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1 REMANEJAMENTOS, MUDANÇAS E TRANSPORTES DE CARGA Proposto por: Diretor da Divisão de Controle de Materiais Permanentes (DICOM) Analisado por: Diretor do Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM) Aprovado por: Diretor da Diretoria Geral de Logística (DGLOG) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para o atendimento à demanda de solicitações para realizações de serviços de remanejamentos, mudança e transportes de carga. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta RAD se aplica ao Serviço de Movimentação e Fiscalização de Materiais Permanentes (SEMOP) da Divisão de Controle de Materiais Permanentes (DICOM) do Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM) da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG), bem como provê orientações a servidores das demais unidades organizacionais (UO), passando a vigorar a partir de 29/07/ DEFINIÇÃO TERMO Fiscal do contrato Fiscalização Preposto Mudança Remanejamento Transporte de Cargas OBJETO Servidor designado, conforme definido na RAD-DGLOG Ciclo de Formação de Contratos Administrativos, para executar operacionalmente as ações de acompanhamento físico, controle e fiscalização de contratos. É o agente de campo do contrato, que desempenha o papel de representante da Administração de que trata o art. 67 da Lei Federal nº 8.666/93. Servidores e auxiliares incumbidos de verificar a conformidade do serviço prestado com os requisitos contratados, assistindo e subsidiando de informações o fiscal do contrato de acordo com art. 67 da Lei Federal nº 8666/93. Representante do contratado perante a autoridade competente da Administração, com indicação explicitada no contrato ou por meio de expediente próprio, autorizado à prática dos atos necessários ao regular cumprimento das obrigações contratuais. Remanejamento que implique em mudança de endereço da unidade organizacional. Remanejamento de mobiliário e/ou equipamento que não implique em mudança de endereço da unidade organizacional. Transporte/movimentação de equipamentos pesados diversos. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 5

2 4 REFERÊNCIAS CICLO DE ATENDIMENTO E MONITORAMENTO DE SERVIÇOS DE Lei Federal nº 8.666/ Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração pública e dá outras providências. Resolução TJ/OE/RJ nº 19/2013 Aprova a Estrutura Organizacional do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, e dá outras providências. 5 RESPONSABILIDADES FUNÇÃO Diretor do Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM) Diretor da Divisão de Controle de Materiais Permanentes (DICOM) Chefe do Serviço de Movimentação e Fiscalização de Materiais Permanentes (SEMOP) RESPONSABILIDADE Analisar os resultados da aplicação dos indicadores de desempenho; solicitar à DGLOG instauração de procedimento apuratório. Supervisionar a fiscalização do serviço; analisar o relatório de execução do serviço; promover correções em inconformidades na execução do serviço. Agendar e organizar as mudanças na UO, indicando material de embalagem e mão de obra a ser utilizada pela contratada; fiscalizar a execução do serviço; elaborar relatório de medição qualitativo e quantitativos dos registros de acompanhamento de execução contratual e indicadores de desempenho. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 Horário de atendimento: segunda à sexta-feira de 09:00 às 18:00 h. 6.2 Unidade Organizacional contata o Serviço de Movimentação e Fiscalização de Materiais Permanentes (SEMOP) para solicitar o agendamento de serviços de remanejamentos, mudanças e transportes de cargas, por telefone, fax ou corporativo. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 5

3 7 PROCEDIMENTO PARA ATENDIMENTO ÀS SOLICITAÇÕES DE REMANEJAMENTOS, MUDANÇAS E TRANSPORTE DE CARGAS 7.1 SEMOP recebe solicitação e verifica a possibilidade de atendimento no dia e hora solicitado Caso não seja possível, agenda, com o usuário, a execução dos serviços, em melhor data e horário. 7.2 SEMOP registra a solicitação e emite o Registro de Acompanhamento de Execução Contratual do Serviço de Remanejamentos, Mudanças e Transportes de Cargas (RAEC) (FRM-DGLOG ), encaminhando ao preposto para execução do serviço. 7.3 Na hipótese da UO informar a desistência da solicitação, SEMOP comunica a desistência à contratada e solicita a devolução da RAEC para fins de registro. 7.4 Quando a solicitação se referir à mudança, SEMOP orienta os responsáveis na unidade organizacional sobre os procedimentos gerais a serem observados para a boa execução da mudança. 7.5 Após a execução do serviço, a contratada recolhe as embalagens utilizadas, solicita ao responsável da UO a assinatura do RAEC, indicando o horário do término do serviço e assinalando desempenho do atendimento devolve o RAEC para o SEMOP. 7.6 SEMOP confere o RAEC e analisa a avaliação do solicitante Caso haja reclamações ou irregularidades, SEMOP as encaminha à DICOM, que oficia à contratada, solicitando adequação dos serviços Persistindo as inconformidades, DICOM informa ao DEPAM, para solicitar a instauração de procedimento apuratório, se for o caso. 7.7 Ao final de cada mês, SEMOP gera relatório de medição qualitativa e quantitativa e arquiva os RAEC. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 5

4 8 INDICADORES CICLO DE ATENDIMENTO E MONITORAMENTO DE SERVIÇOS DE NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Nível de satisfação do Usuário (NSU) Tempo Médio de Atendimento no Mês (em minutos) a Desembargadores NSU= Nº de atendimentos considerados satisfatórios (O+B) x100/ Nº total de atendimentos TMAM = Tempo de atendimento em minutos no mês / total de mudanças de gabinete no mês Mensal Mensal 9 GESTÃO DE REGISTROS 9.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir. IDENTIFICAÇÃO Registro de Acompanhamento de Execução Contratual do Serviço de Remanejamentos, Mudanças e Transportes de Cargas (RAEC) (FRM- DGLOG ) Legenda: Notas: CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO a DICOM Pasta Número *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. PROTEÇÃO Condições apropriadas RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE PRAZO DE GUARDA NA UO) 2 anos DISPOSIÇÃO DGJUR/ DEGEA*** ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGCON Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGJUR/DEGEA procedimentos da RAD-DGCON-002 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD- DGCON Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGCON -021 Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 10 ANEXO Anexo - Fluxograma do Processo de Trabalho Atendimento às Solicitações de Remanejamentos, Mudanças e Transporte de Carga. ========== Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 5

5 ANEXO - FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO ATENDIMENTO ÀS SOLICITAÇÕES DE REMANEJAMENTOS, MUDANÇAS E TRANSPORTES DE CARGA. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 5