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INTRODUÇÃO Este Manual tem a finalidade de orientar os compradores e fornecedores de como deverão trabalhar em parceria com a Associação Paulista de Supermercados APAS. A partir do conhecimento do mesmo, pelos compradores e fornecedores, evitaremos desajustes, determinando uma consciência profissional nos processos operacionais de qualidade e o comprometimento das diretrizes, em busca da melhoria contínua. A Associação Paulista de Supermercados APAS, dentro da sua política com os compradores e fornecedores, designa-se a estabelecer condições comerciais adequadas e fornecer informações necessárias nos Pedidos de compras de produtos e/ou serviços. Administração Departamento de Compras Departamento Financeiro 2
1 COMO SOLICITAR A COMPRA DE PRODUTOS/SERVICOS E OUTROS AO DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 1. Todas as solicitações de compras internas da APAS, serão encaminhadas ao Departamento de compras para qualificação e negociações. 2. As cotações de preços/avaliações/contratos, deverão ser encaminhadas internamente em mapa especifico disponível em nosso portal na Intranet APAS, no Modulo Gestao Operacional/Compras, denominado como MAPA DE COTACAO, preenchido com informações especificas ao item a ser analisado e adquirido (característica/cor/tamanho/marca e demais informações), demais especificações, modelos, fotos deverão ser encaminhados via email para mcsouza@apas.com.br. 3. Deverão conter preenchidos nos mapas os códigos contábeis no ato do envio do MAPA DE COTACAO (CO/CC/CR/PR), e informações sobre utilização ou aplicação das solicitações. 4. O prazo para retorno de respostas será de 05 dias uteis, excluindo a data do envio, com posição final de compra ou posicionamento. 5. Alterações de produtos/serviços acarretarão na contagem de prazo para envio da cotação. 6. Efetuadas as avaliações e autorizações, o departamento de compras procedera na efetivação da aquisição, informando fornecedores das autorizações e demais procedimentos. 7. Os Demais procedimentos deverão ser ajustados via email com o departamento de compras, no que se refere à condições de fornecimento. 8. Contratação de serviços e produtos por meio de contratos, deverão ser encaminhados ao departamento de compras para acompanhamento de assinaturas, condições de fornecimento e programação financeira. envio as partes, ajustes de 9. Antes de comprar, consulte-nos por meio dos e-mails, compras@apas.com.br/marcelo.souza@apas.com.br ou por meio dos telefones 11 3647 5378/3647 5003. 3
2 QUAIS SÃO AS CONDICOES DE FORNECIMENTO, AUTORIZAÇÃO DE NUMERO DE PROCESSOS APAS (PC), EMISSAO DE DOCUMENTOS FINANCEIROS. Para um bom encaminhamento do nosso pedido de compras, pedimos que considerem as nossas condições de fornecimento: 1. Somente nos casos de primeira compra, os parceiros fornecedores devem ser previamente cadastrados, aguardando o prazo de 48 horas para análise e credenciamento. 2. Em nosso Portal na internet, no endereço http://www.portalapas.org.br/m3.asp?cod_pagina=2612, deverá ser preenchido o CADASTRO DE FORNECEDORES APAS, para inicio de inclusão em nossos sistemas de gestão de compras/financeira, de forma automatica. Também estão disponíveis as condições de fornecimento da APAS, dados cadastrais da APAS e Estatuto Social. 3. As notas fiscais/fatura/recibos, devem ser emitidos imediatamente após a autorização e informação do numero de processo (PC) informado pelo Dep. de Compras. 4. O fornecedor/prestador de serviço terá até 48 horas para envio da nota fiscal e boletos para o endereço nfe@apas.com.br. Em caso de produtos, considerando que a nota fiscal e boleto serão entregues junto com as mercadorias, pede-se a gentileza de envio prévio por e-mail: nfe@apas.com.br. 5. Emitir a nota fiscal/fatura dentro da vigência da prestação de serviço/venda, no período dos dias 01 a 25. 6. Deverá constar no corpo da nota fiscal: a. Numero do processo APAS (PC) b. Departamento c. Nome do Solicitante d. Forma de pagamento (boleto/depósito) e. Vencimento (informados na autorização encaminhada pelo departamento de compras) f. Descrição de produtos/serviços, tributos. 7. Local de entrega: Rua Pio XI, 1.200 - Alto da Lapa - São Paulo SP - 05060-001 Horário de Atendimento: das 8h30 às 12h ou das 14h às 17h, a/c do Departamento de Suprimentos. 8. O não cumprimento das orientações acima acarretará em cancelamento de nfs e boletos, bem como o descredenciamento junto a APAS. 4
3 COMO SOLICITAR LIBERACAO DE NUMERO DE PROCESSO DE COMPRAS(PCs). 1. Para liberação de autorização de processos de compras, deverão ser direcionados aos e-mails: compras@apas.com.br/valdilene.silva@apas.com.br/marcelo.costa@apas.com.br, por meio dos solicitantes ou diretamente pelo departamento de compras. 2. O formulário de solicitação de compras, estará disponível em nosso endereço na intranet APAS, no Modulo Gestao Operacional/Compras preenchido de acordo com o modelo, denominado FORMULARIO SOLICITAÇÃO PEDIDOS DE COMPRAS. 3. As solicitações de pedidos de compras serão respondidas em 24 horas da sua solicitação, encaminhadas via condições de fornecimento APAS, as partes internas envolvidas, como também ao Fornecedor APAS. Após encaminhadas as autorizações, os Pedidos de compras serão encaminhados para assinatura e liberação em nossos sistemas em 48 horas. 4. O prazo mínimo para pagamento de títulos sera de 12(doze) dias corridos, contados da data subsequente a solicitações, podendo ser superior, entretanto nunca inferior, salvo em função de ganho de negociação. 5. Informações referentes a movimentação de processos/cadastros de fornecedor, deverão ser direcionadas aos e-mails: 6. compras@apas.com.br; valdilene.silva@apas.com.br;marcelo.souza@apas.com.br. 7. Ou tambem por meio dos telefones 11 3647 50 03 / 11 3647 53 78. 5
CONTRATACAO DE SERVICOS POR MEIO DE CONTRATOS 1. Todos os contratos deverão ser encaminhados pela área solicitante ao Departamento Juridico, para análise, assinaturas e envio as partes interessadas. 2. Após assinados e devolvidos as áreas envolvidas, deverão ser encaminhadas solicitação de programação de pagamentos, de acordo com sua vigência, valores e previsão de datas de liquidações, encaminhando ao Departamento de compras o FORMULARIO DE AUTORIZACAO DE PC, com as informações fundamentais para lançamento. 3. O Departamento de compras ira informar a todos referente a numero de Processos APAS (PCs), bem como indicara aos fornecedores tais informações. 4. Os contratos originais deverão ser encaminhados ao Departamento de Compras, para Gestão e arquivos. 5. Qualquer consulta referente a tais processos e contratos, deverão ser efetuados por meio do Departamento de Compras. 6
FINALIZACAO Síntese das instruções: 1 Para COMPRAR, solicite do departamento de compras, por meio do MAPA DE COTAÇÃO na Intranet. 2 Em 5 dias, compras ira fornecer informações de movimentação das analises. 3 Após autorizadas as compras, emitiremos o Pedido de Compras para envio a gestão APAS, informando fornecedores e demais, referente a controle de Processos APAS (PCs). 4 Para solicitação direta de AUTORIZAÇÃO, encaminhe formulário disponível na Intranet Formulario Solicitacao Pedidos De Compras, disponível na intranet. 5 Os contratos assinados e liberados deverão ser encaminhados a compras para controles de gestão administrativa e financeira. 6 Responda o questionário de satistafação, disponível no endereço de Dep Compras no portal APAS e também no ambiente Compras na Intranet. 6 Contate o Departamento de Compras para consultas. 6.1 No Portal APAS > http://www.portalapas.org.br/m3.asp?cod_pagina=2612<. 6.2 Nos e-mail-s > compras@apas.com.br; Marcelo.souza@apas.com.br; valdilene.silva@apas.com.br. 6.3 Nos Telefones: 11 3647 53 78 (Marcelo Costa); 11 3647 50 03 (Valdilene Silva); 11 3647 50 00 (Central de Relacionamentos APAS). 7