Ficha de Caracterização do Trabalho Título: Gerir o tempo, vantagens e dicas para controlar o tempo de trabalho Resumo: Descreve-se de uma maneira objectiva e sintética as principais causas das perdas de tempo e dicas de como aumentar a produtividade, seguindo um plano de gestão das tarefas e assim o dia parecer maior. Pensa-se que esta abordagem constituirá um bom incentivo para todos aqueles que queiram gerir bem o seu tempo e assim se tornarem mais eficazes. URL: http://student.dei.uc.pt/~spires/pg Data: 16 Nov 2003 Esforço: 18h Motivação: Como actualmente o tempo é um dos pontos mais importantes na vida, achei importante debruçar-me sobre este assunto, afim de gerir melhor o tempo. Aprendizagem: Fiquei com mais conhecimentos sobre como gerir tempo de maneira conveniente, de como o dia parecer maior. Conteúdos: Fiquei a conhecer alguns conceitos necessários para gerir melhor o tempo. Processos: Aprendi procedimentos e comportamentos que se devem seguir para uma boa gestão de tempo e diminuir o tempo perdido em cada dia. Futuro: Penso obter pôr em prática todos os conhecimentos obtidos, tanto na vida estudantil, como na minha vida quotidiana. Sequência: Por enquanto não recebi qualquer comentário sobre o trabalho.
Gerir o tempo, vantagens e dicas para controlar o tempo de trabalho por Samuel Eduardo Pires Departamento de Engenharia Informática Universidade de Coimbra 3030 Coimbra, Portugal spires@student.dei.uc.pt Sumário. Neste artigo descreve-se de uma maneira objectiva e sintética as principais causas das perdas de tempo e dicas de como aumentar a produtividade, seguindo um plano de gestão das tarefas e assim o dia parecer maior. Pensa-se que esta abordagem constituirá um bom incentivo para todos aqueles que queiram gerir bem o seu tempo e assim se tornarem mais eficazes. Palavras-chave. Produtividade, Gestão de tempo. 1. Introdução Nos dias de hoje cada vez mais é importante uma boa gestão do tempo, tanto no trabalho como no dia a dia. Estamos numa sociedade onde a produtividade é cada vez mais importante. Já não resta ser bom naquilo que se faz, é preciso ser-se rápido, pois cada vez mais, tempo é dinheiro. Se sente que precisa de mais tempo em cada dia, que um dia não é suficiente para realizar as suas tarefas, então precisa de descobrir porquê, e só depois atacar realmente o problema. É necessário primeiramente descobrir as causas para as perdas de tempo e depois então elaborar um bom plano de gestão de tarefas. 2.Criação de um diário O primeiro passo para uma boa gestão do tempo é a criação de um diário das actividades diárias. Neste diário inserem-se todas as actividades realizadas durante o dia, até aquelas interrupções que se fazem durante o dia, só assim se pode ter uma noção mais ampla do tempo perdido. 9.00 9.30 10.00 10.30 11.00.. Actividade Categoria(tarefa diária, semanal,mensal...) Começo Fim Duração actual Figura 1 Template de um diário [2] Duração estimada Comentários
O uso deste diário é importante pois é uma maneira de melhorar a eficiência e produtividade no trabalho realizado. Assim podemos aprender com o passado e prever melhor o futuro, definindo-se um plano que faz com que se foque diariamente nos objectivos que se querem atingir, e se aprenda com o passado verificando-se o que se fez com sucesso/ insucesso. 3. Identificação das principais causas para a perda de tempo 1. Interrupções (Visitas, telefonemas, conversas). 2. Procrastinação e indecisão. 3. Falta de capacidade de delegação das tarefas. 4. Actuar com incompleta informação. 5. Objectivos e prioridades não claras. 6. Stress e fadiga. 7. Incapacidade de dizer Não. 8. Desorganização pessoal. 1 -) É a perda de tempo mais comum. Aqui não se está a querer dizer para não fazer interrupções, mas sim saber quando faze-las e de maneira controlada. A existência de um diário é importante para verificar a quantidade de tempo dispendida neste tipo de situações. 2-) A procrastinação é o inimigo nº 1 de planos de gestão de tempo [3], pois quando não estamos a fazer nada é difícil começar uma tarefa. Mas depois de começá-la, tornase mais fácil e por vezes viciante a sua continuação. Há então que começar com pequenas tarefas, por exemplo fazer uma pesquisa na Web, fazer um telefonema, etc, para se ter um primeiro contacto com o trabalho e não começar logo com o trabalho propriamente dito. 3-) Por vezes realizamos tarefas, que poderiam ser feitas de maneira mais rápida por outra pessoa mais habilitada, mas devido ao facto de não se saber delegar de forma conveniente as tarefas a outras pessoas leva a que haja perdas de tempo desnecessárias. 4-) Antes de realizar uma tarefa, é preciso informar-se bem sobre a tarefa propriamente dita. Surge frequentemente perdas de tempo no meio da tarefa para alterações no trabalho realizado, pelo simples facto de não se ter a informação suficiente sobre uma dada tarefa. 5-) Por vezes pensamos apenas em objectivos anuais ou mensais e não em objectivos diários, isso leva a que se perca tempo na realização de pequenas tarefas e não nas tarefas mais importantes do trabalho, isto deve-se a objectivos e prioridades não claras. 6-) Por vezes queremos fazer mais do que aquilo que podemos, queremos nos ultrapassar. Isso leva a stress e fadiga que são muito prejudiciais ao bom desenvolvimento das tarefas. Tem que ser evitado, planeando bem as tarefas.
7-) Uma das frases que mais nos incomoda quando estamos a realizar uma dada tarefa é: Tens um minuto?. É preciso por vezes saber dizer não, pois nem sempre estamos disponíveis para esclarecer qualquer situação. Além do tempo perdido no esclarecimento, temos que contar com o tempo para retomar a tarefa que se estava a realizar anteriormente. Aqui não se está a dizer para nunca ajudar os outros, mas sim saber dizer Não em certas situações. 8-) Ter uma secretária de trabalho desorganizada é factor decisivo na falta produtividade no trabalho. 4. Dicas para melhorar e controlar o tempo de trabalho Para melhorar a gestão do tempo, há que primeiramente identificar os objectivos a que se quer atingir e os obstáculos que se podem opor ao objectivo pretendido. Há que organizar um plano de tarefas e dar prioridades às várias tarefas que se têm que executar. É preciso dar flexibilidade ao plano de trabalho, pois um plano durante a sua execução pode sofrer alterações que são perfeitamente normais, e é preciso que nos adaptemos facilmente a esta alteração. Para isso, um truque muito útil é estimar um pouco de tempo a mais para cada tarefa, assim dá-nos a flexibilidade necessária para a possível alteração de planos. A flexibilidade nos planos é importante quando estamos a falar de tarefas partilhadas, tarefas que envolvem outras pessoas. Para chegar aos objectivos é preciso fazer de maneira gradual, ou seja, subdividir a tarefa a realizar, através de pequenas metas para se chegar ao objectivo final, não tentar fazer tudo de uma só vez. Não fazer várias tarefas ao mesmo tempo, é preciso que se foque em poucas tarefas e não estar constantemente a alternar a realização das tarefas, pois assim não nos concentramos devidamente em nenhuma tarefa propriamente dita. A escrita de um bloco de apontamentos com todas as notas que nos vamos lembrando durante o dia é importante para uma boa gestão do tempo. Neste diário deve constar todas as notas pessoais e aquelas que tomamos na interacção com as outras pessoas. Há que saber posteriormente saber eliminar o irrelevante e só depois escolher quais acções se devem tomar para assegurar que não há perda de tempo. [1] No fim há então que rever todo o trabalho realizado e fazer um balanço final. Estudando o diário consegue-se pois verificar onde se perdeu demasiado tempo, onde se pode melhorar. Identifica-se então as actividades menos importantes na qual se gastou mais tempo e posteriormente identificar as actividades importantes na qual se gastou pouco tempo. [1] fazendo-se um balanço. Finalmente é importante categorizar novamente conforme a importância as actividades, tentando procurar constantemente o plano óptimo de trabalho.
5. Conclusões Pretendeu-se que este trabalho proporcionasse de certa maneira uma visão prática de como gerir melhor o tempo diário. Para isso fez-se uma descrição objectiva dos pontos mais importantes para uma boa gerência do tempo. Apesar de este trabalho fazer uma descrição muito resumida, pensa-se que seguindo as dicas apresentadas no trabalho se consegue de alguma forma gerir perfeitamente as tarefas de projectos de pequena e média dimensão. É de notar que algumas das dicas apresentadas neste trabalho também se podem aplicar na vida quotidiana. Para as propostas apresentadas neste trabalho resultarem é indispensável pô-las na prática, pois só assim se pode ter uma percepção realmente prática. 6. Referências 1. Gerard M Blair, Starting To Manage: the essential skills, Chartwell Bratt, 1993. 2. Time management techniques improve staff performance and follow-through http://techrepublic.com.com/5100-6299-5053912.html 3. MyGoals.com - Time Management Techniques http://www.mygoals.com/content/time-management-techniques.htm 4. Small Business Consultants in Houston Texas USA - time management techniques. http://www.small-business-consultants.net/managementconsulting/time_management_techniques.htm 5. Time Management : Manage yourself, not your time http://www.tsuccess.dircon.co.uk/timemanagementtips.htm