ERP Enterprise Resource Planning Planejamento de recursos empresariais
O que é ERP Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automatização e armazenamento de todas as informações de negócios.
Para que serve o ERP Têm um objetivo fundamental: controlar, integrar e fornecer suporte a todos os processos de uma empresa operacionais, produtivos, administrativos e comerciais. O ERP integra várias funções: controles financeiros, contabilidade, folha de pagamento, faturamento, compras, produção, estoque e logística. Possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, o que permite administrar os negócios em uma única base de dados. É um instrumento para a melhoria de processos e das informações online e em tempo real. Em suma, permite aos gestores das empresas visualizarem as transações efetuadas, o impacto delas em cada área da empresa, desenhando um amplo cenário dos negócios.
Dicas de Quem Conhece o Mercado Especializada na produção de componentes e peças usinadas, a Indústria Metalúrgica Friuli, instalada em São José dos Campos (SP), com 80 funcionários, não possuía um ambiente de infra-estrutura de rede integrado, o que dificultava o compartilhamento de informações, recursos, troca de mensagens e acesso a arquivos e documentos importantes. A questão mais importante para a Friuli era garantir o atendimento aos requisitos de seu principal cliente, a Embraer que responde por 80% do seu faturamento. Durante todo o processo de produção, a Embraer estabelece requisitos de rastreabilidade dos processos e indicadores de qualidade, já que o segmento aeronáutico é regido por normas e padrões extremamente rígidos. Para atender às necessidades de um ambiente integrado, a Friuli investiu na aquisição de um sistema ERP, através da Computeasy. A solução escolhida, o SAP Business One, foi implantado em apenas três meses com auxílio de consultores da Computeasy. Hoje, o sistema permite que o ciclo de projeto da Friuli seja planejado de forma que todas as etapas e entregas sejam previstas antecipadamente com o cliente. A redução do ciclo de projeto também permitiu à Friuli uma diminuição de custos da ordem de 40% em relação às soluções da concorrência, com ciclos de implantação bem mais longos e grande volume de customizações. O software integra várias áreas de compra, de processos, área financeira, possibilitando que a gente tenha num sistema único todas essas áreas com informações acessíveis a todos os usuários. E a nossa vantagem de dizer com certeza para nossos concorrentes que estamos à frente. Uma empresa que tem grandes clientes precisa de grandes parceiros para poder atendê-los no mesmo nível, avalia Eloisio Henrique da Silva, gerente industrial da Friuli.
A melhor escolha O sucesso na adoção de um ERP se inicia no processo de seleção. A escolha de uma solução de ERP tem muito mais a ver com a quantidade de informações que precisam ser sistematizadas do que com o porte da empresa. A grande empresa pede tudo sob encomenda. Grandes companhias como Embraer, Petrobrás e Nestlé, por exemplo, querem uma solução de ERP que atenda pelo menos 80% de suas necessidades. As pequenas empresas não têm essa condição. Para elas é mais fácil aceitar pacotes de ERP já prontos.
Passo-a-passo de um projeto ERP Fase 1 Raio X: Esta é a fase do projeto onde os processos e as práticas de negócio são analisados. É o momento em que a companhia é profundamente observada e quando é definida a necessidade de uma solução ERP. Fase 2 Desenvolvimento: É neste momento que uma aplicação é escolhida e configurada para uma companhia. Também são definidos o modelo de funcionamento da solução e outros aspectos do ambiente. Fase 3 Teste: Aqui a solução de ERP é colocada em um ambiente de teste. É quando os erros e falhas são identificados. Fase 4 Treinamento: Todos os profissionais são treinados no sistema para saber como utilizá-lo antes da implementação ser concluída. Fase 5 Implementação: O software de ERP é finalmente instalado na companhia e se torna funcional aos usuários. Fase 6 Avaliação: A solução de ERP é avaliada, observando-se o que é necessário melhorar e o que está ou não funcionando adequadamente. Esta é apenas uma avaliação geral do projeto ERP para referências futuras.
Quanto tempo leva um projeto de ERP? Instalar o ERP não foi um processo fácil para as companhias que o fizeram. Os vendedores de ERP dizem que o tempo de implantação, em média, é de três ou seis meses. As implementações que foram feitas em um curto tempo, todas foram realizadas em pequenas empresas, ou foram limitadas a pequenas áreas da empresa, ou apenas usaram as partes financeiras do programa ( no qual o ERP é apenas um caro sistema de contabilidade). Para fazer o ERP certo, a forma como você faz negócio terá que mudar, bem como a forma como as pessoas trabalham. O importante é não focarse no tempo que levará a sua implantação, já que transformações reais com o ERP normalmente levam entre um e três anos em média, mas sim entender porque você precisa dele e como você pode utilizá-lo para aumentar seus negócios.
Implementação Alinhar o software, a cultura e os objetivos de negócio da empresa, eis as razões de sucesso para uma boa implementação de um sistema de ERP. Nada muito complexo. É preciso apenas uma boa articulação entre o que se quer com a solução de gestão integrada e a expectativa de mudança dentro da empresa. Há uma condição prévia: em qualquer empresa, para uma boa implementação é preciso ter um patrocinador dentro do projeto. Se for o dono, tanto melhor. Mas muitas vezes é o filho do dono, um gerente que enxergou uma boa oportunidade de implementar uma solução de gestão na pequena empresa para melhorar o negócio. Se o patrocinador é o dono, e normalmente é o que acontece na pequena empresa, o caminho já está bastante trilhado porque ele é o responsável por disponibilizar os recursos para o projeto financeiro material e humano.
Vantagens do ERP Algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são: Eliminar o uso de interfaces manuais Redução de custos Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência) Otimizar o processo de tomada de decisão Eliminar a redundância de atividades Reduzir os lead times e tempos de resposta ao mercado.
Alguns motivos que levam uma empresa a usar ERP, podem ser citados: Permanecer competitivas Melhorar a produtividade Melhorar a qualidade Melhorar os serviços prestados aos clientes Reduzir custos, estoques Melhorar o planejamento e alocação de recursos
Os componentes típicos de um ERP. Finanças. Contabilidade. Planejamento e Controle da Produção. Recursos Humanos. Custos. Vendas. Marketing. Etc.
Os problemas mais comuns Falta de apoio da alta gerência, problemas no gerenciamento de mudança e treinamento insuficiente são as maiores dificuldades a serem superadas pelas empresas que resolvem adotar uma solução de ERP. O processo de implantação de um software é algo que sempre causa um impacto na cultura da empresa, provoca mudanças na organização, no modelo de gestão, na estrutura gerencial, nos processos de negócios e, principalmente, nas pessoas. Ninguém deve implantar um ERP esperando que apenas o software vá resolver os problemas da empresa. Muitas vezes o problema da empresa tem a ver com processos de negócios, qualidade de banco de dados, entre outros fatores. Para adoção de um ERP são necessários três pilares inovadores o software, uma nova tecnologia que vai mexer com a arquitetura de informações da empresa; os processos de negócios; e o treinamento dos usuários.
Dicas e cuidados Depois de escolher um bom software e implantá-lo, resta agora à empresa procurar adotar formas permanentes de administração e manutenção para tirar o melhor proveito do uso do ERP. Quando se implementa um ERP, os objetivos são claros: a empresa quer encurtar o ciclo de vida dos seus processos de negócios. Sejam eles quais forem. Um processo de compra, por exemplo, que demorava cinco dias, com a adoção do ERP, hoje dura apenas dois dias. Quer dizer, com isso, a empresa passou a ganhar mais dinheiro. Recrutar um funcionário, que demorava quatro dias e hoje consegue ser feito em um dia, também traz mais dinheiro para a empresa. Isso significa ganho de produtividade. Por isso, depois de implantar o projeto de ERP, uma coisa que a empresa não pode deixar de fazer na parte de manutenção é medir o tempo todo os ganhos que obteve com a implementação em cada processo.
Quando receberei o retorno do ERP - e de quanto será este retorno? A implantação dele requer uma reorganização na forma como as coisas funcionam mais internamente na sua empresa do que externamente com clientes, fornecedores ou parceiros. Mas, para quem tem paciência, esse é um projeto com retorno garantido. Um estudo feito em 63 empresas que adotaram o sistema descobriu que os benefícios costumam aparecer em média oito meses depois da instalação do novo sistema, ou seja, em 31 meses. Após esse período, a média de economia anual com o sistema ERP é em torno de U$1.6 milhões.