Universidade Federal Fluminense SISTEMA DE CONTROLE DE PROCESSOS SCP MANUAL DO USUÁRIO Novembro 2007
Sumário 1. INTRODUÇÃO...3 2. REQUISITOS NECESSÁRIOS...3 3. INFORMAÇÕES SOBRE SENHAS...3 4. ACESSO AO PORTAL TARANTUFF (VIA WINDOWS XP)...4 5. ACESSO AO PORTAL TARANTUFF (VIA WINDOWS 98)...5 6. DIFERENÇAS ENTRE O NOVO SCP E O SISTEMA DO QWS#3270...5 7. ACESSO AO SCP...6 8. SCP...7 8.1. TELA DE ENTRADA...7 8.2. CONSULTA...7 8.2.1. CONSULTA POR ASSUNTO...7 8.2.2. CONSULTA POR DATA DE AUTUAÇÃO...9 8.2.3. CONSULTA POR INDEXADOR...9 8.2.4. CONSULTA POR INTERESSADO...10 8.2.5. CONSULTA POR INTERESSADO E ASSUNTO...10 8.2.6. CONSULTA POR NÚMERO...11 8.2.7. CONSULTA POR ORIGEM...12 9. TRÂMITE...13 9.1. NOVO TRÂMITE...13 9.1. ALTERAÇÃO DE DADOS DE UM TRÂMITE...15 9.2. EXCLUSÃO DE UM TRÂMITE...16 10. FALE CONOSCO...18 11. OBSERVAÇÕES...18 2
1. Introdução Este manual tem por objetivo orientar a operação do novo Sistema de Controle de Processos (SCP). O novo SCP possui quatro perfis de usuários: 1. Gestor do Sistema; 2. Autuador de processos; 3. Tramitador, e 4. Pesquisador. Para cada perfil de usuário estão disponíveis, no SCP, um conjunto de operações específicas. Em caso de dúvida quanto ao seu perfil verifique suas informações pessoais na parte superior da Tela de Entrada do SCP. Neste manual não constam as operações realizadas pelo Gestor do Sistema (SCA/NDC). 2. Requisitos necessários Para utilização do SCP é necessário que o usuário tenha um microcomputador conectado à internet, dotado de sistema operacional WINDOWS, LINUX, MAC OS ou SOLARIS. Os componentes necessários à utilização do módulo consomem cerca de 50 MB, sendo, também necessário, que a máquina tenha um mínimo de 64 MB de memória RAM e uma placa de vídeo de 2 MB. Deve também estar instalado e configurado um software de acesso a Internet. 3. Informações sobre senhas Para operação do novo SCP é necessário que o usuário tenha um login pessoal criado pelo NTI, que será composto pela letra u (referente a usuário) + nº de seu CPF. Caso queira alterar a senha de seu login pessoal, o usuário deve acessar a página www.portal1.uff.br, e seguir as instruções específicas para troca de sua senha. Novos usuários deverão solicitar o login pessoal pelo e-mail scp@nti.uff.br enviando: nome completo; CPF; órgão UFF; função que deseja exercer no sistema (tramitador ou pesquisador); se prestador de serviço ou servidor UFF e e-mail. 3
4. Acesso ao Portal Tarantuff (via Windows XP) O acesso ao SCP ocorre através da página www.portal1.uff.br, conforme o roteiro mencionado a seguir. A partir da tela ao lado, você terá acesso ao cliente NX, ambiente onde reside o novo SCP. Para tal, basta clicar na opção referente ao acesso aos Sistemas de Aplicações. Você também poderá acessar as opções de troca de senhas ou visualização de arquivos nesta página. Clique no botão Continue (duas vezes). Na tela ao lado, você deverá informar o seu login (criado pelo NTI) e composto pela letra u (correspondente a usuário) + o número de seu CPF. A senha para primeiro acesso será informada pelo NTI e poderá ser alterada sempre que você desejar (através da opção Troca de senha, no acesso à página www.portal1.uff.br). Após preencher os dois campos clique no botão Login. 4
5. Acesso ao Portal Tarantuff (via Windows 98) Clique no atalho que dá acesso ao NX Client. Surgirá uma tela como ao lado, onde você deverá informar o seu login (criado pelo NTI) e composto pela letra u (correspondente a usuário) + o número de seu CPF. A senha para primeiro acesso será informada pelo NTI e poderá ser alterada sempre que você desejar (através da opção Troca de senha, no acesso à página www.portal1.uff.br). Após preencher os dois campos clique no botão Login. 6. Diferenças entre o novo SCP e o sistema do QWS#3270 Número do processo No novo SCP o número de um processo de 2001 ou posterior deve ser digitado com 4 posições numéricas para o ano e os números de processo anteriores devem ser digitados com 2 posições. Exemplos de números de processos válidos para o novo SCP: 5804/99-74 ; 452/00-67 ; 40192/2001-97 ; 244/2002-73 ; 10104/2007-18. Os números de processo deverão ser digitados sem edição de / e -. Digitação da barra ( / ) Sempre que se fizer necessário digitar a / (barra) deve-se utilizar a tecla correspondente à operação de divisão. Para imprimir uma tela do sistema O procedimento de impressão de tela utilizado no QWS3270 (tecla Print Screen ) não existe no novo sistema, por limitação dos softwares utilizados nesta nova plataforma. Para imprimir uma tela no novo SCP seguir os passos: o Teclar Ctrl + Alt + K e fechar a janela com OK ; o Teclar Print Screen ; o Abrir o WORD colocar o conteúdo copiado e imprimir. 5
O sistema poderá prover relatórios para substituir as impressões de tela. Para solicitar o desenvolvimento de novos relatórios favor enviar mensagem pela opção Fale Conosco, descrita no item 10 deste manual. Órgão de origem X origem O novo SCP não contem informações sobre o órgão de origem como ocorria no sistema do QWS3270, O campo de informação intitulado Origem, no novo SCP, refere-se ao documento que deu origem ao processo (ex: memorando) ou a quem solicitou a abertura do processo. Indexador O novo SCP contem mais um campo de informação chamado indexador que corresponde ao assunto genérico do processo, tal como: trancamento de matrícula; hora extra; ect. O indexador foi criado para evitar que um processo não seja encontrado caso haja algum erro de digitação do assunto no ato do cadastramento. 7. Acesso ao SCP A partir de agora você chegou à tela principal, que lhe dará acesso ao novo SCP. Observe, no cabeçalho da tela, se os seus dados pessoais estão corretos. Para acessar o SCP, clique sobre a opção Sistemas Administrativos. Clique em Controle de Processos. 6
8. SCP O conteúdo do Menu de Opções das próximas telas exibidas pelo SCP variam de acordo com o perfil do usuário: perquisador de processos; tramitador de processos e autuador de processos. Neste manual descreveremos todos os tipos de operações disponíveis para o usuário de perfil Tramitador. 8.1. Tela de Entrada 1 2 3 Na Tela de Entrada do SCP constam: o Menu de Opções disponíveis para operação do sistema. (1) dados pessoais do usuário, incluindo o perfil (autuador; tramitador ou pesquisador). (2) mensagens para a comunidade que opera o SCP, quando houver. (3) 8.2. Consulta Clicando no item Consulta, do Menu de Opções, o usuário tem acesso a todas os tipos de consultas disponíveis para o seu perfil. Tela 1 8.2.1. Consulta por assunto 7
Digite uma palavra ou uma expressão. Para limitar o universo da pesquisa é aconselhável estabelecer o período em que o processo deve ter sido autuado. As datas podem ser digitadas ou selecionadas no calendário, acionado pelo ícone à direita do campo data. Clique em Procurar. Tela 2 Importante: o sistema trará todos os processos que contenham a palavra tal e qual foi digitada na pesquisa e no cadastramento dos mesmos. Exemplo: muitos processos foram cadastrados com o assunto hora-extra; outros com horas-extras; outros ainda com hora extra e também horas extras. Qualquer uma das opções utilizadas na consulta trará apenas os processos que tenham sido cadastrados com a mesma grafia utilizada na consulta. Aparecem na tela: os argumentos de pesquisa digitados; o Número de processos cadastrados no SCP que satisfazem a pesquisa e algumas informações sobre os processos encontrados. Clique no processo desejado e em seguida clique no botão Exibir ou dê um clique duplo sobre o processo para ver todas as informações cadastradas na tela Informações sobre o processo. Tela 3 OBS: a última tela ao final de uma consulta, para todos os tipos de consulta, será a tela Informações sobre o processo, descrita no item 8.2.6, Tela 9, deste manual. 8
8.2.2. Consulta por data de autuação As datas podem ser digitadas ou selecionadas no calendário, acionado pelo ícone à direita do campo data. Caso deseje consultar apenas um dia selecione o mesmo dia nos dois campos de informação. Clique em Procurar. OBS: O calendário tem controles específicos para mudança de mês e de ano. Tela 4 A próxima tela é similar a Tela 3 do item 8.2.1 deste manual e nela figuram: os argumentos de pesquisa digitados; o número de processos cadastrados no SCP que satisfazem a pesquisa e algumas informações sobre os processos encontrados. Clique no processo desejado e em seguida clique no botão Exibir ou dê um clique duplo sobre o processo para ver todas as informações cadastradas para este processo na tela Informações sobre o processo, descrita no item 8.2.6, Tela 9, deste manual. 8.2.3. Consulta por indexador Selecione o indexador desejado, na seta à direta do campo; digite ou selecione as datas para limitar o universo de pesquisa e clique em Procurar. Tela 5 9
A próxima tela é similar a Tela 3 do item 8.2.1 deste manual e nela figuram: os argumentos de pesquisa digitados; o número de processos cadastrados no SCP que satisfazem a pesquisa e algumas informações sobre os processos encontrados. Clique no processo desejado e em seguida clique no botão Exibir ou dê um clique duplo sobre o processo para ver todas as informações cadastradas para este processo na tela Informações sobre o processo, descrita no item 8.2.6, Tela 9, deste manual. 8.2.4. Consulta por interessado Tela 6 Para procurar um processo por interessado é preciso informar se o processo é anterior a implantação do novo SCP, selecionando Processos anteriores ou posterior a implantação do SCP, selecionando Processos posteriores. A próxima seleção refere-se ao tipo do interessado que se deseja pesquisar. Após selecionar o tipo de interessado digite/escolha o nome ou código do interessado e clique em Procurar. OBS: Esta é a única consulta que faz distinção entre os dados cadastrados no QSW3270 e os dados cadastrados no novo SCP. Esta distinção se fez necessária em virtude de especificações técnicas entre os dois sistemas. A próxima tela é similar a Tela 3 do item 8.2.1 deste manual e nela figuram: os argumentos de pesquisa digitados; o número de processos cadastrados no SCP que satisfazem a pesquisa e algumas informações sobre os processos encontrados. Clique no processo desejado e em seguida clique no botão Exibir ou dê um clique duplo sobre o processo para ver todas as informações cadastradas para este processo na tela Informações sobre o processo, descrita no item 8.2.6, Tela 9, deste manual. Antes de consultar por órgão UFF favor ler observação no item 11 deste manual. 8.2.5. Consulta por interessado e assunto 10
Esta consulta conjuga os argumentos de pesquisa relatados nos itens 8.2.2 e 8.2.5 deste manual. Após escolher e digitar os argumentos de pesquisa clique em Procurar. Tela 7 A próxima tela é similar a Tela 3 do item 8.2.1 deste manual e nela figuram: os argumentos de pesquisa digitados; o número de processos cadastrados no SCP que satisfazem a pesquisa e algumas informações sobre os processos encontrados. Clique no processo desejado e em seguida clique no botão Exibir ou dê um clique duplo sobre o processo para ver todas as informações cadastradas para este processo na tela Informações sobre o processo, descrita no item 8.2.6, Tela 9, deste manual. Antes de consultar por órgão UFF favor ler observação no item 11 deste manual. 8.2.6. Consulta por número Digite o número do processo sem / e - e clique em Procurar. OBS: O ano no número dos processos anteriores a 2001 deve ser digitado com 2 posições e nos processos de 2001 em diante com 4 posições. Consulte esta informação mais detalhada no item 6 deste manual. Tela 8 11
A Tela ao lado denomina-se Informações sobre o processo ; é exibida sempre ao final de cada consulta e contem todas as informações cadastradas para um processo, incluindo a navegação de trâmites que pode ser visualizada utilizando-se o rolamento através das setas. Tela 9 8.2.7. Consulta por origem Digite o número do memorando ou qualquer outro documento que possa ter originado o processo e clique em Procurar. Tela 10 A próxima tela é similar a Tela 3 do item 8.2.1 deste manual e nela figuram: os argumentos de pesquisa digitados; o número de processos cadastrados no SCP que satisfazem a pesquisa e algumas informações sobre os processos encontrados. Clique no processo desejado e em seguida clique no botão Exibir ou dê um clique duplo sobre o processo para ver todas as informações cadastradas para este processo na tela Informações sobre o processo, descrita no item 8.2.6, Tela 9, deste manual. 12
9. Trâmite Entende-se por trâmite o encaminhamento ou despacho de um processo para outro órgão UFF ou fora da UFF (externo). No SCP encaminhar um processo significa efetuar um novo trâmite, isto é, incluir uma nova informação de trâmite. 9.1. Novo trâmite Clique no item Cadastro, do Menu de Opções e selecione Trâmite. Tela 11 Digite o número do processo que deseja tramitar, sem / e -, e clique em Procurar. OBS: O ano no número dos processos anteriores a 2001 deve ser digitado com 2 posições e nos processos de 2001 em diante com 4 posições. Consulte esta informação mais detalhada no item 6 deste manual. Tela 12 13
Clique em Incluir. Tela 13 OBS: Cada usuário do SCP está relacionado a um órgão UFF e esta informação consta na Tela de Entrada, ver item 8.1 deste manual. O SCP só permitirá a inclusão de um trâmite nos processos que possuam como destino do último trâmite o órgão UFF do usuário ou um órgão subordinado a este. Na tentativa de inclusão de um trâmite fora desta especificação o SCP exibirá a mensagem Este órgão não está autorizado a efetuar o trâmite". Neste caso deve-se entrar em contato com o último órgão que aparece na lista de trâmites do processo e solicitar que este que faça no SCP a inclusão do trâmite para que se possa dar prosseguimento à tramitação do processo no sistema. Tela 14 Escolha o órgão para o qual o processo será encaminhado; digite a data em que foi encaminhado para o órgão (ou selecione no calendário, clicando no ícone à direita da data); digite o número da GRDP (sem / ) e o ano com 2 posições; escolha o motivo e situação do trâmite clicando nas setas correspondentes e clique em Confirmar. OBS: o campo Data refere-se à data real do trâmite e não a data de cadastramento do trâmite no sistema. Se o Órgão Destino for um órgão UFF esta informação terá necessariamente que referir-se aos órgãos UFF codificados no Sistema de Controle de Órgãos (SIORG), 14
cujo gestor é a PLAN/PROPLAN. O SIORG está aberto para Consulta Pública na Internet e pode ser acessado através do Portal NTI http://portal.uff.br/portalnti. Se todos os campos forem digitados e/ou selecionados corretamente surgirá uma mensagem de sucesso da operação de inclusão do trâmite que deverá ser fechada com um clique no botão de OK. 9.1. Alteração de dados de um trâmite A alteração de dados do trâmite só é permitida no último trâmite de um processo e se este trâmite foi incluído pelo usuário que está tentando alterar. Entende-se aqui por usuário o órgão ao qual o operador pertence. Digite o número do processo que deseja tramitar, sem / e -, e clique em Procurar. OBS: O ano no número dos processos anteriores a 2001 deve ser digitado com 2 posições e nos processos de 2001 em diante com 4 posições. Consulte esta informação mais detalhada no item 6 deste manual. Tela 15 Selecione o trâmite e clique em Alterar. 15
Tela 16 Selecione qualquer um dos dados disponíveis para alteração e clique em Confirmar. OBS: O Órgão de Destino não pode ser alterado. Em caso de erro no Órgão de Destino deve-se excluir o trâmite e incluí-lo novamente. O campo Data refere-se à data real do trâmite e não a data de cadastramento do trâmite no sistema. Tela 17 Se o Órgão Destino for um órgão UFF esta informação terá necessariamente que referir-se aos órgãos UFF codificados no Sistema de Controle de Órgãos (SIORG), cujo gestor é a PLAN/PROPLAN. O SIORG está aberto para Consulta Pública na Internet e pode ser acessado através do Portal NTI http://portal.uff.br/portalnti. Se todos os campos forem digitados e/ou selecionados corretamente surgirá uma mensagem de sucesso da operação de alteração do trâmite que deverá ser fechada com um clique no botão de OK. 9.2. Exclusão de um trâmite A exclusão de um trâmite só permitida for o último e se este trâmite foi incluído pelo usuário que está tentando excluir. Entende-se aqui por usuário o órgão ao qual o operador pertence. Digite o número do processo que deseja tramitar, sem / e -, e clique em Procurar. OBS: O ano no número dos processos anteriores a 2001 deve ser digitado com 2 posições e nos processos de 2001 em diante com 4 posições. Consulte esta informação mais detalhada no item 6 deste manual. 16
Tela 18 Selecione o trâmite e clique em Excluir. Tela 19 Para excluir clique em Sim. Para cancelar a exclusão clique em Não. Tela 20 17
10. Fale Conosco Utilize o Fale Conosco para: críticas e sugestões; comunicar uma sigla não encontrada na tabela do Siorg (Sistema Organograma UFF); sanar dúvidas a respeito de algum indexador; dirimir dúvidas a respeito da operação do sistema Tela 21 11. Observações Este item do manual está reservado para observações que possam elucidar as dúvidas mais freqüentes, por este motivo trata-se de um item dinâmico, que será atualizado periodicamente, conforme a necessidade. Datas As datas que constam no SCP referem-se sempre as datas reais de autuação do processo ou trâmite, conforme o caso, e não a data de cadastramento da informação no sistema. Todas as datas no novo SCP têm 4 posições numéricas para o ano (ex: 04/11/2008). Órgão UFF Sempre que o sistema solicitar o preenchimento de campos de informação com um órgão UFF esta informação terá necessariamente que referir-se aos órgãos UFF codificados no Sistema de Controle de Órgãos (SIORG), cujo gestor é a PLAN/PROPLAN. O SIORG está aberto para Consulta Pública na Internet e pode ser acessado através do Portal NTI http://portal.uff.br/portalnti. 18