Gestix Manual de Utilizador Gestix.com
Aceder ao menu Gestix Para abrir o programa utilize o atalho no menu Programas/Aplicativos do seu computador. Para aceder aos menus de operação do Gestix é necessário digitar o código de utilizador (Login) e a palavra-passe. (Acesso ao Gestix) O selector de Idioma, disponível apenas nas edições Multi-Língua, permite escolher o idioma do interface de utilizador de forma independente por parte do utilizador. Importante: para operar o Gestix utilize apenas os menus e botões de comando da aplicação. Não utilize os botões de navegação do explorador. (Botões de comando do Gestix) Casa - voltar ao ecrã principal do menu activo; Porta - voltar ao ecrã anterior; Mais - adicionar ficha; Lápis - editar ficha; Xis - eliminar ficha; Impressora imprimir; PDF - gerar documento PDF.
Aceder ao menu Gestix O Menu Principal O menu Gestix, à direita, permite mudar rapidamente de secção sem passos ou ecrãs intermédios. Nele são apresentadas as áreas aplicativas Gestix acessíveis ao utilizador. Mini Light Classic POS Business Enterprise (Exemplos de Menus das principais edições Gestix) 3
Visão Global Visão Global São apresentados resumos estatísticos de Facturação e Compras no período seleccionado. (Visão Global) Se a sua licença possui o menu Admin/Privilégios, lá poderá desabilitar o acesso à Visão Global no perfil de privilégios dos utilizadores menos credenciados. Ficheiro de Auditoria (SAF-T PT): Esta opção produz o ficheiro SAF-T PT de acordo com a legislação aplicável (Em Portugal é exigido por Lei desde Janeiro de 2008). Caso a sua Licença Vitalícia Gestix não possua esta opção deverá adquirir um upgrade. O ficheiro disponibiliza toda a informação fiscal e logística relevante. Antes de produzir o ficheiro é disponibilizada uma lista de todas as situações de irregularidade que possam existir como, por exemplo, a falta de números de contribuinte em algumas fichas de clientes. 4
Visão Global (Funcionalidade SAF-T PT 2010) Menu Clientes No menu Clientes, o utilizador pode criar novas fichas de cliente, aceder e pesquisar fichas de clientes já existentes, alterar as mesmas, gerar relatórios e listagens, definir tabelas de desconto, criar classes e atributos para classificação e pesquisa de clientes, fazer importação de dados de clientes, etc. (Menu Clientes) Funções no menu Clientes As principais funções são explicadas a seguir. Algumas delas poderão não estar disponíveis, por questões de Privilégios de Acessos, ou de Licença Gestix. 5
Menu Clientes Menu Superior de Clientes No canto superior direito da página principal de clientes encontra-se o menu superior de Clientes que dá acesso a Tabelas de Descontos, Grupos de Desconto, Atributos (caracterização de clientes), Classes (tratamento de IVA), e Importar Ficheiro (inicializar clientes a partir de folha de cálculo). (Menu superior de Clientes) >Tabela Descontos (módulo Múltiplos Preços e Descontos): Associa descontos a cada combinação de Grupo de Cliente e Categoria de Artigo. Estes descontos são seleccionados automaticamente na introdução de documentos de facturação. (Tabela de descontos) >Grupos Desconto: Na tabela Grupos de Desconto identificam-se os códigos de tabelas de desconto. Estes códigos permitem associar um clientes a um perfil de descontos por categoria, através do campo Grupo de Desconto da ficha de Cliente. >Atributos: Os Atributos permitem classificar os clientes de acordo com os critérios práticos da empresa. Um cliente pode estar associado simultaneamente a mais do que um Atributo. 6
Menu Clientes (Atributos) Por exemplo, um cliente pode ter o atributo "Cliente Frequente" e também o atributo "Mailing List". (Atributo) O campo Marcado por Defeito selecciona o atributo assumido automaticamente ao abrir manualmente uma nova ficha de cliente. O campo Disponível para Critério de Listagem habilita o atributo a surgir disponível para filtrar nos mapas e listagens do menu. Só é possível apagar um atributo quando este não está relacionado com nenhuma ficha de cliente. >Classes: O tabela Classes permite definir classes de clientes para facilitar a organização do ficheiro. Por exemplo podem ser disponibilizadas as classes Nacional, CE, e Extra-CE, e RGMA, com diferente tratamento do IVA. 7
Menu Clientes (Classe) As opções do campo Taxas de IVA, "Taxa de Defeito" e "Não Aplicável" são tidas em consideração ao elaborar facturação para as entidades associadas àquela Classe. >Importar Ficheiro: Ferramenta de extrema importância para quem não quer perder os clientes que tinha no seu antigo programa. Para a importação ter sucesso deverá exportar a sua antiga base de dados de clientes para uma folha de cálculo e preenche-la conforme o ficheiro exemplo disponibilizado no Gestix, e guardá-la no formato CSV (comma separated values). (Importar dados) Após ter preenchido os dados dos seus clientes seguindo o ficheiro de exemplo, utilize o botão Procurar localize o ficheiro criado, e faça seguinte. Ao clicar em seguinte irá ser apresentado o aspecto do seu ficheiro, verifique se está tudo correcto e proceda à importação de clientes para o Gestix Aconselhamos que consulte o nosso manual de Importação de ficheiros na página de suporte do nosso website www.gestix.com. 8
Menu Clientes Ecrã Principal >Novo cliente: Esta opção serve para criar uma nova ficha de cliente na sua base de dados (necessita de dados referentes ao cliente, como por exemplo: nome, morada, número de contribuinte, etc). >Pesquisar: No campo de pesquisa podemos seleccionar o tipo de dados que nós possuímos em relação ao cliente para efectuar a pesquisa, como por exemplo o número de telefone. Depois, na caixa de texto à esquerda do botão pesquisar, introduzimos a palavra a procurar, que nos levará a respectiva ficha de cliente. (Pesquisa de Clientes) >Mapas: O menu de clientes exibe uma série de opções para extracção de mapas e listagens. (Critérios de pesquisa para mapas de clientes) Para extraír um mapa, o utilizador selecciona o ponto associado ao mapa que pretende, verifica o Critério de Selecção, e prime Prosseguir. 9
Menu Clientes (Tipo de Mapa) -Listagem de Clientes: Lista todos os clientes por ordem alfabética ou por código de ID, caso essa opção esteja seleccionada nos critérios de listagem. -Mailing: Lista todos os clientes e selecciona aqueles que possuem endereço de e-mail e permite o Copiar/Colar (Copy/Paste) de cada endereço para a vossa caixa de e-mail. -Anual de Vendas: Mostra o valor das compras e dos pagamentos feitos em cada mês do ano por cada cliente. -Listagem de Vendas: Mostra o valor das compras e dos pagamentos feitos por cada cliente num determinado periodo de tempo, sendo este definido pelo utilizador nos critérios de listagens. -Anual de Margem: Mostra a margem de lucro por cada cliente em cada mês ao longo do ano, isto é, ao criar um artigo podemos atribuir um preço de compra por defeito e atribuir um preço de venda superior, e quando efectuar esta listagem mostrar o lucro obtido por cada cliente. -Listagem de Margem: Mostra a margem de lucro por cada cliente num determinado período de tempo (definido pelo utilizador), isto é, ao criar um artigo pode dar um preço de compra por defeito e dar um preço de venda superior e quando efectuar esta listagem mostrar o lucro obtido por cada cliente. -Facturação: Mostra todos os documentos e o seu valor por cada cliente, mesmo os documentos pendentes, notas de crédito, notas de débito, etc. -Pendente de Envio: Mostra os documentos pendentes de envio. Para um documento ficar pendente de envio é necessário que quando estiver a realizar o documento, seleccionar, no menu armazém, a opção remessa posterior. Para tirar do estado pendente de envio basta realizar a respectiva guia de remessa. 10
Menu Clientes -Pendente de Facturação: Mostra todos os documentos que ficaram por facturar (num determinado período de tempo), como por exemplo, guias de consignações, folhas de obra, etc. -Pendente de Crédito: Mostra todos os documentos pendentes para descontar ou pagar ao cliente. Os documentos ficam pendentes de crédito quando efectuar uma guia de devolução, uma nota de crédito ou uma autorização de retorno. Para passar o seu estado a fechado, basta passar o respectivo recibo. -Encomendas Pendentes: Mostra as encomendas pendentes realizadas no menu encomendas. -Consignações: Mostra as Guias de Consignações efectuadas no menu de facturação. -Documentos a Receber: Mostra os documentos pendentes para receber, nomeadamente, facturas no estado pendente e notas de crédito pendentes. -Antiguidade do Saldo: Mostra o número de dias à que a dívida está por liquidar, ou seja, desde a emissão do documento, sendo esta data configurável, por exemplo: 30 dias, 60 dias, etc. -Pedido de Pagamento: Carta gerada automáticamente a informar o cliente que tem documentos por liquidar. Pode enviar directamente através de e-mail ou imprimir e enviar através de correio. -Contas: Extracto da conta de cada cliente. Criar uma Ficha de Cliente No menu Clientes escolha o botão Novo Cliente. Irá aceder a uma nova ficha de cliente onde pode inserir informação sobre o cliente que irá criar. >A identificação e contactos da empresa. >Os nomes, moradas, endereços de e-mail e telefones dos contactos dentro da empresa. >Comentários sobre o cliente. Os comentários podem mais tarde ser inseridos nas facturas do cliente, caso deseje, e também podem ser utilizados para pesquisa de cliente (Atenção que é sensível à capitalização da letra em termos de pesquisa). >Os Atributos e Classes são indicadores que classificam o cliente. >Pode ainda definir condições acordadas com o cliente, como descontos ou dias de crédito. >Pode também inserir saldo inicial ao cliente. 11
Menu Clientes >Após preencher a nova ficha de cliente, clique em Gravar. (Novo Cliente) Consultar/Alterar/Apagar uma ficha de Cliente: >Para aceder a uma ficha de cliente basta clicar no nome do cliente a partir do resultado de uma pesquisa, ou na lista de clientes acedidos recentemente no lado esquerdo do ecrã Clientes. (Ficha de Cliente) >Para alterar uma ficha de cliente clique no botão alterar e preencha as modificações desejadas. 12
Menu Clientes (Botão Alterar) >Se pretende apagar um cliente basta clicar na cruz vermelha ao lado do botão alterar. Se isso não se verificar significa que o cliente em questão já possui documentos em seu nome. Para tal terá de apagar todos os documentos referentes ao cliente para proceder à eliminação da sua ficha. (Botão Apagar) >Pode imprimir ou gerar o pdf da ficha do cliente, para tal clique nos respectivos botões, imprimir/pdf. (Botões imprimir e PDF) CRM No menu CRM é apresentada a lista de acções por utilizador. Para introduzir uma acção podemos efectuar uma pesquisa por cliente, entrar na sua ficha, seleccionar a opção Tarefas de Seguimento (canto superior direito) e clicar no botão Novo. (Botão Tarefas de Seguimento) (Botão Novo) >Em Tipo seleccionamos o tipo de acção, por exemplo, suporte técnico. >Em Notas descrevemos toda as acções efectuada ao cliente, por exemplo: «Não conseguia imprimir ficheiros em pdf, mas com algumas dicas o problema ficou resolvido». >No Estado colocamos como se encontra a acção, por exemplo: pendente. Depois é só gravar que ficará registada no menu CRM. 13
CRM (Nova Acção) Quando estamos a criar um documento (factura/recibo) também podemos registar essa acção, marcando a opção de registar a acção. Quando queremos alterar o estado da acção basta ir ao menu CRM, clicar na acção pretendida, ir ao botão editar (lápis) e proceder a alteração. Para remover, os passos são os mesmo mas clicando na cruz vermelha. (Botões Editar e Remover) Encomendas Na área Encomendas podemos gerir e criar novas encomendas, novas facturas pro-forma e novas propostas de encomendas realizadas a clientes. No canto superior direito estão presentes os seguintes botões, que têm funcionalidades muito úteis. (Opções da área de Encomendas) >Comentários: Os comentários são frases modelo que podemos inserir na factura sem ter de as escrever todas as vezes que efectuarmos um documento. 14
Encomendas Os comentários aqui criados ou modificados irão aparecer na forma de opção quando estivermos a fazer um documento. Para tal basta criar comentários adequados à sua empresa e sempre que quiser inseri-los num documento eles estarão disponíveis para selecção. Para criar um comentário, prima no botão Novo e preencha os respectivos campos. -Em Comentário escreva a frase pretendida para inserir no documento. -Em De Defeito pode deixar em branco (se a seleccionar significa que este comentário aparecerá automaticamente no campo Notas e Comentários no respectivo documento seleccionado em Série. -Em Série podes deixar em branco, pois o nosso comentário aparece para ser seleccionado em qualquer documento. (Novo Comentário) Para alterar um comentário, prima o icon editar (lápis) e proceda à sua alteração. Para apagar um comentário prima o icon eliminar (cruz vermelha). >Importar Dados: Ferramenta muito útil para quem não quer perder as encomendas que tinha no seu antigo programa. Para a importação de dados ter sucesso deve exportar a sua base de encomendas antiga para uma folha de cálculo e guardá-la no formato csv. Aconselhamos que consulte o nosso manual de Importação de Dados Avançada na página de suporte do nosso website www.gestix.com. 15
Encomendas Documentos da área de Encomendas: >Encomenda: Como o próprio nome indica, aqui é o local onde registamos as encomendas dos nossos clientes. Para que seja possível registar uma encomenda com artigos dos quais não temos stock suficiente para a satisfazer, é necessário que esteja seleccionada a opção «Permitir Inventário Negativo em Encomendas» na configuração. Assim que obtivermos o stock desejado, basta utilizar a respectiva encomenda como documento de origem para a factura e o estado da encomenda ficará automaticamente fechado (ou parcialmente se for o caso). >Factura Pro Forma: É uma factura sem valor comercial, emitida sem que haja qualquer transacção e que lista um conjunto de bens ou serviços e o seu valor, sendo idêntica a uma factura comercial. É muitas vezes utilizada antes de se emitir uma factura. Para alterar o estado basta fazer uma pesquisa por factura pro forma, entrar na factura desejada e clicar no botão abrir ou fechar, ou usar como documento de origem numa factura. >Proposta: É muito semelhante a um orçamento, mas neste caso é como se fosse uma simulação de encomenda feita pelo cliente. Se a proposta agradar ao cliente pode-se facturar; se não, fica sem efeito. Para fechá-la ou abri-la o processo é igual aos anteriores. Para criar outras séries de documentos ou desactivar alguma das que estão definidas de início, consulte a secção Admin, Documentos de cliente neste manual. Para restringir o acesso a alguns Documentos por parte de alguns utilizadores, consulte a secção Admin, Privilégios, neste manual. Como Criar uma Encomenda/Factura Pro Forma/Proposta Seleccionar o menu Encomendas na barra lateral direita da aplicação, escolher o documento a criar, encomenda/factura pro forma/proposta e clicar no botão Novo. Irá aparecer o seguinte ecrã: 16
Encomendas (Nova Encomenda) 1. Seleccionar o cliente pretendido (se for temporário devemos activar a opção no menu admin, configuração, documento de vendas e marcar a opção Fichas Temporárias de Entidade ). 2. Seleccionamos o artigo/serviço a encomendar ou então inserimos um texto e introduzimos os respectivos valores, (quantidade e preço). Prima o icon da disquete para gravar a linha. 3. Se pretendemos adicionar à encomenda um documento que o cliente tem pendente clicamos no botão documento de origem e seleccionamos o documento desejado. (Documento de Origem) 4. Para introduzir notas e comentários podemos escrever manualmente ou seleccionar uma ou mais das que definimos em Comentários. 5. Por fim basta primir o icon da disquete. (Botão Gravar) 17
Encomendas Pesquisar/Alterar/Apagar uma Encomenda Seleccionar o menu Encomendas na barra lateral direita da aplicação, escolher o documento a Pesquisar ou a Apagar, encomenda/factura pro forma ou proposta, preencher o seguinte quadro de acordo com os dados do documento e primir o botão Pesquisar. (Critérios de Pesquisa) -Número: Nº do documento. -ID: Número do Cliente. -Referência: Campo Referência no documento. -V/Refª: Campo V/Refª no documento. -Entre/E: Intervalo de tempo pretendido. -Estado: Como se encontra o documento: Fechado/Pendente/etc. -Linhas/Pág.: Linhas de pesquisa por página. Ao localizar o documento pretendido pode seleccionar os seguintes botões, para efectuar a acção desejada: (Botões Alterar, Apagar e Fechar) Nota: Ao apagar o documento uma vez, o seu estado ficará como anulado. Para o eliminar por completo entre novamente no documento e clique de novo em apagar. 18
Facturação Facturação Na área de facturação podemos emitir ou pesquisar documentos e gerar diversos tipos de mapas. Podemos também criar fichas para comentários frequentes a inserir nos documentos. Para criar outras séries de documentos ou desactivar alguma das que estão definidas de início, consulte a secção Admin, Documentos de cliente, neste manual. Para restringir o acesso a alguns Documentos por parte de alguns utilizadores, consulte a secção Admin, Privilégios, neste manual. Documentos da área de Facturação (Tipos de documentos em Facturação) -Venda a Dinheiro: Deve ser emitida quando o cliente paga no acto de compra (movimenta stock de artigos). -Factura: Documento usado para emitir uma transacção comercial onde lista o conjunto de bens ou serviços prestados e o seu valor (movimenta stock de artigos). -Guia de Transporte: É o documento legal emitido pelo transportador para acompanhar a mercadoria durante o transporte em território português (não movimenta stock). -Orçamento: Documento usado para o cálculo/simulação de gastos de um determinado serviço (não movimenta stock). -Guia de Remessa: Documento que acompanha a mercadoria. Quando pretendemos facturá-lo basta emitir uma factura e ir buscar a respectiva guia de remessa (movimenta stock de artigos). 19
Facturação -Guia de Consignação: Funciona como uma guia de transporte. É como um documento que regista um empréstimo. Usado frequentemente por empresas que enviam mercadorias aos seus parceiros (movimenta stock de artigos). -Guia de Devolução: Deve-se usar quando um cliente devolve o artigo que comprou (regulariza o stock de artigos). -Folha de Obra: Semelhante a uma guia de remessa (movimenta stock de artigos). -Recibo: Onde se regista o pagamento de facturas. Podemos também incluir, caso o cliente possua, os documentos de Nota de Crédito, Nota de Débito e Guia de Devolução. -Nota de Crédito: Após termos realizado uma guia de devolução ou uma autorização de retorno, a Nota de Crédito serve para emitirmos um documento com base nesses dois documentos e que prova que temos uma dívida por liquidar com o cliente. -Nota de Débito: Onde registamos uma dívida do cliente para connosco. -Nota Provisória: Documento versátil para profissões liberais. Como Emitir uma Factura No ecrã Facturação seleccione o documento Factura e clique no botão Novo. (Nova Factura) 20
Facturação O primeiro passo para emitir a factura é indicar o cliente a que se refere. Se o cliente já está registado na base de dados, prima o botão Pesquisar para escolher o cliente, ou no caso de saber a sua ID, basta indicá-la e pressionar Enter para preencher os restantes dados. Se se tratar de um novo cliente, marque a opção Novo, preencha os dados do cliente e clique no botão Gravar para validar os dados. Ao gravar um novo cliente directamente num documento está em simultâneo a criar a sua ficha. Pode indicar dados complementares como o email que não aparecem no documento mas ficam registados na nova ficha. -Se o artigo está registado na base de dados, o botão artigos abaixo das linhas do documento, permitem-lhe escolher qual o artigo a facturar. Pode também escrever a referência do artigo e primir Enter para preencher os restantes campos. -Se o serviço está registado na base de dados, o botão Serviço abaixo das linhas do documento, permite-lhe escolher qual o serviço que deseja facturar. Pode também escrever a referência do serviço e primir Enter para preencher os restantes campos. Preencha ou altere os dados restantes como desejar e clique no ícon da disquete para gravar a linha. Uma linha gravada pode ser apagada, ou editada para alterar a informação. -Se pretende facturar um serviço não registado preencha os campos necessários à excepção do campo Refª Item e grave a linha. O preenchimento de um serviço directamente num documento não vai dar origem a uma nova ficha de serviço. -O botão Texto permite a introdução de texto complementar ou constitui uma forma alternativa para a introdução de um serviço (útil para longas descrições). No caso da introdução de um serviço através do botão Texto, deve depois editar a última linha para introduzir as informações relativas a preço, quantidade, etc. -O botão Documento permite introduzir na Factura a Guia de Consignação, Folha de Obra ou Guia de Remessa que o cliente tenha pendente. Se um cliente tiver várias guias de remessa não é necessário passar uma factura por cada. Com o auxilio do botão Documento poderá juntar as várias guias de remessa e coloca-las numa só factura. (Botões de Nova Factura) Documento Origem (Botão Documento de Origem) Só permite a introdução de um documento na factura. Na figura seguinte estão representados os tipos de documentos que o botão Doc. Origem pode adicionar, caso estejam em estado pendente. 21
Facturação (Documentos disponíveis na utilização do botão Doc. Origem) Eliminar ou editar um item no documento Ao introduzirmos um item no nosso documento podemos alterar ou remover, utilizando os seguintes botões: (Botões Alterar e Remover) Reordenar os itens de um documento Na figura estão os botões necessários para a reordenação das linhas de um documento para melhor compreensão. (Opções de ordenação dos itens) -As setas ao lado da referência do item ordenam as linhas do documento por ordem ascendente e descendente. -Os sinais de + são utilizados quando queremos que a próxima linha a inserir na factura fique por cima daquela que seleccionamos o +. Notas e Comentários Na parte inferior da factura pode escrever notas ou inserir comentários. Os comentários marcados por defeito aparecem já no campo de impressão. Pode clicar num dos comentários pré-definidos ou nos comentários específicos do cliente para os transportar para o campo de impressão. Após o preenchimento da factura clique em Gravar no topo do ecrã. Pode depois imprimir ou gerar o ficheiro de PDF da factura ou clicar nos ícones Início ou Voltar para prosseguir o seu trabalho. (Botões de funções do Gestix) 22
Facturação Registar um Pagamento (Recibo) 1. No ecrã Facturação seleccione o documento Recibo e clique no botão Novo. 2. Indique o cliente. 3. O botão Doc. Origem permite-lhe escolher, entre os documentos pendentes do cliente, aquele cujo pagamento pretende registar. 4. Se utilizar o botão Documento, abaixo das linhas do documento, pode escolher um ou mais documentos a registar. 5. Especifique o tipo de pagamento. 6. Verifique e grave o recibo que poderá depois imprimir. Registar um Pagamento Parcial 1. Utilize o botão Documento para escolher o documento a registar. 2. Edite a linha e altere a quantia para o montante efectivamente pago. Desta forma regista um pagamento parcial e o documento pode mais tarde ser utilizado para um novo recibo. 3. Especifique o tipo de pagamento. 4. Verifique e grave o recibo que poderá depois imprimir. Emitir a Factura de Várias Guias Ao utilizar o botão Documento, ao contrário do botão Doc. Origem, podemos seleccionar vários documentos para associar a factura ou recibo que estamos a criar e assim registar o pagamento de vários documentos de uma só vez. Para tal é necessário: 1. Escolher o cliente. 2. Seleccionar o botão Documento. (Botão Documento) 3. Marcar os documentos pretendidos e depois clicar em seleccionar. Pode também seleccionar todos os documentos de uma só vez, para isso basta clicar no botão Seleccionar tudo. 23
Facturação 4. Verifique e grave a factura/recibo que poderá depois imprimir. (Janela do Botão Documento) Emitir Nota de Crédito Relacionada com Factura Para efectuar uma nota de crédito de uma factura é necessário, em primeiro lugar, criar uma guia de devolução referente à mesma. 1. Para criar a guia de devolução seleccione o documento Guia de Devolução e clique em Novo. 2. Seleccione o cliente referente à factura. 3. Seleccione o botão Doc. Origem para seleccionar a factura. 4. Verifique e Grave a guia de devolução que irá ser utilizada para criar a nota de crédito. 5. A guia de devolução ficará em estado pendente até que a nota de crédito a altere para o estado fechada. Para criar uma nota de crédito seleccionamos o documento Nota de Crédito e clicamos em Novo. Podemos associar a nota de crédito a uma factura do cliente utilizando a guia de devolução anteriormente criada. Para tal é necessário: 1. Escolher o cliente. 2. Seleccionar o botão Doc. Origem. 3. Escolher a respectiva guia de devolução. 4. Verificar e gravar a nota de crédito que depois pode imprimir ou utilizar para criar um recibo. 5. A nota de crédito ficará em estado pendente até que o recibo a altere para o estado fechado. 24
Facturação (Nova Guia de Devolução) Nota importante: Quando o utilizador termina o processo de criação de uma nota de crédito, deverá efectuar um recibo e nele incluir a nota de crédito e a respectiva factura através do botão "Documento", para que este feche a factura que ficou em estado pendente. Se a nota de crédito tiver sido efectuada na totalidade da factura o total do recibo deverá ficar a zero. (Nova Nota de Crédito) 25
Facturação Efectuar um Crédito Parcial de Factura Para tal é necessário seguir os mesmos passo referidos anteriormente mas quando na guia de devolução seleccionarmos a factura efectuamos as alterações necessárias através dos botões Apagar e Editar para apagar um item ou editar o valor do mesmo. Assim, mais tarde, quando efectuarmos a nota de crédito com a guia de devolução alterada, somente o valor que está no documento irá ser seleccionado, sendo que o valor restante ainda fica na factura. (Botões Editar e Apagar) Pesquisar Documentos No ecrã Facturação escolha o documento que pretende pesquisar. Tem depois diversos critérios de pesquisa que pode escolher, como a indicação do Número caso pretenda encontrar um documento em particular, ou um intervalo de datas para encontrar diversos documentos, entre outras opções. (Critérios de Pesquisa) Clique em Pesquisar para aceder à listagem de documentos que pode depois imprimir ou exportar para uma folha de cálculo. Gerar Mapas Para gerar um mapa deve escolher o tipo de mapa que pretende gerar, escolher o intervalo de datas a contemplar e a série de documentos a incluir. Por exemplo: Se escolher o mapa Listagem de Vendas e na série indicar Todos, todos os documentos de vendas serão incluídos no mapa. Se pretender incluir apenas as vendas a dinheiro, deve escolher a série correspondente à venda a dinheiro. Clique em Continuar para aceder ao mapa seleccionado que pode depois imprimir ou exportar para folha de cálculo. 26
Facturação (Mapas) Anular e Apagar Documentos É possível anular ou apagar documentos no Gestix para corrigir enganos. A condição necessária para o fazer é que esses documentos não estejam fechados por outros documentos. Por exemplo, uma factura para a qual já tenha sido passado um recibo que a referencie não pode ser anulada sem antes se anular o recibo correspondente. >Anular um documento: Deve abrir-se o documento que se pretende anular e clicar no botão Apagar no topo do ecrã. O documento anulado mantém-se presente na base de dados. O seu número está ocupado e pode ainda ser impresso mas os seus valores deixam de se reflectir ao nível do sistema e a indicação Anulado aparece nas listagens ou impressões. (Esta operação não pode ser desfeita). >Apagar um documento: Ao apagar um documento ele desaparece por completo do sistema e o seu número fica liberto podendo ser utilizado num novo documento. Para apagar um documento tem primeiro que o anular. Depois volte a ir buscá-lo e clique de novo em Apagar. O documento desaparece do sistema e não pode voltar a ser consultado. (Esta operação não pode ser desfeita). 27
Impressão de Documentos Impressão de Documentos Após a gravação de um documento, ou mais tarde ao consultá-lo, é possível pedir a sua impressão a partir dos botões Impressora e PDF, no topo esquerdo da página. Opções de Impressão de Documentos À direita dos botões que permitem gerar a impressão de um documento, encontram-se quatro listas de opções. (Opçoes de Impressão de Documentos) Modalidade de Logotipo Logotipo-Imagem - a imagem que selecionou no menu Admin / Configuração / Logotipo Cabeçalho Documentos. Logotipo-Texto - o texto que definiu no menu Admin / Configuração / Identificação da Entidade Utilizadora em Texto. Imagem+Texto - o logotipo é apresentado no cabeçalho, o texto no rodapé. Blank - o espaço do logotipo é preenchido em branco Sem lototipo - o espaço do logotipo não é preenchido Modelo do Impresso (Layout) (Ver exemplos nas páginas seguintes) Idioma de Impressão 28
Impressão de Documentos Permite escolher o idioma em que se pretende imprimir o documento (versões Multi-Língua) Nº de Linhas por Página Permite variar o tamanho da área reservada aos items (ou linhas) do documento. Layouts Europe e USA 29
Impressão de Documentos Layouts Cristal e Letter Layouts Azul e Light 30
Ponto de Venda Ponto de Venda O menu Ponto de Venda dá acesso a um ecrã compacto, optimizado para operação no balcão, caixas e pontos de venda em geral. O Ponto de Venda pode ser operado pelo teclado, ecrã táctil ou com rato, conforme mais apropriado para o tipo de posto de trabalho usado. (Ponto de Venda) Para activar a escolha de items optimizada para ecrã táctil, na ficha do artigo, colocar pisco no campo "Listado no Ponto de Venda" nos artigos mais usados. (Artigos listados no Ponto de Venda) Nota: para os artigos serem apresentados como uma lista de selecção rápida no Ponto de Venda, activar também a opção "Tabela de Selecção Rápida de Itens" no menu Configuração do módulo. 31
Ponto de Venda Configuração do Ponto de Venda O menu Configuração permite definir diversos aspectos do comportamento do módulo. (Configurações do Ponto de Venda) -Comportamento do IVA: Pode escolher normal ou iva incluído. -Quantidade automática: ao introduzir várias vezes o mesmo artigo, soma as quantidades e não aumenta as linhas da Venda a Dinheiro. Se definir como Mãos livres, basta passar os artigos com o código de barras e automaticamente ficam registados no documento. -Impedir edição da Data e Número do documento: impede a edição da data e do número do documento. -Impedir edição do Preço de Venda: Impede a edição do preço de venda do artigo. -Fichas temporárias de entidade: Útil para clientes que não necessitam de ter ficha de cliente na base de dados. -Escolher Vendedor: Possibilita escolher o vendedor (se estiver definido). -Tabela de Selecção Rápida de Itens: Mostra um quadro com os vários artigos que estiverem configurados para aparecer no mesmo. -Escolher Armazém: Permite escolher o armazém (se estiver definido). 32
Ponto de Venda Como Criar uma Venda a Dinheiro no Ponto de Venda (Ponto de Venda) O seu preenchimento pode ser feito utilizando o leitor de códigos de barras para registar o código do artigo, escolhendo por lista a partir do botão Item, ou digitando-o manualmente. No final indica-se o modo de pagamento e a importância entregue para efeitos de troco, caso se aplique. Se for usado o teclado, é possível avançar para estes campos com tecla Enter. Ao clicar o botão Gravar o documento é registado no sistema e o talão impresso automaticamente (navegador deverá permitir janelas pop-up do programa). Os documentos registados no menu Ponto de Venda ficam disponíveis para consulta, listagem e impressão, no menu Facturação (back-office). Contratos e Avenças Este ecrã possibilita a realização de Facturas e automaticamente a um cliente por um serviço agendado. Vendas a Dinheiro Útil para quando facturamos um determinado serviço a um cliente, mensal ou anualmente. Como Criar Um Novo Contrato Clique no Menu Contratos e Avenças, botão Contrato e clique em Novo, o seguinte ecrã irá aparecer: 33
Contratos e Avenças (Novo Contrato) 1. Seleccione o cliente pretendido. 2. Introduza um título para o contrato. 3. Introduza uma descrição. 4. Se necessário pode escrever a condição de pagamento. 5. Introduza o valor do serviço em quantia. 6. Introduza a taxa de Iva. 7. Seleccione o serviço pretendido. 8. Escolha a Frequência. 9. A data de inicio. 10.A data do fim. 11.E o dia a facturar. 12.Clique no botão gravar. 34
Contratos e Avenças Terminando estes 12 passos o seu contrato ficará pendente de facturação (Botão ao lado do botão contratos) e quando pretender gerar a factura ou venda a dinheiro basta seleccionar o contrato e escolher o tipo de documento a gerar. Para aceder ao documento gerado, pode efectuar uma pesquisa no menu facturação, escolher o tipo de documento a pesquisar e clicar em pesquisar. Projectos A gestão de projectos permite o controlo da execução e facturação de obras em que são intervenientes várias entidades, entre cliente, fornecedores, e colaboradores. No sistema, cada projecto é identificado separadamente. Um cliente poderá ter em carteira vários projectos. Como Criar um Projecto Aceder ao menu projectos e clicar no botão Novo Projecto, irá aparecer o seguinte ecrã: (Novo Projecto) -Projecto ID: Código de identificação do Projecto -Descrição: Descrição ou título do Projecto -Cliente: Cliente associado ao projecto -Estado: Pendente; Em curso; Fechado ou Cancelado -Início/Fim: Intervalo de tempo que decorre o projecto -Plafond Receita/Despesa: Limites previstos para o projecto 35
Projectos Como Facturar a Projectos No menu facturação, escolhemos o tipo de documento a facturar e clicamos no botão novo. Escolhemos o cliente em questão, adicionamos os respectivos campos ao documento e seleccionamos o projecto ao qual pretendemos associar a factura e clicamos em gravar. Como Tirar Listagens de Projectos -Seleccione o tipo de listagem que pretende. -Se quiser efectuar essa listagem de um projecto em separado, introduza o respectivo identificador ou descrição/título. -Seleccione o período desejado. -Por fim, clique em prosseguir. (Mapas) Situação de Projecto A situação de cada projecto é acompanhada de forma clara, com indicação de actividades por facturar e facturadas, bem como uma síntese financeira que permite identificar os valores em dívida por cliente e fornecedores envolvidos em cada transacção. 36
Projectos (Situação de Projecto) É fácil obter o detalhe dos movimentos associados ao projecto no menu Projectos, bem como noutros pontos do sistema. (Detalhe de movimentos em Projectos) Envio O Gestix possui esta funcionalidade, muito útil para facilitar a vida de quem o trabalho depende muito de transportadoras. No Menu Admin estão discriminadas 3 tipos diferentes de transportadoras: (Transportadoras) Em primeiro lugar deve-se configurar, junto da transportadora, os campos seguintes, de forma a facilitar o trabalho de ambas as partes (menu admin clicamos na transportadora pretendida botão Novo) depois de concluída a configuração clicamos no botão Gravar. 37
Envio (Exemplo da transportadora Chronopost) Depois de finalizada a configuração já temos uma transportadora criada, ou seja a partir de agora sempre que realizarmos uma factura podemos seleccionar (em portes) a transportadora que definimos no menu admin e preencher os restantes campos substituindo deste modo o preenchimento manual da guia de transporte. De seguida clicamos no ecrã Transporte e escolhemos a transportadora pretendida e automaticamente podemos processar o envio (gera um ficheiro que temos de entregar à transportadora). Serviço Clientes (RMA) Neste local é-nos permitido gerir alguns dos problemas/avarias que ocorrem com os artigos que vendemos. Exemplo: Vendemos um telemóvel ao cliente; Passado algum tempo o telemóvel avariou; Se este estiver na garantia o cliente vem à casa e entrega-nos para procedermos à sua reparação. Sendo assim criamos uma autorização de retorno, no estado verificar, imprimimos (etiqueta), colamos no equipamento e procedemos à sua reparação. Após reparação, abrimos a respectiva autorização de retorno e alteramos o seu estado para reparado e voltamos a imprimir para devolver ao cliente. >Comentários: Neste botão, que a esta altura já nos é familiar, podemos criar comentários para serem inseridos nos documentos de Serviço Clientes. Documentos da Área de Serviço Clientes (RMA) -Autorização de Retorno: Onde se regista todo o tipo de avaria dos artigos. -Substituição: Após a autorização de retorno o artigo entra para ser reparado. Se não for possível a sua reparação, irá ser entregue outro artigo ao cliente. Para registar esse passo usa-se uma guia de substituição (movimenta stock de artigos). -Nota de Crédito: Utiliza-se quando temos de devolver o dinheiro ao cliente (conta cliente). 38
Serviço Clientes (RMA) (Documentos) Como Criar uma Autorização de Retorno: 1. Ecrã Serviço Clientes, Autorização de Retorno, botão Novo. 2. Seleccionar o cliente em questão. 3. No Documento de origem seleccionar o documento que registou a venda do artigo. 4. Seleccionar o estado do documento: Verificar, Substituir etc. 5. Inserir, caso queira, notas e comentários. 6. Gravar. Após concluída a verificação do artigo, se decidir dar outro novo ao cliente, para isso basta entrar dentro da Autorização de Retorno e alterar o seu estado para substituir. Automaticamente aparecerá no lado esquerdo do ecrã a RMA pendente de substituição. Clicando na setinha azul o programa efectua automaticamente a substituição. (Quadro de situação do Serviço de Clientes) 39
Vendedores Vendedores Local onde gerimos os vendedores, suas respectivas comissões, vendas, etc. Criar um Novo Vendedor No ecrã Vendedores, botão Novo Vendedor, preencha toda a informação acerca do vendedor e em seguida seleccione Gravar. (Novo Vendedor) Um vendedor pode ser associado a fichas de clientes e a fichas de utilizadores do Gestix (Menu Admin/Acessos). Ao criar um documento de venda, se o cliente não tiver um vendedor atribuído, a venda será atribuída ao vendedor associado ao utilizador que estiver a registar o documento de venda. Em qualquer dos casos, é sempre possível alterar o vendedor ao qual aquele documento deverá ser atribuído. Mapas Em relação aos mapas, listagens e pesquisa o procedimento é sempre muito semelhante em todos os menus. 40
Artigos Artigos Nesta área é-nos possibilitado a introdução de novos artigos, a introdução de preços de artigos, a criação de listas de preços, etc. No canto superior direito encontramos as seguintes opções: (Opções da área de Artigos) >Atributos: Os atributos são uma ferramenta que permite classificar os artigos, fornecendo informação adicional e facilitando as pesquisas. Cada artigo pode ter assinalado diversos atributos. Para editar atributos já definidos, clique no ícon do lápis antes do nome do atributo a editar, proceda às alterações e grave. Para criar um novo atributo, clique no ícon Novo e escolha um nome para o atributo. Só é possível apagar atributos quando estes não estão associados a nenhuma ficha de artigo. Neste caso, ao entrarmos no menu Atributos aparece uma cruz vermelha para podermos apagar o atributo pretendido. >Listas de Preços: As edições Gestix mais altas permitem a definição de várias listas de preços. Na ficha do Artigo será então possível especificar vários preços, um para cada lista de preços criada neste menu. É possível criar tantas listas de preços quantas necessário. Havendo mais do que uma lista de preços, é possível especificar na ficha do Cliente qual a lista a usar para aquele cliente. Desta forma, na facturação, ao especificar o artigo, o programa vai buscar automaticamente o preço correspondente à lista de preços associada ao cliente. A lista de preços permite especificar o tipo de preço: com IVA incluído, ou sem IVA incluído, se aplicável. A lista de preços permite ainda especificar a moeda em que os respectivos preços são expressos, se presente o módulo multi-moeda. >Categorias: Onde criamos as categorias para atribuição aos artigos criados. A cada artigos poderá ser atribuída uma categoria. Esta opção também pode ser configurada para ser um dos critérios de pesquisa. >Importar dados: Ferramenta de extrema importância para quem não quer perder os Artigos que tinha no seu antigo programa. Para a importação ter sucesso deverá exportar a sua antiga base de dados de clientes para uma folha de cálculos e preenche-la conforme o ficheiro exemplo disponibilizado no Gestix, e guarda-la no formato csv. 41
Artigos (Importar dados de Artigos) Após ter preenchido os dados dos seus artigos seguindo o ficheiro de exemplo, utilize o botão Procurar, localize o ficheiro criado, e faça seguinte. Ao clicar em Seguinte irá ser apresentado o aspecto do seu ficheiro. Verifique se está tudo correcto e proceda à importação de artigos para o Gestix. A importação permite não só a introdução de novos dados, mas também a actualização de dados já existentes. Por exemplo, as existências de artigos podem ser incrementadas ou decrementadas a partir de um ficheiro importado. Muito útil na realização de inventários. Aconselhamos que consulte o nosso manual de Importação de ficheiro na página de suporte do nosso website www.gestix.com. Como criar um novo artigo No menu artigos, clicar no botão Novo Artigo. (Novo Artigo) 42
Artigos >Opções mais importantes: -Família: Seleccione a família que deseja atribuir ao artigo (caso tenha criado famílias). -Grupo de desconto: Seleccione o grupo de desconto que quer atribuir ao artigo (caso tenha criado grupos de descontos). -Ref item: Código sequencial gerado automaticamente. Podemos introduzir o código que pretendemos, não podemos é atribuir o mesmo código a artigos diferentes. -Descrição: Designação do novo artigo. -Un. Medida: Metro, gramas, kilo, etc. -Palavra-chave listagem: Podemos atribuir um código chave ao artigo, assim ao pretendermos uma listagem completa desse artigo, basta introduzir a chave no campo Palavra-chave no critério de listagem. -Código de barras: Introduzimos o respectivo código de barras. -Código de item fornecedor: Código de identificação do produto atribuído pelo fornecedor. -Atributos: Atribuímos os atributos ao artigo. -Nomenclatura: É uma "linguagem" criada pelo homem para a identificação de mercadorias no comércio internacional. -Obs: Comentários a introduzir sobre o artigo. -Stock segurança: Devemos introduzir a quantidade de stock que queremos ser alertados caso essa opção esteja activada na área de admin. -Preço de compra por defeito: Devemos introduzir o preço a que compramos esse artigo. -Taxa de Iva: Em percentagem. -Tabela de preços: Devemos definir o preço de venda ao público e termos em atenção a definição do IVA da lista de preços. Gerar Mapas >Listagens de Itens: Lista todos os artigos ou aqueles que definirmos o nome, código ou palavra-chave do artigo no critério de listagem. >Lista de preços: Apresenta a lista de preços seleccionada. 43
Artigos >Lista de preços longa: Apresenta a lista de preços seleccionada mas mostra o campo Obs da ficha do artigo. >Código de barras: Local onde podemos imprimir etiquetas para os artigos. >Artigos livres: Apresenta os artigos que ainda não foram utilizados em nenhum documento. >Encomendas Pendentes: Mostra as encomendas pendentes efectuadas pelos clientes. >Encomendas fornecedores. Forn: Apresenta as encomendas pendentes feitas aos >Anual de vendas: Mostra as vendas de cada artigo em cada mês do ano. >Listagem de Vendas: Mostra as vendas de artigos num determinado período de tempo. >Anual de Margem: Apresenta a margem de lucro em cada artigo ao longo de cada mês do ano. >Anual de Compras: Mostra as compras de artigos efectuadas aos fornecedores. >Inventário Por armazém: Apresenta uma listagem de quantidades no armazém pretendido. >Inventário Por Data: Apresenta uma listagem de quantidades no armazém pretendido num determinado intervalo de tempo. >Sugestão de encomendas: Apresenta os artigos cujo stock está abaixo no valor introduzido no campo Stock de Segurança. (Mapas) Aceder/Alterar/Apagar uma ficha de Artigo -Para aceder a uma ficha de artigo basta clicar no nome do Artigo a partir do resultado de uma pesquisa ou na lista de artigos acedidos recentemente no lado esquerdo do ecrã Artigos. 44
Artigos -Para alterar uma ficha de Artigo clique no botão alterar e preencha as modificações desejadas. -Se pretende apagar um artigo basta clicar na cruz vermelha ao lado do botão alterar. Se isso não se verificar significa que o artigo em questão já possui documentos. Para tal terá de apagar todos os documentos referentes ao artigo para proceder à eliminação da sua ficha. -Pode imprimir ou gerar o PDF da ficha do artigo, para tal clique nos respectivos botões, imprimir/pdf. Famílias Área onde gerimos e criamos as famílias para atribuirmos aos artigos criados. Como Criar Uma Nova Família No Menu famílias, clicar no botão Nova Família, Irá aparecer o seguinte ecrã: (Nova Família) -Código Família: código atribuído à Família -Descrição: definição da família -Unidade: metros, milhares, etc 45
Famílias -Palavra-Chave Listagem: podemos atribuir um código chave à família, assim ao pretendermos uma listagem dessa família, basta introduzir a chave no campo Palavra-chave no critério de listagem! -De defeito: Significa que cada vez que criamos uma artigo a família ficará seleccionada de defeito, mas se necessário podemos atribuir outra família ao artigo, basta selecciona-la. Nota: Os campos Controlo Valores de defeito e Venda Valores de defeito podem ser preenchidos ao criar a família, pois ao atribuirmos uma família a um artigo, este ficará com essas configurações atribuídas. Mapas >Listagem de Famílias: Lista as famílias existentes ou aquela que definirmos nos critérios de listagens. >Anual de vendas: Mostra as vendas de cada família em cada mês do ano. >Listagem de Vendas: Mostra as vendas de cada família num determinado periodo de tempo. >Anual de Margem: Apresenta a margem de lucro de cada família. (Mapas) Serviços Este é o local onde podemos criar serviços, ou seja, a nossa empresa pode não só vender artigos como pode também vender serviços. 46
Serviços (Lista de Serviços) Para criar um serviço clicamos no botão Novo e preenchemos os respectivos campos. -No campo ID introduzimos um código de atribuição do serviço, exemplo 1. -Em Descrição introduzimos o nome do serviço. -Em Descrição Longa descrevemos o serviço completo. -Por fim basta colocar no Preço Unitário o seu valor e depois basta gravar. Assim quando efectuarmos uma encomenda/factura/vd e etc. já podemos incluir o serviço criado. (Novo Serviço) Para alterarmos um serviço, clicamos no botão editar (lápis) e procedemos a sua alteração. Apagar um serviço só é possível se este não estiver atribuído a nenhum documento, se esta situação ocorrer terá de apagar os documentos relacionados com o serviço, só então poderá apagar o serviço clicando sobre a cruz vermelha. 47
Serviços Mapas É possivel obter mapas de Receitas e Despesas geradas por Serviços. Para tal, basta identificar o Serviço, introduzir as datas de início e fim para a consulta e primir Mapas. (Mapa de Receitas e Despesas em Serviços) A partir destes mapas é possível aceder directamente aos documentos que geraram estes movimentos e também às fichas de clientes ou fornecedores. Outro Itens Esta opção de menu permite procurar nos campos de texto livre em documentos de venda, um determinado bem ou serviço ocasional que foi facturado mas para o qual não foi aberta ficha. Isto é muito útil para profissionais liberais que facturam serviços com preços calculados individualmente, com descrição longa e expecífica para um determinado cliente e para os quais não é razoável criar ficha. Neste ecrã é possível pesquisar por termo e limitar a pesquisa a um intervalo de datas. Os resultados apresentados oferecem ligações directas tanto aos documentos relevantes encontrados, como às fichas dos respectivos clientes. (Itens de Documentos) 48
Armazenagem Armazenagem Neste ecrã é nos permitido criar vários armazéns, efectuar transferências de stock entre armazéns, adicionar stock aos artigos e efectuar saída de stocks. Como Criar um Novo Armazém No ecrã Armazenagem, clicar no botão armazéns que se situa no canto superior direito e de seguida clicar no botão novo. (Novo Armazém) Preencher os devidos campos e por fim é só clicar no botão Gravar. Depois de gravado, caso necessite de alterar alguns dados, pode aceder ao ecrã armazenagem, clicar em armazéns e clicar no botão editar (lápis) ao lado do respectivo armazém. Documentos da área de Armazenagem >Transferência Arm.: Permite transferir stock de armazém para armazém. >Entrada de Stock: Local onde carregamos o stock de um determinado artigo num determinado armazém. >Saída de Stock: Permite efectuar saída de stock. 49
Armazenagem (Documentos de Stock) Como Introduzir Stock Manualmente ao Artigo Na área de Armazenagem seleccionar Entrada de Stock e de seguida clicar no botão novo. 1. Seleccionar o armazém pretendido. 2. Seleccionar o respectivo artigo. 3. Indicar a quantidade a adicionar ao stock. 4. Gravar. Nos. de Série Neste local podemos verificar, através do numero de série do artigo, quando foi vendido e a que cliente. (Números de Série) 50
Produção Produção O Módulo de Produção do Gestix trata de processos de produção, ou seja, da transformação de quantidades de artigos comprados em quantidades artigos fabricados (produto acabado). Documentos da área de Produção (Documentos de Produção) Estes documentos irão ser explicados mais a frente. Fases de um processo de produção 1. Na primeira fase, despoletada com o registo da Ordem de Produção, os artigos comprados (componentes) são associados a um local de produção, que pode ser virtual (Ordem de Produção). Basicamente, os componentes são movidos de um armazém ou local inicial (Armazém Original) para um armazém ou local de produção (Estágio de Produção). A ficha do artigo fabricado reflecte a quantidade pendente de produção (somatório das quantidades em Ordens de Produção que ainda não tenham sido associadas a Fechos de Produção). 2. Na segunda fase, despoletada com o registo do Fecho de Produção, a existência dos artigos comprados no Estágio de Produção é abatida das respectivas quantidades, e a existência de artigo fabricado é disponibilizada no local indicado como Estágio Final. 51
Produção Menu Produção O menu Produção permite aos usuários autorizados acederem à pesquisa e introdução de processos de produção. A autorização é gerida através dos perfis de Privilégios disponíveis no menu Admin. Ordem de Produção Dá início a um processo de produção. Os componentes são movidos de um armazém ou local inicial (Armazém Original) para um armazém ou local de produção (Estágio de Produção). >Produto, Procurar: Na criação de uma ordem de produção, permite identificar o artigo fabricado. Estão disponíveis para esta função apenas os artigos em cuja ficha o campo Fabricado estiver seleccionado. >Modelo de Produto: Na criação de uma ordem de produção, permite importar o conteúdo de um Modelo de Produto previamente elaborado. >Quantidade Produzida: Quantidade de produto acabado a que esta Ordem de Produção dará origem. No caso de ser utilizado um Modelo de Produto, as quantidades unitárias definidas no Modelo serão multiplicadas por este valor. >Armazém Origem: Identifica o armazém ou local de onde provêm os componentes. >Estágio de Produção: Identifica o armazém ou local que simboliza o ponto onde os componentes são processados para obter o produto final. >Número da Ordem de Produção: Número sequencial. >Referência: Campo informativo de preenchimento opcional, fica disponível para pesquisa. >Data: Data em que a ordem de produção tem efeito. >Partes Constituintes: Lista dos componentes necessários para a Quantidade Produzida especificada. Esta lista é automaticamente importada e calculada se for indicado um Modelo de Produto. 52
Produção (Partes constituíntes) Mesmo que a Ordem de Produção seja gerada a partir de um Modelo de Produto, é sempre possível adicionar constituintes pontuais. No entanto, há que ter em atenção que a quantidade introduzida para estes constituintes adicionais deverá ser a necessária para a produção da quantidade total de produto acabado. Fecho de Produção Dá por concluído um processo de produção. A existência dos artigos comprados no Estágio de Produção é abatida das respectivas quantidades, e a existência de artigo fabricado é disponibilizada no local indicado como Estágio Final. >Ordem de Produção: Permite seleccionar a ordem de produção cujo processo foi concluído. >Estágio Final: Permite seleccionar a ordem de produção cujo processo foi concluído. >Data: Data em que o fecho de produção tem efeito. Modelo de Produto O modelo de produto permite ao utilizador definir a estrutura de um processo de fabrico com o fim de facilitar a introdução de ordens de produção cuja composição não varia substancialmente de processo para processo. >Procurar Produto: Identifica o artigo fabricado. >Armazém Origem: Identifica o armazém ou local de onde normalmente provêm os componentes. >Estágio de Produção: Identifica o armazém ou local que simboliza o ponto onde os componentes são normalmente processados para obter o produto final. >Número do Modelo de Produto: Número sequencial. >Referência: Campo informativo de preenchimento opcional, fica disponível para pesquisa. >Data: Data em que o Modelo de Produto é definido. 53
Produção >Partes Constituintes: Lista das quantidades de componentes necessárias por unidade de produto final. Artigos Fabricados Com a presença do módulo Produção a ficha do artigo e as respectivas listagens exibem campos específicos relacionados com o módulo Produção. >Fabricado: Indica que o artigo é fabricado e portanto está disponível para identificação no campo Produto da Ordem de Produção. >Mostrar composição: Deverá seleccionar esta opção se desejar que a composição do artigo seja listada em documentos de venda. (Secção de Controlo numa Ficha de Artigo) >Pendente Produção: Indica a existência que será disponibilizada quando todas as ordens de produção envolvendo este artigo forem concluídas com fechos de produção. Moeda O ecrã Moeda permite-lhe definir de que forma a moeda é indicada nos documentos e o número de casas decimais com que os valores são apresentados. Pode ainda especificar um número de casas decimais diferentes para os preços unitários (útil quando se trabalha com itens de valor muito baixo). Para alterar as especificações clique no nome da moeda e seguidamente no ícon do lápis para editar. 54
Moeda (Edição da Moeda utilizada) Faça as alterações necessárias e clique no ícon da disquete para gravar. Admin O último botão do menu lateral principal do Gestix dá acesso à área de administração do programa. Esta área é de extrema importância pois é aqui que são definidos os vários aspectos da utilização do Gestix. >Resumo: Nesta área pode ver um resumo das configurações que estão actualmente a ser utilizadas no software Gestix. >Cópia de Segurança: Área de extrema importância, onde o utilizador pode realizar operações que garantem a segurança de seus dados. A operação mais importante a ser efectuada nesta área é a criação de uma cópia de segurança da base de dados devendo, para tal, primir o botão destinado a esse efeito. Esta cópia deve ser efectuada com regularidade e deve ser armazenada num dispositivo de armazenamento diferente daquele que está a ser executado o Gestix. Nota: Ao efectuar uma cópia de segurança os dados de personalização de documentos (e.g.: logotipo personalizado), não são salvos. 55
Admin IMPORTANTE: A operação de recuperação de dados substitui os dados actuais pelos dados contidos na cópia. No caso do ficheiro de cópia não ser válido ou estar corrompido pode comprometer o funcionamento da aplicação. É também nesta área que se efectua a recuperação de um ficheiro de segurança se houver alguma perda de dados por causa de algum problema. Para recuperar os dados de uma cópia, use o botão Escolher ficheiro para indicar qual a cópia que pretende restaurar. Marque a caixa de segurança abaixo do nome em que está registado o Gestix para confirmar a sua intenção e prima o botão RECUPERAR. >Configuração: Dá acesso às configurações gerais do Gestix mencionadas no começo deste manual. >Licenciamento: Esta é a área onde é inserida a Chave de Registo da Licença do software. É também aqui que serão inseridos os códigos de upgrades de funcionalidades que poderão vir a ser disponibilizados de futuro. >Acessos: Nesta área pode criar os perfis dos utilizadores que acedem ao Gestix. Para cada um indique, nome de utilizador e palavra-passe respectivos e atribua também um perfil de privilégios a que estes utilizadores têm acesso na aplicação. Para criar um novo acesso, seleccione o botão Novo, preencha os dados necessários, tendo em atenção ao perfil de privilégios que atribui ao acesso. Para finalizar clique no botão Gravar. >Privilégios: É aqui que define quais os privilégios que cada utilizador do Gestix tem direito a aceder e quais as operações que poderá realizar na aplicação. Para criar um novo perfil de privilégios seleccione o botão Novo, preencha os dados: -Posição: Posição do utilizador à qual este perfil de privilégios é atribuído (Exemplo: Gerente, Empregado, etc). -Descrição: Descrição do perfil de privilégios. -Escolha dos Privilégios: Após configurar as opções acima mencionadas escolha os privilégios a que este perfil tem direito. 56
Admin (Edição de Perfil de Privilégios) Nos módulos cujo nome está sublinhado é ainda possível desabilitar o acesso a documentos manipulados por esse módulo. (Detalhe de documentos manipulados num módulo) >Histórico de Operações: Permite ver, num dado intervalo de datas e por utilizador, quais a operações efectuadas na aplicação. Para ver as operações basta seleccionar o utilizador que efectuou as operações, ou pode ver de todos os utilizadores e inserir o intervalo de datas pretendido. Após isso clique no botão Pesquisar. 57
Admin (Histórico de Operações) >Itens de Menu: Esta opção permite adicionar novos botões para outras funcionalidades no menu lateral principal do Gestix. >Documentos de Cliente: Nesta área acede a uma listagem dos documentos de cliente disponíveis que pode editar para fazer alterações ou até criar novas séries de Documentos baseadas nos modelos existentes. Para editar clique no ícone do lápis antes do nome do documento. -Disponível: Se seleccionado, o documento fica disponível para utilização no menu correspondente. -Numerado: O Gestix numera automaticamente os documentos. Quando esta opção está seleccionada a numeração é mais rigorosa, obrigando a que a sequência de números e datas seja mantida. -Próx. Número: Permite definir o início da numeração. -Nº de Cópias: Indica o número de cópias a imprimir. -Incluir Carga/Descarga: Indique se quer que esta informação esteja disponível no documento seleccionado. -Modalidade de Logótipo: Escolha como quer que apareça a informação da sua empresa nos documentos. Se deixar Escolhe depois pode escolher na altura da impressão. -Idioma para Impressão: Escolha o idioma de defeito para este documento. Se seleccionar Escolhe depois, a escolha será feita na altura da impressão. -Imprimir Imediatamente: Se definido, o documento será impresso imediatamente após ser criado. A impressão poderá ser feita na impressora ou em ficheiro de formato PDF. -Linhas/Pág.: Defina o tamanho da página indicando uma dimensão predefinida ou o número de linhas a incluir. Se deixar Escolhe depois pode escolher na altura da impressão. 58
Admin -Cópias por Página: Indique quantas cópias de cada página quer imprimir. -Modelo de Impresso: Permite indicar, entre os modelos disponíveis, qual o que pretende utilizar nas impressões. Se deixar Escolhe depois pode escolher na altura da impressão. -Ficheiro Modelo do Impresso: Utilizado apenas para personalizações avançadas dos impressos. -Armazém: Permite definir o armazém de defeito manipulado por este documento. -Comportamento do IVA: Caso o tratamento de taxa de IVA não esteja activo globalmente na configuração, esta opção permite activar o tratamento automático para este tipo de documento. -Exclusivo para o Utilizador: Se a produção deste documento é da exclusiva responsabilidade de um determinado utilizador, poderá indicar qual. (Séries de Documentos) >Documentos de Fornecedor: Gestão de séries de documentos relativas a fornecedores. Para mais detalhes consulte o ponto Documentos de Cliente acima. >Taxas de IVA: Permite indicar a taxa de IVA de defeito e também indicar taxas alternativas, como por exemplo para outros países. >Meios de Pagamento: Permite indicar quais os meios de pagamento disponíveis em documentos como Recibo ou a Venda a Dinheiro, como por exemplo dinheiro, cheque, multibanco, etc. 59
Admin >Idades do Saldo: Esta opção serve para definir os intervalos de dias a apresentar nas listagens de Antiguidade do Saldo nos menus de Clientes e Fornecedores e nas estatísticas apresentadas nos menus de Facturação e Compras. >Texto: Quando emite um pedido de pagamento, este tem no início e no fim um texto pré-definido. Aqui pode editá-lo e fazer os ajustes que considerar indicados. Para criar um novo texto seleccione o botão Novo, preencha os dados do texto e para finalizar clique em Gravar. >Posições: Permite definir as classificações disponíveis para os contactos dentro das fichas de cliente, como por exemplo Contabilidade ou Vendas, etc. >Tipos de Acção: Aqui pode gerir os tipos de registo de acções disponíveis no módulo CRM. >Parâmentros: Parâmentros de configuração especial do Gestix. Use apenas se receber indicação do Suporte Técnico para o fazer ou, se por leitura de informação contida em Notas Técnicas, seja indicado qual o campo e dados a inserir para activar ou alterar determinada funcionalidade ou comportamento. >Documentos de Stock: Gestão de séries de documentos relativas à manipulação de artigos de stock. Para mais detalhes consulte o ponto Documentos de Cliente acima. >Verificação da Consistência: Em situações em que um computador tenha um qualquer problema a meio de uma operação, é possível que surjam inconsistências nos dados que estavam a ser manipulados. Aqui existem duas opções que permitem ao Gestix confirmar as ligações entre os dados manipulados: Verificar apenas os dados modificados desde a última vez que houve uma verificação ou verificar todos os dados presentes na basa de dados. >Idiomas: O Gestix é multi-língua. Aqui pode escolher quais os idiomas que devem estar disponíveis e qual o que deverá ser utilizador por defeito, quer para os utilizadores, quer para a impressão de documentos. Para sair do menu Admin seleccione o botão Voltar localizado no topo do menu lateral. 60
Impressão de Documentos Impressão de Documentos Existem duas opções para impressão de documentos ou listagens. A impressão directa e por ficheiro PDF, o qual pode ser impresso ou enviado por email. Impressão Directa Esta impressão é acedida através do botão Imprimir no topo de documentos ou listagens. Para configurar a impressão directa é necessário no Browser indicar as preferências de impressão, como o tipo de página e a largura das margens. É recomendado configurar o browser para não incluir cabeçalho e rodapé (endereço web, número de página, etc). Configurar o Internet Explorer: No menu ficheiros, clique em configurar a pagina e remova o respectivo cabeçalho e rodapé. Outra configuração importante é a impressão de fundos, sombreados etc, que poderá estar desactivada. Para activar vá ao menu ferramentas, Opções da Internet e configure: 61
Impressão de Documentos Configurar o Safari Clique em Arquivo, Imprimir e edite de forma semelhante à seguinte figura: 62