Manual de Treinamento Documento de Entrada UNIDADES Cliente: SERVIÇO SOCIAL DO TRANSPORTE - SEST Projeto: PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PROTHEUS Contrato No.: 00232/15 VERSÃO 01
Sumário 1 DADOS GERAIS...3 2 OBJETIVOS...3 3 PROCESSOS ABORDADOS NO MATERIAL...3 4 METODOLOGIA DA CAPACITAÇÃO...4 5 ACESSANDO O MÓDULO FISCAL...4 6 NOÇÕES BÁSICAS PARA ENTRADA DE NOTAS FISCAIS...5 7 CADASTROS BÁSICOS...6 7.1 FORNECEDORES... 6 7.2 PRODUTOS... 10 7.3 TES TIPOS DE ENTRADA/TIPOS DE SAÍDA... 14 7.4 NATUREZAS FINANCEIRAS... 14 8 DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS... 15 8.1 PROCESSO: REALIZAR RECEBIMENTO FÍSICO E FISCAL NO ERP FIS_001... 15 8.2 PROCESSO: RETER IR, PIS, COFINS, CSLL, INSS E ISS FIS_002, FIS_003, FIS_004, FIS_006.... 23 2
1 DADOS GERAIS Código Cliente: T26503 Cliente: SEST/SENAT Projeto: Implantação do ERP Protheus No. Contrato: 00232/2015 2 OBJETIVOS Esta capacitação foi elaborada para informar aos futuros usuários do Sistema Protheus sobre as mudanças realizadas nos processos do SEST/SENAT no âmbito do Projeto Plug. Também tem como objetivo habilitá-los a usarem as funções necessárias para exercício de suas atividades. Para isso será apresentada uma visão prática e completa dos processos específicos para entrada de notas fiscais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades associados no sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todos os processos mapeados durante o projeto sejam contemplados. IMPORTANTE: Este material de treinamento deve ser utilizado como apoio à capacitação em conjunto com outras ferramentas como o Help Online do Protheus e o detalhamento dos campos, que o próprio sistema possui, ao utilizar a tecla F1 sobre os campos. 3 PROCESSOS ABORDADOS NO MATERIAL Este documento contemplará os seguintes processos para entrada de Nota Fiscal: CADASTROS BÁSICOS FORNECEDORES, PRODUTOS, TES E NATUREZAS; REALIZAR RECEBIMENTO FÍSICO E FISCAL NO ERP FIS_001; RETER IR FIS_002; RETER PIS/COFINS/CSLL FIS_003; RETER INSS FIS_004; RETER ISSQN TERCEIROS FIS_006. 3
4 METODOLOGIA DA CAPACITAÇÃO Este manual tem como base a visão básica das rotinas ofertadas no sistema para as unidades do SEST/SENAT. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento das necessidades do SEST/SENAT, relacionado com as interfaces no sistema Protheus na versão 12. 5 ACESSANDO O MÓDULO FISCAL Inicialização do sistema: Acessar o Protheus com o login e senha do usuário. 1. No campo Usuário : Digitar o nome do usuário do sistema. 2. No campo Senha : Digitar senha do usuário. 3. Clicar em Entrar. PASSO 1: Digite usuário e senha. PASSO 2: Clique em Entrar para acessar o sistema. 4
PASSO 3: Selecione a data base. PASSO 4: Visualizar grupo do usuário. PASSO 5: Visualizar filial do usuário. PASSO 6: Visualizar ambiente do usuário. No campo Data Base : indicar a data para relatórios e atualizações do sistema. No campo Grupo : indica o nome do grupo do usuário. No campo Filial : indica o nome da unidade do usuário. No campo Ambiente : selecionar o código do módulo desejado. Exemplo: 02 Compras Clicar em Entrar. DICA: Para detalhamento de cada campo, pode-se selecioná-lo, clicar 2 vezes e clicar na tecla F1 do teclado. Ao executar esta rotina aparecerá o detalhamento abaixo do campo desejado. 6 NOÇÕES BÁSICAS PARA ENTRADA DE NOTAS FISCAIS A rotina de entrada de notas fiscais, conhecida como Documento de Entrada no Protheus, tem por objeto registrar/classificar as notas fiscais de serviços ou mercadorias, baixando os pedidos de compras, gerando os títulos a pagar para o financeiro, atualizando os saldos em estoque, itens de ativo fixo e os dados fiscais e contábeis. Ao iniciar o lançamento, este deverá considerar o(s) pedido(s) de compra(s) de origem caso existam e os demais campos obrigatórios necessários para a classificação. Campos obrigatórios para o lançamento da nota fiscal: Tipo da Nota Número do documento Série 5
Data de Emissão Fornecedor Espécie de documento (Em casos de Notas Fiscais Eletrônicas utilize a Espécie de Doc. como SPED que no Protheus significa NOTA FISCAL ELETRÔNICA DA SEFAZ. Para Notas Fiscais de Formulário Continuo utilize a Espécie NFE, demais tipos de documentos, analise as opções contidas na consulta); Código do Produto Quantidade Valor Unitário Valor Total TES (Tipo de entrada e saída) Conselho Grp Orc Programa Sub Programa Projeto Dados de Cobrança do ISS (Notas de Serviços) Dados da DIRF para Retenção (Notas de Serviços) Condição de pagamento Natureza financeira Por fim, a classificação resultará nos registros de integração com os demais módulos, especialmente alimentando as tabelas de estoque, contabilidade, livros fiscais e financeiras, dependendo da configuração dos tipos de entradas e saídas, poderá gerar integração com outros módulos, como Ativo Fixo, Estoque, Contábil, Financeiro, Fiscal e Orçamento 7 CADASTROS BÁSICOS Os cadastros básicos definem as etapas que deverão ser observadas para o correto cadastramento dos dados necessários para utilização do Documento de Entrada 7.1 FORNECEDORES Esta rotina permite registrar fornecedores tipo: Pessoa física, Pessoa jurídica, ou Outros (Exterior - uso para importação). O pagamento dos fornecedores é feito por meio de títulos a pagar gerados pelos registros dos documentos de entrada, ou por registros manuais utilizando os recursos disponíveis no módulo Financeiro. 6
Os dados gerados e movimentados para o fornecedor, no módulo Financeiro, atualizam a Consulta Posição Financeira do Fornecedor, em que estão destacados: Saldo em duplicatas a pagar, Maior compra, Primeira compra, Última compra, Maior saldo, Média de atraso, Quantidade de compras, Títulos em aberto, Títulos pagos, entre outros. O devido preenchimento deste cadastro é importante para definir o perfil completo do fornecedor. Dados que podem ser utilizados em outras rotinas do Sistema. Para incluir um fornecedor: 1. Em Fornecedores, selecione a opção Incluir. O Sistema apresenta a tela de inclusão subdividida em pastas que facilitam o gerenciamento das informações. Este cadastro possui preenchimento auto-explicativo e está sub-dividido nas seguintes pastas: Pasta Cadastrais Pasta Adm./Fin. Pasta Fiscais Pasta Compras Pasta Outros 2. Preencha os dados necessários conforme orientação do help de campo. 3. Este cadastro possui preenchimento auto-explicativo e está sub-dividido em pastas. Observe o preenchimento dos seguintes campos em cada pasta: Pasta Cadastrais: Tipo; CNPJ/CPF; Código; Loja; Razão Social; N Fantasia; Endereço; Bairro; Estado; Cod. Municip.; Município ; CEP; DDD; Telefone; 7
Ins. Estadual (Caso não tenha colocar a palavra ISENTO); Ins. Municip (Preencher apenas se existir, caso contrário deixar em BRANCO ); Pais; E-mail. Pasta Fiscais: Pais Bacen; Tipo Pessoa; Obs. Fiscal. PASSO 1: Acesse: Atualizações > Cadastros > Fornecedores. 8
PASSO 2: Clique em Incluir. PASSO 3: Preencha os dados conforme help dos campos. 9
PASSO 4: Confira os dados e clique em Salvar. No SEST/SENAT as unidades realizaram o cadastro prévio do Fornecedor, para que a CORC possa fazer as parametrizações pertinentes e então alterar o status para 1-Não no campo Bloqueado. 7.2 PRODUTOS Este cadastro contém as principais informações sobre produtos e serviços adquiridos ou fornecidos pela empresa, propiciando o seu controle em todos os ambientes do sistema. O cadastro de produtos será compartilhado entre empresas e as unidades facilitando e padronizando, código, descrição e demais informações do cadastro. O código do produto será gerado de forma automática. A máscara do código do produto será formatada pela junção do código do grupo de produtos com 4 posições alfanuméricas, mais um sequencial automático, sendo sua apresentação da seguinte forma. GRUPO DE PRODUTO MATERIAL DE CONSUMO -> 0001 CÓDIGO DO PRODUTO 0001 + SEQUENCIAL DE 8 POSIÇÕES = 000100000001 Para incluir um Produto: 10
1. Em Produtos, selecione a opção Incluir. O Sistema apresenta a tela de inclusão subdividida em pastas que facilitam o gerenciamento das informações. Este cadastro possui preenchimento auto-explicativo e está sub-dividido nas seguintes pastas: Pasta Cadastrais Pasta Impostos Pasta Mrp/Suprimentos Pasta C.Q Pasta Atendimento Pasta Direitos Autorias Pasta Garantia Extendida Pasta Outros 2. Preencha os dados necessários conforme orientação do help de campo. 3. Este cadastro possui preenchimento auto-explicativo e está sub-dividido em pastas. Observe o preenchimento dos seguintes campos em cada pasta: Pasta Cadastrais: Grupo; Código; Descrição; Tipo; Unidade; Armazém Pad. Pasta Impostos: Pos. IPI/NCM; Obs. Fiscal. 11
PASSO 1: Acesse: Atualizações > Cadastros > Produtos. PASSO 2: Clique em Incluir. 12
PASSO 3: Preencha os dados conforme help dos campos. PASSO 4: Confira os dados e clique em Salvar. No SEST/SENAT as unidades realizaram o cadastro prévio do Produto, para que a CORC possa fazer as parametrizações pertinentes e então alterar o status para 1-Não no campo Bloqueado 13
7.3 TES TIPOS DE ENTRADA/TIPOS DE SAÍDA O Cadastro Tipo de Entrada e Saída (TES) é responsável pela correta classificação (Entrada) dos documentos fiscais de entrada e saída registrados no sistema. Através dele é possível: Calcular os tributos pertinentes ao documento registrado (entrada ou saída), bem como, definir sua escrituração nos Livros Fiscais de ISS; Controlar a entrada e saída de produtos/valores no estoque (integração com Estoque e Custos, Faturamento e Compras) e atualizar os custos de entrada e saída; Incluir automaticamente títulos a receber (vendas/saída) e a pagar (compras/entradas) (integração com os ambientes Faturamento e Compras); Registrar automaticamente os ativos imobilizados, a partir dos documentos de entrada referentes à compra de ativo fixo (integração com o Ativo Fixo); A consulta ao cadastro de TES pode ser realizada no momento da entrada do documento fiscal. Para tal, basta clica em cima do campo Tipo Entrada e após, clicar na lupa. ATENÇÃO Clique na lupa para consultar a TES, caso necessário. 7.4 NATUREZAS FINANCEIRAS Permite realizar o controle das finanças da empresa sem a colaboração direta da Contabilidade, na geração dos títulos a pagar e a receber. É através da natureza que o sistema faz a classificação dos títulos a pagar e a receber, conforme a operação. 14
As naturezas permitem classificar a origem das receitas e despesas, agrupando as movimentações com características comuns, como por exemplo: pagamento de fornecedores. recebimento de clientes. gastos gerais. pagamentos de luz, água, etc. A consulta ao cadastro de Naturezas pode ser realizada no momento da entrada do documento fiscal. Para tal, basta acessar a aba Duplicatas e clicar na lupa. ATENÇÃO: Clique na lupa para consultar as naturezas. 8 DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS 8.1 PROCESSO: REALIZAR RECEBIMENTO FÍSICO E FISCAL NO ERP FIS_001 8.1.1 OBJETIVO Realizar a entrada (cadastro) dos documentos fiscais no ERP. 8.1.2 ENTRADAS DO PROCESSO Processo: Recebimento Físico de Produto/Serviço. 15
8.1.3 DESCRIÇÃO DO PROCESSO O Processo foi descrito pelas equipes internas do SEST/SENAT, acompanhadas pela equipe TOTVS. Nas Unidades Operacionais, o responsável local pela nota fiscal realizará a entrada do documento no Protheus. 8.1.4 SAÍDAS DO PROCESSO Processo: Controle de Estoque, Realizar Pagamento. Recebimento realizado no ERP. 8.1.5 DOCUMENTAÇÕES DE APOIO Manual de Treinamento. Informativo de recolhimentos (CORC) 8.1.6 DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES NO PROTHEUS 8.1.6.1 INSERIR INFORMAÇÕES CADASTRAIS DA NOTA FISCAL FIS FIS_001_01 Para dar entrada nas notas fiscais acesse: 1. Atualizações Movimentos Documento de Entrada; 2. Clique em Incluir ; 3. Preencha os campos de informação da nota fiscal: Tipo da Nota: Número do documento: Série: Data de Emissão: Fornecedor: Espécie de documento: (Em casos de Notas Fiscais Eletrônicas utilize a Espécie de Doc. como SPED que no Protheus significa NOTA FISCAL ELETRÔNICA DA SEFAZ. Para Notas Fiscais de Formulário Continuo utilize a Espécie NFE, demais tipos de documentos, analise as opções contidas na consulta); 4. Acesse o menu de Outras Ações e clique em Pedidos : Caso a Nota Fiscal seja oriunda de um contrato, deve-se clicar na opção Filtra Medição e somente depois clicar em Outras Ações > Pedidos. 5. Selecione o pedido referente a nota fiscal que está sendo incluída. Código do Produto: 16
Quantidade: Valor Unitário: Valor Total: TES: Conselho: Programa: Sub Programa: Grp Orc: Projeto: 6. Selecione a pasta Impostos para preencher os Dados de Cobrança do ISS e Dados da DIRF para Retenção (Notas de Serviços): Dados de Cobrança do ISS (Notas de Serviços): Fornec ISS: Venc ISS: Dados da DIRF para Retenção (Notas de Serviços) Gera DIRF: SIM ou NÃO Cd. Retenção: 7. Selecione a pasta Duplicatas para preencher a condição de pagamento e natureza financeira. 8. Clique na lupa para consultas: Condição de pagamento: Se atentar ao vencimento da Nota Fiscal para lançamento correto no financeiro. Natureza financeira: 9. Confira se todas as informações foram preenchidas corretamente e clique em Salvar para confirmar a entrada da nota fiscal. 17
PASSO 1: Acesse a rotina de Documento de Entrada no menu de Atualizações Documentos de Entrada. PASSO 2: Selecione a opção de Incluir. PASSO 3: Preencha os campos com informação da nota fiscal. 18
PASSO 4: Acesse o menu de Outras Ações e clique em Pedidos. PASSO 5: Selecione o pedido referente a nota fiscal que está sendo incluída e confirme. 19
IMPORTANTE: Caso a Nota Fiscal seja oriunda de um contrato, deve-se clicar na opção Filtra Medição e somente depois clicar em Outras Ações > Pedidos. PASSO 6: Preencha o tipo de entrada dos itens. Clique na lupa para consultar a TES. 20
PASSO 7: Acesse a aba pasta Duplicatas para preencher a Natureza, quando não estiver vinculado no cadastro do fornecedor ou for diferente do cadastro. 21
PASSO 8: Preencha a natureza financeira. Clique na lupa para consultar as naturezas. PASSO 9: Confira as informações e clique em Salvar. 22
8.2 PROCESSO: RETER IR, PIS, COFINS, CSLL, INSS E ISS FIS_002, FIS_003, FIS_004, FIS_006. 8.2.1 OBJETIVO Realizar a retenção do IR, PIS, COFINS, CSLL, INSS e ISS dos Documentos de Entrada. 8.2.2 ENTRADAS DO PROCESSO Processo: Recebimento Fiscal no ERP. 8.2.3 DESCRIÇÃO DO PROCESSO O Processo foi descrito pelas equipes internas do SEST/SENAT, acompanhadas pela equipe TOTVS. Nas Unidades Operacionais, o responsável local pela nota fiscal realizará a entrada do documento no Protheus. 8.2.4 SAÍDAS DO PROCESSO Processo: Controle Financeiro, Realizar Pagamento. Recebimento realizado no ERP. 8.2.5 DOCUMENTAÇÕES DE APOIO Informativo de recolhimentos (CORC) Manual de Treinamento. 8.2.6 DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES NO PROTHEUS 8.2.6.1 ANALISAR CÁLCULO E RETENÇÃO DO IR, PIS, COFINS, CSLL, INSS E ISS FIS_002, FIS_003, FIS_004, FIS_006. A análise do cálculo e retenção dos Impostos deve ser realizada no momento do registro da entrada da nota fiscal descrito no processo de recebimento físico e fiscal. Ao inserir as informações cadastrais da nota fiscal conforme descrito no item 8.1.7.1 é necessário informar a natureza, o produto, o fornecedor,tes, dentre outros. Os dados fiscais desses cadastros é que informam ao sistema a necessidade de reter o imposto de renda e qual a alíquota de retenção. Nos casos em que o sistema identificar a necessidade de retenção é efetuado o cálculo do imposto e o mesmo é exibido na pasta imposto indicada na tela a seguir. 23
1. Análise os campos no Protheus para o correto lançamento da nota fiscal: Tipo da Nota: Número do documento: Série: Data de Emissão: Fornecedor: Espécie de documento: (Em casos de Notas Fiscais Eletrônicas utilize a Espécie de Doc. como SPED que no Protheus significa NOTA FISCAL ELETRÔNICA DA SEFAZ. Para Notas Fiscais de Formulário Continuo utilize a Espécie NFE, demais tipos de documentos, analise as opções contidas na consulta); 2. Caso exista um pedido de compras, acesse o menu de Outras Ações e clique em Pedidos : Caso a Nota Fiscal seja oriunda de um contrato, deve-se clicar na opção Filtra Medição e somente depois clicar em Outras Ações > Pedidos. 3. Com a seleção do pedido referente a nota fiscal que está sendo incluída, análise os campos abaixo. Caso não exista pedido ou contrato, preencha os campos abaixo de forma manual: Código do Produto: Quantidade: Valor Unitário: Valor Total: TES: Conselho: Programa: Sub Programa: Grp Orc: Projeto: 4. Selecione a pasta Impostos para preencher os Dados de Cobrança do ISS e Dados da DIRF para Retenção (Notas de Serviços): Dados de Cobrança do ISS (Notas de Serviços): Fornec ISS: Venc ISS: Dados da DIRF para Retenção (Notas de Serviços) Gera DIRF: SIM ou NÃO Cd. Retenção: 5. Selecione a pasta Duplicatas para preencher a condição de pagamento e natureza financeira. 6. Clique na lupa para consultas: Condição de pagamento: Atenção ao vencimento da Nota Fiscal para lançamento correto no financeiro. 24
Natureza financeira: 7. Confira se todas as informações foram preenchidas corretamente e clique em Salvar para confirmar a entrada da nota fiscal. Na aba Impostos são exibidos os impostos calculados de acordo com os dados preenchidos. 25
Na pasta Duplicatas é possível verificar o valor do título e verificar quais impostos estão sendo retidos. Na aba Duplicatas é possível verificar o valor líquido da nota e verificar quais impostos estão sendo retidos. 8.2.6.2 AJUSTAR CÁLCULO E RETENÇÃO DO IR, PIS, COFINS, CSLL, INSS E ISS FIS_002, FIS_003, FIS_004, FIS_006. Após verificar os impostos calculados pelo sistema, caso não tenha sido bloqueado nas configurações do sistema, é possível ajustar as alíquotas dos impostos incidentes na nota fiscal. No entanto, caso identifique algum erro no cálculo dos impostos verifique se o TES e a Natureza informados estão adequados. IMPORTANTE: Caso o imposto esteja marcado como não reter nos cadastros de TES e Natureza, mesmo que seja informado manualmente no cadastro da nota, o imposto não será retido e o título no financeiro não será gerado. Confira a TES e a Natureza informada antes de efetuar qualquer ajuste manual nos impostos calculados. 26
Identifique a coluna com a alíquota do imposto com erro e insira a alíquota correta. ATENÇÂO: Verifique a natureza e a TES antes de alterar a alíquota. 8.2.6.3 INFORMAR CÓDIGOS DE RETENÇÃO FIS FIS_002_03 Os Dados de Cobrança do ISS e códigos de retenções são preenchidos de forma manual após a inclusão dos dados das notas fiscais. Observe os Dados de Cobrança do ISS que devem conter o cadastro do Fornecedor que é a Prefeitura do Município e também o campo com a data do vencimento. Observe os Dados de Cobrança do ISS que deve conter o cadastro do Fornecedor que é a Prefeitura do Município e também o campo com o código de retenção. 27
Com relação as retenções, atenção com o preenchimento do código de forma correta, uma vez que este código será utilizado por todo o sistema. Observe o código de retenção e o preencha conforme o imposto retido. 8.2.6.4 GERAR TÍTULO DO IMPOSTO A RECOLHER FIS FIS_002_04 Os títulos de impostos a recolher são gerados automaticamente no módulo financeiro após a confirmação da inclusão da nota fiscal, desde que, os cadastros de natureza, TES, fornecedor e item contenham os impostos que devem ser retidos e calculados. A apresentação deles na aba de impostos é obrigatória. Caso o imposto não seja demonstrado nesta tela, este não será retido ou calculado pelo sistema. 28
Confirme a inclusão da nota fiscal para gerar os títulos de retenção automaticamente no módulo financeiro. 29