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1 NOAD-SPO, 15 de outubro de 2012

2 Inserindo Time Sheets (fichas de tempo) - Abrir o Internet Explorer (preferêncialmente pois outros navegadores não funcionam adequadamente em certas páginas e recursos do Tedesco), e digitar no endereço (para os usuários do escritório de São Paulo) ou (para acesso fora do escritório de São Paulo) - Acessar o sistema com sua sigla no Sistema no opção de "Colaborador". Sua senha inicial é a mesma da Conta de de Noronha Advogados. Caso queiram alterar suas senhas; façam através do Módulo Meu Menu, na opção Minha Ficha. Lembrando que uma boa senha deve ser forte, com números e letras e no mínimo 8 caracteres por medida de segurança e proteção de dados dos clientes. - Entrar no menu Meu Menu e clicar na opção Time-Sheet. - Se você já estiver em algum Módulo do Sistema Tedesco, poderá usar o menu rápido que se encontra no topo da página, clicando no botão Time- Sheet. - O usuário será, então, remetido à tela ilustrada na figura abaixo, a qual é destinada à consulta de fichas de tempo já lançadas e não à inclusão de fichas. 2

3 Após clicar no botão TIME SHEET ilustrado na figura acima, o usuário será então remetido à tela de inclusão de time sheet. - Se já souber o número do processo ou do caso em que pretende lançar a ficha de tempo, você poderá preenchê-lo de imediato no Campo Processo/Caso, sem a necessidade de preencher o campo Campo Cliente. (O Campo Cliente somente precisará ser preenchido se o usuário não souber o número do processo/caso.) - Se você não souber o número do processo ou caso, você pode procurá-lo a partir do nome do Cliente, digitando apenas as iniciais do nome, no Campo Cliente até o recurso auto-completá-lo. Alternativamente, se você souber algum trecho do nome do cliente, clique BUSCAR. Será aberta uma janela para a escolha dos clientes que tiverem a expressão digitada em seu nome, conforme figura a seguir. 3

4 - Após selecionar o cliente, clique no botão "Busca Processos / Casos de Clientes". Aparecerá um menu drop down, onde você deverá escolher em qual processo ou caso trabalhou para inserir as horas. Automaticamente, ao selecionar uma das opções, ele já preencherá o campo Processo/Caso, conforme figura a seguir. 4

5 Observação: Através do botão Busca Processos / Casos do Cliente, serão listados os processos/casos cujos Contratos de Fatura estiverem vinculados ao cliente selecionado. Assim, a busca não deve ser feita pelo nome da parte (cliente do processo/caso), mas sim pela pessoa natural ou empresa a quem a fatura é endereçada (cliente do faturamento). Apesar de, normalmente, ser o próprio cliente do processo quem paga as faturas, há casos em que isso não ocorre, de forma que o processo/caso poderá não ser encontrado através do nome do cliente do processo/caso. - Se isso ocorrer, pesquise pelo cliente/pasta no campo Referência e clique em buscar processo para ser preenchido os campos de Processo/Caso e Cliente. Caso essa opção não retorne nenhum resultado, tente clicando em Consultivo ou Processo no início da página, promovendo nova busca. Se ainda assim não obtiver resultados, a pasta que procura não existe ou ainda não foi cadastrada no Sistema. - Após preencher o Campo Processo/Caso, conferir se o menu drop-down Responsável está preenchido com o seu Nome. Caso não esteja, busque na lista pelo mesmo. Caso esteja cadastrando o Time Sheet de outro Advogado, especifique o nome do mesmo. - Selecione a Competência (que nada mais é o mês atual), para suas horas serem cobradas no mês exato. Futuramente, este campo virá preenchido automaticamente pelo sistema. - No Campo Data, caso as horas que deseja inserir sejam relativas ao dia atual, basta clicar no botão! para que o campo seja preenchido automaticamente. Caso esteja inserindo uma data anterior, clique no botão #, para que seja exibido um calendário, onde deverá ser especificado o dia em que você deseja lançar a ficha de tempo. Esse preenchimento também pode ser feito manualmente, desde que seja respeitado o formato exigido (dd/mm/aaaa), sob pena de as horas não serem inseridas no Sistema. - O Campo Hora pode ser ignorado. Ele serviria para indicar a hora que trabalho foi iniciado, mas esta informação é desnecessária para o faturamento. - O Campo "Duração em Horas" é o que irá constar da Fatura dos Serviços prestados ao Cliente. Você deve inseri-las no mesmo formato exigido pelo sistema para ter seu Time-Sheet cadastrado (hh:mm). Caso não coloque no formato correto, a página de resposta ao cadastrar a ficha de tempo, será de erro. - No Campo "Tipo", selecione a opção que melhor classifica o trabalho que tiver sido prestado. Havendo diversos trabalhos, escolher o que tiver consumido a maior parte do tempo. Na maioria dos casos, ao escolher o Tipo 5

6 de trabalho, o campo Descrição será automaticamente com um texto prédefinido, que poderá ou indicar a forma como preencher o campo Descrição ou com uma frase incompleta, que deverá ser completada com os dados do serviço feito. - No Campo "Descrição", descrever detalhadamente os serviços prestados ao Cliente. Dependendo do que tiver sido preenchido no Campo Tipo, visto acima, este campo poderá ser auto-preenchido com um texto padrão ou um lembrete. Se isso ocorrer, não deixe de completá-lo com todas as informações relevantes acerca dos trabalhos desenvolvidos. - Se o Campo "Lança Andamento" for selecionado, será incluído um andamento idêntico no processo/caso selecionado. Com isso, você estará simultaneamente criando sua Ficha de Tempo e lançando um Andamento na Ficha do Processo/caso. Em determinadas situações, esse recurso poderá ser usado para agilizar os trabalhos dos advogados, que poderão economizar o tempo de lançamento do andamento na ficha do processo/caso. Atenção: Se você estiver lançando a sua própria ficha de tempo, consulte o Manual referente aos Padrões de Cadastro para verificar como essa ferramenta deve ser usada. Se você estiver lançando ficha de outro Advogado, pergunte ao mesmo se ele deseja ter a descrição lançada no Processo / Caso. - Opção "Normal" ou "Extra": Esse campo registra o valor da hora do Profissional que será cobrada do cliente (hora extra ou hora normal). Como padrão, a opção "Normal" já estará pré-selecionado e, normalmente, deve permanecer assim. Todavia, em casos especiais, conforme instrução do setor de faturamento, deverá ser selecionada a opção Extra. - Verifique se a Opção "Cobrar" está selecionada. As fichas de tempo que forem marcadas com essa opção constarão das Faturas. Em regra, as fichas de tempo deverão ser lançadas com a opção cobrar, mesmo nos casos pro bono e nos casos em que NOAD é parte. Assim, nesses casos, será possível simular as faturas, para fins de controle interno (as quais não serão enviadas). Somente altere para a opção não cobrar em casos excepcionais (de clientes que tenham trabalhos cobráveis e não cobráveis simultaneamente), seguindo a instrução do setor de faturamento. Atenção: somente altere esse campo se tiver certeza de que o trabalho é não cobrável. - O passo final é clicar no Botão "Inserir Horas". Feito isso, sua Ficha de Tempo estará cadastrada no Sistema. Aparecerá no Topo da Página em Vermelho a frase Horas Incluidas com Sucesso 6

7 Alteração de Time-Sheets - Acessar o sistema com sua sigla no Sistema no opção de "Colaborador". - Entrar no módulo Meu Menu e, logo em seguida, escolher a opção Time- Sheet. - Nesta tela, procure escolha seu Nome no campo "Responsável". Em geral, os advogados e estagiários somente terão acesso às suas próprias fichas de tempo, podendo esse campo ser deixado em branco. - No campo Data, selecione o período a que se referem as fichas que devem ser listadas. O botão "!" serve para você ver somente esse dia. - Clique no botão "Filtrar". Abrirá uma tela com todas as Horas inseridas em seu nome, de acordo com o período que escolheu. - Para fazer a alteração, basta clicar sobre o Campo "Contrato" (o link está com a cor azul) da Ficha de Tempo que deseja modificar. - Faça as modificações necessárias e, em seguida, clique no botão "Salvar" logo abaixo, para efetuar as mudanças na Ficha de Tempo. Atenção: Somente altere horas lançadas quando estritamente necessário, pois essas alterações têm reflexos no faturamento. Se você quiser alterar horas de meses anteriores ou em época de faturamento, certifique-se com o setor de faturamento se as alterações não afetarão a correta contabilização das horas que serão cobradas do cliente. Relatório de Horas (Impressão de Fichas) * Somente certos Funcionários têm acesso ao Módulo Faturamento. Entre em contato com seu Superior caso precise ter acesso a este módulo. - Acessar o sistema com sua sigla no Sistema no opção de "Colaborador". - Entrar no Menu Meu Menu e, logo em seguida, escolher a opção Time- Sheet. - Nesta tela, procure pelo menu drop-down "Responsável" e escolha seu Nome na Lista. - No campo Data, selecione o período a que se referem as fichas que devem ser listadas. O botão "!" serve para você ver somente o dia atual. 7

8 - Clique no botão "Filtrar". Será aberta uma tela com todas as fichas de tempo inseridas por você de acordo com o período escolhido. Utilize as teclas de atalho CTRL+P para abrir a Caixa de diálogo da impressora. - Pode-se utilizar outros filtros para a consulta das horas, como, por exemplo, somente em clientes, competências, entre outros. Obs: Todas as Fichas de Tempo (Cobráveis e Não-Cobráveis), devem ser incluídas diariamente no Sistema Tedesco de acordo com a sistemática do Setor de Faturamento de Noronha Advogados. Dúvidas, favor entrar em contato com ALC no 8

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