Manual de Uso Milersoft SIGA 2015 Profissional PAF Edition Descreve o aplicativo Homologado: Milersoft PDV 3.9.0.0 que está incluído no Pacote Com variantes para Restaurantes e Postos de Combustíveis Especificação PAF versão 2.01 Todos os direitos reservados à: ASM Produção e Serviços em Software Ltda-Me CNPJ: 10.582.607/0001-80 Milersoft é marca registrada da ASM
2 Contrato de Licença do Software ATENÇÃO: O PRESENTE CONTRATO CONCEDE UMA LICENCA, E NÃO CONSTITUI UMA VENDA. ESSE PRODUTO É FORNECIDO SOB A SEGUINTE LICENÇA, A QUAL ESTABELECE OS TERMOS MEDIANTE OS QUAIS A LICENCIADA PODERÁ UTILIZAR O PRODUTO E CONTÉM LIMITAÇÕES RELATIVAS À GARANTIA E/OU RESPONSABILIDADE. ESTA LICENÇA É CONCEDIDA PELA ASM PRODUÇÃO E SERVIÇOS EM SOFTWARE LTDA DORAVANTE DESIGNADA MILERSOFT. CASO VOCÊ NÃO CONCORDE COM OS TERMOS DESTA LICENÇA, DEVOLVA O PRODUTO COMPLETO PARA MILERSOFT, NO PRAZO DE ATÉ 7 DIAS, CONTADO DA DATA DE INSTALAÇÃO DO MESMO E RECEBERÁ UM REEMBOLSO. ESTE CONTRATO É A COMPROVAÇÃO DE SUA LICENÇA. A. LICENÇA: A MILERSOFT ("nós") fornece a LICENCIADA meios físicos contendo um programa de computador ("programa") denominado 'Milersoft SIGA', os quais também poderão conter documentação "on-line" ou eletrônica, a Licença ("Licença"), materiais impressos e componentes (doravante denominados conjuntamente "Produto") e lhe concede uma licença sendo a mesma onerosa, TEMPORÁRIA e não exclusiva para utilizar o Produto em um único computador, de acordo com os termos aqui estabelecidos. Os direitos autorais e todos os demais direitos relativos ao Produto são protegidos pelas leis de direitos autorais em vigor no Brasil e por disposições de tratados internacionais e especialmente a lei 9609/98 e permanecerão de titularidade da MILERSOFT. A LICENCIADA deverá reproduzir todos os avisos, incluindo os avisos de direitos autorais, constantes do Produto em todas as cópias que efetuar. B. A LICENCIADA PODE: 1. instalar e usar uma única cópia do Produto por licença em um único computador ou rede. Essa cópia somente deve ser usada por um único usuário por vez. Caso você deseje que o Produto seja utilizado por mais de um usuário/estação, você deverá obter uma licença adicional para cada usuário/estação; 2. fazer uma cópia do Produto para fins de salvaguarda ou arquivo ("backup"); 3. usar uma cópia do Produto em um computador doméstico ou portátil, desde que esta cópia nunca esteja carregada simultaneamente no seu computador original; 4. transferir o Produto para outra pessoa, desde que você ceda todos os seus direitos sob esta Licença, interrompa totalmente a utilização do Produto, apague ou destrua todas as cópias (inclusive a cópia no disco rígido) feitas para auxiliá-lo na utilização do Produto e você garanta que a pessoa para a qual você transferiu o Produto concorda com os termos desta Licença; 5. caso o Produto seja uma atualização ("upgrade") de um produto Milersoft ou de outro fornecedor, você poderá continuar a utilizar o produto original juntamente com este Produto. Caso transfira este Produto, você deverá transferir o produto atualizado ou destruí-los. Se o produto for uma atualização de um produto da Milersoft, você só poderá usar o produto atualizado de acordo com os termos desta Licença. C. A LICENCIADA NÃO PODE: 1. utilizar ou copiar o Produto, exceto conforme permitido nesta Licença; 2. traduzir, reverter a engenharia, descompilar ou desmontar o Produto, exceto na medida em que tal restrição seja expressamente proibida pela lei aplicável; 3. alugar, arrendar, ceder ou transferir o Produto, exceto conforme estabelecido acima; 4. modificar o Produto ou incorporá-lo a outro programa, no todo ou em parte. D. PRAZO: A Licença do software é MENSAL, a contar da data de instalação do Produto e será renovada automaticamente e mensalmente mediante ao pagamento da taxa mensal de suporte e manutenção. Porém, será rescindida caso você viole qualquer de seus termos ou condições. Em caso de rescisão, a LICENCIADA deverá destruir todas as cópias do Produto. As clausuras (A,B,C,E,D e F) estabelecidas neste contrato continuarão em vigor mesmo após a rescisão desta Licença, por qualquer motivo ou razão. E. GARANTIA: GARANTIMOS QUE OS MEIOS FÍSICOS CONTIDOS NESTE PRODUTO ESTARÃO LIVRES DE DEFEITOS RELATIVOS A MATERIAIS OU MÃO-DE-OBRA, DURANTE O PRAZO DE 90 DIAS, CONTANDO DA DATA DE SUA AQUISIÇÃO. SE OCORRER ALGUM DEFEITO, DEVOLVA O MEIO FÍSICO PARA MILERSOFT, E PROVIDENCIAREMOS A SUBSTITUIÇÃO DO MESMO SEM ÔNUS ADICIONAL. A SUBSTITUIÇÃO DO MEIO FÍSICO É O SEU ÚNICO DIREITO EM CASO DE VIOLAÇÃO DESTA GARANTIA. ESTA GARANTIA LHE CONCEDE DETERMINADOS DIREITOS. A LICENCIADA PODERÁ TER OUTROS DIREITOS DECORRENTES DA LEGISLAÇÃO APLICÁVEL EM CADA JURISDIÇÃO. F. LIMITAÇÕES DE GARANTIA E RESPONSABILIDADE: COM EXCEÇÃO DA GARANTIA EXPRESSA ACIMA, O PRODUTO É FORNECIDO NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRA, SEM QUAISQUER OUTRAS GARANTIAS, EXPRESSAS OU IMPLÍCITAS, INCLUINDO, MAS NÃO SE LIMITANDO A, GARANTIAS DE QUALIDADE PARA REVENDA, COMERCIALIZAÇÃO OU ADEQUAÇÃO A UMA FINALIDADE ESPECÍFICA OU, AINDA, RESULTANTES DE LEIS, ESTATUTOS, PRÁTICAS
3 COMERCIAIS OU ACORDOS. A LICENCIADA É EXCLUSIVAMENTE RESPONSÁVEL PELOS RESULTADOS E DESEMPENHO DO PRODUTO. EM HIPÓTESE ALGUMA, A MILERSOFT, NOSSOS FORNECEDORES OU REVENDEDORES SEREMOS RESPONSÁVEIS PERANTE A LICENCIADA OU QUALQUER OUTRA PESSOA FÍSICA OU JURÍDICA POR QUALQUER DANO INCIDENTAL, ESPECIAL, CONSEQUENCIAL OU QUALQUER OUTRO DANO INDIRETO, INCLUINDO, MAS NÃO SE LIMITANDO A, LUCROS CESSANTES, PERDA OU DESTRUIÇÃO DE DADOS OU OUTROS PREJUÍZOS ECONÔMICOS OU COMERCIAIS, AINDA QUE TENHAMOS SIDO AVISADOS SOBRE A POSSIBILIDADE DE OCORRÊNCIA DE TAIS DANOS, OU QUE A OCORRÊNCIA DOS MESMOS SEJA PREVISÍVEL. SOB NENHUMA CIRCUSTÂNCIA SEREMOS RESPONSÁVEIS POR DEMANDAS PROMOVIDAS POR TERCEIROS. NOSSA RESPONSABILIDADE TOTAL PERANTE A LICENCIADA, ASSIM COMO A RESPONSABILIDADE DE NOSSOS FORNECEDORES E REVENDEDORES, NÃO EXCEDERÁ O VALOR QUE A LICENCIADA PAGOU PELO PRODUTO. AS LIMITAÇÕES DE RESPONSABILIDADE CONTIDAS NESTA SEÇÃO SERÃO APLICÁVEIS AINDA QUE O INADIMPLEMENTO OU VIOLAÇÃO ALEGADA SEJA UMA VIOLAÇÃO DE UMA CONDIÇÃO OU TERMO FUNDAMENTAL OU UMA VIOLAÇÃO FUNDAMENTAL. ALGUNS ESTADOS/PAÍSES NÃO PERMITEM A EXCLUSÃO OU LIMITAÇÃO DE RESPONSABILIDADE POR DANOS CONSEQÜENCIAIS, INCIDENTAIS OU OUTROS DANOS INDIRETOS. PORTANTO, A LIMITAÇÃO ACIMA PODERÁ NÀO SER APLICÁVEL A LICENCIADA. G. CONDIÇÕES DE SUPORTE E MANUTENÇÃO: São as seguintes às condições de suporte e manutenção para o Programa aqui licenciado: 1. Os serviços de manutenção compõe-se de ações de suporte e ações de manutenção definidas pela MILERSOFT na sua política comercial e destinadas à preservação da usabilidade do Programa; 2. A LICENCIADA comunicará por ligação telefônica ou correio eletrônico para o serviço de atendimento de suporte e manutenção da MILERSOFT, no seu horário de funcionamento, informando o tipo de problema percebido, qualificando a função afetada, e o que mais parecer necessário ao atendente do serviço; 3. A MILERSOFT realizará as ações de suporte e manutenção dentro de seu horário de funcionamento por chamado telefônico, mensagem eletrônica ou acesso remoto* para a correção de erros solúveis por canal de voz ou modem; 4. Obriga-se, ainda, a LICENCIADA no custeio das despesas razoavelmente incorridas pela MILERSOFT na hipótese de ser necessária visita técnica às instalações da LICENCIADA, coisa que será feita após a prévia aprovação das despesas de viagem do pessoal técnico da MILERSOFT; 5. Serão concedidas gratuitamente à LICENCIADA novas versões do programa a medidas que forem liberadas. H. PREÇOS DO SUPORTE E MANUTENÇÃO: Os preços praticados e acordados do licenciamento, suporte e manutenção mensal estão em documento anexo. I. RESCISÃO: O presente contrato pode ser rescindido independente do motivo, por qualquer das partes, pelo prévio aviso de 60 (sessenta) dias, por escrito, observando a LICENCIADA: Declaração de encerramento de uso e desinstalação do produto. J. DISPOSIÇÕES GERAIS: Esta Licença constitui o entendimento integral entre nós e substitui quaisquer outros acordos ou discussões, orais ou por escrito, e só poderá ser alterada através de um documento escrito devidamente assinado pelas partes. Caso qualquer disposição desta Licença seja declarada inválida, ilegal ou inexeqüível por um Tribunal competente, tal disposição será desconsiderada e as demais disposições permanecerão em pleno vigor e efeito.
4 Conteúdo 1. Instruções de Segurança... 10 Sempre fazer backup(cópia dos dados)... 10 Característica do Produto... 10 Como obter suporte técnico?... 11 Sobre os direitos autorais... 11 Módulos do Pacote SIGA... 11 Instalação do Sistema... 11 2. O Retaguarda... 12 Conhecendo a interface... 12 Tela de Apresentação... 12 Tela principal... 12 Como sair do sistema?... 13 3. Por onde começar?... 14 Configuração Básica e Inicial... 14 Criando os usuários do sistema... 15 Tipos de Usuários... 16 4. Obtendo ajuda através do suporte técnico... 17 Iniciar Suporte via Chat... 17 Transferindo banco de dados para análise... 18 5. Cadastros... 19 Setores... 20 Controlar a comissão mediante um determinado desconto... 21 Fornecedores... 22 Produtos... 23 Aba: Financeiro... 24 Aba: Promoção... 24 Aba: Estoque... 24 Aba: Dados Fiscais... 25 Aba: Observação (Obs.)... 25 Abas: Vínculos, Códigos, Lote, Anvisa e Delivery... 25 Aba: Balança... 26 Aba: Nº de Série... 26 Normatização do Cadastro de Produtos... 27 Clientes... 28 Convênios... 30 Descontos... 31 Incluir descontos em um Setor... 31 Entregadores... 32 Vendedores... 33 8. Movimentação... 34 Entradas de Mercadorias... 35 Entrada Por digitação... 36 Entrada Por pedido (De compra)... 39 Entrada Por Importação da NF-e... 39 Conversões de unidades de medidas... 39 Transferências entre Filiais... 42 Transferências entre Depósitos... 43
5 Orçamentos... 43 DAV Documento Auxiliar de Venda... 44 Funções importantes... 46 Fazendo o DAV... 46 PV Pré-Venda... 51 DAV ou PV, qual escolher?... 51 Vendas diretas no ECF, PAF-ECF... 52 NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)... 53 Configurando o sistema para usar NF-e... 54 Emitindo uma NF-e... 56 Transmitindo uma NF-e... 60 Emitindo uma NF-e com CFOP diferentes... 61 Cadastrando Transportadoras... 61 7. O PDV... 62 Iniciando o PDV... 62 As funções do Menu Principal... 62 O Menu Fiscal... 63 Consulta Preços e o menu Outras Funções... 63 Iniciando as operações de caixa... 64 Fazendo a 1ª venda... 65 Fazendo venda com identificação do Cliente... 67 O Menu do sistema (Funções do Operador)... 68 Lendo um DAV ou um PV... 69 Formas de finalizar o cupom... 70 Finalização usando a Entrada Normal... 71 Finalização usando a Entrada Simplificada (Padrão)... 72 Cancelamentos de Itens ou de Cupons... 74 Devoluções... 74 Cupons de Descontos... 75 Registrando Recebimentos... 75 Concedendo Descontos... 76 Trabalhando com PBM... 76 Outras telas... 77 Fechamento de Caixa... 77 Emitindo a Redução Z... 77 Trabalhando na ausência do ECF... 78 Teclas de atalhos... 78 8. O Delivery... 79 Iniciando o Delivery... 79 As funções do Menu Principal... 79 O Menu Fiscal... 80 Consulta Preços e Menu Outras Funções... 80 Iniciando as operações... 81 Os modos de operações do Delivery... 81 O Modo Salão (Controle de Mesas e Contas Clientes)... 82 Incluindo itens... 83 Cancelando Itens... 83 Transferindo Itens, Mesas ou fazendo junções... 83 Identificando o Atendente (Garçom) e a quantidade de clientes na mesa (Rateio)... 84 Estados da Mesa... 84 Imprimindo conferência de mesa... 84 Fechando a mesa... 85
6 O Menu do sistema (Funções do Operador)... 86 O Modo Entrega... 87 Incluindo itens... 88 Selecionando o Cliente... 88 Visualizando o Mapa... 89 Selecionando o Entregador... 89 Fechando o Pedido... 90 O Modo PDV... 90 Os botões de funções... 91 Fazendo uma venda... 91 Fazendo venda com identificação do Cliente... 92 O Menu do sistema (Funções do Operador)... 93 Formas de finalizar o cupom... 94 Cancelamentos de Itens ou de Cupons... 98 Devoluções... 98 Cupons de descontos... 99 Fazendo recebimentos... 99 Concedendo descontos... 100 Outras telas... 100 Fechamento de Caixa... 100 Emitindo a Redução Z... 101 Trabalhando na ausência do ECF... 101 Organização e controle da demanda... 102 Controlando a cozinha (área de produção)... 102 Controlando as entregas... 104 Teclas de atalhos... 105 9. O Sincronizador... 106 Cadastrando um novo Caixa... 107 Status da sincronização... 108 Modo Loop... 108 Alertas no PDV... 109 Observações... 109 10. Relatórios, extraindo informações... 110 Interface padrão... 111 Estoque... 112 Estoque Geral... 112 Estoque Crítico... 113 Vendas... 114 Vendas por período... 114 Produtos vendidos no período... 114 Os mais vendidos... 115 Produtos... 116 Tabela de Preços... 116 Classificação fiscal... 116 Com alteração de Preços... 117 Clientes... 117 Listagem completa... 117 Extrato Financeiro... 118 Consumo... 118 Convênio... 119 Extrato no Período... 119 Vendedores... 120
7 Vendas e comissões no período... 120 Extrato de vendas e comissões... 120 Caixa... 121 Extrato do fechamento... 121 Planilha do mês... 121 Visualizando dados através de gráficos... 122 Gestor de Dados... 123 Selecionando e gerando um relatório... 124 Cupons emitidos... 124 Produtos vendidos... 125 Autorizações de Cancelamentos... 125 Outros relatórios... 126 11. OLAP... 127 Usando o OLAP... 128 12. Produtos Especiais... 132 Produtos Vinculados (Compostos)... 132 Criando um produto vinculado... 132 Produtos Amarrados Amarradinho... 134 Criando um produto amarrado... 134 Por que os produtos vinculados e/ou amarrados não têm estoque?... 135 Grades... 135 Criando um produto com Grades... 135 Atributos... 136 Criando um produto com atributos... 136 O que fazer se um atributo tem preço diferente?... 137 Produtos Pesáveis... 138 Produtos com Nº Série... 139 Incluindo Nº de Série... 139 Visualizando Nº de Série... 140 Produtos derivados de origem animal... 140 Incluindo derivados de uma peça de carne... 140 Produtos controlados (versão Milersoft Farma)... 142 Transmitindo as movimentações para a ANVISA... 142 13. Trabalhando com promoções... 144 Criando uma promoção (Encarte)... 144 Incluindo itens no encarte... 145 Criando uma promoção para um determinado setor... 146 Criando uma promoção individual... 147 Formas de conceder desconto em itens promocionais... 148 14. Manipulação de Dados... 149 Cadastrando itens semelhantes... 149 Manipulação de dados em uma Grade... 150 Selecionando um bloco... 151 Localizando dados... 152 Localizando e substituindo dados... 152 Reajustando os preços de venda... 153 Troca rápida de preço... 155 Substituição de dados... 155 15. Cotações e pedidos de compras... 159 Criando uma nova cotação... 160 Coletando informações comerciais de cada Participante... 162 Finalizando a cotação... 163
8 Criando pedidos avulsos... 164 16. Etiquetas... 165 Configurando... 166 Modo texto... 166 Modo Gráfico... 168 Hardware específico... 169 Exportação... 171 Selecionando e Imprimindo Produtos... 173 17. Controle de Entregas... 174 Fazendo entregas... 175 18. Financeiro... 176 Plano de Contas... 177 Composição... 177 Criando uma nova conta... 178 Fazendo lançamentos... 178 O Menu Suspenso... 179 Contas a Receber e a Pagar... 180 Criando uma nova conta a receber/pagar... 180 Gerenciando e emitindo boletas(os)... 181 Fazendo quitações... 183 Gráficos... 183 Fluxo de Caixa... 184 Obtendo Média da Receita... 185 Incluir lançamentos manualmente... 186 Transferir valores entre contas... 189 19. Mala Direta, E-mail e etc.... 190 Selecionando os Clientes... 190 Impresso... 191 E-mail... 192 20. Relatórios Fiscais... 193 SINTEGRA... 193 Configurando... 193 Gerando o SINTEGRA... 194 SPED... 195 Configurando... 196 Gerando o SPED-Fiscal... 197 21. Funções especiais... 198 Devoluções e Créditos para Cupons... 198 Gerando crédito... 198 Usando o crédito... 200 Monitoramento... 201 Visualizador do PDV... 201 Central de liberação de senha... 201 Envio de mensagem... 203 Monitor do Sistema... 204 Atualização do Sistema... 204 Manutenção do Sistema... 205 Celular e microterminais... 207 Licença Expirou... 207 Backup... 208 22. Permissões, senhas e segurança... 209 Entendendo o sistema de segurança... 209
9 Baseada em eventos... 209 Baseada em senhas... 210 23. Especificações do Sistema... 212 Sistema Operacional... 212 Hardware Mínimo... 212 Armazenamento (SGBD)... 212 Equipamentos externos... 213 Homologações... 213 Arquivos externos... 214
10 1. Instruções de Segurança Usar as seguintes diretrizes de segurança para proteger os dados do sistema contra danos potenciais. Sempre fazer backup(cópia dos dados) Ao usar o computador, sempre lembrar que: Todos os computadores algum dia apresentam falhas; Todos os sistemas de armazenamento HD (Hard Disk) perdem dados; Variações na tensão elétrica causam perda de dados; Uso impróprio causa falha nos sistemas; Todos os sistemas podem ser contaminados por vírus; Além destes, há diversos outros fatores que podem causar perda de dados. Por isto, quem trabalha com dados, em grandes corporações ou em pequenos comércios, necessita de uma política de prevenção. A maneira mais eficaz de prevenir é sempre fazer o backup. Diário. Existem no mercado diversos aplicativos que fazem backups. O sistema Milersoft SIGA 2015 também possui seu próprio sistema de backups, que pode ser programado para fazer a ccópia de segurança dos dados automaticamente ao sair do programa. O sistema automático de backup da Milersoft não inclui arquivos do Windows ou de qualquer outro sistema instalado em sua máquina. Para isto utilize o backup nativo do Windows ou soluções de terceiros. A Licenciada é totalmente responsável por seus dados e pela manutenção do backup. Na falta de um backup, a Milersoft não será capaz de resolver determinados problemas encontrados no seu sistema como a perda de dados devido a vírus, panes na máquina e outros. Se o volume de dados gerenciados pelo sistema Milersoft SIGA 2015 for muito grande, recomendamos consultar um técnico independente, ou contatar a Milersoft para implementar uma estratégia de backups freqüentes e periódicos analisando o risco de perda de informações Característica do Produto O Milersoft SIGA 2015 possui funções que contribuem para o crescimento das vendas e do negócio, aumentando o controle do estoque e diminuindo a margem de erros por parte dos usuários. É um sistema de fácil manuseio garantindo ao usuário uma aprendizagem fácil e rápida. Pode ser instalado de forma monousuária (permitindo o uso de apenas um terminal) ou multiusuária (em rede, trabalhando simultaneamente com vários terminais de vendas no balcão). O sistema possui um sistema automático de baixas e atualização de estoque. Após a confirmação da venda, o Milersoft SIGA 2015 efetua a baixa no estoque e, simultaneamente, atualiza seus saldos. O Milersoft SIGA 2015 é a solução ideal para empresas, aumentando a qualidade, comodidade e rapidez de atendimento aos clientes. Permite o controle de entradas e saídas do estoque tornando a empresa mais eficiente para enfrentar o mercado cada vez mais competitivo.
11 Como obter suporte técnico? Ao instalar o Produto, a Licenciada dispõe automática e gratuitamente de suporte técnico da Milersoft por 90 (noventa) dias a contar da data de instalação. Para um suporte técnico adicional, entre em contato com um de nossos representantes. O Suporte é oferecido pelos telefones 55-(0xx21)-2601-4685 e 55-(0xx21)-2603-7757, pelo e- mail suporte@milersoft.com.br e pelo site HTTP://www.milersoft.com.br. É necessário fazer o registro gratuito do Sistema. Sobre os direitos autorais O sistema Milersoft SIGA 2015 é licenciado sob o termo de licença de software e protegido por tratados internacionais de copyright e, em especial, pela lei de direitos autorais de software vigente no Brasil, sendo a ASM Produção e Serviços em Software LTDA detentora de todos esses direitos. É expressamente proibida a cópia do Sistema e dos seus respectivos materiais em anexo sem a prévia autorização por escrito da Milersoft. Para maiores informações verifique a Licença do Sistema que acompanha o Produto. Para utilizar o sistema em rede é necessário obter uma licença extra para cada estação de trabalho. PARA UTILIZAR O SISTEMA É NECESSÁRIO O REGISTRO DA CÓPIA JUNTO À MILERSOFT. ESTE REGISTRO É GRATUÍTO. Módulos do Pacote SIGA Esse manual descreve as principais funções do sistema Milersoft SIGA 2015, dando ênfase aos Módulos Retaguarda, PDV e Delivery. O pacote Milersoft SIGA 2015 é composto pelos seguintes módulos: Módulo Função Alltrade.exe Retaguarda Responsável pelos cadastramentos e inclusões de dados, e pelo gerenciamento da loja. (Os relatórios estão neste módulo) ModuloDavPv.exe Responsável pela emissão do DAV e/ou PV. Para executar este módulo é necessário chamar a função correspondente no módulo Retaguarda Backup.exe Módulo de backup do sistema Monitor.exe Módulo de estatísticas em tempo real (visão da empresa em gráficos) PdvSinc.exe Responsável pela sincronização de dados entre o SERVIDOR e os PDV s SincMultLojas.exe Sincroniza múltiplos servidores. Usado em rede de lojas (Uma matriz com várias filias). Terminal.exe Gerencia a interface com micro-terminais Gertec (Usado somente quando o módulo Delivery está habilitado). WebTerminal.exe Gerencia a interface com dispositivos móveis celulares (Usado somente quando o módulo Delivery está habilitado). PontoVenda.exe Responsável pela venda e comunicação com os ECF s (Emissores de Cupom Fiscal). Este módulo é homologado pelo programa PAF do governo federal e estatuais. Instalação do Sistema Não será abordada neste manual, sendo executada somente pela Milersoft ou por um Representante, Funcionário ou Técnico indicado por ela.
12 2. O Retaguarda É o módulo principal do pacote Milersoft SIGA 2015, responsável por todo o cadastramento e gerenciamento da empresa. Possui as seguintes funções: Cadastrar Usuários, Vendedores, Entregadores, Clientes, Convênios, Fornecedores, Produtos, Setores e Promoções; Fazer pedidos de compras analisá-los; Registrar Entradas de Mercadorias de fornecedores; Registrar Transferências de estoques entre lojas; Emitir notas fiscais e NF-e (Notas fiscais Eletrônicas); Fazer balanços de estoques e/ou outros tipos de ajustes; Gerar diversos tipos de relatórios gerenciais (produtos vendidos, os mais vendidos, Comissões de vendas, Históricos dos clientes, contas a pagar e receber e etc.); Gerar relatórios fiscais SINTEGRA e SPED. Outras funções relacionadas á permissões de acesso, comissões de vendedores, despesas e gerenciamento da empresa. Conhecendo a interface Esta seção oferece uma visão superficial ou introdutória da interface do módulo Retaguarda. Tela de Apresentação Quando o módulo Retaguarda inicia, é apresentada uma tela de boas vindas (fig. Abaixo) contendo as informações da versão base do sistema e os dados do Licenciado. Versão base do Sistema Razão Social e CNPJ do licenciado. Tela principal Ao abrir o sistema é apresentada a tela principal (fig 2), dividia em: Elemento Descrição Menu Principal Contém todas as funções do sistema, agrupadas em Arquivos (cadastros), Editar (alterações de cadastros e estoque), Relatórios (extração e análise de dados), Ferramentas (utilitários), Configuração (Ajustes e parâmetros do pacote SIGA) e Ajuda (informações do produto e licença, suporte via chat, solicitação via acesso remoto, execução de comandos de suporte e transferir banco de dados para análise); Barra de Botões Contém as principais funções do sistema, como cadastro de
13 Localização Rápida Links Outras Informações produto, acesso ao DAV e PV, troca de usuário (Log-in e Log-off), controle de contas (cheques e outros) ; Espaço reservado para localização rápida de qualquer tipo de informação, como produtos, clientes, fornecedores, etc. Outras funções para acesso rápido; Mostra a versão completa do Retaguarda, número de série do registro, usuário logado e o seu tipo (gerente geral, gerente, supervisor, compras/deposito, balconista, caixa). Versão detalhada do produto e o seu nº de registro. Iniciar suporte via chat. Menu principal Agrupa todas as funções do Sistema Botões e Links de acesso rápido para as principais funções e as mais usadas. Nome e tipo de usuário logado no sistema. Como sair do sistema? 1 1. Clique em Sair do Sistema ou no X do Windows (fig. Esq.); 2. Confirme se a opção está em Sair do Sistema e retornar ao Windows (Fig. Dir.); 2 3. Clique no botão Ok; 3
14 3. Por onde começar? Para usar o sistema é necessário fazer a configuração inicial e cadastrar os primeiros dados. Para isto, separe as seguintes informações: Dados cadastrais do estabelecimento (Razão Social, CNPJ e etc)*; Dados dos Usuários do sistema; Dados dos Fornecedores (Distribuidores, Fornecedores e etc.); Dados dos Produtos (Lista de Produtos, Alíquotas de ICMS, Alíquotas de IPI e etc.)*; Dados dos Clientes e Convênios. * Entre em contato com o seu contador para obter as informações corretas. Configuração Básica e Inicial Para configurar o seu sistema siga: 1. Selecione a opção Configuração localizada no Menu Principal ou barra de Botões; 2. Preencher a aba Empresa com Razão Social, Endereço, Número, Complemento, Bairro, UF, Cidade, CEP e CNPJ. O código CNAE* está localizado no comprovante de CNPJ; *O código CNAE deve ser preenchido obrigatoriamente caso a empresa emita a NF-e (somente dígitos sem ponto ou hífen). 3. Selecione a opção Configuração localizada no Menu Principal ou barra de Botões; 4. Clique no botão OK para gravar os dados.
15 Criando os usuários do sistema Definir as pessoas que usarão o sistema (usuários): 1. Selecione a opção Arquivos no Menu Principal e em seguida a opção Usuários: 2. A tela Usuários Cadastrados da fig. 9 mostra alguns usuários cadastrados. Mas na primeira vez de uso estará em branco. Clicar em Novo Usuário. 3. Informe o nome do usuário, tipo*, senha** e a confirmação da senha (fig. 10). * ATENÇÃO: O primeiro usuário cadastrado no sistema deverá ser do tipo GERENTE GERAL, caso contrário não terá permissão para cadastrar novos usuários; ** A senha poderá conter números e letras com até 15 caracteres. 4. Clicar no botão Gravar após preencher os dados. Nota: Ao entrar no sistema será solicitada a identificação do usuário (fig. 11). Informar Nome, senha e clicar em Ok para fazer log-in. Se o usuário precisar se ausentar por alguns instantes, poderá selecionar Trocar de usuário no Menu principal (fazer log-off). Fig. 11
16 Tipos de Usuários O sistema Milersoft SIGA 2015 classifica os usuários do sistema em 6 (seis) níveis. A tabela abaixo descreve estes níveis. Nível Funções Gerente Geral Principal usuário do sistema com acesso a todas as operações. Gerente Acesso a todas as operações no sistema, exceto configuração. Supervisor Acesso a ajustes no cadastro dos clientes, produtos e estoques. Compras/Depósito Acesso a entradas de estoque, DAV e Pré-Vendas. Balconista Acesso ao atendimento de clientes, listas de produtos e clientes, DAV e Pré-Vendas. Caixa Acesso somente ao sistema de caixa PDV. É possível alterar o que cada tipo de usuário pode fazer, em Configurações no Menu Principal >> Segurança >> Definir Privilégios de Usuários*. * Para definir os privilégios de usuário é necessário estar logado como Gerente Geral.
17 4. Obtendo ajuda através do suporte técnico Para obter ajuda junto à Milersoft, usar a opção Ajuda localizada no menu Principal: Opções de Suporte Iniciar Suporte via Chat Descrição Solicita suporte via chat a um de técnicos da Milersoft. Transferência banco de dados para análise A pedido do técnico que está lhe atendendo, transfere o banco de dados da empresa para o setor de análise da Milersoft. É NECESSÁRIO ACESSO À INTERNET. Executar comandos de suporte Executa scripts a pedido do suporte. Iniciar Suporte via Chat 1 2 Para conseguir ajuda junto ao sistema Milersoft SIGA 2015: Barra de menu, opção Ajuda. Para se conectar com o nosso suporte: Clicar na opção Iniciar Suporte via Chat (item 1), para conversar com um de nossos técnicos. Informar o seu nome e clicar no botão Conectar. 4 Na tela Ajuda do Sistema (imagem ao lado) haverá o diálogo entre o usuário e o suporte Milersoft. Item(3)- Usuário insere o texto desejado item(4)- Histórico do diálogo 3
18 Transferindo banco de dados para análise Ferramenta para envio da base de dados da empresa para análise do suporte MilerSoft. Após escolher a opção ajuda na barra de menu, selecionar a opção Transferência banco de dados para análise. Aparecerá a tela ao lado. Informar seu nome, e-mail para contato e a descrição do suporte desejado. Clicar em Gravar e Transferir Dados. Dica: Uma forma eficiente de obter ajuda é através de e-mail, pois, além de obter o suporte desejado, a ação fica registrada em sua caixa de mensagens. Utilize sempre esta forma para questões não emergenciais. O suporte via e-mail está disponível através do seguinte endereço eletrônico: suporte@milersoft.com.br
19 5. Cadastros O Sistema Milersoft SIGA 2015 permite vários tipos de cadastros. Para cadastrar, excluir ou alterar qualquer dado cadastral: Acessar Arquivos no Menu Principal, e uma das opções disponíveis: Cadastro Produtos Setores Descrição Itens (produtos) que a empresa comercializa ou usa (compra, fabrica, etc.) Agrupa os produtos para organizar e analisar relatórios e gráficos. Fornecedores Pessoas Físicas ou Jurídicas das quais se adquire produtos e/ou serviços (Fornecedores, Distribuidores, Fabricantes e etc.); Promoções Promoções de produtos (encartes e afins); Grades Clientes Grades de produtos que permitem variações nas características Cor, Tamanho e Modelo (calçados e vestuário); Clientes, limites de créditos e datas de vencimentos; Convênios Convênios firmados com a empresa, agrupando clientes e assumindo a responsabilidade pelos pagamentos; Entregadores Pessoas que efetuam as entregas de mercadorias vendidas; Vendedores Usuário Responsáveis pelas vendas, podendo contabilizar comissões; Pessoas com permissão para acessar o sistema. Antes de editar, excluir ou incluir qualquer dado nos cadastros do sistema, usar a tela de précadastro*, que facilita a localização de determinada informação. Essa tela segue o mesmo padrão para todos os tipos de cadastro e está divida em: Dados já cadastrados no sistema Especifique aqui o que está procurando e tecle <Enter> * A tela pode apresentar pequenas mudanças conforme o dado a ser cadastrado (como exemplo na tela de produtos há 3 (três) campos para localização), sendo a base a mesma para todas. Área das funções: Ao verificar que o dado desejado não existe no cadastro, pode-se cadastrá-lo clicando em Novo...; Usar Editar para alterar cadastros; Excluir para apagar; Sair para retornar à tela principal.
20 A tela de cadastro propriamente dita está dividida em: Menu com funções de cadastro, Novo, Salvar e Gravar. Botões de navegação (próximo registro, anterior e etc.). Abas com sub-cadastros ou relatórios específicos. Botões de Gravar e de Sair Área dos dados do cadastro. Obs.: A tela da figura anterior é a de cadastro de produtos. Outras telas apresentam mais ou menos itens conforme tipo de cadastro. Setores Permite agrupar os produtos com característica semelhantes, aplicar configurações específicas a um determinado bloco de produtos e analisá-los de forma sintética quanto à lucratividade, rotatividade e outros critérios. Um setor pode conter diversos sub-setores, aumentando as possibilidades de organização e controle. Cadastrando um setor: 1 1. Selecionar opção Setores no Menu Arquivo; 2 2. Clicar no botão Novo Setor; Tela de Cadastro de Setores aguardando o preenchimento dos dados. Principais Campos Descrição Nome do Setor Identificação do Setor (Ex.: Medicamentos, Perfumarias, Cereais, Açougue, Padaria, Bebidas, Armarinho, Lubrificantes, Peças, etc). Financeiro Composição do preço de venda; Descontos Ao marcar Controlar desconto máximo impede-se que os produtos do setor sejam vendidos com desconto superior ao desconto máximo especificado.