LIVRO REGISTRO DE ENTRADAS - Regras para Escrituração dos Modelos 1 e 1-A

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1 LIVRO - Regras para Escrituração dos Modelos 1 e 1-A Matéria elaborada com base na legislação vigente em: Sumário: 1 - INTRODUÇÃO 2 - LIVRO, MODELO 1 OU 1-A Documentos Fiscais Registrados no Livro Registro de Entradas Lançamentos em Ordem Cronológica Utilização de Carimbo 3 - LANÇAMENTOS DOS DOCUMENTOS FISCAIS NO LIVRO REGISTRO DE ENTRADAS Coluna Data da Entrada Coluna Sob o Título Documento Fiscal Coluna Procedência Coluna Valor Contábil Coluna Codificação Colunas Sob os Títulos ICMS - Valores Fiscais e Operações com Crédito do Imposto Colunas sob os títulos ICMS - Valores Fiscais e Operações sem Crédito do Imposto Coluna Observações Aquisição de Empresa Optante pelo Simples Nacional 4 - EMPRESA OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL 5 - LANÇAMENTO NO LIVRO DE ENTRADAS PELO CONTRIBUINTE SUBSTITUTO 6 - LANÇAMENTO NO LIVRO PELO CONTRIBUINTE SUBSTITUÍDO 7 - CÓDIGOS DE EMITENTES 8 - ESCRITURAÇÃO E AUTENTICAÇÃO DOS LIVROS FISCAIS Prazo para Autenticação dos Livros Fiscais Escriturados Manualmente Prazo para Escrituração dos Livros Fiscais por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados Impressão e Encadernação dos Livros Fiscais por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados Forma de Encadernação 1 - INTRODUÇÃO O livro Registro de Entradas é destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do ICMS. O objetivo deste trabalho é demonstrar as regras que devem ser observadas para a correta escrituração do livro Registro de Entradas.

2 2 - LIVRO, MODELO 1 OU 1-A O Livro de Registro de Entradas, modelo 1, será utilizado por todos os contribuintes sujeitos, simultaneamente, às legislações do IPI e do ICMS (RICMS-SC/01, Anexo 5, art. 150, 1º). Já o Livro de Registro de Entradas, modelo l-a, deve ser utilizado por todos os contribuintes sujeitos apenas à legislação do ICMS (RICMS-SC/01, Anexo 5, art. 150, 2º) Documentos Fiscais Registrados no Livro Registro de Entradas Segundo o art. 156, do Anexo 5, do RICMS-SC/01, no livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, será escriturado os documentos fiscais relativos às entradas, a qualquer título, de bens, mercadorias, insumos e material de uso ou consumo e à utilização de serviços (transportes intermunicipais e interestaduais e serviço de comunicação, sujeitos ao ICMS), bem como os documentos fiscais relativos às aquisições de mercadorias que não transitarem pelo estabelecimento adquirente. Portanto, as notas fiscais de prestações de serviços de modelo municipal não são registradas no livro Registro de Entradas de Mercadorias. Cabe ressaltar que a Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6 e a Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22, serão escrituradas no Livro e Registro de Entradas, pois são documentos fiscais de modelo estadual, sendo escrituradas na data em que o documento chegar no estabelecimento, independente de estarem pagas ou não (RICMS-SC/01, Anexo 5, arts. 15 e 156) Lançamentos em Ordem Cronológica Os lançamentos serão feitos um a um, em ordem cronológica (RICMS-SC/01, Anexo 5, art. 156, 2º): a) da utilização dos serviços; ou, b) tratando-se de mercadorias nas datas das entradas efetivas no estabelecimento ou da sua aquisição, na hipótese da mercadoria não transitar pelo estabelecimento do adquirente ou do desembaraço aduaneiro, conforme o caso. Exemplo: Data da emissão: Data da saída: Data da efetiva entrada da mercadoria no estabelecimento do adquirente: Neste caso, esta nota fiscal será escriturada no Livro de Entrada pelo adquirente em

3 Utilização de Carimbo É importante que o contribuinte utilize um carimbo com data de entrada e assinatura do responsável pelo recebimento da mercadoria no estabelecimento, para que se tenha o controle da data de efetiva entrada da mercadoria ou da data da efetiva utilização do serviço. 3 - LANÇAMENTOS DOS DOCUMENTOS FISCAIS NO LIVRO REGISTRO DE ENTRADAS De acordo com o 3º, do art. 156, do Anexo 5, do RICMS-SC/01, a cada documento corresponderá um lançamento, desdobrado em tantas linhas quantas forem necessárias, segundo o CFOP. Exemplo: Aquisição de mercadorias no valor total de R$ 1.250,00, sendo R$ 1.000,00 de mercadorias para revenda e R$ 250,00 de mercadorias para uso e consumo , , , , Coluna Data da Entrada O inciso I, do 3º, do art. 156, do Anexo 5, do RICMS-SC/01, determina que na coluna Data da Entrada do livro Registro de Entradas, será informada a data da utilização do serviço ou da entrada efetiva, da aquisição ou do desembaraço aduaneiro, conforme o caso Coluna Sob o Título Documento Fiscal De acordo com o inciso II, do 3º, do art. 156, do Anexo 5, do RICMS-SC/01, nas colunas sob o título Documento Fiscal do livro Registro de Entradas, será informada a espécie, série, subsérie, número e data do documento fiscal correspondente à operação ou prestação, bem como o nome do emitente e seus números de inscrição estadual e no CNPJ.

4 3.3 - Coluna Procedência Na coluna Procedência do livro Registro de Entradas, será mencionada a abreviatura da unidade da Federação onde se localiza o estabelecimento emitente, conforme inciso III, do 3º, do art. 156, do Anexo 5, do RICMS-SC/ Coluna Valor Contábil O inciso IV, do art. 156, do Anexo 5, do RICMS-SC/01, determina que na coluna Valor Contábil do livro Registro de Entradas, será informado o valor total constante do documento fiscal Coluna Codificação Nas colunas sob o título Codificação do Livro Registro de Entradas serão informados (RICMS-SC/01, Anexo 5, art. 156, 3º, V): a) coluna Código Contábil, o mesmo que o contribuinte utilizar no seu plano de contas; b) coluna Código Fiscal, o CFOP respectivo; Colunas Sob os Títulos ICMS - Valores Fiscais e Operações com Crédito do Imposto Segundo o inciso VI, do 3º, do art. 156, do Anexo 5, do RICMS-SC/01, nas colunas sob os Títulos ICMS - Valores Fiscais e Operações com Crédito do Imposto do livro Registro de Entradas serão informados: a) coluna Base de Cálculo, o valor sobre o qual incide o imposto; b) coluna Alíquota, a alíquota do imposto que foi aplicada sobre a base de cálculo indicada na alínea a ; c) coluna Imposto Creditado, o montante do imposto creditado. Exemplo: 1.000, , ,00

5 3.7 - Colunas sob os títulos ICMS - Valores Fiscais e Operações sem Crédito do Imposto Segundo o inciso VII, do 3º, do art. 156, do Anexo 5, do RICMS-SC/01, nas colunas sob os títulos ICMS - Valores Fiscais e Operações sem Crédito do Imposto do livro Registro de Entradas serão informados: a) coluna Isenta ou Não Tributada, o valor da operação ou prestação, deduzida a parcela do IPI, se consignada no documento fiscal, quando isentas, imunes ou nãotributadas pelo ICMS, bem como o valor da parcela correspondente a redução da base de cálculo, quando for o caso; Exemplos: Aquisição de mercadoria tributada com 17% do ICMS, porém com redução de 29,44% na base de cálculo: 1.000, , ,00 294,11 Aquisição de mercadorias no valor de R$ 100,00, com isenção do ICMS e 10% de IPI: R$ 10,00, o valor total da nota fiscal será de R$ 110,00 e o adquirente comprou para revenda. 110, ,00 IPI: 10,00 b) coluna Outras, o valor da operação ou da prestação, deduzida a parcela do IPI, se consignada no documento fiscal, quando beneficiadas com diferimento ou suspensão do imposto ou quando não haja para o destinatário direito ao crédito do ICMS. Exemplo: Compra de mercadoria para uso e consumo no valor de R$ 200,00 com 10% do IPI: R$ 20,00, portanto valor total da NF R$ 220, , ,00 IPI: 20,00

6 Cabe ressaltar que para a empresa que não aproveita créditos do IPI, o valor do IPI destacado na Nota Fiscal não constará nem na coluna Isentas/Não-tributadas, e nem na coluna Outras. Portanto é falsa a idéia de que o somatório das colunas Base de Cálculo, Isentas/Não-tributadas e Outras, tenham que resultar em valor igual ao da coluna Valor Contábil. Então, na hipótese de não aproveitar o crédito do IPI, o valor do IPI constante no documento fiscal deverá apenas ser mencionado na coluna de Observações do Livro Registro de Entradas Coluna Observações O inciso VII, do 3º, do art. 156, do Anexo 5, do RICMS-SC/01, dispõe que na coluna Observações do livro Registro de Entradas poderá ser informado anotações diversas Aquisição de Empresa Optante pelo Simples Nacional Não será registrado no livro Registro de Entradas o valor do ICMS informado nos documentos fiscais relativos à entrada de mercadoria ou à utilização de serviços recebidos de empresas optantes pelo Simples Nacional, sendo que o valor total da nota fiscal de entrada, será escriturado nas colunas Valor Contábil e Outras (RICMS- SC/01, Anexo 5, art. 156, 9º). O eventual crédito na aquisição de empresa optante pelo Simples Nacional será apropriado através da DCIP, conforme 9º, do art. 156, do Anexo 5, do RICMS-SC/ EMPRESA OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL As empresas optantes pelo Simples Nacional que possuem Inscrição Estadual estão obrigadas à emissão e autenticação do livro Registro de Entradas, conforme art. 61, da Resolução CGSN 94/ LANÇAMENTO NO LIVRO DE ENTRADAS PELO CONTRIBUINTE SUBSTITUTO Ocorrendo a devolução ou o retorno da mercadoria que não tenha sido entregue ao destinatário, o substituto deverá lançar no livro de Registro de Entradas (RICMS-SC/01, Anexo 3, art. 32); a) o documento fiscal relativo à devolução ou retorno, com utilização da coluna Operações com Crédito do Imposto, na forma prevista na legislação; b) na coluna Observações, na mesma linha do lançamento da operação própria, o valor da base de cálculo da ST e do ICMS ST, relativos à devolução ou retorno.

7 Caso o contribuinte utilize sistema eletrônico de processamento de dados, os valores relativos ao ICMS retido e a base de cálculo ST serão lançados na linha abaixo do lançamento da operação própria, sob título comum substituição tributária ou o código ST. 6 - LANÇAMENTO NO LIVRO PELO CONTRIBUINTE SUBSTITUÍDO Os documentos fiscais relativos à entrada de mercadorias ou serviços sujeitos à substituição tributária, cujo imposto tenha sido retido anteriormente, serão escriturados pelo contribuinte substituído no livro Registro de Entradas, na forma prevista no RICMS-SC/01, Anexo 5, art. 156, utilizando (RICMS-SC/01, Anexo 3, art. 31): a) a coluna Valor Contábil : com o valor da operação sujeita ao regime de substituição tributária; b) a coluna Operações sem crédito do Imposto - Outras : com o valor da operação sujeita ao regime da substituição tributária. c) a coluna Observações : para indicar o valor do ICMS retido, ou se for o caso, quando utilizar sistema eletrônico de processamento de dados, a linha abaixo do lançamento da operação própria. 7 - CÓDIGOS DE EMITENTES Aos contribuintes que escrituram o livro de Entradas por sistema de processamento de dados é facultada a utilização de Códigos de Emitentes, para os lançamentos nos formulários constitutivos do livro Registro de Entradas, elaborando-se Lista de Códigos de Emitentes, conforme modelo aprovado pela Portaria SEF 378/99, que deverá ser mantida em todos os estabelecimentos usuários do sistema. A Lista de Códigos de Emitentes e a Tabela de Códigos de Mercadorias deverão ser encadernadas por exercício, juntamente com cada livro fiscal, contendo apenas os códigos neles utilizados, com observações relativas às alterações, se houver, e respectivas datas de ocorrência (Convênio ICMS 31/99). 8 - ESCRITURAÇÃO E AUTENTICAÇÃO DOS LIVROS FISCAIS Os livros fiscais não poderão conter emendas ou rasuras (RICMS-SC/01, Anexo 5, art. 153). Os lançamentos nos livros fiscais serão somados no último dia de cada período de apuração do imposto, salvo disposição em contrário da legislação. A escrituração das operações de cada estabelecimento da mesma empresa, seja filial, sucursal, agência, depósito, fábrica ou outro qualquer, será efetuada em livros fiscais

8 distintos, vedada a sua centralização, ressalvadas as hipóteses expressamente previstas neste Regulamento, conforme art. 154, do Anexo 5, do RICMS-SC/01) Prazo para Autenticação dos Livros Fiscais Escriturados Manualmente O contribuinte que optar pela escrituração manual dos livros fiscais deverá primeiramente adquirir o respectivo livro em uma papelaria e antes de iniciar a sua escrituração, deverá autenticá-lo no órgão competente (RICMS-SC/01, Anexo 5, art. 151) Prazo para Escrituração dos Livros Fiscais por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados Quando o contribuinte optar pela escrituração dos livros fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados, a captação e consistência dos dados contidos nos documentos fiscais, para o meio magnético a fim de compor o registro fiscal, não poderá atrasar por mais de 5 (cinco) dias úteis, contados da data da operação a que se referir. Os livros fiscais escriturados por sistema eletrônico de processamento de dados serão costurados e encadernados de forma a impedir a substituição de folhas e autenticados na forma do Anexo 5, art. 151, dentro de 120 (cento e vinte) dias contados da data do último lançamento, hipótese em que somente será exigida a lavratura, por qualquer meio indelével, do termo de encerramento (Convênio ICMS 45/98) Impressão e Encadernação dos Livros Fiscais por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados É permitida a utilização de formulários em branco, desde que, em cada um deles, os títulos previstos nos modelos sejam impressos por sistema eletrônico de processamento de dados, conforme art. 35, do Anexo 7, do RICMS-SC/01. Obedecida a independência de cada livro, os formulários serão numerados por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica consecutiva de 1 a , reiniciada a numeração quando atingido este limite. Os formulários referentes a cada livro fiscal deverão ser encadernados por exercício de apuração, em grupos de até 500 (quinhentas) folhas (Convênio ICMS 75/96) Forma de Encadernação Os livros emitidos por processamento de dados poderão ser encadernados (Convênio ICMS 31/99): a) mensalmente, reiniciando-se a numeração, mensal ou anualmente;

9 b) contendo dois ou mais livros fiscais diferentes de um mesmo exercício, num único volume de no máximo, 500 (quinhentas) folhas, desde que separados por contracapas com identificação do tipo de livro fiscal e expressamente nominados na capa da encadernação (Convênio ICMS 74/97). Os livros fiscais serão impressos em folhas numeradas tipograficamente em ordem crescente, costuradas e encadernadas de forma a impedir sua substituição. Fonte: Editorial ITC. Atenção! De acordo com o disposto no caput e inciso XIII do art. 7º, e nos arts. 24, 29 e 101 a 184, da Lei nº 9610/1998 (Direitos Autorais) e no artigo 184 do Decreto-Lei nº 2848/1940 (Código Penal), na redação dada pela Lei nº /2003, é expressamente proibida, por qualquer meio, a reprodução parcial e/ou total de matérias exclusivas do site: exceto a impressão e a citação ou referência bibliográfica de acordo com as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT.