INFORMATION MANAGEMENT Tenha Controle Sobre Suas Informações Oracle Content Management
i ORACLE IS THE INFORMATION COMPANY
Desenvolva uma Estratégia para Gerenciar Conteúdo Não estruturado em Toda a Empresa O conteúdo não gerenciado impõe enormes dificuldades às empresas da atualidade: ele afeta a producvidade, complica o cumprimento das regulamentações, aumenta riscos jurídicos e dos negócios, e eleva o custo dos negócios. Quanto tempo os profissionais que trabalham com conhecimento passam procurando documentos específicos em sua empresa? Eles conseguem encontrar e mails, relatórios financeiros armazenados, apresentações, documentos de pesquisa, desenhos de CAD, contratos e outros Cpos de conteúdo de que precisam para fazer seu trabalho? Sua equipe consegue se conectar rapidamente com outros membros em tempo real para comparclhar informações relevantes? Em outras palavras, o gerenciamento e a manutenção de conteúdo não estruturado estão custando tempo e dinheiro à sua organização? Para a maioria das organizações, a resposta a essa pergunta é dolorosamente óbvia, mas realça uma tendência crescente: O conteúdo não gerenciado está afetando os resultados financeiros de empresas de todos os setores, no mundo inteiro. Assim, como você pode quebrar os gargalos que desviam os esforços de seus funcionários e desenvolver uma estratégia de gestão de conteúdo que lhes dê mais recursos? O Oracle Content Management oferece a plataforma de gestão de conteúdo empresarial (ECM) mais unificada e fácil de usar do mercado atual. Com controle centralizado em um ou vários repositórios, funcionalidade central comum e recursos de gestão de conteúdo facilmente escaláveis, a Oracle oferece soluções de gestão para todos os Cpos de conteúdo e todos os usuários, onde quer que trabalhem na empresa. E por ser criado sobre o Oracle Fusion Middleware, o Oracle Content Management integra se perfeitamente a outras soluções da Oracle incluindo business intelligence, integração de negócios e gestão de processos, tornando a gestão de conteúdo uma parte importante da sua estratégia de negócios geral. 1
Fato: 80% das informações digitais de uma empresa típica estão na forma de dados não-estruturados, como documentos, e-mail e imagens. Sobrecarga de Informações é um Eufemismo As completas ofertas de gestão de conteúdo da Oracle são a solução ideal para gerenciar essencialmente todo o nosso conteúdo empresarial desde documentos impressos e eletrônicos até documentação e processos de compliance. Ao uclizar uma solução com um repositório de conteúdo e uma interface comuns, baixamos nosso custo total de propriedade, eliminando sistemas de gestão de conteúdo redundantes. Robert Lieberman Vice presidente e CIO New Plan Excel Realty Trust Na verdade, é mais uma explosão de informações. Estimativas situam a quantidade de conteúdo não-estruturado de uma empresa típica em torno de 80%. Isso inclui e-mails, relatórios, documentos, sites, apresentações, contratos, desenhos de CAD, imagens e outros tipos de conteúdo que geralmente (mas nem sempre) são digitais, mas ainda assim não-gerenciados. Os dados não-gerenciados de uma empresa podem ser dados estruturados em um formato proprietário incompatível com aplicativos comuns ou dados inacessíveis à maior parte da organização, por estarem armazenados em sistemas desenvolvidos internamente e baseados em tecnologia antiga. Ou talvez o problema seja a localização do conteúdo: dados residindo em servidores isolados, em arquivos duplicados ou na Internet em vários repositórios e diversos idiomas no mundo inteiro e simplesmente indisponíveis às pessoas que precisam deles. O conteúdo não-gerenciado aumenta os riscos e os custos da sua organização. Então, como se resolve o problema? A solução é um sistema eficaz de gestão do conteúdo empresarial (ECM) que possa consolidar todo o seu conteúdo digital em um único repositório com base na arquitetura orientada a serviços (SOA), para que fique acessível e disponível àqueles com a autoridade apropriada em qualquer ponto da empresa. Tal sistema pode parecer simples, mas pode ser difícil de implementar, pois deve fornecer soluções internas, externas e de plataforma que tornem possível: Lidar com conteúdo estruturado e não-estruturado, integrando-os em um único repositório centralizado Compartilhar conteúdo em toda a empresa, independentemente de qual seja o colaborador, tipo de conteúdo, formato, API de apresentação, consumidor ou método de contribuição (browser, aplicativo de desktop, formato HTML, etc.) Gerenciar o conteúdo em todo o seu ciclo de vida, aplicando controle e suporte em cada fase, desde a criação até a eliminação 2
Soluções de Gestão de Conteúdo da Oracle Ao tornar todo o seu conteúdo de negócios disponível para acesso em toda a empresa, as soluções Oracle Content Management o ajudam a otimizar os processos de negócios e melhorar sua agilidade. A plataforma Oracle Content Management oferece recursos inéditos de gerenciamento que lhe permitem acessar e compartilhar todos os tipos de conteúdo como parte dos seus processos de negócios comuns, usando aplicativos que você já tem instalados. E o melhor de tudo é que as soluções Oracle Content Management são fáceis de serem implantadas, podendo entrar em produção em semanas ou meses, em vez de anos. A fundação do Oracle Content Management é um repositório central de metadados no qual todo o conteúdo, de qualquer tipo, fica disponível para gerenciamento e reutilização. Estando no repositório central, todo o conteúdo pode ser acessado através de serviços que lhe permitem categorizar e indexar as informações para fácil recuperação, além de criar processos automáticos de workflow para as necessidades específicas da sua organização. Os serviços também lhe permitem executar tarefas administrativas como arquivamento, backup e recuperação, trilhas de auditoria e gerenciamento de links incluindo a monitoração de links para todo o conteúdo e a geração de alertas aos usuários antes que as informações dos links sejam alteradas ou excluídas. Com as soluções Oracle Content Management, a gestão do conteúdo rapidamente torna-se uma parte importante da sua estratégia de negócios geral, beneficiando sua organização com: Melhora da eficiência operacional e aumento da produtividade Obtenção de compliance e atenuação de risco Redução dos custos de integração Diminuição do seu custo total de propriedade Minimização dos custos de administração e treinamento A Solução Completa de Gestão de Conteúdo da Oracle O Oracle Content Management oferece a plataforma de gestão de conteúdo mais integrada e completa do mercado. Ele lida com todo o espectro do conteúdo nãoestruturado, reduzindo custos de desenvolvimento e administração, e aumentando a produtividade dos indivíduos e da equipe. A plataforma do Oracle Content Management inclui os seguintes produtos: Oracle Universal Content Management Gestão de documentos Gestão do conteúdo da Web Gestão de ativos digitais Oracle Universal Records Management Oracle Imaging and Process Management Oracle Information Rights Management 3
Com a solução de gestão de conteúdo da Oracle, toda a nossa empresa pode agilizar o processo de gerenciar e otimizar documentos cruciais para os negócios. Como resultado, melhoramos significativamente as operações de negócios no dia a dia e aprimoramos nossa capacidade de processar os milhares de pedidos de atendimento de seguro odontológico recebidos a cada semana. Michael Herbert, vice presidente de Finanças e tesoureiro, Delta Dental of Kansas Exemplo: Emerson Process Management Com mais de 150 aplicacvos para suportar (incluindo sites e aplicacvos de negócios na extranet), os processos burocráccos da Emerson Process Management e seus altos custos com impressão, expedição e armazenagem estavam estrangulando seu workflow. Com o Oracle Content Management, a Emerson conseguiu: Economizar 3,7 milhões de dólares com a redução dos custos com impressão, expedição, armazenamento de documentos e produção Economizar 350.000 dólares anualmente automaczando o armazenamento e distribuição de relatórios de ERP Melhore a Eficiência Operacional e Aumente a ProduCvidade A incapacidade de encontrar e acessar conteúdo pode gerar obstáculos em uma empresa. Processos redundantes e manuais atrasam toda a operação da organização, e a falta de compartilhamento de informações e de colaboração frequentemente resulta em duplicidade de esforços ou em alguém falhando em suas responsabilidades. Com o Oracle Content Management, você tem uma solução de gestão de conteúdo que o ajuda a melhorar a eficiência e a eficácia das suas operações do dia a dia. O Oracle Content Management fornece um repositório único, seguro, e administrado e pesquisável centralmente, no qual todo o conteúdo fica armazenado. Serviços centrais como controle de versão, workflow e aprovações são baseados na Web e disponibilizados através de processos de negócios comuns, dando aos seus funcionários a capacidade de agilizar a resolução de problemas e melhorar o atendimento. Controles de segurança baseados em função e administrados centralmente garantem que os desenvolvedores e webdesigners determinem quem tem acesso a sites específicos e quais recursos os usuários têm permissão para usar. Com os serviços de gerenciamento do Oracle Content Management, você poupa tempo e o compartilhamento de informações relevantes e a colaboração em toda a empresa tornam-se rotina, dando mais recursos aos seus funcionários, tornando-os mais eficazes e produtivos, e ajudando-os a tomar melhores decisões com maior rapidez. Dar aos funcionários e clientes acesso mais rápido a informações mais completas 4
Fato: a quantidade de conteúdo nãoestruturado de uma empresa típica cresce 50% ao ano. Obtenha Compliance e Atenue o Risco O primeiro lugar em que as empresas veem a necessidade de uma solução de gestão de conteúdo é muitas vezes a área de cumprimento de regulamentações e descoberta legal. A perda de informações e o descumprimento das regulamentações, junto com os custos associados, podem ser devastadores para a organização. Mas as organizações frequentemente se veem em risco, simplesmente porque não conseguem localizar e acompanhar o histórico de registros específicos, documentos ou outro conteúdo e compartilhar, distribuir e destruir os registros de acordo com as melhores práticas e recomendações jurídicas. Os pesados requisitos regulatórios da atualidade a lei Sarbanes-Oxley, HIPAA, certificação ISO, leis estaduais e municipais, processos judiciais exigem que sua empresa tenha um sistema eficaz para gerenciar todo o seu conteúdo de negócios. E isso significa tudo, incluindo conteúdo de e- mails; informações em unidades da rede, sites e intranets; e os registros financeiros e de recursos humanos mais tradicionais. Ter as informações para suporte ao compliance é o primeiro passo; ser capaz de localizar e acessar essas informações é o segundo, frequentemente mais difícil. O Oracle Universal Records Management, parte da plataforma Oracle Content Management, inclui um sistema de gestão de registros centralizado, confiável e escalável que é capaz de gerenciar totalmente todos os tipos de conteúdo não-estruturado em toda a empresa, fornecendo um processo auditável que rastreia o histórico e o período de retenção de todo o conteúdo. Fornece também gerenciamento de documentos e registros integrado a uma grande variedade de fontes de dados de terceiros e suporta todos os requisitos dos negócios desde a consolidação de servidores de arquivos até processos de gerenciamento de documentos centrados no usuário. O Oracle Universal Content Management oferece ferramentas e serviços de gerenciamento de documentos que incluem categorização automática de itens de conteúdo individuais; capacidade de conversão para mais de 400 formatos de dados; e conversão automática de relatórios de texto em arquivos visualizáveis na Web e personalizados, com base em suas especificações de design. Exemplo: Canadian Telecommunications Encontrar e acessar conteúdo nãoestruturado era um enorme desafio para os funcionários e gerentes da Canadian TelecommunicaCons: eles não conseguiam pesquisar ou encontrar conteúdo; o conteúdo vinha de diferentes aplicacvos e vários disposicvos, e exigia diferentes aplicacvos para visualização; e havia várias cópias dos dados, sendo que apenas uma versão era a correta. Usando o Oracle Content Management, a Canadian TelecommunicaCons implantou uma solução de call center para mais de 17.000 pessoas e deu a seus representantes de atendimento ao cliente um repositório de conhecimento de uma única fonte. Os resultados: Baixa de 75% na duração das chamadas, com redução média de 12 a 30% por chamada Melhora no percentual de respostas na primeira linha Capacidade de aproveitar metadados, para que os representantes de atendimento ao cliente pudessem fazer referências a produtos relacionados com facilidade para vendas cruzadas 5
Fato: após lançar um novo site público com o Oracle Universal Content Management, a Susan G. Komen Breast Cancer Foundation viu as visitas ao site aumentarem 285%. Diminua seu Custo Total de Propriedade Exemplo: AGFA Dentre os desafios de gestão de conteúdo da AGFA estavam a falta de segurança e de controle de versão, duplicidade de conteúdo, processos redundantes e manuais, controle de retenção e a necessidade de cumprir as obrigatoriedades relacionadas ao compliance. A AGFA usou o Oracle Content Management para implementar sua intranet e uma extranet para parceiros que gerenciou o conteúdo de RH e a documentação do ISO 9001. Com o Oracle Content Management, a AGFA eliminou 80.000 dólares em custos relacionados à produção anual de CDs contendo folhetos de especificações de segurança dos materiais. Além disso, a empresa agora conseguiu: O Oracle Content Management pode ajudá-lo a diminuir o custo total de propriedade em toda a empresa consolidando o hardware e outras partes da sua infraestrutura, reduzindo o custo da integração com outras tecnologias e baixando os custos de administração e treinamento. Consolide a Infraestrutura e Reduza o Custo da Integração de Tecnologia Seu orçamento de TI inclui suporte para servidores de arquivos isolados que precisam ser administrados a partir de computadores individuais, bem como para conteúdo não-estruturado que só é acessível através de tecnologia antiga? Infraestruturas de TI complexas promovem silos departamentais de informações que não podem ser compartilhadas, tornando os upgrades de infraestrutura, as migrações de sistema e a manutenção comum difíceis, caros e demorados. Consequentemente, os sistemas atuais rapidamente se tornam ultrapassados, e os usuários se tornam menos eficientes e mais frustrados com seus ambientes de trabalho. Ao consolidar servidores e infraestruturas, você pode diminuir seu custo total de propriedade quase imediatamente. A consolidação de servidores distintos em um único repositório cria uma única fonte de dados que fica disponível em toda a empresa. E como as soluções Oracle Content Management são hot-pluggable, elas podem ser facilmente implementadas e integradas a outras soluções Oracle, bem como a outros servidores de portal e aplicação, plataformas e aplicativos de bancos de dados e empresariais, para que você possa encaixá-los facilmente em sua infraestrutura de negócios existente. Simplificar procedimentos Ter conteúdo que pode ser reuclizado para públicos internos e externos Aumentar a producvidade Minimize os Custos de Administração e Treinamento O Oracle Content Management foi criado usando uma arquitetura orientada a serviços (SOA) que oferece mais de 800 serviços de gestão de conteúdo, os quais podem ser aproveitados por outros aplicativos por meio de interfaces de programação de aplicativos (APIs) de padrão aberto. Com isso, sua organização pode implementar soluções de ECM em infraestruturas distintas e minimizar seus custos administrativos e de treinamento. Além disso, o Oracle Content Management suporta colaboração na Web 2.0, portanto os recursos de gestão de conteúdo podem ser distribuídos a um público mais amplo através de interfaces de usuário mais familiares e flexíveis. 6
Visão e arquitetura dão à Stellent um futuro promissor em ECM...A Oracle fornece uma suíte completa que abrange todos os seis componentes centrais do ECM, bem como algumas funções opcionais...a Stellent é um dos poucos fornecedores de ECM que podem afirmar ter um único repositório para todos os Cpos de conteúdo, além de uma única interface de usuário. Gartner, Inc., Avaliação de Fornecedor: Visão e Arquitetura dão à Oracle um Futuro Promissor em ECM, 5 de maio de 2007 Soluções Oracle Content Management O Oracle Content Management oferece a solução mais unificada do mercado ao fornecer um único repositório para todo o conteúdo. Nossa estratégia de gestão de conteúdo empresarial que inclui gerenciamento de documentos, registros, Web sites, ativos digitais e conteúdo arquivado e multicanal é administrada por meio de um servidor de conteúdo centralizado que apresenta serviços centrais comuns, incluindo controle de revisão; notificações de conteúdo novo e alterado; segurança completa baseada na função, na conta, em regras e por conteúdo; serviços de conversão para mais de 400 formatos de arquivo nativos; recursos de workflow integrados para criar processos de negócios automatizados e personalizados; capacidade de indexação e pesquisa; e serviços administrativos como arquivamento, auditoria, e backup e recuperação. O Oracle Content Management oferece gestão de conteúdo em toda a empresa em uma única plataforma com estes produtos: Oracle Universal Content Management Gerencia todo o espectro de conteúdo nãoestruturado e inclui soluções para: - Gerenciamento de documentação - Captura, protege, compartilha e distribui documentos e relatórios digitais e impressos com eficácia e eficiência - Gestão de conteúdo da Web Fornece gestão de conteúdo em vários sites da Web para sites internos e externos, a fim de ajudar as organizações a manter conteúdo da Web preciso e atualizado em toda a empresa - Gestão de ativos digitais Ajuda as organizações a armazenar, encontrar, ver e usar ativos digitais rapidamente, e protege os ativos tornando as versões aprovadas acessíveis somente aos usuários aprovados. Oracle Universal Records Management Permite que as organizações controlem a criação, classificação, retenção e eliminação de registros de negócios. Oracle Imaging and Process Management Possibilita anotação e marcação de imagens, automatiza encaminhamentos e aprovações, e suporta aplicativos de grande volume para bilhões de itens. Soluções de Gestão de Conteúdo para um Grande Estúdio de Cinema O conteúdo não estruturado estava sendo um problema para um grande estúdio de cinema, que tentava gerenciar vários sites e enfrentava o desafio do custo e do tempo necessários para implantá los. Com gargalos no webmaster, conteúdo impreciso e desatualizado, e preocupações com o uso da marca, a empresa optou pelo Oracle Content Management para automaczar a criação de seus micro sites públicos dos filmes aproximadamente 40 por ano, cada um com custo de criação variando de 75.000 a 2 milhões de dólares. Os resultados: O lançamento dos sites foi agilizado Uniformidade no uso da marca em sites internacionais Retorno do invescmento de mais de 2 milhões de dólares ao anoconfiável e segura; análise online; e data mining em data warehouses que oferecem escalabilidade com baixo custo. Oracle Information Rights Management Protege e rastreia o uso de documentos e e-mails confidenciais, mesmo quando são enviadas cópias para fora da sua própria rede. 7
Volta e meia encontramos fornecedores que fizeram promessas que não puderam cumprir. O Oracle Universal Content Management está na vanguarda de seu mercado. A Oracle testa exauscvamente as atualizações de seu souware para garancr que os benevcios promecdos de suas melhorias funcionem perfeitamente na prácca. Miguel Fiallos, Chefe de Sistemas de Informação para Gerenciamento, BriCsh Red Cross A Plataforma de Gestão de Conteúdo Mais Fácil de Usar, Gerenciável e Hot Pluggable Histórico Comprovado em Soluções de Gestão de Conteúdo Nós da Oracle estamos expandindo nossas soluções de ECM do jeito certo: em dezembro de 2006, a Oracle adquiriu a Stellent e sua excelente tecnologia de gestão de conteúdo empresarial, ampliando o porzólio existente da Oracle de produtos que permitem às empresas armazenar e gerenciar conteúdo não estruturado centralmente. Com a aquisição da Stellent, líder reconhecida em gestão de conteúdo empresarial e de múlcplos sites da Web, a Oracle pode lhe oferecer as melhores soluções da categoria. Recursos completos tornam o Oracle Content Management a plataforma de gestão de conteúdo mais útil, gerenciável e hot-pluggable disponível no mercado atualmente. Fácil de usar Oferece suporte incorporado para usuários finais, grupos de trabalho, especialistas em conteúdo, administradores e webmasters; fornece a mais ampla variedade de interfaces de usuário, incluindo interfaces de desktop, e-mail, aplicativo, Web e móvel Gerenciável Fornece um único repositório administrado centralmente que apresenta os mais rigorosos recursos de controle e gerenciamento de segurança disponíveis, assegurando a privacidade e a segurança de todo o seu conteúdo Hot-pluggable Oferece suporte imediato para todos os repositórios e aplicativos empresariais da Oracle e de terceiros O resultado é uma solução única e completa, executada em uma plataforma unificada com experiências do usuário, APIs e serviços de repositório e conteúdo consistentes para todos os tipos de conteúdo. Soluções Oracle Líderes de Mercado em Gestão de Conteúdo Todos os dias, mais de 7.000 organizações no mundo inteiro recorrem ao Oracle Content Management como a solução estratégica para gerenciar conteúdo em toda a empresa. Com desempenho, estabilidade e escalabilidade comprovados, o Oracle Content Management oferece completa gestão de conteúdo desde a consolidação de servidores e repositórios até uma plataforma de gestão de conteúdo empresarial rica em recursos para criar seus aplicativos de negócios. ENTRE EM CONTATO CONOSCO Para obter mais informações sobre as soluções Oracle Content Management, visite oracle.com/goto/contentmanagement ou ligue para 0800 891 4433 e fale com um representante Oracle. Fora da América do Norte, acesse oracle.com/corporate/contact para localizar o telefone do escritório Oracle da sua região. 8
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