Analisado por: Diretor da Escola de Administração Judiciária (ESAJ)
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- Sandra Godoi Castilhos
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1 Proposto por: Diretor da Divisão de Capacitação e Desenvolvimento (DIDES) Analisado por: Diretor da Escola de Administração Judiciária (ESAJ) Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para a elaboração do planejamento de ações de capacitação e da programação mensal de turmas de ações de capacitação. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica à Escola de Administração Judiciária, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/ESAJ), passando a vigorar a partir de 03/06/ DEFINIÇÕES TERMO Turma extra Competências DEFINIÇÃO Turma não prevista na Programação Mensal de Turmas. Atributos pessoais e capacidade demonstrados para aplicar conhecimentos e habilidades. Competências Técnicas São os conhecimentos e habilidades necessários para que os servidores realizem suas atividades. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Divisão de Capacitação e Desenvolvimento, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DIDES) RESPONSABILIDADE Elaborar informações sobre o planejamento semestral de ações de capacitação; supervisionar a elaboração da programação de turmas; decidir sobre a inclusão de turmas extras na programação, podendo delegar a decisão ao chefe do SECAP de 8
2 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Diretor da Divisão de Ensino e Pesquisa, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DIEPE) Elaborar a grade de cursos; elaborar os planos de desenvolvimento (PDC); encaminhar à Diretoria-Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC) a grade de cursos para publicação/atualização. Chefe do Serviço de Pesquisa de Novos Conhecimentos e Tecnologias, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEPCO) Chefe do Serviço de Capacitação Presencial, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SECAP) Serviço de Controle Financeiro, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SECFI) Validar os planos de desenvolvimento (PDC) junto as unidades do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). Elaborar a programação mensal de turmas; apoiar a elaboração do planejamento semestral de ações de capacitação; analisar criticamente as solicitações de turma extra e decidir sobre a sua inclusão na programação, quando receber delegação do diretor da DIDES. incluir turma extra na programação autorizada pelo diretor da DIDES; elaborar a programação de turmas de ações de capacitação. Receber as informações da DIDES, para consolidar no planejamento da ESAJ. 5 CONDIÇÕES GERAIS 5.1 O Departamento de Desenvolvimento de Pessoas da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DEDEP) mantém as Matrizes de Competências atualizadas e, anualmente, encaminha o resultado do mapeamento para a DIEPE de 8
3 5.2 Turmas extras poderão ser incluídas na programação a critério da administração ou para atender a solicitações de usuários, desde que haja disponibilidade orçamentária. 6 ELABORAR GRADE DE CURSOS 6.1 A DIEPE recebe resultado do mapeamento de competências realizado pelo DEDEP. 6.2 Elabora a Grade de Cursos identificando os conhecimentos técnicos gerais com maior demanda no mapeamento e de acordo com as diretrizes do PJERJ Elabora os Planos de Desenvolvimento de Competências (PDC) para dar foco à capacitação das competências técnicas específicas mapeadas pelas unidades do PJERJ Encaminha o PDC ao SEPCO para validação com as Unidades do PJERJ Acrescenta os cursos validados à grade de cursos, à medida que forem desenvolvidos/atualizados pelo SEPCO e pelo Serviço de Suporte Pedagógico, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SESUP), respectivamente, conforme a -045 Desenvolver e Atualizar Ações de Capacitação. 6.3 Encaminha a grade de cursos para publicação/atualização à DGTEC, com cópia para a DIDES. 6.4 Confere a publicação, realizando os ajustes necessários. 7 PLANEJAR AÇÕES DE CAPACITAÇÃO 7.1 O Diretor da DIDES elabora o planejamento semestral de ações de capacitação, com base na carga horária utilizada nos semestres anteriores e encaminha planilha eletrônica com informações ao SECFI, de acordo com seguinte cronograma: 16 3 de 8
4 a) planejamento do primeiro semestre do ano até 10 de dezembro do ano anterior; b) planejamento do segundo semestre do ano até 10 de maio. 7.2 O SECFI recebe as informações da DIDES, para consolidar no planejamento semestral da ESAJ, de acordo com a PROGRAMAR AÇÕES DE CAPA APACITAÇÃO 8.1 O SECAP elabora a programação, de acordo com a grade de cursos e com o resultado do mapeamento, utilizando a planilha Programação Mensal de Turmas. 8.2 O SECAP cadastra as turmas no Sistema de Controle de Cursos (SCC), conforme os procedimentos descritos na -047-Cadastrar e Divulgar Ações de Capacitação, tornando a programação disponível. 8.3 O SECAP comunica ao Serviço de Orientação e Inscrição, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEORI), ao Serviço de Áudio e Vídeo, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEAUV) e ao SECFI o código das turmas canceladas na programação. 9 INCLUIR TURMA EXTRA NA PROGRAMAÇÃO 9.1 O SECAP recebe a solicitação de turma e encaminha ao Diretor da DIDES para autorização. 9.2 Se a turma for autorizada, confirma o pedido com o usuário, e verifica a possibilidade de atender, considerando se o curso solicitado já consta da grade da ESAJ, se há disponibilidade de instrutor e de sala e se há tempo hábil para abertura da turma Se o curso não constar da grade da ESAJ, o SECAP encaminha a solicitação à Divisão de Ensino e Pesquisa, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DIEPE) de 8
5 9.2.2 DIEPE verifica a possibilidade de inclusão e providencia o desenvolvimento/atualização do curso. 9.3 O SECAP inclui a turma na programação, fazendo o seu cadastramento no SCC, e informa o código ao usuário, ao SEORI, ao SEAUV, ao SESUP, ao SEPCO, e ao SECFI para controle. 10 INDICADOR INDICADOR Execução de Ações de Capacitação nas Instalações da ESAJ MÉTODO (turmas executadas x 100)/ (turmas programadas + turmas extras) PERIODICIDADE Mensal 11 GESTÃO DE REGISTROS 11.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON ESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Programação Mensal de Turmas f Chefe do SECAP Disco rígido Período Backup e condições apropriadas 1 ano Eliminação na UO Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. Notas: a) Eliminação na UO procedimento Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais. b) DGCOM/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação de 8
6 12 ANEXO Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Programar Ações de Capacitação; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Incluir Turma Extra na Programação. ========== 16 6 de 8
7 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PROGRAMAR AÇÕES DE CAPACITAÇÃO 16 7 de 8
8 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO INCLUIR TURMA EXTRA NA PROGRAMAÇÃO 16 8 de 8
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