Analisado por: (DGPES) Pessoas (SEAPE) ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.

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1 Proposto por: Analisado por: Aprovado por: Equipe do Serviço de Diretor do Departamento de Diretor-Geral da Diretoria- Ambientação e Desenvolvimento de Pessoas Geral de Gestão de Pessoas Acompanhamento de (DEDEP) (DGPES) Pessoas (SEAPE) intranet 1 OBJETIVO Estabelecer os critérios e procedimentos relativos à realização das edições do Programa de Preparação para Aposentadoria dos servidores no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) prescreve procedimentos pertinentes ao Serviço de Ambientação e Acompanhamento de Pessoas, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEAPE), bem como provê orientações aos servidores das demais unidades organizacionais (UO) que têm interfaces com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 20/05/ DEFINIÇÕES TERMO Programa de Preparação para Aposentadoria PPA-TJRJ DEFINIÇÃO Programa voltado para servidores que estejam até três anos da aposentadoria, com a finalidade de gerar subsídios que possam orientar este público alvo, quanto ao momento para a tomada de decisão e facilitar sua adaptação à nova condição social, com ênfase na importância do planejamento para essa etapa, desmitificando os medos e incertezas, contribuindo de forma efetiva para uma aposentadoria inteligente. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Diretoria- Geral de Gestão de Pessoas (DGPES) Diretor do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas, da Diretoria- RESPONSABILIDADE Aprovar as edições do PPA-TJRJ. Supervisionar e aprovar as atividades relacionadas à realização do PPA-TJRJ de 6

2 FUNÇÃO Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DEDEP) Diretor da Divisão de Ambiência Organizacional (DGPES/DIAMO) RESPONSABILIDADE Coordenar, orientar e avaliar a realização das edições do PPA-TJRJ. Chefe de Serviço de Ambientação e Acompanhamento de Pessoas, da Diretoria- Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEAPE) Propor e executar as atividades das edições do PPA-TJRJ. 5 CONDIÇÕES GERAIS 5.1 O Programa de Preparação para Aposentadoria - PPA-TJRJ é realizado pelo menos uma vez por ano, podendo ser realizado duas vezes por ano, de acordo com a demanda e determinação da Administração Superior. 5.2 O PPA-TJRJ tem como público alvo os servidores que estejam, no máximo, até três anos da aposentadoria. 5.3 Após o término do PPA-TJRJ é aplicado o FRM--01 Formulário de Pesquisa de Satisfação do Participante do PPA-TJRJ com o objetivo de avaliar o grau de percepção dos participantes do Programa. 6 PLANEJAR EDIÇÃO DO PPA P PA-TJRJ 6.1 O SEAPE emite relatório do Sistema de Gestão de Pessoas (GPES) contendo a relação dos servidores, público alvo do programa, pelo período desejado. 6.2 Realiza reunião com a DGPES para definir a data da próxima edição do programa e o público alvo, a partir da deliberação do período de preparação para aposentadoria dos servidores a ser considerado para a respectiva edição, (um, dois ou três anos da aposentadoria), de acordo com a demanda de 6

3 6.3 Elabora cronograma das etapas do evento, observando o checklist. 6.4 Elabora minuta de programação e submete à aprovação da Direção do DEDEP Caso receba aprovação, inicia a organização Caso contrário, adequa a minuta e submete à nova aprovação. 7 REALIZAR EDIÇÃO DO PPA P PA-TJRJ 7.1 SEAPE realiza reunião para definir responsabilidades. 7.2 Executa procedimentos de acordo com a programação estabelecida, observando o cronograma e o checklist. 7.3 Acompanha e auxilia os palestrantes durante o evento. 7.4 Recepciona participantes e disponibiliza a lista de presença. 8 ENCERRA NCERRAR EDIÇÃO DO PPA-TJRJ 8.1 SEAPE, sob a coordenação e orientação do Diretor da DIAMO, analisa a eficácia dos procedimentos realizados, propõe ações gerenciais, se necessário, mantendo registro em ata para subsidiar próxima edição. 8.2 Arquiva, em pasta eletrônica, as informações sobre a realização do PPA-TJRJ com os seguintes documentos: cópias das correspondências eletrônicas; da programação; arquivos digitalizados; da lista de presença; do checklist e da ata contendo a análise e ações gerenciais propostas. 9 INDICADOR NOME Grau de satisfação dos servidores com o Programa de Preparação para Aposentadoria FÓRMULA [(Σ Respostas Ótimo + Σ Respostas Bom) ] Σ Respostas válidas ] x 100 PERIODICIDADE Após o término do Programa de Preparação para Aposentadoria 02 3 de 6

4 10 GESTÃO DE REGISTROS 10.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO Ata de reunião Correspondência expedida ( ) Lista de presença Pesquisa de Satisfação do Participante do PPA-TJRJ (FRM- -01 Legenda: CÓDIGO CCD* b DEDEP j DEDEP b Disco rígido Disco rígido RESPONSÁ- VEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO Data/ Assunto Data/ Assunto SEAPE Pasta Data b SEAPE Pasta Data *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. PROTE-ÇÃO Backup e condições Backup e condições Backup e condições Condições RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) 2 anos 1 ano 2 anos 1 ano DISPOSIÇÃO DGCOM/ DEGEA*** Eliminação na UO DGCOM/ DEGEA Eliminação na UO ***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. Notas: a) Eliminação na UO procedimentos Organizar Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais; b) DGCOM/DEGEA procedimentos - Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA;Avaliar, Selecionar e Destinar Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados Servidores de Aplicação. 11 ANEXOS Anexo 1 - Checklist; Anexo 2 - Fluxograma do Procedimento de Trabalho Gerenciar Programa de Preparação para Aposentadoria. ========== 02 4 de 6

5 ANEXO 1 CHECKLIST ID Atividade 1 Definir local e data de realização do evento. 2 Reservar auditório. 3 Definir palestrante. 4 Contatar palestrante. 5 Formalizar convite para os palestrantes. 6 Preparar proposta de material para divulgação - folder, cartazes, convites, s. 7 Elaborar lista de convidados/convocados. 8 Elaborar minuta de convocação/convite. Preparar material gráfico para divulgação e uso dos 9 participantes. 10 Enviar material para aprovação da Administração Superior. Solicitar confecção de material de divulgação à Diretoria Geral 11 de Logística (DGLOG). 12 Acompanhar produção de material gráfico. 13 Aprovar material gráfico Solicitar divulgação do evento à Diretoria Geral de Comunicação Institucional (DGCOM) nos meios de comunicação. Enviar material de divulgação digitalizado à Diretoria Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC), solicitando a divulgação no site do PJERJ e nos sistemas corporativos, em data previamente determinada. 16 Enviar cartazes para os Fóruns da Capital e do Interior. Responsável Situação 17 Realizar inscrições. 18 Convidar autoridades e definir modelo de cerimonial de acordo com a participação da Administração Superior na composição da mesa. 19 Elaborar roteiro do evento, conforme composição da mesa. 20 Solicitar à DGLOG apoio das recepcionistas Elaborar lista de presença contendo nome e matrícula dos servidores. Verificar infraestrutura disponibilizada e solicitar a quantidade de material de acordo com as necessidades (microfones, datashow, sistema de áudio). 23 Preparar material (folders e pastas) para os participantes. 24 Realizar contato com os palestrantes para solicitar presença com 30 minutos de antecedência. 25 Elaborar minuta sobre o histórico do PPA para as autoridades. 26 Aplicar o FRM--01 Formulário de Pesquisa de Satisfação do Participante do PPA-TJRJ 02 5 de 6

6 ANEXO 2 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO DE TRABALHO GERENCIAR PROGRAMA DE PREPARAÇÃO PARA APOSENTADORIA 02 6 de 6