Padronizar os procedimentos relativos ao suporte de áudio e vídeo na Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro - EMERJ.

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1 Proposto por: Diretor do Departamento de Tecnologia de Informação e Comunicação (DETEC) Analisado por: Assessora da Assessoria de Gestão Estratégica (ASGET) Aprovado por: Secretária-Geral de Ensino (SECGE) 1 OBJETIVO Padronizar os procedimentos relativos ao suporte de áudio e vídeo na Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro - EMERJ. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta rotina aplica-se à Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ), para eventos ocorridos no âmbito das suas instalações ou eventos externos, passando a vigorar a partir de 30/09/ DEFINIÇÕES TERMO Editar Ilha de Edição Videoconferência OBJETO Selecionar as imagens que irão compor a fita matriz, identificando o evento por meio de legenda e abertura e corrigindo eventuais falhas na gravação. Conjunto de utilizado para montagem das gravações em vídeo. Tecnologia utilizada para transmissão de imagem e som em tempo real, permitindo a comunicação entre a sede da EMERJ e seus Núcleos de Representação. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Operadores do Serviço de Áudio e Vídeo, da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SEAUD) RESPONSABILIDADE Gravar e editar eventos e aulas; prover suporte às solicitações; preparar as salas de aula. Operadores de eventos Preparar matérias e fotografar eventos. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

2 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Secretário-Geral de Ensino da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SECGE) Autorizar atendimentos de serviços. Chefe do Serviço de Áudio e Vídeo da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SEAUD) Supervisores do Serviço de Áudio e Vídeo da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SEAUD) Organizar a operação do setor, atribuir as tarefas diárias do SEAUD, e coordenar as gravações em eventos externos e a produção de vídeos institucionais da EMERJ. Dividir a equipe de acordo com as solicitações de suporte de áudio e/ou vídeo, conferir a montagem de e fiscalizar os serviços. Assistentes de Turma Solicitar apoio durante as aulas. Chefe dos Serviços de Cursos Diurno e Noturno, da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SECUD EMERJ/SECUN) Chefe do Serviço de Apoio Acadêmico, da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SEACA) Assinar o Check List e solicitar apoio durante as aulas. Encaminhar solicitações de recursos de áudio e vídeo feitas pelos professores. 5 CRITÉRIOS GERAIS 5.1 O SEAUD presta apoio às aulas presenciais e on-line, cursos, palestras, seminários, peças teatrais e exibição de filmes, da seguinte forma: a) Aulas, Cursos, Palestras e Seminários: gravação em áudio e vídeo (DVD), datashow e sonorização. b) Exibição de filmes: instalação de DVD, blu-ray e projeção de imagens. c) Geração de imagens para transmissão através do sistema de videoconferência. d) Gravação de áudio de defesa de monografia e de eventos para disponibilização pela internet (podcast). Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

3 e) Fotos, notícias e informativos. f) Gravação de videoaulas para Ensino a Distância. 5.2 O SEAUD grava os eventos em arquivo digital e em DVD. 5.3 A distribuição das equipes e dos é realizada de acordo com o número de eventos Os disponibilizados pela EMERJ são instalados, testados e operados pela equipe do SEAUD. 5.4 O conteúdo editorial para inserção no site EMERJ e para a elaboração de informativos são produzidos pelo SEAUD atendendo determinação do Diretor-Geral da Escola e/ou do Secretário-Geral de Ensino (EMERJ-SECGE). 5.5 O SEAUD realiza o controle de material de consumo mensal do setor por meio do FRM-EMERJ O SEAUD realiza o controle de material de consumo de cada evento por meio do FRM- EMERJ SUPORTE DE ÁUDIO E/OU VÍDEO EM SALAS DE AULA, AUDITÓRIOS E EVENTOS EXTERNOS 6.1 O suporte de áudio e/ou vídeo é prestado em salas de aulas e de reunião, conforme solicitações do SEACA, SEMON e da Assessoria de Ensino da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/ASENS) e, nos auditórios ou ambientes externos, conforme solicitações do GBEMERJ e SECGE O prazo para as solicitações de áudio e vídeo para salas de aula deverá respeitar o limite de 24 (vinte e quatro) horas úteis de antecedência. 6.2 As solicitações de suporte de áudio e/ou vídeo para os auditórios devem ser feitas por memorando, ou mediante registro no FRM-EMERJ Agenda Semanal Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

4 de Eventos dos Auditórios, para o GBEMERJ que as encaminha ao SEAUD com antecedência de no mínimo 48 (quarenta e oito) horas úteis São usados, conforme a natureza da atividade, os seguintes : a) Microfones (de mão e/ou de lapela); b) Tripés de Câmeras de Vídeo; c) Câmeras de vídeo; d) Monitores para as câmeras; e) Mesas de controles de áudio e vídeo; f) Aparelho DVD/Blu-Ray Player; g) Máquina fotográfica; h) Gravador de áudio; e i) Videoconferência Solicitações fora da programação semanal ou fora de prazo poderão ser atendidas, desde que haja disponibilidade de e de pessoal Os microfones são utilizados pelos professores em todas as salas de aulas, junto aos amplificadores Todo material utilizado nas salas de aula é registrado na Relação de Equipamentos Instalados nas Salas de Aula - Check List (FRM-EMERJ ). 6.3 A programação da equipe e dos é feita de acordo com a duração e a distância do evento Para eventos externos o SEAUD solicita ao GBEMERJ, através de memorando e/ou , providências para o transporte da equipe e do equipamento até o local do evento. Neste caso, o SEAUD preenche a Relação de Equipamentos para Eventos Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

5 Externos - Check List (FRM-EMERJ ), de acordo com as necessidades do evento. 7 GRAVAÇÃO DE ÁUDIO E/OU VÍDEO 7.1 O SEAUD encaminha ao setor solicitante ou responsável pelo evento o Termo de Cessão de Direitos Autorais (FRM-EMERJ ) a fim de que a gravação possa ser efetuada, por meio da liberação dos direitos autorais dos palestrantes, debatedores e de outros participantes Com o Termo de Cessão Autorais (FRM-EMERJ ) assinado e devolvido, o SEAUD grava os eventos que ocorrem nos auditórios da EMERJ e demais órgãos do PJERJ, mediante autorização do Diretor-Geral e/ou do Secretário-Geral de Ensino (EMERJ/SECGE) As gravações em vídeo são encaminhadas para edição, conforme o item As gravações em DVD dos Cursos para Magistrados e dos Fóruns Permanentes são encaminhadas aos responsáveis, para entrega aos palestrantes ao término de sua participação no evento As gravações em DVD de outros eventos são encaminhadas aos participantes, de acordo com as solicitações e devidamente autorizadas pela Secretária-Geral de Ensino. 8 EDIÇÃO DE VÍDEO 8.1 Os operadores do SEAUD recebem o material gravado, consultam o roteiro do evento e produzem a edição, identificando o evento, a data, o palestrante e o tema. 8.2 Os operadores analisam as mídias de gravação, observando possíveis falhas e substituindo-as na ilha de edição. 8.3 O prazo para o início da edição terá como termo inicial o primeiro dia útil subsequente à data do evento e ela terá 15 (quinze) dias para ser realizada. O período Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

6 compreendido para a verificação do indicador de desempenho abrangerá do dia 20 (vinte) do mês anterior até o dia 20 (vinte) do mês corrente. O SEAUD realiza o controle da edição por meio do Controle de Edição de Eventos (FRM-EMERJ ). 8.4 A edição de eventos para serem colocados no site da EMERJ deverá respeitar o prazo de 5 (cinco) dias úteis, com o termo inicial a partir do primeiro dia útil subsequente ao pedido de inserção no site. 8.5 O SEAUD envia cópias dos eventos gravados para a Divisão de Biblioteca da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/DIBIB) e demais interessados, mediante autorização, no prazo de sete dias. O SEAUD registra a entrega no Controle de Recibos de Mídias Copiadas (FRM-EMERJ ). 9 GERENCIAR ACERVO 9.1 As mídias-matrizes resultantes do processo de edição dos eventos gravados ficam guardadas sob responsabilidade do SEAUD, compondo seu acervo. 9.2 Cópias das mídias-matrizes são enviadas à Biblioteca da EMERJ, para consulta e disponibilização aos interessados. 9.3 O SEAUD identifica as mídias-matrizes pelo nome do evento, data e palestrantes. 9.4 As mídias-matrizes são arquivadas nas embalagens plásticas originais, separadas por data do evento em caixas-arquivo. 9.5 O SEAUD é responsável pela elaboração da versão eletrônica do Catálogo do Acervo e pela atualização a cada nova edição. No catálogo, as mídias são identificadas por evento, palestrantes e data O Catálogo fica à disposição dos interessados no SEAUD. 10 MANUTENÇÃO PREVENTIVA 10.1 O SEAUD mantém um Controle de Manutenção Preventiva de Equipamentos FRM- EMERJ Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

7 10.2 O Controle de Manutenção Preventiva de Equipamentos é atualizado quando houver aquisição, doação, baixa ou qualquer tipo de transferência de Os que poderão sofrer manutenção preventiva serão listados no Controle de Manutenção Preventiva de Equipamentos A manutenção preventiva será realizada mensalmente e o formulário será preenchido eletronicamente Havendo necessidade de reparo, o SEAUD encaminha solicitação ao Departamento de Administração (EMERJ/DEADM) e o registra no Controle de Reparos de Equipamentos (FRM-EMERJ ). 11 INDICADOR NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Edições atendidas no prazo Número de edições atendidas no prazo X 100 Número total de edições mensal 12 GESTÃO DE REGISTROS 12.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁ- VEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Controle de Manutenção Preventiva de Equipamentos FRM- EMERJ c SEAUD Pasta Data Backup e 2 anos Eliminação na UO Controle de Reparos de Equipamentos FRM -EMERJ c SEAUD Pasta Nome/N 2 anos Eliminação na UO Catálogo do Acervo de Fitas de Vídeo b SEAUD Eletrônico Titulo/ Data Backup e 2 anos Eliminação na UO Mídias de vídeo Eventos (matrizes) 5-1 a SEAUD Caixa- Arquivo Titulo/ Data 2 anos DGJUR/ DEGEA*** Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

8 IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁ- VEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Relação de Equipamentos Instalados nas Salas de Aula (Check List) FRM-EMERJ ) c SEAUD Pasta Data 1 ano Eliminação na UO Relação de Equipamentos para Eventos Externos (Check List) FRM- EMERJ c SEAUD Pasta Data 1 ano Eliminação na UO Controle de Recibos de Mídias Copiadas FRM-EMERJ g SEAUD Pasta Título 1 ano Eliminação na UO Controle de Material de Consumo por Evento FRM-EMERJ c SEAUD Pasta Data 3 anos Eliminação na UO Controle de Material de Consumo Interno - FRM-EMERJ c SEAUD Pasta Data 3 anos Eliminação na UO Controle de Edição de Eventos-FRM- EMERJ SEAUD Pasta Data 1 ano Eliminação na UO Termo de Cessão de Direitos Autorais - FRM-EMERJ a SEAUD Pasta Data 2 anos DGJUR/ DEGEA*** Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. Notas: a) Eliminação na UO - procedimento - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais (DEGEA). b) DGJUR/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. a) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 13 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Procedimento de Suporte de Áudio e/ou Vídeo em Salas de Aula, Auditórios e Eventos Externos; Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

9 Anexo 2 Fluxograma dos Procedimento de Gravação e Edição de Vídeo. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

10 ANEXO 1 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO DE SUPORTE DE ÁUDIO E/OU VÍDEO EM SALAS DE AULA, AUDITÓRIOS E EVENTOS EXTERNOS INÍCIO Salas de aula Auditórios da EMERJ Eventos Externos Consultar a Agenda Semanal de Eventos dos Auditórios Preencher o check list FRM-EMERJ Distribuir a equipe e os Solicitar ao GBEMERJ transporte Instalar os Desinstalar os Preencher o check list (eventos externos) FRM-EMERJ Guardar os FIM Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

11 ANEXO 2 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO DE GRAVAÇÃO E EDIÇÃO DE VÍDEO INÍCIO Encaminhar o termo de cessão de direitos autorais - FRM-EMERJ ao responsável pelo evento Analisar as mídias Editar versão completa Separar o material a ser utilizado Enviar cópias para a Biblioteca (DIBIB) Posicionar os Iniciar a gravação É necessário versão compacta? Não Monitorar a gravação Desinstalar os Sim Editar versão compacta Arquivar no acervo Enviar o material gravado para edição FIM Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11