Vale Fertilizantes Janeiro / 2012 Versão 1.0

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1 Cartilha CT-e Conhecimento de Transporte Eletrônico Vale Fertilizantes Janeiro / 2012 Versão 1.0 Este documento descreve as Conhecimento de Transporte Eletrônicos

2 Conteúdo 1. Introdução Papeis e Responsabilidades Macro Processo Conceituação Anexo II Guia de Referência Anexo III Perguntas Freqüentes Anexo IV Glossário

3 1. Introdução Institucional O Conhecimento de Transporte Eletrônico já é uma realidade, em todo o território Brasileiro, diante disso esta cartilha tem por finalidade a orientação a transportadores quanto às obrigações e procedimentos na emissão e envio de CT-es e dos arquivos digitais (XML) junto as unidades da Vale Fertilizantes. Fundamentos Legais Os principais fundamentos legais são: Ato 08/2008 (vigente desde 18/04/2008) divulga o Manual de Integração do Contribuinte com as especificações técnicas, os leiautes e Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico - DACTE. Ajuste SINIEF 09/2007, 04/2009 e de suas alterações - Estabelece obrigatoriedade da utilização do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) modelo 57 em função de atividade desenvolvida no estabelecimento. Ajuste SINIEF 04/2009 Cláusula 8ª:... " 9º O emitente do CT-e deverá encaminhar ou disponibilizar 'download' do arquivo eletrônico (XML) do CT-e e seu respectivo protocolo de autorização ao tomador do serviço, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE." ; Ajuste SINIEF 04/2009 Cláusula 19ª: 4º A administração tributária da unidade federada do recebedor, destinatário, tomador ou transportador deverá transmitir para a Receita Federal do Brasil as Informações de Recebimento dos CT-e. Ajuste SINIEF 09/07 Cláusula 12ª: O transportador e o tomador do serviço de transporte deverão manter em arquivo digital (XML) os CT-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentados à administração tributária, quando solicitado. 1º O tomador do serviço deverá, antes do aproveitamento de eventual crédito do imposto, verificar a validade e autenticidade do CT-e e a existência de Autorização de Uso do CT-e, conforme disposto na cláusula décima oitava. 3

4 2º Quando o tomador não for contribuinte credenciado à emissão de documentos fiscais eletrônicos poderá, alternativamente ao disposto no caput, manter em arquivo o DACTE relativo ao CT-e da prestação, quando solicitado Motivadores / Problemas Envio de mercadorias e serviços sem o envio / disponibilização do arquivo digital (XML); Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) sem protocolo de Autorização de Uso CT-e; Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) com situação invalida (Cancelamento / Inutilização / Denegação); Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) emitidos em ambiente de Homologação (Ambiente de Teste); Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) com assinatura digital prescrita ou invalida; Envio ou disponibilização de arquivo digital em formato impróprio PDF, PPT, DOC, TXT; Não anexado / atachado quando de s Benefícios Esperados Cumprimento legal e mitigação de autuações fiscais Devoluções de mercadorias; Sinergia na execução dos trabalhos de forma a agregar valor e estreitar relacionamentos. 4

5 Áreas envolvidas Figura 1: Áreas envolvidas 5

6 2. Papeis e Responsabilidades EXTERNOS FORNECEDORES - Emitir / Validar / Protocolar NF-e s junto a SEFAZ - Disponibilizar Arquivo Digital Protocolado (XML) para Destinatário - Disponibilizar Arquivo Digital Protocolado (XML) para Transportadora - Manter / Arquivar Arquivo Digital NF-e (XML) TRANSPORTADORES - Emitir / Validar / Protocolar CT-e s junto a SEFAZ - Disponibilizar Arquivo Digital Protocolado (XML) para Tomador Serviço - Manter / Arquivar Arquivo Digital CT-e (XML) VALE FERTILIZANTES ARMAZÉNS / FATURAMENTO / LOGISTICA / CSC - Validar Recebimento Arquivo Digital NF-e s (XML) - Receber / Consultar / Validar / Protocolar Arquivo Digital NF-e s (XML) junto a SEFAZ - Armazenar Registro de Consulta Arquivo Digital NF-e s (XML) junto a SEFAZ - Validar Recebimento Arquivo Digital CT-e s (XML) - Receber / Consultar / Validar / Protocolar Arquivo Digital CT-e s (XML) junto a SEFAZ - Armazenar Registro de Consulta Arquivo Digital CT-e s (XML) junto a SEFAZ - Manter / Arquivar Arquivo Digital NF-e / CT-e (XML) - Registro de Ocorrências LOGISTICA / CSC - Validar Recebimento Arquivo Digital CT-e s (XML) - Receber / Consultar / Validar / Protocolar Arquivo Digital CT-es (XML) junto a SEFAZ - Armazenar Registro de Consulta Arquivo Digital CT-e s (XML) junto a SEFAZ - Manter / Arquivar Arquivo Digital CT-e (XML) - Registro de Ocorrências CONTROLADORIA / CSC - Acompanhamento / Monitoria Arquivos Digitais (NF-e / CT-e) - Manter / Arquivar Arquivo Digital NF-e (XML) - Manter / Arquivar Arquivo Digital CT-e (XML) - Solução de Ocorrências - Manter Escrituração Digital 6

7 3. Macro Processo Figura 2: Macro Processo 7

8 4. Conceituação Informamos aos transportadores emissores de conhecimentos de transporte eletrônicos (CT-e), que a VALE FERTILIZANTES e COLIGADAS, somente receberão serviços enviados com DACTE, mediante o recebimento antecipado (via ou Portal) de respectivo Arquivo Digital Protocolado pela Sefaz (XML) do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Conforme determina a legislação, solicitamos aos fornecedores a disponibilização dos arquivos eletrônicos (XML) das Conhecimentos de Transporte Eletrônicos devidamente protocoladas pela Sefaz, através do e- mail: nf-e@valefert.com.. Obs: O citado é destinado somente a recepção dos arquivos digitais (XML) de CT-es. Orientações Gerais: a) São validos apenas arquivos digitais anexados ou atachados ao , ou seja, vinculo como anexos. Exemplo válido: Figura 3: Arquivo anexo Obs: Utilizar a função Anexar botão vincular arquivos do aplicativo de s para b) Serão validos apenas arquivos digitais no formato XML. Exemplo: cte.xml cte.xml 8

9 c) Serão permitidos mais de um arquivo digital anexado ou atachado ao cte.xml cte.xml d) Serão permitidos arquivos compactados (ZIP) contendo mais de um arquivo digital (XML) anexado ou atachado ao Exemplo: 1O3HWD5SL.zip Figura 4: Detalhamento Arquivo ZIP Obs1: Arquivos em formato distinto de XML ou ZIP serão descaracterizados e rejeitados Exemplos Invalidos: nfe.pdf nfe.txt nfe.doc nfe.ppt 9

10 Formatos: (PDF) Portable Document Format (Acrobat Header) (TXT) Formato Texto (DOC) Formato Microsoft Word (PPT) Microsoft Power Point (XLS) Microsoft Excel (RTF) Formato Rico de Texto Obs2: Arquivos em formato ZIP não deverão conter estruturas de subpastas / subdiretórios, ou seja, serão validos arquivos apenas em pasta (diretório) único: Exemplo Válido Arquivo Compactado: 1O3HWD5SL.zip (Diretório Único) C:\ cte.xml C:\ cte.xml C:\ cte.xml C:\ cte.xml Exemplo inválido Arquivo Compactado: 1O3HWD5SL.zip (Subdiretórios) C:\PASTA\SUBPASTA\CTE_1\ cte.xml C:\PASTA\SUBPASTA\CTE_2\ cte.xml C:\PASTA\SUBPASTA\CTE_3\ cte.xml C:\PASTA\SUBPASTA\CTE_4\ cte.xml 10

11 Convenções: Para o envio de múltiplos arquivos deverão ser gerados lotes compactados (ZIP) até o limite de 1 mb, contendo no lote apenas NFes ou CT-es separadamente. Múltiplos diretórios internamente não serão aceitos. Informações no corpo do serão ignoradas. Validações realizadas. Serão realizadas verificações e validações dos arquivos digitais (XML) recebidos, a saber: Assinante e assinatura do emissor CT-e; CT-e destinada a Vale Fertilizantes e Coligadas; Situação do documento junto a SEFAZ; Obs: O DACTE não é um arquivo digital do CT-e, é apenas uma representação gráfica. Contato e Suporte Vale Fertilizantes: Para maiores informações ou esclarecimentos, contate respectivo representante da área de Transporte / Logística da Vale Fertilizantes. Agradecemos sua atenção e colaboração para que o processo de recebimento de mercadorias ocorra da melhor forma possível. 11

12 5. Anexo II Guia de Referência DANFE DOCUMENTO AUXILIAR DA NF-e Figura 5: DANFE 12

13 DACTE DOCUMENTO AUXILIAR DO CT-e Figura 6: DACTE 13

14 XML - Extended Markup Language Figura 7: XML 14

15 6. Anexo III Perguntas Freqüentes 1. O que é Web Service? - É uma tecnologia que permite que computadores em diferentes plataformas façam intercâmbio de dados. São endereços de serviços on line. Portanto, WS é uma solução utilizada na integração de sistemas e na comunicação entre aplicações diferentes. 2. O que é um documento XML? O XML é um formato de arquivo para a criação de documentos com dados organizados de forma hierárquica, como se vê, frequentemente, em documentos de texto formatados, imagens vetoriais ou bancos de dados. Seu propósito principal é a facilidade de compartilhamento de informações através da Internet. No CT-e, o XML é gerado sistêmicamente sendo o arquivo que possui todas as informações fiscais, no qual substitui o papel, e deve ser armazenado da mesma forma. 3. O que é um Certificado Digital? O Certificado Digital é o documento eletrônico que garante a certeza de integridade e autoria da NF-e / CT-e emitida pela sua empresa, ou seja, não é possível que um contribuinte emita NF-e / CT-e por outro. 4. O que é DANFE? A sigla DANFE significa Documento Auxiliar da NF-e, sendo uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e. O DANFE não é a NF-e. 5. O que é DACTE? A sigla DACTE significa Documento Auxiliar do CT-e, sendo uma representação gráfica simplificada do CT-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso do CT-e. O DACTE não é o CT-e. 6. O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações? A principal mudança para os destinatários / tomadores de serviço do CT-e, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso do CT-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional do CT-e ( 15

16 O emitente do CT-e é obrigado a encaminhar ou disponibilizar download do arquivo XML da CT-e e seu respectivo protocolo de autorização para o destinatário, conforme definido no Ajuste SINIEF 11/08, cláusula segunda, Inciso I; O emitente e o tomador do serviço do CT-e deverão conservar o CT-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código 57 na escrituração da CT-e para identificar o modelo. Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da CT-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal.. 7. As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (CT-e ou DACTE)? A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital os CT-e s pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital. O destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade do CT-e e a existência de Autorização de Uso do CT-e, tenha ele recebido o arquivo digital do CT-e ou o DACTE acompanhando a mercadoria. O CT-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados. A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML do CT-e. 8. Qual a forma estabelecida para a entrega da CT-e ao meu cliente? Esta entrega é obrigatória ou basta entregar o DACTe? Não há regras estabelecidas da forma como o fornecedor irá entregar o CT-e a seu cliente (tomador do serviço), de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por , disponibilizado num site e acessível mediante uma senha, etc. 9. Como proceder nos casos de recusa do recebimento da mercadoria em operação documentada por NF-e/CT-e? A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma Nota Fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a 16

17 mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso. Nesta segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida. Importante: Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada; Caso a Nota Fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja Eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco. 10. É possível alterar um CT-e emitido? Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, um CT-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital. O emitente poderá: antes de iniciada a prestação de serviço de transporte, efetuar o cancelamento do CT-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que foi realizada a emissão de um CT-e, o pedido de cancelamento de um CT-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte. caso o erro tenha gerado emissão de um CT-e com valor inferior ao correto, o contribuinte poderá emitir um CT-e complementar, contendo as diferenças faltantes no CT-e inicial, por meio de geração de um arquivo XML no mesmo padrão do primeiro emitido com erro. sanar erros em campos específicos do CT-e, não vedados pela legislação, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. A Carta de Correção Eletrônica - CC-e deverá observar o leiaute estabelecido em Ato COTEPE; poderá ainda, em caso de CT-e emitidos incorretamente com valor superior ao correto, utilizar-se da Anulação de Débitos, prevista na cláusula 17ª do Ajuste SINIEF 09/ Quais são as condições e prazos para o cancelamento de um CT-e? Somente poderá ser cancelado um CT-e que tenha sido previamente autorizado o seu uso pelo Fisco e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido o inicio da 17

18 prestação de serviço de transporte. Caso tenha sido emitida Carta de Correção Eletrônica relativa a determinado CT-e, nos termos da cláusula décima sexta, este não poderá ser cancelado. O prazo atual para o cancelamento do CT-e é de 60 dias. LINKS ÚTEIS NF-e Os esclarecimentos relativos às dúvidas frequentes sobre NF-e podem ser consultados nos portais estaduais da NF-e ou no portal nacional CT-e Os esclarecimentos relativos às dúvidas frequentes sobre CT-e podem ser consultados nos portais estaduais da CT-e ou no portal nacional 18

19 7. Anexo IV Glossário CC-e - Carta de Correção Eletrônica CONFAZ - Conselho Nacional de Política Fazendária DACTE - Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica DIRETÓRIO - Estrutura utilizada para organizar arquivos em um computador ou um arquivo que contém referências a outros arquivos. DPEC - Declaração Prévia de Emissão em Contingência ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários ENCAT - Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais FS - Formulário de Segurança FS-DA - Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico ICP-Brasil - Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras NF - Nota Fiscal NF-e - Nota Fiscal Eletrônica CT-e Conhecimento de Transporte Eletrônico RFB - Receita Federal do Brasil RICMS - Regulamento do ICMS RUDFTO - Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência SCE - Sistema de Contingência Eletrônica SCAN - Sistema de Contingência do Ambiente Nacional SEFAZ - Secretaria de Estado de Fazenda SUFRAMA - Superintendência da Zona Franca de Manaus UF - Unidades Federadas XML - Extended Markup Language WS - Web Services - Tecnologia utilizada para comunicação entre sistemas para disponibilização de serviços na Internet. ZIP - Formato de compactação de arquivos muito difundido pela Internet, compátivel com vários sistemas operacionais, como o Windows da Microsoft. 19