM) RECURSOS HUMANOS (RHU) - DOCENTES - NÃO DOCENTES RECURSOS TÉCNICO- EDUCATIVOS APROVISIONAMENTO (APR) CONTABILIDADE E TESOURARIA (CTE) PATRIMÓNIO (PAT) BIBLIOTECA (BIB) GESTÃO DE ESPAÇOS EDUCATIVOS (GEE) DOCUMENTOS ASSOCIADOS (cont. de 2.4) SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS Mapa de Processo: GSI; Procedimentos: GSI-01, GSI-02,GSI-03,GSI-04,GSI-05,GSI-06,GSI-07,GSI-08,GSI-09,GSI-10,GSI-11,GSI-12,GSI-13, GSI-24 Impressos: GSI/01, GSI/02, GSI/03, GSI/04, GSI/05, GSI/06 Manuais: Isaca Cobit 4.0 Mapa de Processo APR Procedimentos/Instruções de Trabalho APR-01; APR-02.; APR-03. Impressos APR-01/01; APR-01/02; APR-01/03; APR-01/04; APR-01/05; APR-01/06; APR-01/07; APR-01/08; APR- 01/09; APR-01/010; APR-01/011; APR-01/012. Mapa de Processo CTE; Procedimentos: CTE-01; Instruções do Tribunal de Contas Impressos : CTE-01/01; CTE-01/02; Impressos não codificados do Software Esig-Educ Software Esig-Educ ; Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO); POC-Educação; Circulares da DGO Mapa de Processo PAT; Procedimentos/Instruções de Trabalho: PAT-01 Impressos: PAT/01; PAT/02; PAT/03 Manual de Procedimentos do Património Mapa de Processo OBS Procedimentos/Instruções de Trabalho - OBS 01; OBS-02; OBS-03; OBS-04 Impressos - OBS /01; OBS /02; OBS-02/01; OBS-02/02; OBS-02/03 Mapa de Processo PIM Procedimentos/Instruções de Trabalho PIM-01; PIM-02 Impressos PIM-01/01; PIM-02/01; PIM-02/02; PIM-02/03; PIM-02/04; PIM-02/06 Mapa de Processo: RHU Procedimentos/Instruções de Trabalho: RHU-01; RHU-02; RHU-03, RHU-04. Impressos: RHU-01/01; RHU-01/02; RHU/01; RHU/03, RHU-03/01; RHU-03/02; RHU-03/03; RHU-03/04; RHU-03/05; RHU-03/06; RHU/02; RH/04; RHU-04/01; RHU-04/02; RHU-04/03; RHU-04/04; RHU-04/05; RHU-04/06; RHU-04/07; RHU-04/08; RHU-04/09; RHU/05; RHU/06; RHU/07; RHU/08; RHU/09 Mapa de Processo: BIB Procedimentos/Instruções de Trabalho. BIB-01; BIB-02; BIB-03, BIB- 04; BIB-05, BIB-06 Impressos: -01/01; BIB-01/02; BIB-05/01; BIB-05/02; BIB-05/03; BIB- 05/04; BIB-05/05; BIB-05/06; BIB-05/07;BIB-06/01; BIB-06/02 Regulamentos da Biblioteca (Anexo I, II, III, IV) Mapa de Processo GEE. Procedimentos/Instruções de trabalho: GEE-01, GEE-02, GEE-03, GEE-04, GEE- 05. GEE-06. Impressos: GEE-01/01, GEE-01/02, GEE-02/01, GEE-03/02, GEE-03/03, GEE- 03/04, GEE- 03/05, GEE-04/01, GEE-04/02, GEE-05/01, GEE-05/02, GEE-05/03. Regulamento das Salas de Aulas, Regulamento dos Laboratórios; Regulamento das Instal. Desportivas da ESE; Regulamento do Centro Desp. do IPVC; Regulamento do Centro Desp. do IPVC - Campo de Jogos; Regulamento do Centro desportivo e Cultural do IPVC; Manual das Boas Práticas Laboratório; Manuais de Equipamentos, Fichas de Segurança de Reagentes Página 18 de 23
PROCESSO/ SERVIÇOS DE ACÇÃO SOCIAL: Sub-Processo ALIMENTAÇÃO (ALI) ALOJAMENTO (ALO) DOCUMENTOS ASSOCIADOS (cont.de 2.4) SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS Mapa de Processo: ALI - Procedimentos/Instruções de Trabalho: ALI-01, ALI-02, ALI-03, ALI-04, ALI-05; ALI- 06 - Impressos: ALI/01-01, ALI/02; ALI/03, ALI/04, ALI/05, ALI/06, ALI/07, ALI/08, ALI/09, ALI/10, ALI/11, ALI/12; ALI/13 - Tabelas de Capitação; Manual de boas práticas de higiene e fabrico; Tableau de bord; Manual HACCP Cantinas; Manual HACCP Bares, Manual Utilização Balcão SIVE Mapa de Processo: ALO - Procedimentos/Instruções de Trabalho: ALO-01, ALO- 02, ALO-03, ALO-04; ALO- 05. - Impressos: : ALO-01/01, ALO-01/13; ALO-02/02, ALO- 02/11, ALO-02/14, ALO/03; ALO/08; ALO/15; ALO/16 - Regulamento Interno das Residências; Preçário Residências; Tableau de bord; Mapa de Quartos BOLSAS (BOL) Mapa de Processo: BOL - Procedimentos/Instruções de Trabalho: BOL-01, BOL- 02, BOL-03, BOL-04. - Impressos: BOL-01/01; BOL-01/04; BOL-02/05, BOL- 03/07, BOL-03/08, BOL-03/09 - Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo a Estudantes do Ensino Superior Publico; Regras Técnicas para Atribuição de Bolsas de Estudo; Listas de Resultados de Candidatura a Bolsa; Lista de Assinaturas on-line; Lista de Pagamentos on-line; Lista de Documentos entregues NOTA: O documento Mapa de Processo inclui Matriz de Processo, Descrição, Controlo de Registos, Mapa de Indicadores, Lista de Documentos e Plano de Melhorias. Página 19 de 23
REQUISITOS PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA CRIAÇÃO E REESTRUTURAÇÃO DE CURSOS COOPERAÇÃO INTERNACIONAL FORMAÇÃO GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO RECURSOS HUMANOS MANUAL DA QUALIDADE 2.5. MATRIZ DE CORRESPONDÊNCIA DOS REQUISITOS DA NORMA ISO 9001:2008 PROCESSOS RECURSOS TÉCNICO- EDUCATIVOS (BIB; GEE) AMBIENTE, HIGIENE E ACADÉMICOS SERVIÇOS ACÇÃO SOCIAL (ALI, ALO, BOL) GESTÃO ECONÓMICO- FINANCEIRA (APR, CTE, PAT) GESTÃO DE PROJECTOS GESTÃO DA INFORMAÇÃO (EAR, GDO) PROMOÇÃO E IMAGEM SEGURANÇA OBSERVATÓRIO GESTÃO E MELHORIA DO SISTEMA GESTÃO DE EMPREITADAS E DE INFRA-ESTRUTURAS 4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE 4.1. X X 4.2. X X X X 5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO 5.1. X X 5.2. X X X X 5.3. X X 5.4. X X 5.5. X X X X X 5.6. X X 6. GESTÃO DE RECURSOS 6.1. X X 6.2. X X 6.3. X X 6.4. X X X 7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO 7.1. 7.2. 7.3. X X 7.4. X X 7.5. X X X X X 7.6. X 8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA 8.1. X X X X 8.2. X X X X X 8.3. X X X 8.4. X X X 8.5. X X Página 20 de 23
3. ABORDAGEM POR PROCESSOS 3.1. INTRODUÇÃO A abordagem e descrição de processos foram realizadas tendo por base o modelo Mapa de Processo onde se definem: Os inputs e outputs de cada processo As actividades principais associadas a cada processo As funções que executam e/ou participam em cada uma das actividades Os documentos e/ou meios que são necessários à execução de cada actividade Os registos produzidos na execução de cada actividade (quando aplicável) Os indicadores de desempenho do processo O plano de melhorias O Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade é entendido como um conjunto de processos que interagem e se inter-relacionam entre si (ver capítulo 3.2). É propósito desta metodologia de abordagem por processos propiciar um enquadramento para avaliar o seu desempenho através de indicadores adequados que medem a concretização de objectivos. O seguimento destes indicadores é efectuado regularmente no sentido de melhorar continuamente a eficiência e a eficácia dos processos e consequentemente da organização. Os processos identificados e descritos de acordo com esta metodologia foram agrupados em quatro tipos: I. Processos de Gestão Estratégica processos de definição de Politicas e desenvolvimento institucional- Processo de Planeamento e Gestão Estratégica, e ainda os processos de Criação e Restruturação de Cursos e a Cooperação Internacional; II. III. IV. Processo de Cadeia de Valor Processo directamente relacionado com a Formação (Ensino) de cursos de 1º e 2º Ciclo; Processos de Suporte Processos que suportam o processo de Formação e garantem o funcionamento da Instituição e a Investigação e Prestação de Serviços à Comunidade; Processo de Medição, Análise e Melhoria verificam a conformidade do sistema com os referenciais normativos e com os requisitos legais e regulamentares, avaliam a sua eficácia e eficiência e contribuem para a melhoria contínua. Página 21 de 23
Alunos, Comunidade, Entidades de Certificação/Acreditação, Tutela Alunos, Comunidade, Entidades de Certificação/Acreditação, Tutela MANUAL DA QUALIDADE 3.2 MAPA DE PROCESSOS PROCESSO DE CADEIA DE VALOR: :VALOR: FORMAÇÃO (ENSINO) PROCESSO DE MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA: PROCESSOS DE SUPORTE: ACADÉMICOS Serviços de ACÇÃO SOCIAL (Alimentação; Alojamento; Bolsas) AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANÇA GESTÃO DA INFORMAÇÃO (Expediente e Arquivo; Gestão Documental) GESTÃO DE EMPREITADAS E DE INFRA-ESTRUTURAS GESTÃO DE PROJECTOS GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GESTÃO ECONÓMICO-FINANCEIRA (Aprovisionamento; Contabilidade e Tesouraria; Património) OBSERVATÓRIO PROMOÇÃO E IMAGEM RECURSOS HUMANOS GESTÃO E MELHORIA DO SISTEMA RECURSOS TÉCNICO-EDUCATIVOS (Biblioteca; Gestão de Espaços Educativos) Processos de GESTÃO ESTRATÉGICA: PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÈGICA COOPERAÇÃO INTERNACIONAL CRIAÇÃO e REESTRUTURAÇÃO DE CURSOS Página 22 de 23
SUPORTE MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA CADEIA DE VALOR GESTÃO ESTRATÉGIC A MANUAL DA QUALIDADE 3.3. RELAÇÃO ENTRE PROCESSOS E SC/UO/UF PROCESSO/SUB-PROCESSO SC SAS ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA (PGE) X X COOPERAÇÃO INTERNACIONAL (CIN) X X CRIAÇÃO/REESTRUTURAÇÃO DE CURSOS (CRC) FORMAÇÃO (FOR): PLANEAMENTO; EXECUÇÃO / AVALIAÇÃO GESTÃO E MELHORIA DO SISTEMA (GMS) X X ACADÉMICOS (ACA) X ACÇÃO X SOCIAL ALIMENTAÇÃO (ALI) ALOJAMENTO (ALO) BOLSAS (BOL) AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANÇA (AHS) GESTÃO DA INFORMAÇÃO EXPEDIENTE E ARQUIVO (EAR) GESTÃO DOCUMENTAL (GDO) GESTÃO DE EMPREITADAS E DE INFRA- ESTRUTURAS (GEI) X X X X X X X X X X GESTÃO DE PROJECTOS (GPR) X (OTIC) GESTÃO DE X X PLANEAMENTO E SISTEMAS DE ORGANIZAÇÃO DOS SISTEMAS INFORMAÇÃO DE INFORMAÇÃO (GSI) X X AQUISIÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GESTÃO ECONÓMICO- FINANCEIRA DISPONIBILIZAÇÃO E SUPORTE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO MONITORIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO X X X X APROVISIONAMENTO (APR) X X X X CONTABILIDADE E TESOURARIA (CTE) PATRIMÓNIO (PAT) X X OBSERVATÓRIO (OBS) X X X X PROMOÇÃO E IMAGEM RECURSOS X DOCENTES HUMANOS NÃO-DOCENTES (RHU) X X RECURSOS TÉCNICO- EDUCATIVOS X BIBLIOTECA (BIB) X X X X X X GESTÃO DE ESPAÇOS EDUCATIVOS (GEE) Página 23 de 23