Manual do sistema SMARam Módulo Cadastro de Bens Intangíveis
LISTA DE FIGURAS Figura 1-Acesso ao Cadastro de Bens Intangíveis... 5 Figura 2-Aba básico... 5 Figura 3-Aba Financeiro... 6 Figura 4-Aba Movimentação... 7 Figura 5-Tela de Pesquisa de Bens Intangíveis... 8 Figura 6-Lista dos Bens na Pesquisa... 8 Figura 7-Tela de Incorporação de bens Intangíveis... 9 Figura 8-Seleção do Bem na Incorporação... 9 Figura 9-Quantidade da Incorporação... 9 Figura 10-Tipo de Vida Útil... 10 Figura 11-Localização do Bem... 10 Figura 12-Sugestão de Data pelo Sistema... 11 Figura 13-Classe Patrimonial... 11 Figura 14-Forma de Aquisição... 12 Figura 15-Seleção da Forma de Aquisição... 12 Figura 16-Estado de Conservação... 12 Figura 17-Número de Tombamento... 12 Figura 18-Nro. De Tombamento gerado pelo Sistema... 13 Figura 19-Confirmação da incorporação... 13 Figura 20-Log da incorporação... 14 Figura 21-Salvar incorporação... 15 Figura 22-Incorporação Iniciada... 15 Figura 23-Seleção do Bem na Consulta... 16 Figura 24-Cadastro do Bem Intangível... 17 Figura 25-Filtro do Relatório de Bens Intangíveis... 18 Figura 26-Relatório de Bens Intangíveis... 18
SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO 3 2. OBJETIVO 4 3. BENS INTANGÍVEIS 5 3.1. Consulta 7 3.2. Inclusão 9 3.2.1. Geração automática do número de tombamento 13 3.2.2. Geração manual do número de tombamento 13 3.2.3. Finalizar incorporação 13 3.2.4. Editar incorporação 14 3.3. Alteração 16 3.4. Exclusão 17 4. RELATÓRIO 18
1. INTRODUÇÃO Bens Intangíveis são aqueles bens que não podem ser tocados ou vistos, porque são incorpóreos (não tem corpo), ou seja, ativo intangível poderia ser definido, em termos práticos, como aquele que possui valor econômico, mas carece de substância física. Exemplos de ativos intangíveis: Softwares; Licenças; Marcas; Patentes; Direitos autorais; Direitos de exibição de filmes. O reconhecimento de um bem como um ativo intangível exige que uma entidade demonstre que o item atende: À definição de um ativo intangível; Aos critérios de reconhecimento. Definição: Um ativo é identificável na definição de um ativo intangível quando: For separável, isto é, capaz de ser separado ou dividido da entidade e vendido, transferido, licenciado, alugado ou trocado, seja individualmente ou em conjunto com um contrato, ativo ou passivo relacionado; Resultar de direitos contratuais ou de outros direitos legais quer esses direitos sejam transferíveis quer sejam separáveis da entidade ou de outros direitos e obrigações. Reconhecimento: Um ativo intangível deve ser reconhecido somente quando: For provável que os benefícios econômicos futuros esperados atribuíveis ao ativo serão gerados em favor da entidade; O custo do ativo possa ser mensurado com segurança. 3
Um ativo intangível deve ser mensurado inicialmente pelo seu custo. O custo de um ativo intangível adquirido separadamente inclui: Seu preço de compra, acrescido de impostos de importação e impostos não recuperáveis sobre a compra, depois de deduzidos os descontos comerciais e abatimentos; Qualquer custo diretamente atribuível à preparação do ativo para a finalidade proposta. Os bens intangíveis podem sofrer desvalorização contábil. Tais bens não desvalorizam em função de seu desgaste, mas em função do simples decorrer dos exercícios. A amortização é a perda de valor desses bens, cuja vida útil tem prazo legal, ou contratual. 2. OBJETIVO O objetivo deste manual é demonstrar o Cadastro de Bens Intangíveis. Este manual demonstrará todo o processo de incorporação e manutenção no Cadastro de um bem Intangível. 4
3. BENS INTANGÍVEIS O Cadastro de Bens Intangíveis está localizado no Módulo de Patrimônio. Para efetuar o acesso deve acessar o Módulo Patrimônio > Mobiliário > Intangível > Cadastro. Figura 1-Acesso ao Cadastro de Bens Intangíveis O Cadastro está dividido em três partes: Básico, Financeiro e Movimentação. Básico: Contêm as informações referentes ao cadastro do Bem, como seu código, descrição, data de incorporação, classe, forma de aquisição, etc... Figura 2-Aba básico 5
Financeiro: Contêm as informações financeiras do bem, como valor de aquisição, valor atual, depreciações, etc... Figura 3-Aba Financeiro Na Grid Posição Mensal são demonstrados os cálculos de Depreciação do bem, na Grid Movimentação Financeira são demonstradas as movimentações do bem. Ano Mês Dt. Cálculo Coluna Posição Mensal Ano de Referência do Cálculo Mês de referência do Cálculo Data em que foi realizado o Cálculo % Taxa Depr. Taxa do Percentual de Depreciação Vl. Cota Depr. Vl. Anterior Vl. Atualizado Unidade Orçamentária Valor da Cota de Depreciação do Bem Descrição Valor Anterior do bem ao lançamento da Depreciação Valor Atualizado do Bem após o lançamento da Depreciação Unidade Orçamentária do bem no momento do lançamento da Depreciação Tabela1 Posição Mensal 6
Coluna Ano Mês Dt. Movimento Vl. Movimento Tipo Movimento Contábil Vl. Depr. Acumulado Unidade Orçamentária Movimentação Financeira Ano de Referência da Movimentação Mês de referência da Movimentação Descrição Data em que foi realizada a Movimentação Valor Financeiro do Movimento do Bem Identifica qual o Tipo de Movimento Contábil Valor Acumulado de Depreciação do Bem Unidade Orçamentária do bem no momento do lançamento da Movimentação Tabela2 Movimentação Financeira Movimentação: Exibe todo o histórico da localização do bem. Figura 4-Aba Movimentação 3.1. Consulta Pesquisa. Para efetuar a Consulta de um bem Intangível deve-se clicar no botão de 7
Será exibida a tela de Pesquisa de bens Intangíveis. Figura 5-Tela de Pesquisa de Bens Intangíveis Para efetuar a consulta de um bem específico devem ser preenchidos os campos de filtro do Relatório. Caso nenhum filtro seja preenchido a lista de bens retornará todos os bens Intangíveis cadastrados no Sistema. Figura 6-Lista dos Bens na Pesquisa 8
3.2. Inclusão Para incluir um bem Intangível o usuário deverá clicar no botão Inserir. Será apresentada a janela de Incorporação de Bens Patrimoniais. Figura 7-Tela de Incorporação de bens Intangíveis Todo bem Intangível somente será cadastrado no sistema através da Incorporação. Para incorporar o bem, primeiro deve ser selecionado na lista de bens a incorporar qual o bem será incorporado. Figura 8-Seleção do Bem na Incorporação Em seguida deve ser informada a quantidade de bens a incorporar. Figura 9-Quantidade da Incorporação 9
Após informar a Quantidade deve clicar no botão Incorporar. Será liberada a Guia Dados do Bem para o usuário informar os dados necessários à incorporação. O Campo Valor do bem ser refere ao valor de aquisição do bem e vem preenchido com o valor informado no BRM. No Campo Tipo de Vida Útil deve ser informada com os valores Indefinida ou Definida. Figura 10-Tipo de Vida Útil Indefinida: Nos casos em que a vida útil do bem é Indefinida, o Bem Patrimonial não deverá sofrer Depreciação ou Amortização. Nesse caso o Prazo de Vida Útil não será informado. Definida: Quando a vida útil pode ser definida significa que, de alguma forma, deverá ser calculada a Depreciação ou Amortização ou Exaustão do Bem Patrimonial, devendo obrigatoriamente ser informado o Valor Residual e a Vida Útil Econômica a fim de obter a cota de depreciação fixa. Valor Residual: É o valor estimado que uma entidade espere obter por um bem no fim de sua vida útil econômica deduzida as despesas estimadas de sua venda. Vida Útil Econômica: É o período de tempo definido ou estimado tecnicamente, durante o qual se espera obter fluxos de benefícios futuros de um bem. Em seguida deve ser informado a Localização do Bem. Figura 11-Localização do Bem Os Campos Número de Série e Número de Registro não são obrigatórios no momento da incorporação. 10
A Data de Aquisição vem preenchida com a data da Nota Fiscal. A Data de incorporação, por Padrão vem preenchida com a Data Corrente, podendo ser alterada. Sempre que a Data de incorporação for alterada, o Sistema irá verificar se a Data é uma Data válida para realizar o movimento de incorporação. Caso não for uma data válida, o sistema irá sugerir uma data válida para o usuário. Figura 12-Sugestão de Data pelo Sistema O Próximo passo será definir a Classe Patrimonial do Bem. Figura 13-Classe Patrimonial Os Bens Intangíveis podem pertencer as seguintes Classes: Softwares Softwares em Desenvolvimento Marcas e Patentes Industriais Concessão de Direito de Uso de Comunicação Direitos Autorais Direitos sobre Recursos Naturais Adiantamento para Transferência de Tecnologia Outros Direitos - Intangíveis Direito de Uso de Imóveis 11
Quando a aquisição do bem for proveniente de uma compra através de Nota Fiscal, será atribuído ao campo forma de Aquisição o valor Compra. Caso a entrada não seja efetuada através de uma Nota Fiscal, o campo de Forma de Aquisição será liberado para o preenchimento. Figura 14-Forma de Aquisição Ao efetuar a busca da Forma de Aquisição será exibida uma janela listando as Formas de Aquisição possíveis de acordo com a Classe selecionada. Figura 15-Seleção da Forma de Aquisição Em seguida deve ser informado o Estado de Conservação do bem. Por Padrão virá como Excelente. Figura 16-Estado de Conservação Para finalizar a incorporação deve ser informado o tipo de geração do Número de Tombamento, que pode ser automático ou manual. Figura 17-Número de Tombamento 12
3.2.1. Geração automática do número de tombamento Por Padrão irá vir selecionado a opção automática. Isso quer dizer que o sistema irá gerar o número de tombamento a partir do último número gerado. Nos campos Número de Tombamento Inicial e Final é possível verificar qual o número de tombamento que o sistema irá atribuir ao bem no momento da incorporação. Figura 18-Nro. De Tombamento gerado pelo Sistema 3.2.2. Geração manual do número de tombamento Caso o usuário deseje informar o número de tombamento deve selecionar a opção manual. Será liberado o campo Número de tombamento inicial para informar qual número se deseje atribuir ao bem no momento de sua incorporação. Caso o número já esteja em uso por outro bem, o sistema irá atribuir o próximo número que esteja disponível, a partir do número informado. 3.2.3. Finalizar incorporação Para finalizar a incorporação deve clicar no botão Confirma. Será exibida uma mensagem para usuário confirmar a incorporação. Figura 19-Confirmação da incorporação 13
Em seguida será exibido o Log com o resultado da incorporação. Figura 20-Log da incorporação 3.2.4. Editar incorporação A qualquer momento em que a Incorporação estiver sendo realizada é possível salvar os dados digitados e continuar a incorporação posteriormente. Caso o usuário selecione outro bem na Grid de bens a incorporar ou tente fechar a janela de incorporação, o sistema irá exibir uma pergunta questionando se o usuário deseja salvar a incorporação. Para gravar a incorporação, todos os dados obrigatórios deverão estar preenchidos. 14
Figura 21-Salvar incorporação Na confirmação da Incorporação, caso apresente algum erro, as informações da incorporação também serão salvas, para que o usuário possa corrigir o erro de acordo com o log apresentado e efetivar a incorporação posteriormente. Ao entrar na tela de incorporação, os registros em que já se iniciou o processo de incorporação estrão em destaque na Grid de bens a incorporar de acordo com a legenda Incorporação Iniciada. Figura 22-Incorporação Iniciada 15
Edição. Para efetuar alguma alteração nos dados digitados deve clicar no botão Liberar Os campos da incorporação serão desbloqueados para a manutenção. 3.3. Alteração Para efetuar a manutenção das informações referente ao Cadastro de um Bem Intangível deve-se primeiramente selecionar qual o bem se deseja alterar, através da tela de consulta. Ao efetuar a consulta dos Bens intangíveis, deve-se efetuar um duplo click com o mouse no registro que se deseja efetuar a alteração. Figura 23-Seleção do Bem na Consulta O registro então será carregado na tela de cadastro de Bens Intangíveis, onde poderá ser realizada a alteração das informações desejadas. 16
Figura 24-Cadastro do Bem Intangível Para efetuar a alteração dos dados do bem de clicar no botão Alterar. Serão liberados os campos para se efetuar a alteração. 3.4. Exclusão Somente será permitido excluir um Bem Intangível caso não houver nenhum registro de movimentação para o bem. Ao efetuar a exclusão o bem irá retornar para a lista de incorporação para poder ser incorporado novamente. Exemplo: Caso houver cálculo efetuado para o bem não será permitido sua exclusão. Para excluir um bem intangível deve entrar em seu cadastro e clicar no botão Excluir. 17
4. RELATÓRIO O Relatório de Bens Intangíveis pode ser impresso na própria tela de Cadastro, clicando no ícone. Será exibida uma janela de filtro do relatório. Figura 25-Filtro do Relatório de Bens Intangíveis Figura 26-Relatório de Bens Intangíveis 18