1 de 12 msgq - ADIANTAMENTO E PRESTAÇÃO DE CONTAS MACROPROCESSO FINANCEIRO PROCESSO CONTAS A PAGAR - ADIANTAMENTO E PRESTAÇÃO DE CONTAS 1. OBJETIVO... 2 2. ABRANGÊNCIA... 2 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS... 2 4. PROCEDIMENTOS... 2 4.1 SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTO... 2 4.1.1ANÁLISE DA SOLICITAÇÃO... 3 4.1.2APROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO... 3 4.1.3REGISTRO E CONTROLE DAS SOLICITAÇÕES DE ADIANTAMENTO... 4 4.2 PRESTAÇÃO DE CONTAS... 4 4.2.1SOLICITAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS... 4 4.2.2ANÁLISE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS... 5 5. REGISTROS... 6 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO... 7 7. ANEXOS... 7 7.1 FORMULÁRIO DE ADIANTAMENTO... 8 7.2 FORMULÁRIO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS... 9 7.3 FLUXOGRAMA DO PROCESSO... 11 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição GRACE DOS SANTOS FINANCEIRO ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1
2 de 12 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos para reger os processos de adiantamento de recursos financeiros e consequente prestação de contas. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS FIN. 04 Solicitação de Pagamento FIN. 09 Gestão do Caixa 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Solicitação de Adiantamento O colaborador que necessitar de um adiantamento em dinheiro deve solicitar ao Financeiro através do preenchimento do formulário Solicitação de Adiantamento (anexo 1), localizado na intranet. Caso não seja possível preencher a solicitação via intranet, o colaborador deve solicitar ao Financeiro o formulário para preenchimento manual. As solicitações de valores acima de R$ 300,00 devem ser solicitados com 48 horas de antecedência. 2
3 de 12 4.1.1 Análise da Solicitação O Financeiro é responsável por analisar e aprovar a solicitação verificando se o adiantamento pode ou não ser concedido, em função da prestação de contas de débitos anteriores da área do solicitante. NOTA 1 Nos casos de solicitações de adiantamento por motivos de viagens a trabalho, o solicitante, ao preencher o formulário, deve marcar no formulário o campo viagem, para que novos campos para preenchimento sejam habilitados. Exceções: As solicitações da Presidência são realizadas no início de cada ano. O valor solicitado é considerado como uma reserva para emergências. Quando ocorre a utilização total do valor solicitado, se faz necessária a apresentação pela Presidência de todos os comprovantes de despesas para ressarcimento total do valor gasto. Desta forma, o mesmo valor sempre é disponibilizado à Presidência de acordo com a primeira solicitação do ano. Porém, a prestação de contas oficial é realizada ao final do ano vigente. No caso do setor de transportes (motoristas da Presidência) também é realizada uma solicitação de adiantamento no início do ano, porém, no início de cada mês é feita uma solicitação de pagamento, vide procedimento operacional FIN. 04 Solicitação de Pagamento, para as despesas do mês anterior, compondo o saldo do adiantamento realizado no início do ano. A prestação de contas é realizada ao final do ano. 4.1.2 Aprovação da Solicitação 3
4 de 12 Não havendo qualquer restrição quanto a débitos anteriores da área do solicitante, cabe ao colaborador do Financeiro analisar e aprovar a solicitação via intranet. Após aprovada, o solicitante é notificado por e-mail sobre a disponibilidade para a retirada da quantia solicitada. Cabe ao solicitante dirigir-se ao Financeiro, das 08h30 às 12h00 ou das 14h00 às 17h00, em posse do formulário impresso preenchido e assinado por ele. No momento da retirada deve conferir a quantia, garantindo a ciência do adiantamento e a responsabilidade por prestar contas posteriormente. Havendo restrições em função da não prestação de contas de adiantamentos anteriores, o novo pedido é reprovado. Desta forma, o solicitante recebe um e-mail do Financeiro comunicando o motivo da rejeição e orientações para que tome as devidas providências sobre as pendências. Neste momento toda a área do solicitante é bloqueada para novas solicitações de adiantamento até que seja realizada a prestação de contas em aberto. NOTA 2 As áreas somente não serão bloqueadas no caso de viagens que durem mais de 48 horas. 4.1.3 Registro e Controle das Solicitações de Adiantamento Toda e qualquer solicitação de adiantamento deve ser registrada pelo Financeiro em planilha para o controle das pendências e dos valores adiantados. 4.2 Prestação de Contas 4.2.1 Solicitação de Prestação de Contas 4
5 de 12 Realizado o adiantamento, o solicitante deve prestar contas ao Financeiro em até 48 horas após o adiantamento. Vale ressaltar que o prazo máximo de 48 horas após a solicitação de adiantamento, exclui sábados, domingos e feriados. Para tal, o solicitante deve preencher o formulário Solicitação de Prestação de Contas (anexo 2 ) via intranet, imprimir e anexar os comprovantes (originais) das despesas que podem variar entre notas fiscais, recibos e/ou comprovantes de pagamentos das mais variadas despesas, bem como fazer a devolução de algum valor em dinheiro que não foi gasto, quando for o caso, ou receber uma possível diferença. NOTA 3 Vale ressaltar que a data do comprovante da despesa NÃO pode ser retroativa à data de liberação dos recursos. Com a documentação em mãos, o solicitante deve coletar a assinatura da interface de sua área confirmando o seu pleno acordo com as despesas feitas pelo colaborador em questão. Feito isso, a documentação deve ser entregue ao Financeiro para análise. 4.2.2 Análise da Prestação de Contas Ao receber a prestação de contas, o Financeiro deve, primeiramente, analisar o formulário e verificar se as informações nele contidas são suficientes, se todos os campos foram preenchidos corretamente e se constam as duas assinaturas (solicitante e interface da área). Após análise e não verificando nenhuma irregularidade, o Financeiro deve assinar o campo Tesouraria. Porém, caso haja a identificação de alguma irregularidade, o Financeiro deve informa-la ao solicitante e pedir-lhe que edite o formulário na intranet, orientando-o para o correto e satisfatório preenchimento. 5
6 de 12 Com o formulário devidamente preenchido, o Financeiro deve verificar se o valor pedido anteriormente na solicitação de adiantamento corresponde àquele apresentado no formulário de prestação de contas, bem como nos comprovantes de despesas. Se por ventura o valor apresentado no formulário de prestação de contas e nos comprovantes for superior ao valor solicitado no adiantamento, cabe ao Financeiro efetuar o pagamento desta diferença ao solicitante. No entanto, se o valor for menor, cabe ao solicitante fazer a devolução da diferença no ato da entrega da prestação de contas conforme mencionado anteriormente. Por outro lado, se os valores apresentados forem exatamente os mesmos do adiantamento, cabe apenas a baixa da pendência do solicitante pelo Financeiro e devolução do formulário de adiantamento. 5. REGISTROS Identificação Armazenagem Proteção Recuperação Solicitação de Adiantamento Eletrônico: Intranet / Diretório da área Físico: Gaveteiro Eletrônico: Acesso restrito senha e login / Acesso restrito à área Físico: Acesso restrito através de chave Eletrônico: Nome do documento, mês e ano / Nome do solicitante, data ou valor Físico: Nome do solicitante, data ou valor Tempo de Retenção Até o momento da Prestação de Contas Cópia de Segurança Não Descarte Não aplicável 6
7 de 12 Prestação de Contas Arquivo Físico Acesso através de chave com os integrantes da área Nome do documento, mês e ano. 2 anos Sim Arquivo Morto NOTA 4 Os demais registros mencionados neste documento estão contemplados no procedimento operacional FIN. 09 Gestão do Caixa. 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários 1.0 01/10/2014 Edição Inicial 2.0 29/10/2014 Inserção dos demais tipos de armazenamento para as solicitações de pagamento 7. ANEXOS 7
8 de 12 7.1 Formulário de Adiantamento 8
9 de 12 7.2 Formulário de Prestação de Contas 9
10 de 12 10
FINANCEIRO SOLICITANTE Gestor: 11 de 12 7.3 Fluxograma do Processo P1 Adiantamento e Prestação de Contas FECOMERCIO SP SP1 - Solicitação de Adiantamento Início P1 T1 Preencher formulário na intranet T6 Imprimir solicitação Assinar formulário T7 Se dirigir ao Financeiro para retirada da quantia solicitada em posse do formulário preenchido e assinado T10 T5 Comunicar a aprovação ao solicitante T8 Liberar ao solicitante a quantia desejada T9 Atualizar planilha de controle das pendências e dos valores adiantados Das 08h às 12h e das 14h às 16h45 T2 Analisar solicitação S Aprovada? N Por falta de prestação de contas anterior? S T4 Comunicar a reprovação ao solicitante Bloquear a área do solicitante para novas solicitações N T3 Solicitar os ajustes necessários FIM 11
FINANCEIRO SOLICITANTE Gestor: 12 de 12 P1 Adiantamento e Prestação de Contas FECOMERCIO SP SP2 - Prestação de Contas T10 T10 Preencher e imprimir formulário na intranet Anexar ao formulário comprovantes de despesas e devoução de dinheiro, se for o caso Até 48 horas após o adiantamento T11 Coletar a assinatura da interface da área Entregar documentação para Financeiro T14 Providenciar os ajustes necessários na documentação T13 Informar ao solicitante as adequações necessárias T15 Efetuar o pagamento da diferença ao solicitante FIM T12 Analisar documentação S Há irregularidades? N S Valor apresentado superior ao do adiantamento? N T16 Dar baixa da pendência em planilha de controle Devolver formulário ao solicitante 12