Gerenciamento de Projeto: Planejando os Riscos Prof. Msc Ricardo Britto DIE-UFPI rbritto@ufpi.edu.br
Sumário Introdução Planejar o Gerenciamento dos Riscos. Identificar os Riscos Realizar a Análise Qualitativa de Riscos.
Introdução O risco do projeto tem origem na incerteza existente em todos os projetos. Os riscos conhecidos são aqueles que foram identificados e analisados, possibilitando o planejamento de respostas. Determinados riscos não podem ser gerenciados de forma proativa, o que sugere que a equipe do projeto deveria criar um plano de contingência. Um risco do projeto que já ocorreu também pode ser considerado um problema.
Introdução O gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle de riscos de um projeto. Os objetivos do gerenciamento dos riscos são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto.
Planejar o Gerenciamento dos Riscos É o processo de definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto. É importante para garantir que o grau, o tipo e a visibilidade do gerenciamento dos riscos sejam proporcionais tanto aos riscos como à importância do projeto para a organização. Deve começar na concepção do projeto e ser concluído nas fases iniciais do planejamento do projeto.
Planejar o Gerenciamento dos Riscos As entradas deste processo são: Declaração do escopo do projeto; Plano de gerenciamento dos custos; Plano de gerenciamento do cronograma; Plano de gerenciamento das comunicações; Fatores ambientais da empresa; Ativos de processos organizacionais.
Planejar o Gerenciamento dos Riscos A ferramentas e técnicas deste processo são as Reuniões e análises de planejamento. As saídas deste processo é o plano de gerenciamento dos riscos.
Fatores Ambientais da Empresa Os fatores ambientais que podem influenciar o processo incluem: Tolerâncias e atitudes em relação aos riscos que descrevem o grau de risco que a organização pode suportar.
Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo incluem, mas não estão limitados a: Categorias de riscos; Definições comuns de conceitos e termos; Formatos da declaração de riscos; Modelos padrão;
Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo incluem, mas não estão limitados a: Papéis e responsabilidades; Níveis de autoridade para tomada de decisões; Lições aprendidas ; Registros de partes interessadas, que também são ativos críticos a serem revistos como componentes para o estabelecimento de planos eficazes de gerenciamento dos riscos.
Reuniões e Análises de Planejamento As equipes dos projetos fazem reuniões de planejamento para desenvolver o plano de gerenciamento dos riscos. Os participantes dessas reuniões podem incluir: Gerente de projetos; Membros selecionados da equipe do projeto e das partes interessadas; Pessoas da organização com responsabilidade de gerenciar o planejamento de riscos e as atividades de execução.
Plano de Gerenciamento dos Riscos Descreve como o gerenciamento dos riscos será estruturado e executado no projeto. Ele se torna um subconjunto do plano de gerenciamento do projeto.
Plano de Gerenciamento dos Riscos Esse plano contém as seguintes informações: Metodologia; Papéis e responsabilidades; Orçamento; Prazos; Categorias de riscos; Definições de probabilidade e impactos dos riscos; Matriz de probabilidade de impacto; Tolerâncias revisadas dos stakeholders; Formatos de relatórios; Acompanhamento.
Categoria de Riscos Fornece uma estrutura que garante um processo abrangente de identificação sistemática de riscos em um nível de detalhe consistente. Pode-se utilizar uma estrutura analítica dos riscos (EAR/RBS) para se categorizar os riscos.
EAR
Definições de Probabilidade e Impacto dos Riscos A qualidade e a credibilidade do processo de realizar a análise qualitativa de riscos requerem a definição de diferentes níveis de probabilidades e impactos dos riscos. As definições gerais dos níveis de probabilidade e impacto são adaptadas a cada projeto durante o processo planejar o gerenciamento dos riscos. Pode se utilizar valores numéricos ou relativos.
Definições de Probabilidade e Impacto dos Riscos
Matriz de Probabilidade e Impacto Os riscos são priorizados de acordo com suas implicações potenciais de afetar os objetivos do projeto. Uma abordagem típica de priorização dos riscos é usar uma tabela de referência ou uma matriz de probabilidade e impacto. As combinações específicas de probabilidade e impacto fazem com que um risco seja classificado com importância alta, moderada ou baixa,
Fluxo do Processo
Identificar os Riscos É o processo de determinação e de documentação das características dos riscos que podem afetar o projeto. Os participantes das atividades de identificação de riscos podem incluir os seguintes: Gerente do projeto; Membros da equipe do projeto; Equipe de gerenciamento dos riscos; Clientes,; Especialistas no assunto externos à equipe do projeto; Demais partes interessadas.
Identificar os Riscos Identificar os riscos é um processo iterativo porque novos riscos podem surgir ou se tornar conhecidos durante o ciclo de vida do projeto. A frequência da iteração e os participantes de cada ciclo variam de acordo com a situação. O formato das declarações de riscos deve ser consistente para garantir a capacidade de comparar o efeito relativo de um evento de risco com outros no projeto.
Identificar os Riscos As entradas deste processo são: Plano de gerenciamento dos riscos; Estimativas de custos das atividades Estimativas de duração das atividades; Linha de base do escopo; Registro de partes interessadas; Plano de gerenciamento dos custos; Plano de gerenciamento do cronograma; Plano de gerenciamento da qualidade; Documentos do projeto; Fatores ambientais da empresa; Ativos de processos organizacionais
Identificar os Riscos As ferramentas e técnicas deste processo são: Revisões de documentação; Técnicas de coleta de informações; Análise de listas de verificação; Análise das premissas; Técnicas de diagramas; Análise SWOT; Opinião especializada. A saída deste processo é o registro dos riscos.
Documentos do Projeto Segundo o guia PMBOK, os documentos que devem ser avaliados incluem: Registro das premissas; Relatórios sobre o desempenho do trabalho; Relatórios de valor agregado; Diagramas de rede; Linhas de base; Outras informações sobre o projeto que possam ser úteis para a identificação de riscos.
Fatores Ambientais da Empresa Os fatores ambientais da empresa que podem influenciar o processo incluem, entre outros: Informações publicadas, incluindo bancos de dados comerciais; Estudos acadêmicos; Listas de verificação publicadas; Benchmarking; Estudos do setor; Atitudes em relação ao risco.
Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo incluem, mas não estão limitados a: Arquivos do projeto, incluindo dados reais; Controles organizacionais e de processo do projeto; Modelos da declaração de riscos; Lições aprendidas.
Revisões de Documentação É possível fazer uma revisão estruturada da documentação do projeto, incluindo planos, premissas, arquivos de projetos anteriores, contratos e outras informações. A qualidade dos planos, bem como a consistência entre esses planos e os requisitos e as premissas do projeto, podem ser indicadores de riscos no projeto.
Técnicas de Coleta de Informações Segundo o guia PMBOK, as seguintes técnicas de coleta de informações podem ser utilizadas neste processo: Brainstorming; Técnica Delphi; Entrevistas; Análise da causa-raiz.
Técnica Delphi A técnica Delphi é uma maneira de obter um consenso de especialistas. Os especialistas em riscos do projeto participam anonimamente nessa técnica. O facilitador usa um questionário para solicitar ideias sobre riscos importantes do projeto. As respostas são resumidas e redistribuídas aos especialistas para comentários adicionais. O consenso pode ser alcançado após algumas rodadas desse processo. A técnica Delphi ajuda a reduzir a parcialidade nos dados e evita que alguém possa influenciar indevidamente o resultado.
Análise de Listas de Verificação É possível desenvolver listas de verificação para identificação de riscos com base nas informações históricas e no conhecimento que foi acumulado a partir de projetos anteriores semelhantes. O nível mais baixo da EAR também pode ser usado como uma lista de verificação de riscos. Essa lista deve ser revisada durante o encerramento do projeto para incorporar as novas lições aprendidas e ser aprimorada para uso em projetos futuros.
Análise das Premissas Todos os projetos e todos os riscos identificados do projeto são concebidos e desenvolvidos com base em um conjunto de hipóteses, cenários ou premissas. A análise das premissas explora a validade das premissas em relação ao projeto. Ela identifica os riscos do projeto decorrentes do caráter inexato, instável, inconsistente ou incompleto das premissas.
Técnicas de Diagrama Podem incluir: Diagramas de causa e efeito - Também são conhecidos como diagramas de Ishikawa ou de espinha de peixe e são úteis para identificar as causas dos riscos. Diagramas do sistema ou fluxogramas - Mostram como os vários elementos de um sistema se interrelacionam e o mecanismo de causalidade. Diagramas de influência - São representações gráficas de situações que mostram influências causais, ordem dos eventos no tempo e outras relações entre variáveis e resultados.
Diagramas de causa e Efeito
Fluxograma
Diagrama de Influência
Análise SWOT Essa técnica examina o projeto do ponto de vista de suas forças e fraquezas, oportunidades e ameaças, a fim de aumentar a abrangência dos riscos identificados. Esses fatores geralmente são identificados por meio do brainstorming. A análise SWOT identifica as oportunidades do projeto resultantes das forças da organização, bem como as ameaças decorrentes das fraquezas. Essa análise também examina o grau em que as forças da organização compensam as ameaças e as oportunidades que podem superar as fraquezas.
Análise SWOT
Registro dos Riscos Essa saída contém os seguintes elementos: Lista dos riscos identificados; Lista de respostas potenciais. O registro também pode conter gatilhos, que são sinais de alerta ou sintomas de que um risco está próximo de acontecer.
Registro dos Riscos
Fluxo do Processo
Realizar a Análise Qualitativa de Riscos É o processo de priorização de riscos para análise ou ação adicional através da avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto. Avalia a prioridade dos riscos identificados usando a sua relativa probabilidade ou plausibilidade de ocorrência e o impacto correspondente nos objetivos do projeto.
Realizar a Análise Qualitativa de Riscos As entradas deste processo são: Registro dos riscos; Plano de gerenciamento dos riscos; Declaração do escopo do projeto; Ativos de processos organizacionais; A saída deste processo é a atualização dos registros de risco.
Realizar a Análise Qualitativa de Riscos As ferramentas e técnicas deste processo são: Avaliação de probabilidade e impacto dos riscos; Matriz de probabilidade e impacto; Avaliação da qualidade dos dados sobre riscos; Categorização de riscos; Opinião especializada.
Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo incluem, mas não estão limitados a: Informações sobre projetos semelhantes já concluídos; Estudos de projetos semelhantes feitos por especialistas em riscos; Bancos de dados de riscos disponibilizados pelo setor ou por fontes proprietárias.
Avaliação de Probabilidade e Impacto dos Riscos Investiga a probabilidade de cada risco específico ocorrer. Investiga o efeito potencial sobre um objetivo do projeto, incluindo tanto os efeitos negativos das ameaças como os efeitos positivos das oportunidades. Para cada risco são atribuídos probabilidades (entre 0 e 1) e impacto (de acordo com escala definida).
Avaliação de Probabilidade e Impacto dos Riscos
Matriz de Probabilidade e Impacto Os riscos podem ser priorizados para uma posterior análise quantitativa e resposta com base na sua classificação. Isto pode ser feito por meio de uma matriz de Probabilidade e Impacto. Essa matriz especifica as combinações de probabilidade e impacto que resultam em uma classificação dos riscos como de prioridade baixa, moderada ou alta.
Matriz de Probabilidade e Impacto
Avaliação da Qualidade dos Dados sobre Riscos A análise da qualidade dos dados dos riscos é uma técnica para avaliar o grau em que os dados sobre riscos são úteis para o gerenciamento dos riscos. Envolve o exame do nível em que o risco é compreendido, e também a precisão, qualidade, confiabilidade e integridade dos dados relativos ao risco. Se a qualidade dos dados for inaceitável, pode ser necessário coletar dados de qualidade maior.
Categorização dos Riscos Os riscos do projeto podem ser categorizados por: Fontes de risco (EAR); Área afetada do projeto (EAP) ; Outra categoria útil (fase do projeto). O agrupamento dos riscos por causas-raiz comuns pode resultar no desenvolvimento de respostas a riscos eficazes.
Atualizações do Registro dos Riscos O registro dos riscos é iniciado durante o processo de Identificar os riscos. Depois o registro dos riscos é atualizado com informações do processo de Realizar a análise qualitativa de riscos e é incluído nos documentos do projeto.
Atualizações do Registro dos Riscos As atualizações do registro dos riscos a partir do processo de realizar a análise qualitativa de riscos incluem: Classificação relativa ou lista de prioridades dos riscos do projeto; Riscos agrupados por categorias; Causas de riscos ou áreas do projeto que requerem atenção especial;
Atualizações do Registro dos Riscos As atualizações do registro dos riscos a partir do processo de Realizar a análise qualitativa de riscos incluem: Lista de riscos que requerem resposta a curto prazo; Lista de riscos para análise e resposta adicional; Listas de observação de riscos de baixa prioridade; Tendências nos resultados da análise qualitativa de riscos.
Fluxo do Processo