IMPLEMENTAÇÃO DO PROGRAMA 5S EM UM HOSPITAL: UM ESTUDO DE CASO GERADOR DE NOVAS HABILIDADES NO ENGENHEIRO DE PRODUÇÃO Abraão Freires Saraiva Júnior abraaojr@oi.com.br Universidade Federal do Ceará, Departamento de Engenharia Mecânica e de Produção Avenida Mister Hull, s/n Campus do Pici, Bloco 714 60455-760 Fortaleza - CE Anna Cristina Barbosa Dias de Carvalho annacbdc@bol.com.br Faculdade de Tecnologia de São Paulo Pça. Cel. Fernando Prestes, 30 Bom Retiro 01124-060 São Paulo SP Cristiane de Mesquita Tabosa cristiane_dmt@yahoo.com.br Universidade Federal do Ceará, Departamento de Engenharia Mecânica e de Produção Avenida Mister Hull, s/n Campus do Pici, Bloco 703 60455-760 Fortaleza - Ceará Resumo: Criar nos futuros engenheiros a capacidade de desenvolver projetos voltados à melhoria da qualidade de vida de uma comunidade ou de uma empresa exige um desenvolvimento de valores que vão além dos conceitos teóricos e éticos ensinados em sala de aula. Atividades de extensão ou atividades complementares que gerem oportunidades para aplicação desses conceitos são fundamentais no mundo competitivo. Um dos primeiros conhecimentos importantes, quando se fala em qualidade, é a definição de uma ferramenta simples que auxilia na implantação da gestão da qualidade: o Programa 5S. Essa ferramenta foi estudada exaustivamente por alunos do curso de Engenharia de Produção Mecânica da Universidade Federal do Ceará que fazem parte da Empresa Junior. Uma equipe da Empresa Júnior realizou um serviço de consultoria para implementar o Programa 5S em um grande hospital de Fortaleza. Esse trabalho desenvolveu não só os valores éticos aos estudantes de engenharia, mas também os valores de qualidade e o conhecimento sobre a gestão da qualidade em uma empresa. O presente artigo apresenta as origens e a importância das Empresas Juniores, a metodologia de implementação do Programa 5S utilizada pela equipe, com suas peculiaridades, bem como os resultados obtidos. Palavras-chave: Empresa Júnior, Aprendizado, 5S, Serviço, Qualidade 1 INTRODUÇÃO São muitas as exigências feitas por empresas na contratação de novos engenheiros. Eles devem possuir habilidades e competências que nem sempre são desenvolvidas nas salas de aula. As habilidades e competências exigidas pelas empresas vão além dos conhecimentos técnicos de uma área específica, pois elas envolvem a capacidade de trabalhar em grupo, a 1E09-1
criatividade, a iniciativa, a flexibilidade diante de situações problemáticas, um bom conhecimento de si mesmo e uma visão global do mundo. Essas são algumas das exigências e dependendo da empresa essa lista torna-se ainda maior. Diante do exposto, a Empresa Júnior verifica-se como um instrumento de prática muito interessante, pois os alunos são gestores de negócios e precisam aprender a trabalhar com uma série de habilidades e competências, além do conhecimento técnico necessário para desenvolver trabalhos aplicados. As empresas inseridas no atual cenário econômico mundial, marcado por uma elevada concorrência, estão cada vez mais motivadas a reverem sua postura frente aos clientes, colaboradores, acionistas e à comunidade em geral. Qualidade, custo, atendimento e inovação são fatores críticos para a sobrevivência das organizações nesse novo contexto. Segundo Slack (2002), há uma crescente consciência de que serviços de alta qualidade podem oferecer uma considerável vantagem competitiva a uma organização. O fator humano é tido como o alicerce para consecução de serviços de alto nível, aliado às boas condições de trabalho e satisfação dos funcionários e clientes. Para Ribeiro (1994), através de cinco atividades simples e básicas, denominadas 5S, tornam-se possíveis mudanças de atitudes e comportamento das pessoas, possibilitando o desenvolvimento de um ambiente propício à obtenção da qualidade total. O programa 5S visa não somente a uma limpeza no ambiente de trabalho, mas também a uma melhor utilização e ordenação dos recursos, eliminação do desperdício, aumento da produtividade e incremento da qualidade da organização através da educação e da prática de bons hábitos. Neste contexto, a Empresa Júnior do Curso de Engenharia de Produção Mecânica da UFC foi contratada para desenvolver e aplicar uma metodologia de implantação e manutenção do Programa 5S em um hospital de referência no Norte-Nordeste brasileiro. O artigo é estruturado a partir da fundamentação teórica, em que são ressaltadas a origem e a importância do Movimento Empresa Júnior. Em seguida é explicitada a atuação da Empresa Júnior do Curso de Engenharia de Produção Mecânica da UFC. Na seção seguinte, é apresentado o estudo de caso realizado apresentando as etapas da implementação do Programa 5S, bem como os resultados alcançados. Na última seção são expostas as conclusões dos autores. 2 O MOVIMENTO EMPRESA JÚNIOR As empresas juniores surgiram na França em 1967 na ESSEC (L'Ecole Supérieure des Sciences Economiques et Commerciales de Paris). Elas foram desenvolvidas para dar ao aluno a oportunidade de desenvolver habilidades como relacionamento interpessoal, tomada de decisões, poder de negociação e coragem para enfrentar situações difíceis (FEJESP,2005). A idéia chegou ao Brasil em 1987, através da Câmara de Comércio Brasil-França. Foram de imediato implantadas empresas juniores na Fundação Getúlio Vargas e Escola Politécnica de São Paulo. Hoje, as empresas juniores já estão organizadas em federações e em confederações. Possuem estatutos e código de ética definido (FEJESP, 2005). Segundo a Federação das Empresas Juniores de São Paulo, a Empresa Júnior é um laboratório para o aluno se desenvolver no intuito de enfrentar o mercado com um diferencial. O aluno é capacitado, através das atividades desenvolvidas, a ser um empreendedor. Durante a gestão na Empresa Júnior, o aluno aprende a desenvolver planejamento de curto, médio e longo prazo; aplica conhecimentos de custos, projeto, relações interpessoais, controle de atividades, visão de mundo; e aprende também a expressar seus sentimentos. As Empresas Juniores desenvolvem diversos tipos de trabalhos. Dependendo da área de atuação pode oferecer cursos à comunidade, fazer trabalhos de consultoria, desenvolver grupos de estudos, fomentar estágios, fazer projetos de pesquisa, fazer recrutamento e seleção de 1E09-2
alunos, apoiar trabalhos comunitários e diversas outras atividades. Todas elas exigem um bom conhecimento administrativo, de custos, de visão de longo prazo e de planejamento. Os objetivos de uma Empresa Júnior podem ser descritos abaixo (CM, 2005): - Proporcionar ao estudante aplicação prática de conhecimentos teóricos, relativos à área de formação profissional específica; - Desenvolver o espírito crítico, analítico e empreendedor do aluno; - Intensificar o relacionamento empresa/escola; - Facilitar o ingresso de futuros profissionais no mercado, colocando-os em contato direto com o seu mercado de trabalho; - Contribuir com a sociedade, através de prestação de serviços, proporcionando ao micro, pequeno e médio empresário especialmente, um trabalho de qualidade a preço acessível; - Valorizar a instituição de ensino no mercado de trabalho. 2.1 A Empresa Júnior da Engenharia de Produção Mecânica A Empresa Júnior da Engenharia de Produção da Universidade Federal do Ceará foi fundada em 2002, motivada pela ansiedade dos alunos em encontrarem alternativas para aplicarem seus conhecimentos em indústrias da região. Como o curso de Engenharia de Produção era novo na região, as indústrias não tinham conhecimento da área e havia uma grande dificuldade de conseguir estágio. Então, a Empresa Júnior também teve como finalidade divulgar o curso e as habilidades que estavam sendo formadas nos novos profissionais. Devido à insegurança diante do mercado, a gestão foi iniciada com a organização da empresa e com a pesquisa para aprenderem o que precisava ser feito para conseguir mercado. Esse foi um trabalho muito interessante, pois os alunos tiveram que identificar, no mercado, potenciais clientes e tiveram que se apresentar sem nenhum portfólio. Uma experiência muito semelhante a uma nova empresa que entra no mercado e precisa se estabelecer. Hoje a empresa encontra-se na 5ª gestão e possui uma diretoria composta por seis membros diretores além de outros dezoito membros efetivos que prestam serviços quando há necessidade. A empresa já possui um portfólio, mas sua realidade agora é a de se tornar conhecida e consolidar sua existência no mercado. 3 A FILOSOFIA 5S O primeiro serviço a ser desenvolvido pela Empresa Júnior da Engenharia de Produção Mecânica da UFC, foi a implementação do Programa 5S em organizações. O programa ou sistema 5S, originário do Japão, foi formalizado no ambiente empresarial japonês no início da década de 50, apesar dessa filosofia já ser praticada informalmente anteriormente pelas famílias e escolas daquele país como ferramenta de educação moral. Para Ribeiro (1994) a essência do 5S está presente em qualquer população, nação, organização ou pessoa que pratique bons hábitos, que zele pela higiene, segurança, organização, bem-estar e respeito ao próximo. A Filosofia 5S é um compromisso de melhoria integral do ambiente e das condições de trabalho e não apenas um mutirão de limpeza. Segundo Silva (1996), do ponto de vista organizacional, o Programa 5S deve ser implementado com o objetivo de proporcionar o ambiente da qualidade. Tal programa é tido como ferramenta básica para a implantação do TQM (Total Quality Management), por trabalhar aspectos educacionais e culturais da organização. A Filosofia 5S baseia-se na mudança de hábitos, para melhor. Mudança esta que é conseguida através da prática disciplinada e persistente dos bons hábitos disseminados pelo 5S. 1E09-3
4 A METODOLOGIA ADOTADA PARA IMPLEMENTAR O PROGRAMA 5S A implementação do Programa 5S foi dividida em três fases: preparação, implantação e manutenção, com o objetivo de torná-lo mais claro aos gestores e funcionários do hospital, conforme descrito por Lapa (1998). As fases são descritas nas seções seguintes. 4.1 Fase de Preparação Nesta fase foi realizada uma visita técnica às instalações e ao ambiente de trabalho com o objetivo de colher informações relevantes e verificar as condições de trabalho da empresa. Na ocasião foi feita uma avaliação quanto aos cinco sensos, obtendo, inclusive, evidências através de fotos, anotações e relatos dos funcionários. A partir dessas evidências percebidas, foi realizada uma análise que serviu como base para elaboração do Plano de Execução do programa. 4.2 Fase de Implantação Nesta fase, baseado no material coletado e no diagnóstico realizado, foi feita uma palestra de sensibilização às lideranças e chefias do hospital, com o intuito de fortalecer e ressaltar a importância do apoio total e irrestrito por parte da alta administração para com o Programa 5S. Também foram apresentadas as melhorias organizacionais que obteriam a curto, médio e longo prazo. Em seguida, foram realizados treinamentos com o corpo funcional do hospital. Os treinamentos, ministrados pela equipe de trabalho da Empresa Júnior, foram divididos em dois módulos. No primeiro, trabalharam-se os conceitos básicos de qualidade, bem como os sensos de utilização e de ordenação. No módulo seguinte, foram trabalhados os sensos de limpeza, saúde e autodisciplina, além de serem exibidas animações contendo os cinco sensos e uma breve explicitação sobre o ciclo PDCA, mostrando sua utilidade e integração com qualidade e 5S. Tinha-se em mente treinar todos os funcionários do hospital, porém, devido à estafa relacionada com a alta jornada de trabalho, oriunda principalmente dos plantões e da prática de atividades laborais complementares, o percentual atingido foi de 71% de treinandos. Percentual este bem aceito pela diretoria do hospital, cientes das dificuldades existentes. O aprendizado para a equipe de trabalho que ministrou os treinamentos deu-se a partir do relacionamento com os treinandos. Estes, devido ao cansaço inerente ao trabalho, muitas vezes mostravam-se ansiosos e estressados nos treinamentos, o que exigiu uma postura flexível e compreensiva dos instrutores na condução dos treinamentos. Outra característica interessante dos treinandos é que eles consistiam de pessoas de sexos, idades e graus de escolaridade variados, o que também exigiu uma postura flexível dos instrutores para que houvesse uma maior compreensão e adequação às diferentes formas de pensar e agir dos treinandos. Depois de concluídos os treinamentos, partiu-se para a aplicação prática dos sensos a- prendidos com o lançamento da Semana D. Evento este onde os funcionários realizaram um mutirão organizado, descartando o que era inútil, organizando o material utilizado e fazendo uma limpeza geral no ambiente de trabalho. Neste momento, já foi verificada uma notável melhoria na organização no ambiente do hospital. 4.3 Fase de Manutenção Para a continuidade e manutenção do programa 5S, era indispensável a formação de auditores internos para avaliar, motivar e promover um espírito de competição e de melhoria entre os funcionários, estimulando-os a praticarem os cinco sensos. Partindo dessa premissa, foram 1E09-4
selecionadas cerca de trinta pessoas-chaves, uma de cada setor, para formarem o comitê gestor, que serviu como alicerce para a manutenção e o desenvolvimento do Programa 5S. Estas pessoas participaram de um treinamento, onde foram demonstradas as características de uma auditoria, bem com as suas finalidades. Também foi trabalhado o uso de uma checklist, ou seja, uma lista de verificação que foi utilizada como ferramenta básica para a avaliação e manutenção do Programa 5S. Com o intuito de atenuar a rejeição intrínseca pelo termo auditores, resolveu-se atribuir aos membros do comitê gestor a função de avaliadores do 5S. As avaliações consistiam em visitas críticas a setores, diferentes dos de origem dos avaliadores, com a aplicação da checklist e de uma planilha contendo os critérios de avaliação. Nesta check-list, constavam perguntas simplórias cujas respostas poderiam enquadrarse em três notas: 1, 2 ou 3. A menor pontuação era considerada não conforme, a de pontuação intermediária significava conforme com restrições e a de maior nota era tida como conforme. Para auxiliar a escolha da nota de cada item, foi desenvolvida uma planilha contendo os critérios de avaliação a serem observados. Em cada item, existia uma descrição que estava correlacionada a uma nota. Depois de realizada a avaliação e preenchido a check-list corretamente, efetua-se um cálculo aritmético, em cada senso, para se obter uma pontuação percentual da área avaliada. As expressões utilizadas para o cálculo desse percentual estavam expostas na check-list. As notas percentuais entre 0 e 40% foram classificadas como não conforme, as entre 41 e 70% como conforme com restrição e as pontuadas entre 71 e 100% como conforme. 5 RESULTADOS OBTIDOS Concordando com SILVA et al (2001), verificou-se que o Programa 5S proporcionou um aumento no envolvimento de todos do hospital, além de fazer surgir lideranças dentro do ambiente de trabalho. Melhoria da qualidade intrínseca dos funcionários, incremento da eficiência, eliminação do desperdício, redução de custos, otimização de espaços, maior facilidade para a visualização e acesso aos materiais, ferramentas e documentos, melhoria das relações humanas, redução do stress das pessoas, redução de atos e condições inseguras e o incremento da harmonia no ambiente de trabalho, foram alguns dos benefícios percebidos após o início das atividades de implantação do Programa 5S.. Mesmo com o logro do programa, deve-se ter total atenção, por parte dos facilitadores, diretoria e demais coordenações, em relação à manutenção do Programa 5S. De tempos em tempos, a empresa deve passar por um novo ciclo de treinamentos, com o intuito de fortalecer os conceitos do 5S e despertar, os novatos da organização, para essa Filosofia. Em relação à equipe de trabalho da empresa júnior, os resultados obtidos foram: aprendizado técnico em relação ao Programa 5S; aperfeiçoamento da forma de portar-se diante de grupos heterogêneo, principalmente com a condução dos treinamentos; desenvolvimento de valores de ética profissional com o cumprimento dos prazos e condições acertadas no contrato do serviço; reconhecimento profissional devido à qualidade do serviço prestado. 6 CONCLUSÃO Para Campos (1999) o Programa 5S deve envolver todos os níveis da empresa, mas deve ser liderado pela alta administração. A essência da aplicação do 5S se dá pela educação, treinamento e prática em grupo. Em hospitais, organização, boa comunicação, padronização e limpeza são alguns atributos imprescindíveis para um atendimento eficiente dos clientes, devido principalmente, a es- 1E09-5
sencialidade da qualidade no serviço oferecido. A omissão dos valores obtidos pelo cinco sensos poderá conduzir a um ambiente mais propício à ocorrência de acidentes, resultando, muitas vezes, em graves conseqüências como seqüelas, infecções ou até morte dos pacientes. No hospital onde houve a implementação, foi observado grande interesse no aprendizado da filosofia 5S, pois apesar da falta de obrigatoriedade do treinamento em relação aos funcionários, houve grande participação efetiva, mesmo com a sobrecarga de trabalho da maioria dos treinandos. Para a equipe de trabalho da Empresa Júnior, o aprendizado foi significativo, já que esta se deparou com uma situação de trabalho diferente da normalmente encontrada no ambiente universitário. Valores éticos foram aprimorados principalmente com o cumprimento do contrato firmado entre a empresa contratante e a equipe de trabalho da empresa júnior e na condução da implantação do Programa 5S. O trato pessoal diferenciado, exigido principalmente pelo cansaço apresentado por alguns treinandos, e a flexibilidade requerida dos instrutores para lidar com a heterogeneidade do grupo nos treinamentos, evidenciaram o desenvolvimento de valores humanos da equipe de trabalho. Os resultados obtidos com esta experiência poderá servir como um agente motivador para a realização de novos serviços e para a expansão do movimento Empresa Júnior no Estado do Ceará, contribuindo, assim, para o aprimoramento dos conhecimentos aprendidos em sala de aula, para a melhoria das condições das empresas locais e para o desenvolvimento dos valores éticos e humanos dos futuros profissionais de engenharia. 7 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CAMPOS, V. F. TQC Controle da Qualidade Total (no estilo japonês). 2ª Ed. Belo Horizonte: Ed. FCO, 1992. P. 173-174. CM. Empresa Júnior: uma alternativa viável aos programas de estágio. Disponível em <http://www.aprenderonline.com.br/ver_noticia.php?codigo=79> Acesso em: 09 dez. 2005. FERJESP. Federação de Empresas Juniores do Estado de São Paulo. Disponível em <http://www.fejesp.org.br/movimento/> Acesso em 15 dez. 2005. LAPA, R.P; BARROS, A.M. & ALVES, J.F. Praticando os 5 Sensos. Rio de Janeiro: Ed. Qualitymark, 1996. RIBEIRO, H. 5S: A Base para Qualidade Total. Salvador: Ed. Casa da Qualidade, 1994. SILVA, J.M. O ambiente da Qualidade na Prática 5S. Belo Horizonte: Ed. FCO, 1996. SLACK, N.; CHAMBERS, S. & JOHNSTON, R. Administração da Produção. 2ª Ed. São Paulo: Ed. Atlas, 2002. IMPLEMENTATION OF THE PROGRAM 5S IN A HOSPITAL: A CASE STUDY THAT GENERATES NEW ABILITIES IN THE PRODUCTION ENGINEER Abstract: To create in the future engineers the capacity to develop projects directed to the improvement of the quality of life of a community or of a company demands a development of values that go beyond the theoretical and ethical concepts taught in classroom. Activities of 1E09-6
extension or complementary activities that generate chances for application of these concepts are basic in the competitive world. One of the first important knowledge, when if it speaks about quality, is the definition of a simple tool that assists in the implantation of the management of the quality: the Program 5S. This tool was studied exhaustingly by pupils of the course of Engineering of Production Mechanics of the Federal University of the Ceará who are part of the Company Junior. A team of the Company Junior carried through a consulting service to implement the Program 5S in a great hospital in Fortaleza. This work not only developed the ethical values to the engineering students, but also the values of quality and the knowledge on the management of the quality in a company. The present article presents the origins and the importance of the Companies Juniores, the methodology of implementation of the Program 5S used by the team, with its peculiarities, and the results gotten. Key-words: Company Junior, Learning, 5S, Service, Quality 1E09-7