ORIENTAÇÃO TÉCNICA/SP - NF-e 01/2011

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1 ORIENTAÇÃO TÉCNICA/SP - NF-e 01/2011 ORIENTAÇÃO AOS AGENTES PÚBLICOS COM RELAÇÃO ÀS DISPOSIÇÕES PREVISTAS PELA PORTARIA CAT 162/08 A RESPEITO DA OBRIGATORIEDADE DE EMISSÃO DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA.

2 ÍNDICE 1. Introdução DANFE...3 Modelo do DANFE Emissão de NF-e em Contingência Obrigatoriedade de emissão de NF-e em relação a operações destinadas à Administração Pública direta ou indireta Exceções à obrigatoriedade de emissão da NF-e (artigo 7º, 4º e 5º da Portaria CAT 162/08) Obrigações do Destinatário da NF-e Passo a passo para o destinatário de Nota Fiscal Eletrônica Recebimento de Mercadorias acobertadas por Cupom Fiscal ANEXO I Consulta para verificar se determinado contribuinte está ou não obrigado à emissão de NF-e ANEXO II - Sistema SPED Visualizador de Documentos Fiscais Eletrônicos

3 1. Introdução Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pela Secretaria da Fazenda de seu Estado, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador. Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua a Nota Fiscal modelo 1 ou 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas. O Ajuste SINIEF 15 de 10 de Dezembro de 2010 trouxe a possibilidade de substituição da Nota Fiscal de Produtor modelo 4 pela NF-e. A Nota Fiscal Eletrônica não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal. Os documentos que não foram substituídos pela NF-e ou para os quais não há obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor. A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e mediante consulta eletrônica no site da Secretaria da Fazenda. A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. O Capítulo 2.3 apresenta uma seqüência de passos com os procedimentos a serem adotados pelo destinatário de Nota Fiscal Eletrônica. Para verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo digital o destinatário tem à disposição o aplicativo Visualizador de Documentos Eletrônicos, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil detalhado no Anexo II. Caso o cliente NÃO seja credenciado a emitir NF-e (que é o caso dos Órgãos Públicos) alternativamente à conservação do arquivo digital já mencionada, ele poderá conservar o DANFE relativo à NF-e e efetuar a escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANFE, desde que feitas às verificações citadas acima. Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal. O capítulo 1.2 deste documento traz detalhes sobre as situações de contingência. 2

4 1.1 DANFE O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito. O DANFE é apenas um documento auxiliar, e não substitui a Nota Fiscal Eletrônica. Características do DANFE: O DANFE deverá refletir exatamente o conteúdo dos campos do arquivo da NF-e, sendo vedada a impressão de informação que não conste no arquivo da NF-e. O DANFE deve ser impresso em uma única via pelo fornecedor da mercadoria antes da circulação da mesma; O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso da respectiva NF-e; Deverá ser impresso: a) em papel comum, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), formulário contínuo ou formulário pré-impresso; b) de modo que não prejudique a leitura das informações nele contidas; Poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente; A Secretaria da Fazenda poderá, por regime especial, autorizar o contribuinte a alterar o leiaute do DANFE previsto em Ato Cotepe, para adequá-lo às operações por ele praticadas, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e que constem no DANFE. O Órgão Público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda, conforme explicado nos próximos capítulos. Realizada a consulta descrita acima e verificada a existência e a validade da NF-e, o DANFE poderá ser utilizado como documento hábil para a comprovação documental junto à auditoria do Tribunal de Contas, em substituição às Notas Fiscais em papel modelos 1 ou 1A. 3

5 Modelo do DANFE Chave de Acesso da NF-e 4

6 1.2 Emissão de NF-e em Contingência Caso o contribuinte emitente de Nota Fiscal Eletrônica tenha problemas técnicos para emissão do documento, poderá adotar três medidas alternativas em substituição à Nota Fiscal Eletrônica. Abaixo estão relacionadas todas as hipóteses de emissão em Contingência e quais são as implicações para o destinatário do documento emitido em Contingência. I Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN); Neste caso a NF-e é autorizada junto à Receita Federal do Brasil e não na Secretaria da Fazenda do Estado do fornecedor, e a consulta da NF-e deve ser feita, necessariamente, no endereço O destinatário deverá receber o DANFE impresso em papel comum juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e. A única diferença em relação à forma normal de emissão é que as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas em Contingência SCAN necessariamente possuirão numeração de série entre 900 e 999. II Formulário de Segurança (FS) / Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA); Neste caso o DANFE que acompanha a mercadoria deverá ser impresso em formulário de segurança e deverá constar em seu corpo a expressão DANFE em contingência - Impresso em decorrência de problemas técnicos. O destinatário da mercadoria deverá, durante as 168 horas contadas do recebimento do respectivo DANFE, confirmar por meio de consulta no endereço ou a regular concessão da Autorização de Uso da NF-e. Caso expirado este período sem a confirmação da Autorização de Uso, a Administração Pública deverá comunicar o fato ao Posto Fiscal de sua região. III Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC). Neste caso o DANFE que acompanha a mercadoria (impresso em papel comum) deverá constar em seu corpo a expressão DANFE impresso em contingência - DPEC regularmente recebido pela Receita Federal do Brasil. O destinatário da mercadoria também deverá, durante as 168 horas contadas do recebimento do respectivo DANFE, confirmar por meio de consulta no endereço ou a regular concessão da Autorização de Uso da NF-e. Caso expirado este período sem a confirmação da Autorização de Uso, a Administração Pública deverá comunicar o fato ao Posto Fiscal de sua região. Outros detalhamentos sobre a emissão de NF-e em contingência poderão ser obtidos nas questões nas freqüentes 32 a 39, do item V. Modelo Operacional (O Que Muda Com a NF-e) no site 5

7 2. Obrigatoriedade de emissão de NF-e em relação a operações destinadas à Administração Pública direta ou indireta A legislação nacional relativa à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) está fundamentada no Ajuste SINIEF 07/2005, que instituiu a NF-e e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE); no Protocolo ICMS 10/2007 e alterações, que estabelece a obrigatoriedade de utilização da NF-e pelo critério do efetivo exercício das atividades ali especificadas; e no Protocolo ICMS 42/2009 e alterações, que estabelece a obrigatoriedade de utilização de NF-e pelo critério da CNAE e de operações com os destinatários que especifica. O contribuinte obrigado à emissão de NF-e deverá, em regra, substituir as Notas Fiscais modelo 1 e 1A por NF-e em todas as suas operações. No Estado de São Paulo a obrigatoriedade de emissão de NF-e nas operações destinadas a órgãos públicos está disciplinada na alínea a do inciso III do artigo 7º da Portaria CAT 162/2008. Este dispositivo estabelece que os contribuintes que realizarem operações destinadas a Administração Pública direta ou indireta, inclusive empresa pública e sociedade de economia mista, de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios deverão, independente da atividade econômica exercida, emitir NF-e em substituição à Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, a partir de 1º de Abril de É importante ressaltar que o fornecedor de mercadoria para a Administração Pública pode já estar obrigado a emitir NF-e em substituição à Nota modelo 1 e 1A em momento anterior à 01/04/2011. Isto poderá ocorrer em razão de 2 situações: 1- O contribuinte estava obrigado à emissão da NF-e por força dos anexos I ou II da Portaria CAT 162/08, ou seja, em função de sua atividade exercida de fato ou pela sua CNAE. A SEFAZ/SP disponibilizou consulta sobre obrigatoriedade de emissão de NF-e no endereço ou alternativamente no site SINTEGRA ( disponível a qualquer interessado, conforme explanado no anexo I; 2- O contribuinte emitente da nota está estabelecido em outra Unidade Federada. As operações interestaduais deverão obrigatoriamente ser acobertadas por Nota Fiscal Eletrônica desde 01/12/2010, segundo disposição específica da PCAT 162/08, Artigo 7 o, III, b. Desta forma se o emitente da nota está estabelecido em um Estado diferente de São Paulo, então necessariamente o documento fiscal para acobertar a operação deverá ser uma Nota Fiscal Eletrônica. 6

8 2.1 Exceções à obrigatoriedade de emissão da NF-e (artigo 7º, 4º e 5º da Portaria CAT 162/08) São exceções à emissão de NF-e: Ao estabelecimento onde não se pratique, nem se tenha praticado nos últimos 12 meses, as atividades previstas no Anexo I da Portaria CAT 162/08, ainda que a atividade seja realizada em outro estabelecimento do mesmo titular; à saída de mercadoria remetida sem destinatário certo para a realização de operações fora do estabelecimento, de que trata o artigo 434 do Regulamento do ICMS, desde que, cumulativamente: o o o (i) seja lavrado termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, informando que as operações praticadas enquadram-se nesta hipótese de dispensa de emissão de NF-e e indicando a série ou as séries que serão utilizadas para as Notas Fiscais, emitidas por ocasião das entregas efetuadas; (ii) sejam emitidas NF-e por ocasião da remessa da mercadoria para venda fora do estabelecimento e por ocasião do retorno do veículo, relativamente às mercadorias não entregues, nos termos do artigo 434, 1, 2º, e 4, do Regulamento do ICMS e (iii) quando emitida, no ato da entrega de mercadoria objeto de operação realizada fora do estabelecimento, Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, conste, entre os demais requisitos legais, no campo "Informações Complementares", a série e o número da NF-e emitida conforme o item (ii); ao de fabricante de aguardente (cachaça) ou de vinho, enquadrado nos códigos das CNAE /01, /02 ou /00, que tenha auferido receita bruta, no exercício anterior, inferior a R$ ,00 (trezentos e sessenta mil reais); à entrada de sucata de metal, com peso inferior a 200 Kg (duzentos quilogramas), adquirida de particulares, inclusive catadores, desde que, ao final do dia, seja emitida NF-e englobando o total das entradas ocorridas; ao Microempreendedor Individual - MEI, de que trata o artigo 18-A da Lei Complementar federal 123/2006; nas operações realizadas por estabelecimento de contribuinte exclusivamente varejista com destinatário localizado em outra unidade da Federação, abrangidas pelos CFOP: 6.201, 6.202, 6.208, 6.209, 6.210, 6.410, 6.411, 6.412, 6.413, 6.503, 6.553, 6.555, 6.556, 6.661, 6.903, 6.910, 6.911, 6.912, 6.913, 6.914, 6.915, 6.916, 6.918, 6.920, 6.921; na operação interna, para acobertar o trânsito de mercadoria remetida por pessoa não obrigada à emissão de documento fiscal, na hipótese do artigo 136, inciso I, 1º do Regulamento do ICMS, situação em que a NF-e deverá ser emitida no momento da real entrada no estabelecimento destinatário da mercadoria; à saída de mercadoria remetida para a realização de operações fora do estabelecimento destinada à Administração Pública, referida na alínea a do inciso III da Portaria CAT 162/08, desde que, cumulativamente: o o o a) o destinatário esteja localizado neste Estado; b) a operação seja realizada fora do estabelecimento; c) sejam adotados os procedimentos previstos nas alíneas do item referente à saída de mercadoria remetida sem destinatário certo para a realização de operações fora do estabelecimento, de que trata o artigo 434 do Regulamento do ICMS. Nos casos acima, o contribuinte deverá consignar no corpo da Nota Fiscal, no campo Informações Complementares a expressão Dispensado de emissão de NF-e - PCAT 162/ artigo 7º - Hipótese -. 7

9 2.2 Obrigações do Destinatário da NF-e A Nota Fiscal Eletrônica contempla obrigações tanto para o emitente quanto para o destinatário, seja ele contribuinte do ICMS ou não. A Legislação paulista da Nota Fiscal Eletrônica representada pela Portaria CAT 162/08, possui um capítulo específico contendo somente obrigações a serem observadas pelo destinatário da NF-e. Segundo a Portaria CAT 162/08: CAPÍTULO V DAS OBRIGAÇÕES DO DESTINATÁRIO DA NF-e Artigo 30 - Ao receber uma NF-e, o destinatário deverá verificar: I - a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e; II - a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda. Parágrafo único - Na hipótese de o destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e: 1 - alternativamente ao arquivo digital da NF-e, poderá ser conservado o DANFE relativo à NF-e; 2 - a escrituração da NF-e poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE, observado o disposto no caput. Artigo 31 - Nas hipóteses em que for obrigatória a emissão de NF-e em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, o destinatário deverá verificar o correto cumprimento da obrigação, sendo vedado o recebimento de mercadoria acobertada por outro tipo de documento fiscal, exceto nas hipóteses previstas nos incisos II e III* do artigo 20, hipótese em que deverá proceder na forma do artigo 32. Art Na hipótese de o destinatário receber DANFE emitido nos termos dos incisos II e III* do artigo 20 e não puder, após 168 horas contadas do recebimento do respectivo DANFE, confirmar por meio de consulta a regular concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar o fato ao Posto Fiscal de sua vinculação. *As hipóteses previstas nos incisos II e III do artigo 20, se referem às modalidades de emissão de Nota Fiscal Eletrônica em Contingência resumidas no capítulo 1.2. O servidor responsável pelo recebimento da mercadoria na Administração Pública deverá verificar a validade da assinatura digital e autenticidade do arquivo digital da NF-e, além de confirmar a concessão de autorização de uso mediante consulta no site Secretaria da Fazenda ( ou no site nacional da NF-e ( Caso a NF-e tenha sido emitida em contingência, o servidor responsável pelo recebimento na Administração Pública deverá confirmar durante as 168 horas contadas do recebimento do respectivo DANFE, por meio de consulta, a regular concessão da Autorização de uso da NF-e ou comunicar o Posto Fiscal de sua vinculação caso não tenham sido autorizadas após o prazo descrito acima. 8

10 2.3 Passo a passo para o destinatário de Nota Fiscal Eletrônica 1- Até 01/04/2011, o responsável pelo recebimento deverá, inicialmente, consultar se o emitente da nota está obrigado ou não à emissão de NF-e em substituição à NF modelo 1 e 1A. Para tanto, deverá acessar o endereço ou alternativamente a página do SINTEGRA no link conforme procedimentos descritos no Anexo I. Após 01/04/2011, ressalvadas as exceções de emissão de NF-e descritas na legislação, não será mais permitida a aquisição de mercadoria documentada com Nota Fiscal em papel, modelo 1 ou 1-A. 2- O destinatário da NF-e, de acordo com o artigo 30 da Portaria CAT 162/2008, deverá receber o DANFE e o arquivo eletrônico da NF-e. O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização de uso ao destinatário. Quanto à forma como será feita a entrega da NF-e ao agente responsável pelo Órgão Público, não há regras estabelecidas pela SEFAZ, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por , disponibilizado num site e acessível mediante uma senha, por dispositivo de mídia externo, etc. Alternativamente à guarda do arquivo digital, o órgão público poderá manter em arquivo somente o DANFE relativo à NF-e da operação. 3- Verificar a validade da assinatura digital e autenticidade do arquivo digital. Isto pode ser feito através do sistema Visualizador SPED, sendo disponível gratuitamente seu download no seguinte caminho: Vide procedimentos do Anexo II. 4- Deverá também verificar a concessão de Autorização de Uso, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda, no caminho: Para esta consulta, deverá usar a chave de acesso da NF-e que consta no DANFE recebido ou no arquivo digital. De acordo com o artigo 31 da Portaria CAT 162/2008, o destinatário da mercadoria deverá verificar o correto cumprimento da obrigação, sendo vedado o recebimento de mercadoria acobertada por outro tipo de documento fiscal. 9

11 3. Recebimento de Mercadorias acobertadas por Cupom Fiscal A NF-e é utilizada em substituição à Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1-A. Não há a obrigatoriedade de a NF-e substituir o Cupom Fiscal, emitido por meio de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal ECF e utilizado nas vendas à vista a pessoa natural ou jurídica não-contribuinte do imposto, em que a mercadoria for retirada ou consumida no próprio estabelecimento pelo comprador. Observa-se, contudo, que no caso de operações com mercadoria e prestações de serviços em que o destinatário ou o tomador do serviço seja órgão da Administração Pública, há a possibilidade de emissão de NF-e em substituição ao Cupom Fiscal, facultado ao fornecedor, conforme se observa no artigo 135 do RICMS: Regulamento do ICMS: Artigo O Cupom Fiscal será emitido por meio de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF, nas vendas à vista a pessoa natural ou jurídica não-contribuinte do imposto, em que a mercadoria for retirada ou consumida no próprio estabelecimento pelo comprador (Lei 6.374/89, art. 67, 1º, Convênio SINIEF de , art. 50, na redação do Ajuste SINIEF- 10/99): (Redação dada ao "caput" do artigo, mantido seus incisos, pelo Decreto , de ; DOE ) 1º - Na hipótese de o adquirente da mercadoria, ainda que não-contribuinte do imposto, estar inscrito no Cadastro de Contribuintes, poderá ser emitida a Nota Fiscal ou a Nota Fiscal de Produtor, nos termos da legislação específica, em substituição ao Cupom Fiscal. (...) 8º - Nas operações e prestações a seguir indicadas fica dispensada a emissão de Cupom Fiscal, devendo, em substituição, ser emitida Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, ou Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, modelo 55: (...) 3 - Operações com mercadoria e prestações de serviços em que o destinatário ou o tomador do serviço seja órgão da Administração Pública. (...).. 10

12 ANEXO I Consulta para verificar se determinado contribuinte está ou não obrigado à emissão de NF-e 1-) Acessar o link 2-) Informar o CNPJ 3-) Após identificar o emitente, o resultado da busca informará a data a partir de qual está obrigado á emissão de NF-e no Histórico no Ambiente de Produção. 11

13 4-) Ou alternativamente acessar o link: e escolher o Estado de São Paulo 5-) Informar o CNPJ ou a Inscrição estadual do emitente no campo indicado: 6-) Após identificar o emitente, o resultado da busca informará a data a partir de qual está obrigado á emissão de NF-e no campo de Informações Complementares. 12

14 ANEXO II - Sistema SPED Visualizador de Documentos Fiscais Eletrônicos Favor consultar o endereço para download do aplicativo em: Neste endereço é possível encontrar o Manual para instalação do aplicativo. Após a instalação do aplicativo, favor efetuar o seguinte procedimento para visualizar o documento: 1 o Passo: Abrir o arquivo: 2 o Passo: Indicar a pasta de origem do arquivo: 13

15 3 o Passo Após selecionar o arquivo objeto de consulta, o aplicativo irá compor uma tela com todas as informações da nota dispostas em abas: Atenção: sempre consultar os dados da NF-e e verificar se o declarado no documento eletrônico está de acordo com a mercadoria recebida. 14