Manual Gespos Talões de Reembolso Cheques Prenda
ÍNDICE O MANUAL DE TALÕES DE REEMBOLSO/CHEQUES PRENDA... 1 Introdução... 1 Objectivos... 1 Condições de Utilização... 1 TALÕES DE REEMBOLSO/CHEQUE PRENDA... 2 O que é?... 2 Configuração do sistema... 2 Aplicação dos talões de reembolso e cheques prenda... 2 Parametrização dos talões de reembolso... 2 Documento... 2 Modalidade de Pagamento... 4 Layout do documento... 5 Fecho de Dia... 6 Parametrização dos cheques prenda... 6 Documento... 6 Modalidade de Pagamento... 8 Vale (emitido pelo próprio)... 8 Cupão (emitido por terceiros)... 10 Layout do documento... 11 Produto... 12 Fecho de Dia... 12 Movimentação... 12 Talões de Reembolso... 12 Emissão de talão de reembolso... 12 Desconto de talão de reembolso... 15 Cheques Prenda... 19 Emitido pelo próprio... 19 Emissão de cheque prenda para desconto em própria loja... 19 Desconto de cheque prenda emitido pelo próprio... 21 Emitido por terceiros... 24 Desconto de cheque prenda emitido por terceiros... 24 Relatórios... 25 Perguntas e respostas... 27
O manual de talões de reembolso/cheques prenda Introdução Face ao novo contexto nacional e internacional em que operam as organizações portuguesas, contexto esse que obriga a uma permanente adaptação e modernização, cada vez mais é necessário apostar na aquisição de novos equipamentos e novas tecnologias, uma vez que a capacidade de resistir e competir reside cada vez mais na potencialidade dos recursos informáticos. Deste modo, a actualização desses recursos deverá sempre ser pensada tendo em consideração qual o seu contributo para uma maior produtividade, consequência directa da eficácia na implementação e utilização dos mesmos. As aplicações informáticas só terão interesse se estiverem inseridas na estratégia da organização e em pleno funcionamento, contribuindo de forma inequívoca para o seu desenvolvimento. Objectivos O presente manual foi elaborado com o objectivo de detalhar o funcionamento dos Talões de Reembolso e Cheques Prenda existente no GesPOS, guiar o utilizador na sua configuração ou esclarecer eventuais dúvidas que possam surgir aquando da movimentação. Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado exaustivo, de modo que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de modo a que todos os procedimentos possam ser explorados. Condições de Utilização Para maior comodidade e para obter melhores resultados na exploração da aplicação, concebemos este manual para ser consultado pelos operadores em geral e pelos administradores do sistema informático. Ao longo do manual os exemplos dados têm como base a empresa de demonstração, cujo objectivo é mostrar as funcionalidades do sistema. Convenções usadas no manual Texto a verde ou negrito Indica ficheiros, tabelas, opções de menu ou outras secções do manual, cuja leitura deve fazer de forma a completar a informação; Texto a verde em itálico Refere botões, campos ou zonas das tabelas ou dos ecrãs; Texto a verde com o símbolo ou sublinhado Notas e chamadas de atenção; Texto em itálico Exemplos das funcionalidades documentadas. www.sage.pt 1
Talões de Reembolso/Cheque Prenda Base Prime Vision GesCafé Necessário Módulo (*) PME01 PME02 PME03 PME05 PME07 PME08 PME09 SQL01 SQL02 ENT01 SQL88 Partindo do pressuposto que o talão de reembolso e cheque prenda serão emitidos em formato talão. Este manual aborda a configuração dos Talões de Reembolso e Cheques Prenda. Para uma melhor performance e viabilidade deverá ser efectuado um bom planeamento de forma a optimizar a configuração. O que é? O Talão de Reembolso é um documento usado para a troca de artigos. Normalmente usado no comércio a retalho, será uma boa ajuda para gerir as vulgares trocas de produtos em situações de Não me serve! Não tem outro tamanho?, Não gostei, posso trocar por outra peça?... O Cheque Prenda (ou cheque brinde) é um documento que poderá ser usado como oferta (prenda), não descriminando artigos, garantirá uma ampla liberdade de escolha a quem o recebe. Estes cheques prenda poderão ainda ser emitidos por uma empresa sendo descontado em determinadas lojas que não pertençam à firma emissora. Neste âmbito inserem-se os vale refeição - Euroticket e Ticket Restaurant. Configuração do sistema De seguida serão mencionadas quais as configurações que influenciam o tratamento dos talões de reembolso e cheques prenda. Aplicação dos talões de reembolso e cheques prenda Verifique se a licença que possui contempla esta funcionalidade. Ainda que o documento esteja disponível em PME01, PME03 e PME05, não fará sentido uma vez que estas licenças não contemplam impressão talão (não contêm módulo POS). Parametrização dos talões de reembolso Documento Certifique-se que o documento TRE-TALÃO DE REEMBOLSO consta na base de dados Diversos Configurações Configuração de Documentos Tabela de Documentos. O documento TRE TALÃO DE REEMBOLSO já consta na base de dados criada pela aplicação GesPOS. Caso o tenha eliminado deverá criá-lo respeitando as parametrizações default. www.sage.pt 2
Ainda que seja um documento de venda, o talão de reembolso deverá ter um comportamento contrário à vulgar venda a balcão, quer em termos de mapa de Iva e mapa de vendas, quer no que diz respeito ao mapa recapitulativo. Ou seja, será considerado como uma saída. Não deverá afectar caixa nem tão pouco contas-correntes. Quanto ao stock... uma vez que será usado para a troca de produtos terá que dar entrada em stock do artigo devolvido. Assim sendo, deverá ser considerado como uma entrada no que diz respeito à existência e quantidade disponível do artigo. Uma das características importantes, será o facto de poder ser usado como modo de pagamento - Origem a reembolso devendo ser definido o seu limite de utilização Válido por X dias. www.sage.pt 3
Modalidade de Pagamento Ao activar a flag Origem a reembolso o documento ficará disponível para ser usado como pagamento. Deverá então existir uma modalidade de pagamento do tipo Vale, aplicada aos Recebimentos, que use o talão de reembolso... www.sage.pt 4
A modalidade de pagamento Talão de Reembolso já consta na base de dados criada pela aplicação GesPOS. Caso a tenha eliminado deverá criá-la respeitando as parametrizações default. Para facilitar a identificação do talão de reembolso na altura do seu desconto poderá ser definido um código de barras que identifique o documento. Adoptada uma máscara com prefixo de quatro dígitos - 9999 seguido de oito dígitos que identificarão o nº do documento. Esta opção apenas estará disponível após gravar a modalidade, ou seja, terá que gravar a modalidade e a editar novamente para definir o formato do código de barras. A máscara do código de barras tem que ser única, caso já tenha sido usada numa outra modalidade será apresentada a mensagem: Layout do documento Por vezes o talão de reembolso poderá não ser descontado na sua globalidade, sendo importante mencionar o total gasto e o que tem ainda em crédito... De forma a que seja reimpresso o talão de reembolso com esta informação quando usado como modo de pagamento deverá activar a configuração geral 37 - Ao imprimir um talão onde foi usada uma modalidade de reembolso, reimprime os talões de reembolso utilizados. www.sage.pt 5
As variáveis a incluir no layout de documento do talão de reembolso são: Rodape.Totais.Total: Valor original do talão de reembolso Rodape.Totais.Total-Rodape.Totais.TotalGasto: Valor pendente do talão de reembolso Rodape.Totais.TotalGasto: Valor já descontado do talão de reembolso Poderá ainda incluir um código de barras que permita a identificação do documento. A fórmula a incluir no layout será: chr(27) & chr(97) & chr(1) & chr(29)&"h"&chr(80)&chr(29)&"h"&chr(2)&chr(29)&"w"&chr(4)&chr(29)&"k" &chr(2)& Geral.Documento.Vale.CodigoBarras & chr(0) Fecho de Dia De forma a melhor compreender os valores de caixa e vendas nos talões de fecho deverá ser activada a impressão de totais por documento e modalidades de pagamento - configuração geral 1 Imprime Totais por Documento nos talões de fecho e configuração geral 2 Imprime Caixa por Pagamento nos talões de fecho. Parametrização dos cheques prenda Documento Para a gestão da emissão de cheques prenda e posterior troca por produtos diversos deverá ser criado um novo documento - Cheque Prenda que irá ser assumido como uma entrada em caixa. No que diz respeito a contas-correntes será normalmente um documento a débito/crédito, assim sendo deverá ser definido Ambos. Para que não obrigue à identificação do cliente deverá ser desactivado o registo em c/c em Diversos Configurações Configurações de Postos Comportamento - Clie. Quanto ao stock... Uma vez que aquando a sua emissão ainda não se terá conhecimento do produto comercializado o cheque prenda não irá afectar stock. O cheque prenda estará isento de Iva ao abrigo n.º 28 do artigo 9.º do CIVA. www.sage.pt 6
Na imagem acima é ilustrada a configuração do documento Cheque Prenda com sigla CHP, esta sigla é opcional, poderá ser adoptada uma outra. Este documento irá ser usado como modalidade de pagamento, assim sendo terá que ter activa a flag Origem a reembolso, devendo ser definido o seu limite de utilização Válido por X dias. www.sage.pt 7
Para os cheques prenda emitidos por outra empresa, não necessita criar um documento, apenas será parametrizada a modalidade de pagamento. Modalidade de Pagamento Vale (emitido pelo próprio) Ao activar a flag Origem a reembolso o documento ficará disponível para ser usado como pagamento. Deverá então existir uma modalidade de pagamento do tipo Vale, aplicada aos Recebimentos, que use o cheque prenda... www.sage.pt 8
Para facilitar a identificação do talão na altura do seu desconto poderá ser definido um código de barras que identifique o documento. Adoptada uma máscara com prefixo de quatro dígitos - 9899 seguido de oito dígitos que identificarão o nº do documento. Esta opção apenas estará disponível após gravar a modalidade, ou seja, terá que gravar a modalidade e a editar novamente para definir o formato do código de barras. A máscara do código de barras tem que ser única, caso já tenha sido usada numa outra modalidade será apresentada a mensagem: www.sage.pt 9
Cupão (emitido por terceiros) Caso seja usado no sistema o desconto de talões emitidos por terceiros deverá ser criada uma modalidade para os mesmos. Será uma modalidade do tipo Cupão, aplicada aos Recebimentos. Poderá ser criada uma modalidade que englobe todos os cupões, no entanto, normalmente é criada uma modalidade para cada tipo de cupão de forma a poder analisar separadamente os valores de cada um. Analisemos o caso do Ticket Restaurant e Euroticket... Neste caso não será aplicada a configuração Usa documento para pagamento. Para facilitar a identificação do talão na altura do seu desconto poderá ser definida uma máscara para o código de barras. A entidade reguladora na atribuição dos códigos de barras é GS1, para mais informações consulte: http://www.gs1.ie/sections/products/gs1idkeys/couponcoding www.sage.pt 10
Seguindo o exemplo dos vales refeição Ticket Restaurant e Euroticket... Ticket Restaurant com prefixo 981 O valor máximo permitido é 99,9 - IID Euroticket com prefixo 982 O valor máximo permitido é 9,99 - IDD Layout do documento Poderá incluir um código de barras no layout de impressão que permita a identificação do documento. A fórmula a incluir no layout será: chr(27) & chr(97) & chr(1) & chr(29)&"h"&chr(80)&chr(29)&"h"&chr(2)&chr(29)&"w"&chr(4)&chr(29)&"k" &chr(2)& Geral.Documento.Vale.CodigoBarras & chr(0) www.sage.pt 11
Produto Crie um produto que não processe stock e que apenas seja usado para o registo dos cheques prenda. O produto deverá ser isento de Iva. Fecho de Dia De forma a melhor compreender os valores de caixa e vendas nos talões de fecho deverá ser activada a impressão de totais por documento e modalidades de pagamento - configuração geral 1 Imprime Totais por Documento nos talões de fecho e configuração geral 2 Imprime Caixa por Pagamento nos talões de fecho. Movimentação Talões de Reembolso O talão de reembolso é normalmente utilizado na devolução de produtos em que não há a devolução do respectivo valor, mas sim uma troca de artigos. Emissão de talão de reembolso O talão de reembolso deverá ser emitido quando o cliente devolver algum produto ficando o respectivo valor pendente de futura compra. www.sage.pt 12
Ao emitir um talão de reembolso deverá ser registado o produto a devolver pelo cliente de forma a que seja dada a respectiva entrada em stock. Ainda que não obrigue à indicação do cliente, caso pretenda, poderá incluir essa informação. Dia 30-10-2008 há uma devolução do produto Camisola de gola alta verde tamanho S. É emitido o talão de reembolso nº 1 no valor de 30... Poderá configurar uma tecla (ou botão do Touch) com a função SELECTDOC-TRE para emissão do cheque prenda (TRE é a sigla do documento). O stock do produto será reposto... www.sage.pt 13
No final do dia este documento será considerado no cálculo do volume de vendas como uma subtracção, pois na realidade trata-se de uma devolução. Quanto ao valor em caixa, não será afectado uma vez que não houve qualquer movimentação de dinheiro... Analisemos como exemplo o dia 30-10-2008... Emitidas diversas vendas a balcão no total de 312 e um talão de reembolso de 30. O total de vendas será 282 = VB - TRE = 312-30 O total de caixa será 312 = VB www.sage.pt 14
Desconto de talão de reembolso O talão de reembolso será usado como pagamento numa futura venda. Esta venda poderá ocorrer no mesmo dia da devolução do produto (dia de emissão do talão de reembolso) ou posteriormente. Seguindo o exemplo anterior da devolução do produto Camisola de gola alta verde tamanho S... O cliente troca o tamanho S pelo tamanho M. O talão de reembolso será usado para pagamento. Ao confirmar este pagamento será solicitada a indicação do nº do talão de reembolso e a confirmação do valor a descontar... www.sage.pt 15
O talão de reembolso poderá ser descontado a qualquer momento, desde que não tenha ainda expirado a sua validade. Caso esteja já para além do limite de dias será apresentada a mensagem: A identificação do talão de reembolso a descontar poderá ser efectuada por leitura do código de barras. Ao ler o código de barras na linha de registo será automaticamente assumida essa modalidade como pagamento. Seguindo o exemplo acima da máscara do código de barras para o talão de reembolso 9999NNNNNNNN o talão nº 1 apresentará o código 9999000000015 1 é o nº do talão de reembolso e 5 o check-digit de acordo com as regras EAN13. Nada obriga que o cliente leve um produto de igual valor ao devolvido, caso opte por um de valor superior deverá pagar o diferencial... Analisando ainda o exemplo do produto Camisola de gola alta... O tamanho M poderá ser de valor superior ao S. www.sage.pt 16
Terá que ser usada uma 2ª modalidade de pagamento para liquidação da diferença 5 em dinheiro, por exemplo. www.sage.pt 17
Caso o talão de reembolso seja de valor superior à venda ficará ainda o diferencial para futuro. Troca do produto Camisola de gola alta no valor de 30 por produto Camisa de 23... Nestes casos poderá reimprimir o talão de reembolso descontado com a informação do valor já gasto e do que tem ainda para descontar. Consulte Layout do documento para mais informações relativamente a esta parametrização. www.sage.pt 18
No dia em que é descontado, o talão de reembolso irá ser mencionado no talão de fecho como uma modalidade de pagamento. Vejamos o exemplo do dia 31-10-2008... Foram emitidas diversas vendas a balcão no total de 568 e descontado um talão de reembolso de 30. O total de vendas e de caixa será 568 = VB = 146 dinheiro + 144 cheque + 250 Visa + 30 talão de reembolso (uma das VB foi paga com o talão de reembolso). Neste dia o talão de reembolso será considerado como uma modalidade de pagamento, da mesma forma que o Visa, cheque e dinheiro. Cheques Prenda O cheque prenda é usualmente utilizado para ofertas, apenas mencionará um determinado valor, permitindo o seu uso como pagamento à posteriori. Emitido pelo próprio O cheque prenda poderá ser emitido pela própria loja podendo apenas ser trocado nas lojas do grupo. Bastante útil para ofertas de aniversário, Natal, etc... em que o contemplado apenas terá que se fazer possuir do cheque prenda para adquirir um produto na loja ao seu gosto. Emissão de cheque prenda para desconto em própria loja Uma vez que este documento não irá movimentar qualquer produto, mas sim apenas um valor, deverá ser registada uma referência que não corresponda fisicamente a um artigo. Algo tipo um simples. (ponto). Não deve usar uma linha de observações (caracter =) para o efeito, pois não será considerada para o cálculo de volume de vendas, nomeadamente em mapa de vendas por produto. A descrição poderá ser utilizada para uma mensagem alusiva ao momento. www.sage.pt 19
Poderá configurar uma tecla (ou botão do Touch) com a função SELECTDOC-CHP para emissão do cheque prenda (CHP é a sigla do documento). Este cheque prenda será considerado no final do dia no cálculo do valor em caixa e total de vendas. Analisemos como exemplo o dia 20-10-2008... Emitidas diversas vendas a balcão no total de 490 e um cheque prenda de 30. O total de vendas e de caixa será 520 = VB + CHP = 490 + 30 www.sage.pt 20
Desconto de cheque prenda emitido pelo próprio O cheque prenda poderá ser descontado a qualquer momento... Deverá ser emitida uma venda normal sendo registado o produto escolhido pelo detentor do cheque prenda. Como pagamento será entregue o cheque prenda. Seguindo o exemplo anterior de um cheque prenda no valor de 30... Venda do produto Camisola de gola alta verde tamanho S no valor de 30. A VB será paga com o cheque prenda do mesmo valor... www.sage.pt 21
Ao confirmar este pagamento será solicitada a indicação do nº do cheque prenda e a confirmação do valor a descontar... O cheque prenda poderá ser descontado a qualquer momento, desde que não tenha ainda expirado a sua validade. Caso esteja já para além do limite de dias será apresentada a mensagem: www.sage.pt 22
A identificação do cheque prenda poderá ser efectuada por leitura do código de barras. Ao ler o código de barras na linha de registo será automaticamente assumida essa modalidade como pagamento. Seguindo o exemplo acima da máscara do código de barras para o cheque prenda 9899NNNNNNNN o talão nº 1 apresentará o código 9999000000018 1 é o nº do talão de reembolso e 8 o check-digit de acordo com as regras EAN13. No fecho de dia o cheque prenda será considerado como uma modalidade de pagamento, semelhante ao dinheiro, Visa... Vejamos o exemplo do dia 30-10-2008... Foram emitidas diversas vendas a balcão no total de 490 e descontado um cheque prenda de 30. O total de vendas e de caixa será 490 = VB = 146 dinheiro + 314 Visa + 30 cheque prenda (uma das VB foi paga com o cheque prenda). Neste dia o cheque prenda será considerado como uma modalidade de pagamento, da mesma forma que o Visa e dinheiro. www.sage.pt 23
Emitido por terceiros O cheque prenda poderá ser emitido por terceiros, situação usual em shoppings em que são distribuídos aos clientes vales para troca por produtos de determinadas lojas do empreendimento. Desconto de cheque prenda emitido por terceiros O processo de desconto será semelhante ao usado para talões emitidos pela própria firma. Ao ler o código de barras na linha de registo será automaticamente assumida essa modalidade como pagamento. De acordo com o exemplo anterior dos vales refeição Ticket Restaurant e Euroticket... Ticket Restaurant 981220200185 (18,5 ) 9812202 (parte fixa definida) + 00 (dígitos quaisquer) + 18 (dois dígitos para parte inteira) + 5 (um dígito para parte decimal) Euroticket 982261400725 (7,25 ) 9822614 (parte fixa definida) + 00 (dígitos quaisquer) + 7 (um dígito para parte inteira) + 25 (dois dígitos para parte decimal) Para mais informações relativamente à máscara dos códigos de barras consulte Cupão (emitido por terceiros). www.sage.pt 24
Relatórios A qualquer momento poderá consultar o estado dos vales emitidos Relatórios Relatórios de POS Listagem de Reembolsos. Aqui poderá analisar o valor já descontado Valor Gasto e, caso o documento ainda tenha um valor pendente para descontar será assinalado Desc. Totalidade. www.sage.pt 25
Talão de Reembolso nº 1 no valor de 30 totalmente descontado. Cheque Prenda nº 1 no valor de 30 totalmente descontado. Cheque Prenda nº 2 no valor de 50 parcialmente descontado. Cheque Prenda nº 3 no valor de 45 ainda não descontado. www.sage.pt 26
Perguntas e respostas Se o talão de reembolso for de valor superior à venda posso descontá-lo na mesma? Sim, poderá descontar até ao valor total da venda ficando o diferencial para descontar em futura venda, ou seja. Poderá descontar o talão de reembolso em diversas vendas até que seja atingido o seu total. Activei a configuração 37, mas não imprime o valor já gasto e o que ainda tenho por descontar!? A configuração geral 37 fará com que seja impresso o talão de reembolso quando usado como modo de pagamento, para que seja impressa a informação do total já descontado e do que ainda está pendente terá que incluir as respectivas variáveis no layout usado para o talão de reembolso: Rodape.Totais.Total-Rodape.Totais.TotalGasto - Valor pendente Rodape.Totais.TotalGasto - Valor já descontado Poderá ainda incluir o valor original do talão de reembolso - Rodape.Totais.Total. Ao criar a modalidade Cheque Prenda não consigo definir o documento usado como pagamento, o campo não está activo! Para que fique activa a combo-box Usa documento para pagamento a modalidade deverá ser do tipo Vale. Quando emito um talão de reembolso o valor de caixa não é afectado?! Não, o talão de reembolso não irá afectar o caixa, pois na realidade não houve movimentação de dinheiro. No entanto, em termos de volume de venda, haverá uma diminuição. Ao tentar descontar um cheque prenda surge mensagem que expirou, mas foi emitido apenas há 2 dias! Qual o prazo? O prazo de validade é definido pelo utilizador. Aceda a Diversos Configurações Configuração de Documentos Tabela de Documentos e edite o documento cheque prenda. Verifique o prazo definido em Válido por X dias. Como posso verificar quais os talões de reembolso que tenho por descontar? Em Relatórios - Relatórios de POS - Listagem de Reembolsos poderá consultar os diversos talões de reembolso emitidos bem como o valor dos mesmos e total já descontado. Caso já tenha sido totalmente descontado o campo Desc. Totalidade estará desactivado. O cheque prenda afecta caixa? Sim, no dia em que é emitido contribuirá para o aumento do valor de caixa, como uma venda normal, pois na realidade, ainda que não tenha sido movimentado qualquer produto fisicamente, houve lugar a pagamento entrou dinheiro em caixa. Os talões de reembolso diminuem as vendas do vendedor que o emite? Sim, os talões de reembolso diminuem no valor das vendas (seja por terminal, vendedor, família, etc...), uma vez que se está a fazer a devolução de mercadoria. Se o vendedor vende 100 e faz uma devolução (talão de reembolso) de 20, na realidade vendeu apenas 80. www.sage.pt 27