Serviços de PMO na EDP Distribuição [ ]

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1 Serviços de PMO na EDP Distribuição [ ]

2 Índice I. Estratégia II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos III. Ferramentas de Suporte à Gestão de Portfolio e Projectos IV. Factores críticos de sucesso

4 A. Missão, Visão e Objectivos I. Estratégia Missão Visão Objectivos Estratégia PROJECTOS Os PROJECTOS implementam a Estratégia das Organizações

5 A. Missão, Visão e Objectivos I. Estratégia Missão: Garantir a expansão e a fiabilidade da rede - Ligar clientes e produtores à rede de distribuição; planear, desenvolver, operar e manter a rede; Garantir o abastecimento de electricidade - Abastecer os clientes dos comercializadores, cumprindo os objectivos regulatórios de qualidade e de tempos de interrupção de energia; Fornecer serviços aos comercializadores - Garantir os serviços, tais como, mudança de comercializador (switching), cortes, alterações de potência, leituras, etc. Finalidade: Distribuição regulada de energia eléctrica entre as subestações da Rede Nacional de Transporte e os pontos de consumo, gerindo a manutenção de redes e instalações para garantia de qualidade nos serviços prestados aos clientes.

6 A. Missão, Visão e Objectivos I. Estratégia Accionista Pela sua capacidade de gerar um retorno atractivo do investimento a riscos controlados Pelas suas políticas transparentes de sustentabilidade e responsabilidade social Meio Envolvente Ser o operador líder de redes de distribuição de electricidade a nível ibérico e uma referência a nível europeu Clientes Pela excelência da sua Qualidade de Serviço e da sua capacidade de relacionamento com os clientes Pela elevada competência e nível de motivação das suas pessoas Colaboradores

7 B. Plano de Negócios e Portfolio de Investimentos I. Estratégia Para responder aos desafios do contexto em que se insere, foram definidos, no Plano de Negócios , 3 Eixos Estratégicos Risco Controlado e Qualidade Excelente Eficiência Superior Inovação e Evolução Sustentada

8 C. Programas & Projectos (Empresariais e Operacionais) I. Estratégia Necessidade: Abordagem sistematizada de Gestão Maior adaptabilidade à constante mudança nas Organizações a crescente complexidade dos projectos exige interdisciplinaridade dificilmente compatível com fronteiras departamentais Maior foco no controlo da prossecução dos melhores resultados eficiência e eficácia na alocação dos recursos às actividades dos projectos maior garantia de qualidade dos entregáveis maior pressão para o cumprimento de prazos, tempo e custo nos projectos Abordagem única de Gestão de Projectos em toda a Empresa a uniformização é uma alavanca de criação de valor optimização e flexibilização dos recursos entre diferentes projectos análise, avaliação e comparabilidade do desempenho dos diferentes projectos desenvolvimento de competências técnicas e comportamentais PMO Definição e implementação de uma metodologia baseada em referenciais reconhecidos internacionalmente PMBOK Project Management Body of knowledge PMI

9 C. Programas & Projectos (Empresariais e Operacionais) I. Estratégia O que é um Projecto? É um esforço temporário empreendido para criar um novo produto, serviço ou resultado. O que é um Programa? da Visão à Realidade É definido como um grupo de Projectos relacionados entre si, geridos de forma coordenada de modo a obter benefícios e assegurar um controlo não possíveis através da sua gestão individual. O que é o Project Management Office (PMO)? É a estrutura organizacional responsável pela definição e implementação de uma metodologia de Gestão de Projectos baseada em referenciais reconhecidos internacionalmente. PMBOK Project Management Body of knowledge Project Management Institute (PMI)

11 II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos Gestão de Portfolio SELEÇÃO dos Projectos Alinhamento com a estratégia Escolher os melhores projectos para a Organização Investir o dinheiro no sítio certo Gestão de Projectos EXECUÇÃO dos Projetos Materialização da estratégia Entregar os resultados pretendidos com o mínimo de esforço Garantir valor pelo dinheiro investido Preço é o que se paga Valor é o que se recebe Warren Buffett

12 A. Gestão de Portfolio II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos Definição de critérios de selecção Definição das linhas de orientação estratégicas para a organização Plano de negócio Selecção de projectos Macro orçamentação Prioritização Análise de cenários Selecção de portfolio Inicio do projectos Planeamento (WBS) Afectação de recursos Plano de comunicação Planos de qualidade; Baselines Controlo e Implementação Reporting de progresso; Controlo do plano, qualidade, risco e constrangimento Indicadores e relatórios de gestão Implementação Encerramento do projecto Fecho administrativo do projecto Registo de histórico de projecto; Análise equipa e prestadores; Análise de benefícios Acompanhamento dos investimentos Scorecards

13 A. Gestão de Portfolio II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos Definição de critérios de selecção Definição das linhas de orientação estratégicas para a organização Plano de negócio Selecção de projectos Macro orçamentação Prioritização Análise de cenários Selecção de portfolio Inicio do projectos Início Planeamento (WBS) Afectação de recursos Planeamento Plano de comunicação Planos de qualidade; Baselines Controlo e Implementação Reporting de progresso; Controlo do plano, qualidade, risco e constrangimento Indicadores e relatórios de gestão Implementação Fecho Encerramento do Implementação administrativo do histórico de Controlo equipa e Encerramento projecto projecto Registo de projecto; Análise prestadores; Análise de benefícios Acompanhamento dos investimentos Scorecards Gestão de projecto

14 B. Gestão de Programas e Projectos II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos 1. Planeamento Só se consegue monitorizar e controlar aquilo que está planeado

15 B. Gestão de Programas e Projectos II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos Ficha de Caracterização do Projecto O que é? É um documento que, após aprovação, baliza o Projecto que se vai fazer. Para que serve? 1. Para garantir o alinhamento do entendimento do Projecto entre quem o quer fazer (Líder ou Dono do Projecto) e quem o vai executar (Equipa de Projecto). 2. No decorrer do Projecto, assume também um papel decisivo na negociação das alterações de âmbito. Em que consiste? Descrição da Finalidade do Projecto (O quê) Descrição da Razão pela qual o Projecto é necessário (Porquê) Descrição da categoria de RH (Papéis e Responsabilidades) Delimitação do âmbito: Qualidade, Tempo, Custos, Identificação dos Riscos e explicitação dos Pressupostos

16 B. Gestão de Programas e Projectos II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos O que é o Âmbito? É o conjunto de trabalhos e serviços que se vão fazer no Projecto para dar resposta ao que é pedido. Qualidade Custo Âmbito Recursos Humanos e Materiais Tempo Riscos e Pressupostos Âmbito O Âmbito é delimitado pelas restrições do Projecto Se não se conseguir negociar as restrições, então deve-se negociar o âmbito!

17 B. Gestão de Programas e Projectos II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos

18 B. Gestão de Programas e Projectos II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos Work Breakdown Structure (WBS) O que é? É a estrutura detalhada e organizada das acções que decompõem os trabalhos e serviços que serão executados no Projecto para dar resposta à sua finalidade (Note-se que WBS Tempo). Para que serve? Para identificar claramente as acções que têm que ser executadas no sentido de se entregar o que é suposto (apenas o que faz parte do âmbito). É também o primeiro passo para se dar início à calendarização das acções e, consequentemente, dar a conhecer a data de fim do Projecto, os RH que é necessário envolver e os custos associados. Em que consiste? Organização dos trabalhos e serviços por: Fases Entregáveis Pacotes de Trabalho Actividades

20 B. Gestão de Programas e Projectos II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos Cronograma (Gantt) O que é? É a sequenciação visível em forma gráfica das actividades da WBS no tempo. Para que serve? Para identificar claramente a duração das actividades, quais as suas precedências, qual a data de fim do Projecto, o caminho crítico, as folgas e a Baseline ( fotografia inicial do plano). No decorrer do Projecto, tem um função particularmente importante associada à simulação de cenários (gestão de alterações de âmbito e/ou de imprevistos). Em que consiste? Num conjunto de barras e símbolos temporais que se associam às actividades e que permitem uma percepção intuitiva da variável tempo. Normalmente, existem funções associadas que calculam automaticamente o caminho crítico e as folgas.

22 B. Gestão de Programas e Projectos II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos Matriz de Responsabilidade de 2º Nível (MR2N) O que é? É um documento que identifica inequivocamente o Responsável nominal pela Execução de cada um dos Pacotes de Trabalho do Projecto, assim como identifica também as interacções que este deve assegurar com os vários Stakeholders. Para que serve? Para estabelecer um compromisso escrito entre os vários intervenientes da Equipa de Projecto, dissipando qualquer dúvida sobre a responsabilidade da entrega dos resultados e estabelecendo à partida as interacções entre os vários Stakeholders. Em que consiste? Numa tabela bidimensional, em que se relacionam os Pacotes de Trabalho com os elementos da Equipa de Projecto e com os Stakeholders, por intermédio de letras que definem o grau de responsabilidade e ou de interacção.

24 B. Gestão de Programas e Projectos Monitorização & Controlo da Execução II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos Overview

25 B. Gestão de Programas e Projectos Monitorização & Controlo da Execução II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos Plano de Controlo do Projecto Steering Report

26 B. Gestão de Programas e Projectos Monitorização & Controlo da Execução II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos Steering Committee O PMO suporta a Gestão de Projetos em toda a Cadeia de Valor Suporte metodológico Consultoria às UOs Pool de Gestores de Projetos empresariais Programas e Projectos Fazer o que tem que ser feito, com o mínimo de esforço

27 B. Gestão de Programas e Projectos Monitorização & Controlo da Execução II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos Alteração de âmbito A única certeza que o Gestor de Projecto tem no início do Projecto é que vão acontecer imprevistos

28 B. Gestão de Programas e Projectos Monitorização & Controlo da Execução II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos Alteração de âmbito O que é? É a materialização da necessidade de ter que se efectuar uma ou mais actividades que não estavam planeadas, em virtude quer de um pedido suplementar do Líder do Projecto quer de um acontecimento imprevisto com impacto no Projecto e que, por esse motivo, tem que ser tratado. Que constrangimentos trás? Tipicamente, impacta cumulativamente ou de forma independente na afectação de RH, na duração, na qualidade e no custo do projecto. Como se negoceia? A Ficha de Caracterização do Projecto (âmbito anteriormente definido e aprovado) e a capacidade de simulação de cenários são as ferramentas que o Gestor de Projecto tem ao seu dispor para negociar com o Líder em termos da afectação dos RH, do tempo, da qualidade e dos custos que a alteração de âmbito implica. No final da negociação, resultará a actualização do Business Case.

30 A. PPM [EPM] III. Ferramentas de Suporte à Gestão de Portfolio e Projectos Project Portfolio Management é um método para analisar e gerir de forma conjunta e integrada um grupo de projectos, em curso ou candidatos, com base em objectivos estratégicos, constrangimentos e procura. Planeamento Top-Down Estratégia Plano de Negócios Gestão de Portfolio Gestão de Programa Gestão de Projecto Planeamento Bottom-Up

31 A. PPM [EPM] Reporte do Progresso III. Ferramentas de Suporte à Gestão de Portfolio e Projectos

32 A. PPM [EPM] Relatório III. Ferramentas de Suporte à Gestão de Portfolio e Projectos

33 A. PPM [EPM] Relatório III. Ferramentas de Suporte à Gestão de Portfolio e Projectos

34 B. PPM III. Ferramentas de Suporte à Gestão de Portfolio e Projectos

36 Competências IV. Factores críticos de sucesso Capacidade de tomar decisões bem informadas e coerentes mobilizando um conjunto de recursos, entre os quais a nossa própria inteligência, para de uma forma extremamente perspicaz e eficiente nos ajudar a resolver problemas, a ultrapassar obstáculos e superar os desafios.

37 Principais Mensagens 1. Metodologias de Gestão de Portfolio e de Gestão de Projectos são um must-to-have e não um nice-to-have; 2. A metodologia de Gestão de Portfolio alinhada com as melhores práticas internacionais agarra a implementação dos projectos de investimento às orientações estratégicas do Plano de Negócio; 3. A Gestão da Mudança, Comunicação e Formação são factores críticos de sucesso; 4. O Buy-in da organização pelo reconhecimento do valor acrescentado destas metodologias é fundamental; 5. Aposta na formação para o desenvolvimento das competências técnicas e comportamentais contribui para melhorar o set-skills dos nossos Colaboradores. O PPM/EPM para a EDP Distribuição são uma mais valia como metodologias e ferramentas de suporte à implementação do Plano de Negócios, gestão do Investimento, integrando gestão de Projectos de Investimento e monitorização dos benefícios

38 Principais Mensagens O PPM/EPM para a EDP Distribuição são uma mais valia como metodologias e ferramentas de suporte à implementação do Plano de Negócios, gestão do Investimento, integrando gestão de Projectos de Investimento e monitorização dos benefícios Serviços PMO: Metodologia, templates, procedimentos para gestão de portfolio e projectos; Suporte e consultoria na gestão de projectos, formação em gestão de projectos e ferramentas; Gestão de Projectos - pool de Gestores de Projecto empresariais.

39 Obrigado