Cartilha NF-e Nota Fiscal Eletrônica Vale Fertilizantes Janeiro / 2012 Versão 1.0 Este documento descreve as obrigações e procedimentos no manuseio de NFNF e Nota Fiscal Eletrônica.
Conteúdo 1. Introdução... 3 2. Papeis e Responsabilidades... 6 3. Macro Processo... 7 4. Conceituação... 8 4. Anexo II Guia de Referência... 12 5. Anexo III Perguntas Freqüentes... 14 6. Anexo IV Glossário... 17 2
1. Introdução Institucional A Nota Fiscal Eletrônica já é realidade em todo o território Brasileiro, diante disso esta cartilha tem por finalidade a orientação a fornecedores quanto às obrigações e procedimentos na emissão e envio de NF-e e dos arquivos digitais (XML) junto as unidades da Vale Fertilizantes. Fundamentos Legais Os principais fundamentos legais são: Ajuste SINIEF 07/2005, de 05/10/2007, instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE; Ato 49/2009 (vigente desde 01/04/2010) divulga o Manual de Integração do Contribuinte com as especificações técnicas, os leiautes e Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE. Protocolo ICMS 10/2007 e 42/2009 e de suas alterações - Estabelece obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) modelo 55 em função de atividade desenvolvida no estabelecimento. Ajuste SINIEF 07/05 Cláusula 7ª:... 7º O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário e transportadora, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE. Ajuste SINIEF 07/05 Cláusula 10ª: O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital (XML) as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e. 2º Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto no.caput., o destinatário deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado. 3
Motivadores / Problemas Envio de mercadorias sem o envio / disponibilização do arquivo digital (XML); Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) sem protocolo de Autorização de Uso NF-e; Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) com situação invalida (Cancelamento / Inutilização / Denegação); Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) emitidos em ambiente de Homologação (Ambiente de Teste); Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) com assinatura digital prescrita ou invalida; Envio ou disponibilização de arquivo digital em formato impróprio PDF, PPT, DOC, TXT; Não anexado / atachado quando de emails Benefícios Esperados Cumprimento legal e mitigação de autuações fiscais Devoluções de mercadorias; Sinergia na execução dos trabalhos de forma a agregar valor e estreitar relacionamentos. 4
Cartilha NF-e Orientações a Fornecedores Áreas envolvidas Figura 1: Áreas envolvidas 5
2. Papeis e Responsabilidades EXTERNOS FORNECEDORES - Emitir / Validar / Protocolar NF-e s junto a SEFAZ - Disponibilizar Arquivo Digital Protocolado (XML) para Destinatário - Disponibilizar Arquivo Digital Protocolado (XML) para Transportadora - Manter / Arquivar Arquivo Digital NF-e (XML) TRANSPORTADORES - Emitir / Validar / Protocolar CT-e s junto a SEFAZ - Disponibilizar Arquivo Digital Protocolado (XML) para Tomador Serviço - Manter / Arquivar Arquivo Digital CT-e (XML) VALE FERTILIZANTES ARMAZÉNS / FATURAMENTO / LOGISTICA / CSC - Validar Recebimento Arquivo Digital NF-e s (XML) - Receber / Consultar / Validar / Protocolar Arquivo Digital NF-e s (XML) junto a SEFAZ - Armazenar Registro de Consulta Arquivo Digital NF-e s (XML) junto a SEFAZ - Validar Recebimento Arquivo Digital CT-e s (XML) - Receber / Consultar / Validar / Protocolar Arquivo Digital CT-e s (XML) junto a SEFAZ - Armazenar Registro de Consulta Arquivo Digital CT-es (XML) junto a SEFAZ - Manter / Arquivar Arquivo Digital NF-e / CT-e (XML) - Registro de Ocorrências LOGISTICA / CSC - Validar Recebimento Arquivo Digital CT-e s (XML) - Receber / Consultar / Validar / Protocolar Arquivo Digital CT-e s (XML) junto a SEFAZ - Armazenar Registro de Consulta Arquivo Digital CT-e s (XML) junto a SEFAZ - Manter / Arquivar Arquivo Digital CT-e (XML) - Registro de Ocorrências CONTROLADORIA / CSC - Acompanhamento / Monitoria Arquivos Digitais (NF-e / CT-e) - Manter / Arquivar Arquivo Digital NF-e (XML) - Manter / Arquivar Arquivo Digital CT-e (XML) - Solução de Ocorrências - Manter Escrituração Digital 6
3. Macro Processo Figura 2: Macro Processo 7
4. Conceituação Informamos aos fornecedores emissores de notas fiscais eletrônicas (NF-e), que a VALE FERTILIZANTES e COLIGADAS, somente receberão mercadorias enviadas com DANFE, mediante o recebimento antecipado (via email ou Portal) de respectivo Arquivo Digital Protocolado pela Sefaz (XML) da Nota Fiscal Eletrônica. Conforme determina a legislação, solicitamos aos fornecedores a disponibilização dos arquivos eletrônicos (XML) das Notas Fiscais Eletrônicas devidamente protocoladas pela Sefaz, através do e-mail: nf-e@valefert.com. Obs: O email citado é destinado somente a recepção dos arquivos digitais (XML) de NF-e. Caso os fornecedores optem em disponibilizar o arquivo digital (XML) em websites próprios, deverão entrar em contato com a Central de Cadastros da Vale Fertilizantes, através do tel (13) 3362-9997 ou e-mail centraldecadastro@valefert.com, para informação do endereço eletrônico, usuário e senha de acesso para a download do arquivo digital (XML) da NF-e. Orientações Gerais: a) São válidos apenas arquivos digitais anexados ou atachados ao email, ou seja, vinculo como anexos. Exemplo válido: Figura 3: Arquivo anexo Obs: Utilizar a função Anexar botão vincular arquivos do aplicativo de emails para b) Serão validos apenas arquivos digitais no formato XML. Exemplo: 31100819443985000158550000005501560000151190-nfe.xml 8
31100819443985000158550000005501560000151190-nfe.xml c) Serão permitidos mais de um arquivo digital anexado ou atachado ao email 31100819443985000158550000005501560000151190-nfe.xml 31100919443985000158550000005501670000154692-nfe.xml d) Serão permitidos arquivos compactados (ZIP) contendo mais de um arquivo digital (XML) anexado ou atachado ao email Exemplo: 1O3HWD5SL.zip Figura 4: Detalhamento Arquivo ZIP Obs1: Arquivos em formato distinto de XML ou ZIP serão descaracterizados e rejeitados 9
Exemplos Inválidos: Formatos: 1001399936-nfe.pdf 1001399936-nfe.txt 1001399936-nfe.doc 1001399936-nfe.ppt (PDF) Portable Document Format (Acrobat Header) (TXT) Formato Texto (DOC) Formato Microsoft Word (PPT) Microsoft Power Point (XLS) Microsoft Excel (RTF) Formato Rico de Texto Obs2: Arquivos em formato ZIP não deverão conter estruturas de subpastas / subdiretórios, ou seja, serão validos arquivos apenas em pasta (diretório) único: Exemplo Válido Arquivo Compactado: 1O3HWD5SL.zip (Diretório Único) C:\29120161442810000192550010000031381001399936-nfe.xml C:\29120161442810000192550010000031381001399937-nfe.xml C:\29120161442810000192550010000031381001399938-nfe.xml C:\29120161442810000192550010000031381001399939-nfe.xml Exemplo inválido Arquivo Compactado: 1O3HWD5SL.zip (Subdiretórios) C:\PASTA\SUBPASTA\NFE_1\2550010000031381001399936-nfe.xml C:\PASTA\SUBPASTA\NFE_2\2550010000031381001399937-nfe.xml C:\PASTA\SUBPASTA\NFE_3\2550010000031381001399938-nfe.xml C:\PASTA\SUBPASTA\NFE_4\2550010000031381001399939-nfe.xml 10
Convenções: Para o envio de múltiplos arquivos deverão ser gerados lotes compactados (ZIP) até o limite de 1 mb, contendo no lote apenas NFes ou CT-es separadamente. Múltiplos diretórios internamente não serão aceitos. Informações no corpo do e-mail serão ignoradas. Validações realizadas. Serão realizadas verificações e validações dos arquivos digitais (XML) recebidos, a saber: Assinante e assinatura do emissor NF-e; NF-e destinada a Vale Fertilizantes e Coligadas; Situação do documento junto a SEFAZ; Obs: O DANFE não é um arquivo digital da NF-e, é apenas uma representação gráfica. Agradecemos sua atenção e colaboração para que o processo de recebimento de mercadorias ocorra da melhor forma possível. 11
4. Anexo II Guia de Referência DANFE DOCUMENTO AUXILIAR DA NF-e 12
XML - Extended Markup Language 13
5. Anexo III Perguntas Freqüentes 1. O que é Web Service? - É uma tecnologia que permite que computadores em diferentes plataformas façam intercâmbio de dados. São endereços de serviços on line. Portanto, WS é uma solução utilizada na integração de sistemas e na comunicação entre aplicações diferentes. 2. O que é um documento XML? O XML é um formato de arquivo para a criação de documentos com dados organizados de forma hierárquica, como se vê, frequentemente, em documentos de texto formatados, imagens vetoriais ou bancos de dados. Seu propósito principal é a facilidade de compartilhamento de informações através da Internet. Na NF-e, o XML é gerado sistêmicamente sendo o arquivo que possui todas as informações fiscais, no qual substitui o papel, e deve ser armazenado da mesma forma. 3. O que é um Certificado Digital? O Certificado Digital é o documento eletrônico que garante a certeza de integridade e autoria da NF-e / CT-e emitida pela sua empresa, ou seja, não é possível que um contribuinte emita NF-e / CT-e por outro. 4. O que é DANFE? A sigla DANFE significa Documento Auxiliar da NF-e, sendo uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e. O DANFE não é a NF-e. 5. O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações? A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br). O emitente da NF-e é obrigado a encaminhar ou disponibilizar download do arquivo XML da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização para o destinatário, conforme definido no Ajuste SINIEF 11/08, cláusula segunda, Inciso I; O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando 14
solicitado, e utilizar o código 55 na escrituração da NF-e para identificar o modelo. Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido à problemas técnicos na emissão da NF-e, bem como nos casos de excepcionalidades definidas no Protocolo ICMS 10/07. 6. A Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxiliar DANFE - podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias a Órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta) e empresas públicas? Sim, a Nota Fiscal Eletrônica pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A em todas as operações. O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito. O Órgão Público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda o Portal Nacional da NFe. 7. As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)? A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e s pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital. O destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria. A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados. A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e. 8. Qual a forma estabelecida para a entrega da NF-e ao meu cliente? Esta entrega é obrigatória ou basta entregar o DANFe? 15
Não há regras estabelecidas da forma como o fornecedor irá entregar a NF-e a seu cliente, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizado num site e acessível mediante uma senha, etc. 9. Como proceder nos casos de recusa do recebimento da mercadoria em operação documentada por NF-e? A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma Nota Fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso. Nesta segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida. Importante: Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada; Caso a Nota Fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja Eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco. 10. Como fica a emissão da nota conjugada com ISS no caso da utilização da NF-e? A utilização de NF-e como sendo Nota Fiscal Conjugada depende de prévio convênio ou protocolo de cooperação entre a SEFAZ e cada prefeitura municipal. Na maior parte dos estados, estes convênios ou protocolos ainda não foram firmados, de modo que o contribuinte que venda mercadorias e preste serviços deverá atualmente, em utilizando a NF-e, emitir dois documentos distintos. 11. A nota fiscal eletrônica de serviços das prefeituras segue o mesmo modelo da NF-e dos estados? Não. Algumas prefeituras já possuem modelo próprio de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços, de uso restrito aos prestadores de serviço do município que estão sujeitos ao ISS Imposto sobre Serviços. LINKS ÚTEIS NF-e Os esclarecimentos relativos às dúvidas frequentes sobre NF-e podem ser consultados nos portais estaduais da NF-e ou no portal nacional http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/. 16
6. Anexo IV Glossário CC-e - Carta de Correção Eletrônica CONFAZ - Conselho Nacional de Política Fazendária DACTE - Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica DIRETÓRIO - Estrutura utilizada para organizar arquivos em um computador ou um arquivo que contém referências a outros arquivos. DPEC - Declaração Prévia de Emissão em Contingência ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários ENCAT - Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais FS - Formulário de Segurança FS-DA - Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico ICP-Brasil - Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras NF - Nota Fiscal NF-e - Nota Fiscal Eletrônica CT-e Conhecimento de Transporte Eletrônico RFB - Receita Federal do Brasil RICMS - Regulamento do ICMS RUDFTO - Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência SCE - Sistema de Contingência Eletrônica SCAN - Sistema de Contingência do Ambiente Nacional SEFAZ - Secretaria de Estado de Fazenda SUFRAMA - Superintendência da Zona Franca de Manaus UF - Unidades Federadas XML - Extended Markup Language WS - Web Services - Tecnologia utilizada para comunicação entre sistemas para disponibilização de serviços na Internet. ZIP - Formato de compactação de arquivos muito difundido pela Internet, compátivel com vários sistemas operacionais, como o Windows da Microsoft. 17