Proposta de Avaliação de Empresas para o uso do SAAS

1 INSTITUTO DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PÓS-GRADUAÇÃO Gestão e Tecnologia da Informação/ IFTI 1402 Turma 25 09 de abril de 2015 Proposta de Avaliação de Empresas para o uso do SAAS Raphael Henrique Duarte Campos Analista de TI rhdcampos@gmail.com RESUMO As organizações buscam investir cada vez mais em soluções para se manter competitiva no mercado em que atuam. A busca em adquirir essa maior competitividade leva as empresas a se informatizar cada vez mais. Uma solução para otimizar custos Com a TI seria adquirir aplicações distribuídas como SAAS (software como serviço). Não são todas as organizações que estão aptas a adotar um aplicativo distribuído como SAAS, pois existem algumas particularidades que o modelo exige. Este artigo tem como objetivo desenvolver um modelo que visa medir a maturidade e a disposição das organizações a adotar aplicativos como SAAS. Palavras - chave: TI, SAAS e Empresas. 1. INTRODUÇÃO Uma solução para se otimizar custos com a Ti seria adquirir aplicações distribuídas como SAAS (SAAS vem do inglês Software as a Service onde SAAS é um modelo de entrega de software onde as empresas clientes pagam não pela propriedade do software, mas pelo uso do mesmo) entra, pois este modelo prevê o fim da compra das

2 licenças de software, os softwares agora serão negociados como serviços e o pagamento varia de acordo com o uso. Percebe-se que não são todas as organizações que estão aptas a adotar um aplicativo distribuído neste modelo, pois existem algumas particularidades. Por isso, é necessário que as organizações possam avaliar a sua maturidade e disposição em adotar aplicativos distribuídos no modelo de SAAS. Como avaliar a maturidade das organizações para adotar o modelo SAAS? Quais os parâmetros para avaliar a maturidade? O objetivo deste artigo é mostrar a importância de se buscar novas soluções para se gerenciar melhor a TI das empresas. 2. DENSENVOLVIMENTO 2.1. REVISÃO BIBLIOGRAFICA Segundo Beal, o principal benefício que a tecnologia da informação traz para as organizações é a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações e conhecimentos importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores. A informação é um patrimônio, pode determinar a continuidade ou fim das atividades de uma empresa [Alecrim,2004]. Cada empresa deve adequar à gestão da informação de acordo com as suas necessidades específicas. Os gestores precisam se preocupar em adquirir uma visão estratégica de como as tecnologias da informação serão implementadas ou alteradas, de forma a atender as necessidades de informação da organização por um período considerado adequado. Gestão com Licenças de Software - A conformidade de licenciamento é uma área que requer crescente atenção em muitas empresas. Trata-se de uma atividade complexa, que demanda recursos e que consome atenção das equipes de TI e de compras. Uma licença de software é o contrato estabelecido entre o autor do software (ou o detentor do seu copyright, no direito anglo saxão) e quem o adquire, especificando os direitos que o adquirente está obtendo.

3 Computação nas Nuvens - A adoção do modelo SAAS faz parte do que hoje e chamado no meio literário de Cloud computing ou computação nas nuvens. Segundo Alecrim Computação nas Nuvens ou Computação em Nuvem refere-se, essencialmente, à ideia de utilizarmos, em qualquer lugar e independente de plataforma, as mais variadas aplicações através da internet com a mesma facilidade de tê-las instaladas em nossos próprios computadores. A Computação nas nuvens recebe este nome, pois o modelo consiste basicamente, em compartilhar ferramentas computacionais pela interligação dos sistemas, semelhantes às nuvens no céu, ao invés de ter estas ferramentas localmente instaladas em uma infraestrutura própria. a. O Modelo SAAS - Software como Serviço (SAAS) é um modelo de entrega de software onde as empresas clientes pagam não pela propriedade do software, mas pelo uso do mesmo. O modelo prevê o fim da compra das licenças com isso eliminando a necessidade de instalar e executar os aplicativos na infraestrutura do cliente. O pagamento varia de acordo com a solução adquirida e as companhias fornecedoras provêm manutenção e suporte técnico aos seus clientes. Segundo Chong SAAS pode ser definido como "Software implementado como um serviço hospedado e acessado pela Internet". Eles ainda afirmam que por esta definição diversos serviços podem ser oferecidos no modelo SAAS e incluir uma série de serviços e aplicativos que podemos nem esperar encontrar essa categoria, isso por que pela definição não e especificadas tecnologias utilizadas, protocolos de comunicação, arquitetura de aplicativo e e-mails característica da aplicação. b. Considerações para se adotar o SAAS - Segundo Chong o SAAS em sua forma mais pura, e um provedor que hospeda um aplicativo de modo centralizado e disponibiliza o acesso a vários clientes pela Internet, em troca de uma taxa, mais eles destacam ainda que as características marcantes entre um aplicativo instalado no local do cliente e um aplicativo SAAS não são tão distintas, mas são gradativas ao longo de três dimensões diferentes. Estas dimensões são apresentadas no Quadro 01.

4 Dimensões Descrição Licenciamento Os aplicativos instalados no local são licenciados para sempre, com pagamento único relativo a cada usuário ou local, ou (no caso de aplicativos construídos sob encomenda) de propriedade integral. Os aplicativos SAAS são licenciados, quase sempre, de acordo com um modelo de transação baseado no uso. Local Os aplicativos SAAS são instalados na infraestrutura do fornecedor SAAS, enquanto os aplicativos distribuídos no modelo tradicional, naturalmente, são instalados no ambiente de TI do cliente. Gerenciamento Os aplicativos SAAS são completamente gerenciados pelo fornecedor onde na verdade, a implementação das tarefas e responsabilidades de gerenciamento não ficam transparentes para o consumidor. Quadro 01 - AS DIMENSÕES PARA ADOÇÃO DO SAAS Chong e Carraro construíram um modelo onde para qualquer aplicativo ou função determinada, pode-se determinar o seu estado de prontidão para SAAS, marcando assim as necessidades e as expectativas da sua empresa para a adoção do aplicativo. Algumas dessas considerações são apresentadas no Quadro 02. Quadro 02. AS CONSIDERAÇÕES PARA ADOÇÃO DO SAAS Considerações Descrição Considerações Políticas Está relacionada às possíveis resistências internas que a organização pode encontrar

5 para se adotar um aplicativo distribuído como SAAS. Considerações Técnicas Está relacionada às considerações e limitações técnicas que devem ser verificadas para se adotar um aplicativo distribuído no como SAAS. Considerações Financeiras Está relacionada ao custo total de aquisição de um aplicativo SAAS Considerações Jurídicas Está relacionada a quaisquer obrigações legais que sua empresa tenha. Quadro 02. AS CONSIDERAÇÕES PARA ADOÇÃO DO SAAS Neste trabalho usaremos estas considerações como base para a criação de um modelo detalhado de modo a medir a maturidade e a disposição de uma organização para adoção de um aplicativo distribuído como SAAS. 2.2. CONSTRUINDO O MODELO O modelo foi construído tomando como base as considerações para se adotar aplicativos SAAS. O modelo será divido em quatro partes, onde cada parte está relacionada a uma consideração citada pelos autores e perguntas que devem ser respondidos com Sim ou Não. As perguntas foram criadas a partir dos dados que foram coletados dos casos de uso e de elementos que foram coletados nas literaturas estudadas. Foi atribuído um peso para cada uma das perguntas. As perguntas com peso dois são de extrema importância para que o modelo SAAS funcione corretamente em uma organização, por isso devem ser favoráveis de acordo com o seu contexto. E necessário que todas as perguntas com peso dois sejam favoráveis. Se por acaso ocorrer uma não conformidade em uma pergunta com este peso já classifica a organização como não apta para utilização do modelo SAAS. As perguntas de peso um não são obrigatoriamente necessários para se adotar um aplicativo SAAS.

6 As considerações para se adotar SAAS segundo Chong cada uma das considerações possui o seguinte número de perguntas no modelo: Considerações Políticas: Seis Perguntas. Considerações Técnicas: Nove Perguntas. Considerações Financeiras: Três Perguntas Considerações Jurídicas: Três Perguntas. Quadro 03 - RELAÇÃO DOS ITENS A SEREM AVALIADOS COM SEUS RESPECTIVOS PESOS Itens a serem avaliados Peso Como deve ser respondida para ser favorável Considerações Políticas 1.1 A alta direção e favorável a terceirização de algumas funcionalidades da área de TI na organização? 1.2 Existe alguma política de segurança da informação na organização, onde adotar aplicativos distribuídos pela internet vai contra a política? 1.3 A alta direção está ciente do que e o modelo SAAS? 1.4 Os envolvidos (setor onde será implantando, usuários, colaboradores) têm conhecimento do modelo SAAS? 1.5 Existe uma aceitação por parte dos envolvidos (setor onde será implantando) em se adotar aplicativos nesse modelo? 1.6 A alta direção tem conhecimento das consequências da adoção de um aplicativo distribuído nesse modelo? 2 Sim 2 Não 2. Considerações Técnicas: 2.1 Existe a necessidade de integração do aplicativo adquirido com outro sistema que já funciona na organização? 2.2 A solução que será adquirida deve ser personalizada? 2.3 A solução que será adquirida deve ser de fácil utilização? 2 Não 2 Não

7 2.4 A mobilidade do aplicativo adquirido e importante para a organização? 2.5 O fluxo das informações que irão trafegar neste sistema e muito alta? 1 Não 2.6 A organização possui um link com a internet bom? 2.7 A organização busca uma solução que tenha alta disponibilidade seja um diferencial? 2.8 A organização busca uma solução que seja escalável? 2.9 As organizações buscam soluções onde não seja necessário upgrade nas estações dos usuários? 3. Considerações Financeiras 3.1 Existe um ROI bem definido para a aquisição deste aplicativo? 3.2 A organização busca uma solução onde não seja necessário investimento com infraestrutura de Hardware? 3.3 A organização busca soluções que tenham baixo custo de manutenção? 2 Sim 4. Considerações Jurídicas 4.1 A organização possui uma boa gestão dos contratos de serviço? 4.2 os setores envolvidos na adoção do aplicativo estão sujeitos a alguma legislação regulatória que impõem exigências quanto à emissão de relatórios e guarda de registros? 4.3 A organização possui algum aplicativo pirata na organização, e busca uma solução que venha reverter esse quadro? 2 Sim 2 Não Quadro 03 - RELAÇÃO DOS ITENS A SEREM AVALIADOS COM SEUS RESPECTIVOS PESOS As perguntas do modelo seguem logo abaixo com os seus respectivos pesos e considerações organizadas seguindo a organização apresentada na tabela 4. a. Processo de classificação de uma organização Através do modelo será possível classificar uma organização de três formas:

8 Apta a adotar um aplicativo SAAS, (A) Parcialmente Apta a adotar um aplicativo SAAS, (PA) Não Apta a adotar um aplicativo SAAS. (NA) Algumas perguntas são classificadas como perguntas chaves e sempre devem estar favoráveis b. Regras de classificação da organização Classificação: Aptas a adotar um aplicativo SAAS. Para que a organização receba esta classificação e necessário que ela possua a seguinte pontuação em cada uma das considerações do modelo. 1. Considerações políticas: As perguntas chave 1.1 e 1.2 devem estar favoráveis segundo o seu contexto: Pelo menos duas das demais perguntas devem estar favoráveis 2. Considerações Técnicas: As perguntas chave 2.1 e 2.2 devem estar favoráveis Pelo menos quatro das demais perguntas devem estar favoráveis 3. Considerações Financeiras: A Pergunta chave 3.1 deve estar favorável Pelo menos uma das demais perguntas deve está favorável 4. Considerações Jurídicas: As perguntas chave 4.1 e 4.2 devem estar favoráveis Caso apenas umas destas classificações não sejam satisfeitas, a organização pode passar a ser classificada como parcialmente apta ou não apta a adotar um aplicativo SAAS. Classificação: Parcialmente Aptas a adotar um aplicativo SAAS. Para que a organização receba esta classificação e necessário que ela possua no mínimo a seguinte pontuação em cada uma das considerações do modelo. 1. Considerações políticas: As perguntas chave 1.1 e 1.2 devem estar favoráveis 2. Considerações Técnicas: As perguntas chave 2.1 e 2.2 devem estar favoráveis

9 3. Considerações Financeiras: A Pergunta chave 3.1 deve estar favorável 4. Considerações Jurídicas: As perguntas chave 4.1 e 4.2 devem estar favoráveis Classificação: Não apta a adotar um aplicativo SAAS. Caso apenas uma das classificações abaixo sejam satisfeitas, a organização recebe a Classificação não apta a adotar um aplicativo SAAS. 1. Considerações políticas: As perguntas chave 1.1 ou 1.2 não sejam favoráveis 2. Considerações Técnicas: As perguntas chave 2.1 ou 2.2 não sejam favoráveis 3. Considerações Financeiras: A Pergunta chave 3.1 não sejam favoráveis 4. Considerações Jurídicas: As perguntas chave 4.1 ou 4.2 não sejam favoráveis Utiliza-se de perguntas elaboradas com base nas quatro considerações citadas por Chong como entrada, e após o processamento dessas informações, o modelo retorna qual classificação a organização se encontra em relação a adotar SAAS. A figura 01 nos mostra o funcionamento do modelo. Figura 01. O modelo de Implantação Fonte: Próprio autor

10 3. CONCLUSÃO Este artigo mostra a importância de se buscar novas soluções para se gerenciar melhor a TI das empresas. Novas soluções surgem a cada dia, por isso e importante que as organizações saibam se estão aptas a adotar estas novas tecnologias.. Entende-se que através da aplicação das diretrizes é possível identificar a disposição de uma organização a adotar aplicativos neste modelo. Uma vez que essas diretrizes se devem ao fato de buscarmos na literatura os principais agravantes e benefícios em adotar SAAS e mostrá-los de uma maneira simples para as empresas. Através do modelo é possível indicar quais os principais empecilhos e vantagens que uma organização possui para adotar o SAAS. Ainda indica quais as adaptações que devem ser feitas na organização para adotar aplicativos como SAAS. Vale ressaltar que se a organização optar por uma aplicação distribuída como SAAS é de extrema importância a escolha de um bom fornecedor. Eles Devem fornecer um serviço de qualidade e a empresa deve garantir que os prazos que foram acordados no contrato de prestação de serviço sejam sempre cumpridos. REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS BEAL, Adriana (2001). Introdução a Gestão da Informação da Tecnologia. Disponível em: http://www.2beal.org, Acessado em Agosto de 2014. BEAL, Adriana (2004). Adquirindo Maturidade na Gestão de Custo em TI. Disponível em: http://www.2beal.org, Acessado em Agosto de 2014. Chong, Frederick and Carraro, Gianpaolo (2007). Architecture Strategies for Catching the Long Tail. Disponível em: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa479069.aspx, Acessado em Setembro de 2014 Chong, Frederick and Carraro, Gianpaolo (2006). Software as a Service (SAAS): An Enterprise Perspective. Disponível em: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa905332.aspx, Acessado em Setembro de 2014 Alecrim, Emerson (2008). O que e Cloud computing (computação na nuvem)? http://www.infowester.com/cloudcomputing.php, Acessado em Setembro de 2014