Taylor s Port: Da vinha ao vinho com SAP
The Fladgate Partnership Taylor s Port Sector Produção vinícola Produtos Vinho do Porto Web www.taylor.pt/pt Soluções e serviços SAP SAP Business Suite A Taylor s Port foi pioneira em Portugal no uso de um sistema ERP para gestão de todo o processo vinícola. Desde a vinha até ao processo produtivo do prestigiado Vinho do Porto, a gestão de toda a componente operacional e administrativa do negócio da Taylor s Port assenta em soluções SAP. Pelo meio, a rastreabilidade dos processos é total. O projecto, que recebeu internamente a designação Fenix, esteve a cargo da SoftINSA, uma empresa do grupo IBM. 2
Há 300 anos a produzir Vinho do Porto da melhor qualidade Criada há mais de três séculos, em 1692, a Taylor s Port é uma das mais antigas casas de comércio de Vinho do Porto. Juntamente com a Fonseca e a Croft, a Taylor s Port compõe o leque das três mais famosas e prestigiadas marcas deste vinho, pertencentes ao The Fladgate Partnership, um grupo de gestão familiar, presente mundialmente em mais de 60 países e focado, desde a sua génese, na produção e comercialização de Vinho do Porto de excepcional qualidade, nas categorias especiais vintage, LBV e Tawnies de Idade. Acima de tudo, a Taylor s Port é uma empresa independente, na qual alguns membros da família desempenham papéis de liderança em todas as áreas de actividade. A longa tradição familiar da empresa permitiu dar continuidade à sua missão, aprimorando os conhecimentos necessários para produzir os melhores vinhos do Porto, sendo estes constantemente refinados à luz da experiência que é passada de geração em geração. Sediada em Vila Nova de Gaia e na região do Douro, a Taylor s Port está envolvida em todas as fases da produção dos seus vinhos, desde o plantio da vinha e cultivo das uvas à elaboração, envelhecimento e engarrafamento dos diferentes lotes. 93% das vendas do Grupo têm como destino a exportação 98 milhões de euros de volume de negócios em 2013 No total, o The Fladgate Partnership emprega 595 pessoas e detém 11 quintas, que perfazem mais de 500 hectares de vinha (todos de classificação A ). Possui três adegas com a tecnologia de ponta para vinificação e seis quintas com vinificação tradicional pisa em lagares. 3
Um projecto pioneiro no sector vinícola em Portugal O The Fladgate Partnership sempre encarou a inovação como uma forte aliada da liderança das suas marcas no sector do Vinho do Porto. Esta visão tem aberto caminho a uma progressiva optimização e eficiência de processos, o que possibilita ao Grupo manter-se competitivo num sector muito tradicional e economicamente vital para a região do Douro. Seguindo esta linha de raciocínio, a Taylor s Port decidiu recentemente que estava na altura de modernizar a sua plataforma técnologica. A especificidade da actividade vinícola, aliada a um crescimento sustentado de negócio, levaram a Taylor s a avaliar as mais-valias de adopção de um sistema ERP integrado, que lhe possibilitasse, por um lado, compreender e analisar melhor os factores que influenciam o seu negócio e assim poder tomar decisões estratégicas mais informadas; por outro, garantir um controlo e rastreabilidade total sobre a vertente operacional a produção de vinho. Com implementação de uma solução SAP o SAP Business Suite a Taylor s Port passaria a contar com um sistema para gestão de uma área tão específica como as vindimas, responsável pelo controlo total dos processos, desde a área administrativa até à área mais técnica do negócio. Havia uma necessidade de compreender em profundidade os factores essenciais do negócio e o seu comportamento, para permitir aos decisores a tomada estratégica de decisões que potenciam o sucesso e originam ganhos de eficiência. Adrian Bridge, CEO, The Fladgate Partnership 4
com garantias de futuro e um parceiro à altura de um grande desafio Após uma análise ao mercado na procura de soluções globais de sistemas ERP, a Taylor s Port decidiu optar por uma solução da SAP: o SAP Business Suite. Entre outras coisas, a solução SAP dava-nos garantias de futuro, de evolução da própria solução no que diz respeito a best pratices, tinha a abrangência suficiente para dar resposta ao que pretendíamos e disponibilidade de recursos especializados na tecnologia, aponta Ângelo Alves, CIO do The Fladgate Partnership, como motivos para eleição de uma solução da multinacional alemã. Por outro lado, era importante que o parceiro de implementação seleccionado para este projecto tivesse capacidade crítica isenta isto é, pouca experiência no sector do Vinho do Porto, mas possuísse um alargado conhecimento da solução e das melhores práticas da SAP. A IBM Portugal e a SoftINSA, uma empresa do grupo IBM, demonstraram cumprir estes requisitos e ter os recursos e as competências necessárias para ajudar a levar este projecto pioneiro a bom porto. A equipa de programadores e consultores demonstrou um grande empenho, envolvimento e disponibilidade total, criando a empatia necessária e fundamental para desenvolver todo o trabalho, destaca Ângelo Alves. Estar à altura de um desafio exigente, tanto do ponto de vista técnico, como funcional e relacional, foi das características que a Taylor s Port mais apreciou no trabalho desenvolvido pelo parceiro. A equipa de programadores e consultores da IBM e da SoftINSA demonstrou um grande empenho, envolvimento e disponibilidade total, criando a empatia necessária e fundamental para desenvolver todo o trabalho. Ângelo Alves, CIO, The Fladgate Partnership 5
Uma abordagem macro-processual A implementação do SAP Business Suite na Taylor s Port foi acompanhada por uma equipa de cerca de 30 consultores da IBM Portugal, da área de Global Business Services. Uma vez implementado o projecto, coube à SoftINSA, uma empresa do grupo IBM, as tarefas de desenvolvimento e manutenção do sistema de informação. A implementação decorreu de modo faseado, seguindo uma lógica macro-processual, concentrando-se em áreas prioritárias de negócio dentro do Grupo. A primeira fase centrou-se assim na área de Procure to Pay & Human Resources (que cobre todo o processo de relacionamento com fornecedores e colaboradores); a segunda focou-se na área de Order to Cash & Manufacture (que gere a relação com os clientes); e a terceira e última fase a verdadeiramente pioneira centrou-se na área das vindimas. A integração destas três áreas permite controlar e gerir com muito mais rigor os custos e a qualidade da produção vinícola, e assegura, de forma natural, uma interacção de todos os departamentos. Para facilitar a habituação à nova ferramenta, foram designados super users, os primeiros a entrar em contacto com a solução e a auxiliar os restantes utilizadores na interacção com o SAP Business Suite. Isto permitiu libertar o departamento informático para um trabalho apenas de backstage. Por outro lado, o facto de as soluções SAP serem bastante intuitivas, bem como a formação ministrada pela equipa de projecto e o acompanhamento prestado aos utilizadores contribuiram para minimizar qualquer resistência à mudança que pudesse surgir e preparou os colaboradores para os novos processos. Quando se pretende implementar um projecto com esta abrangência é sensato proceder a uma campanha de sensibilização junto dos colaboradores, explicando o que vai acontecer, de que forma e com que implicações. Adrian Bridge, CEO, The Fladgate Partnership 6
Rastreabilidade e controlo total do processo de produção de vinho A plataforma SAP está encarregada de gerir todo o processo vinícola, desde o início do ano agrícola, com toda a gestão e controlo de trabalhos nas vinhas das quintas do Grupo (horas por trabalhador, equipamentos e produtos utilizados), passando pela vindima e processo de entrega das uvas, gerindo os custos e a qualidade das uvas produzidas, até à própria vinificação, controlando rigorosamente todo o processo técnico de criação do vinho. A rastreabilidade é total, de uma ponta à outra. O SAP Business Suite assume-se, portanto, como uma ferramenta vital e transversal ao funcionamento da Taylor s Port, fazendo a gestão de processos como: produção de vinha nas quintas; gestão dos stocks em armazém e garrafeiras; engarrafamento e controlo de qualidade; logística e gestão do produto acabado; marketing e vendas; área financeira, recursos humanos e análise de informação. Hoje, os colaboradores têm um maior conhecimento de todas as tarefas executadas, devido à sua interacção nos processos que são transversais aos vários departamentos e, por isso, têm maior noção da sua quota-parte no sucesso e crescimento do Grupo, destaca Adrian Bridge. Implementada e desenvolvida em SAP está a gestão de todo o trabalho e produção agrícola nas nossas quintas, bem como todo o processo de vindima nos diversos centros de vinificação. Ângelo Alves, CIO, The Fladgate Partnership 7
Maior integração dos processos transversais às várias áreas do negócio Quando iniciou este projecto a Taylor s Port estabeleceu três objectivos muito específicos: dotar a gestão das ferramentas necessárias para a análise do negócio, conseguir acompanhar o seu workflow e identificar os factores-chave que impactam todo o processo. De um modo geral, a informação disponibilizada deveria ser significativa, fiável e temporalmente válida para ajudar a empresa a tomar decisões. Em suma, o SAP Business Suite deveria ser capaz de apoiar a gestão de forma integrada. Adrian Bridge considera que todos estes objectivos foram globalmente atingidos, tendo os factores de sucesso do projecto sido: o sentido de colaboração de todos, o espírito de abertura, pragmatismo e o total empenho, envolvimento e responsabilidade assumidos por todos. 110 utilizadores interagem com o SAP Business Suite numa base diária Agora os colaboradores da Taylor s Port têm um maior conhecimento de todas as tarefas executadas no Grupo, devido à integração e interacção entre processos que são transversais aos vários departamentos. Além disso, cruzamento de dados das várias áreas permite à Taylor s Port ter um maior controlo sobre o seu negócio. 8
Taylor s Port 2014/Novembro Copyright/Trademark Privacidade Impressum Optimizar a logística e evoluir na plataforma A dinâmica do Grupo tem levado a gestão de topo do The Fladgate Partnership a abraçar constantemente novos projectos que contribuam para a expansão do seu negócio. Olhando em frente, o Grupo tem já alinhado para breve um projecto de automatização de armazéns com a implementação do SAP Warehouse Management, com vista a optimizar o espaço disponível e a agilizar os processos logísticos. Por outro lado, a evolução futura da plataforma SAP Business Suite foi algo pensado desde o início do projecto, de forma a poder responder ao crescimento esperado do Grupo, seja por aquisições, seja pela criação de novos negócios. Quando instalámos o SAP, adaptámos alguns dos módulos às nossas necessidades de negócio. Assim que foi implementado, iniciámos um processo de racionalização e adaptação dos processos, de modo que, quando fizermos o upgrade daqui por cinco anos, a sua implementação será mais fácil e menos disruptiva, remata o CEO da empresa, Adrian Bridge. 9