Analisado por: Diretor do Departamento de Informações Gerenciais da Prestação Jurisdicional (DEIGE)

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1 Proposto por: Equipe do Departamento de Informações Gerenciais da Prestação Jurisdicional (DEIGE) Analisado por: Diretor do Departamento de Informações Gerenciais da Prestação Jurisdicional (DEIGE) Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para prestar informações gerenciais, elaborar parecer para criação, desinstalação, extinção e transformação das serventias judiciais de 1ª instância e apoiar as sessões da Comissão de Apoio à Qualidade (COMAQ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Departamento de Informações Gerenciais da Prestação Jurisdicional, da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEIGE), passando a vigorar a partir de 30/10/ DEFINIÇÕES TERMO Sistema de Distribuição e Controle Processual da 1ª Instância (DCP) Grupo de Sentença DEFINIÇÃO Sistema utilizado para distribuição e acompanhamento processual de Primeira Instância, também denominado Projeto Comarca. Grupo integrado por magistrados, criado pela Administração Superior do TJ para auxiliar as serventias judiciais no julgamento dos processos da Meta 2 do CNJ. Sistema de Protocolo Administrativo (PROT) Sistema informatizado de protocolo, que registra o andamento de expedientes e de processos administrativos do PJERJ. Sistema Protocolo Administrativo Eletrônico (e-prot) Sistema informatizado de protocolo, que registra o andamento de expedientes e de processos administrativos no PJERJ e a sua movimentação. 4 REFERÊNCIAS Ato Executivo Conjunto nº 107/2007 Glossário de Termos Estatísticos; Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 11

2 Ato Executivo nº 1.204/2013 Institui a Comissão de Políticas Institucionais para Eficiência Operacional e Qualidade dos Serviços Judiciais; Resolução TJ/OE nº 41/2013 estabelece medidas necessárias ao julgamento de processos para atendimento das metas prioritárias fixadas pelo Conselho Nacional de Justiça. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor do Departamento de Informações Gerenciais da Prestação Jurisdicional, da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEIGE) Diretor da Divisão de Coleta e Tratamento de Dados, da Diretoria- Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DICOL) Diretor da Divisão de Análise de Indicadores, da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DIANI) RESPONSABILIDADE Supervisionar as atividades desenvolvidas pelas Divisões. gerenciar a instrução dos processos administrativos que serão analisados pela COMAQ. participar das sessões da COMAQ. gerenciar as deliberações das sessões realizadas pela COMAQ. gerenciar a informação de produtividade dos magistrados que acumulam Juízos. fornecer dados estatísticos à Presidência do TJ. gerenciar a política de divulgação dos dados estatísticos do PJERJ. Gerenciar a coleta e tratamento de dados. Gerenciar a análise de indicadores. 6 CONDIÇÕES GERAIS Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 11

3 6.1 Os dados estatísticos são fornecidos pela Divisão de Coleta e Tratamento de Dados, da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DICOL) e analisados pela Divisão de Análise de Indicadores, da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DIANI), de acordo com a necessidade de cada solicitação. 6.2 Os dados estatísticos referentes à produtividade dos magistrados que acumulam Juízos são elaborados após o Departamento de Movimentação de Magistrados, do Gabinete da Presidência (GABPRES/DEMOV) encaminhar a lista de designações. 6.3 Os processos administrativos são movimentados pelos sistemas PROT ou e- PROT, nos quais são alimentadas as informações de localização e despachos. 6.4 As informações sobre a situação das serventias judiciais de 1ª Instância e das unidades administrativas da Corregedoria-Geral de Justiça são fornecidas pelo gabinete da DGJUR. 7 APOIAR AS SESSÕES DA COMAQ 7.1 DEIGE recebe processo administrativo para instruir com dados estatísticos ou opinar sobre matéria específica Em caso de instrução com dados estatísticos, solicita os dados à DICOL e junta aos autos Em caso de instrução com parecer sobre extinção ou criação de serventia judicial, encaminha o processo à DIANI e recebe os autos com a instrução. 7.2 Verifica se os processos administrativos que serão analisados pela COMAQ estão devidamente instruídos com os dados estatísticos respectivos ou Pareceres Em caso negativo, solicita à Divisão responsável a correta instrução. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 11

4 7.3 Participa das sessões para esclarecer eventual dúvida. 7.4 Monitora a execução das deliberações dos processos administrativos, no que couber. 8 INFORMAR DADOS ESTATÍSTICOS À PRESIDÊNCIA 8.1 O Diretor recebe da DICOL, mensalmente, as informações dos indicadores de produtividade das serventias judiciais e encaminha à Presidência. 8.2 Monitora o cumprimento das Metas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) pelos Magistrados e informa à Presidência. 9 INFORMAR DADOS DO MUTIRÃO EM JUIZADOS ESPECIAIS 9.1 DEIGE recebe da Comissão de Juizados Especiais (COJES) listagem contendo os Juízes participantes do Mutirão. 9.2 Após análise, encaminha a listagem para a DICOL e determina a extração dos dados estatísticos e do relatório de produtividade dos Magistrados. 9.3 Recebe da DICOL o relatório de produtividade, analisa para verificar a consistência dos dados Em caso de verificação de inconsistências, retorna à DICOL para correção. 9.4 Encaminha o relatório para a COJES analisar nos termos da Resolução do Conselho da Magistratura que disciplina a matéria. 10 INFORMAR A PRODUTIVIDADE DE ACUMULAÇÃO E AUXÍLIO DOS MAGISTRADOS 10.1 DEIGE recebe do DEMOV, até o 3º dia útil de cada mês, planilha com informações dos magistrados (Capital e Interior) que acumularam ou prestaram auxílio. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 11

5 10.2 Encaminha à DICOL planilha contendo a relação dos magistrados para a extração das informações de produtividade e posterior remessa à DIANI Recebe da DIANI o relatório de produtividade dos magistrados analisado e confere as informações Encaminha ao DEMOV as informações da produtividade dos magistrados, com a informação de pagamento ou não pagamento Em caso de informação negativa para pagamento do magistrado, pelo não cumprimento da produtividade mínima, DEIGE elabora parecer e encaminha à COMAQ para análise e deliberação Se for para pagamento, DEMOV recebe a informação do DEIGE, confecciona o ofício de pagamento e encaminha à Presidência para assinatura. 11 INFORMAR PRODUTIVIDADE DO GRUPO DE SENTENÇAS 11.1 No 2º dia útil de cada mês, o Diretor recebe da DICOL o relatório de produtividade dos magistrados integrantes do grupo de sentença Informa à COMAQ a produção dos magistrados integrantes do grupo, para análise de pagamento, mensalmente. 12 MONITORAR PROCESSOS ADMINISTRATIVOS 12.1 O Diretor recebe processo administrativo das Divisões: DICOL e DIANI, com análises, pareceres ou informações para conferência e prolação de despacho, no que couber Recebe processo administrativo da Corregedoria-Geral da Justiça (CGJ), Presidência e CNJ para instruir com informação de dados estatísticos. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 11

6 12.3 Encaminha os processos administrativos para os destinatários respectivos e solicita a atualização nos sistemas PROT ou e-prot. 13 PESQUISA DE SATISFAÇÃO DO USUÁRIO 13.1 O RD da DGJUR, quando solicitado pelo Diretor do DEIGE, realiza pesquisa de satisfação em relação aos serviços prestados pelo Departamento, uma vez por ano São usuários do DEIGE: a) Juízes, Secretários e gestores de unidades judiciais; b) Diretores-Gerais e de departamento de unidades executoras da Administração O RDS do DEIGE envia os formulários de Pesquisa de Satisfação do Usuário FRM-DGJUR-055 aos usuários, via , e orienta que após o preenchimento, encaminhem de volta ao DEIGE O RDS acompanha a realização da pesquisa e solicita resposta, a fim de contemplar a amostra, caso verifique a necessidade Na data final da pesquisa, o RDS contabiliza os formulários recebidos, confirma se o quantitativo de respostas é equivalente à amostra representativa, tabula os resultados e consolida os resultados no FRM-PJERJ Análise da Pesquisa de Satisfação do Usuário Os resultados da pesquisa são avaliados, após sua conclusão, pelo Diretor do departamento juntamente com o RDS, com o fim de verificar as ações gerenciais necessárias para melhoria e, se for necessário, mediante abertura de ações corretivas e ações preventivas O RDS informa aos usuários o resultado da pesquisa, bem como eventuais ações gerenciais definidas e afixa cópia do FRM-PJERJ no quadro de avisos para divulgação interna. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 11

7 13.7 Maior detalhamento sobre a pesquisa de satisfação do usuário, bem como seus registros, seguem os parâmetros estabelecidos na RAD-PJERJ-010 Medir a Percepção do Usuário. 14 INDICADOR NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Grau de satisfação dos usuários do DEIGE [ (Σ respostas (Ótimo + Bom) / Σ respostas válidas) ] X 100 Semestral 15 GESTÃO DE REGISTROS 15.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZENA- MENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Análise da Pesquisa de Satisfação 0-0-3b DEIGE Pasta Data Condições apropriadas 1 ano Eliminação na UO Pesquisa de Satisfação do Usuário 0-0-3b DEIGE Pasta Data Condições apropriadas 1 ano Eliminação na UO Legenda: Notas: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. *** DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. a) Eliminação na UO procedimentos Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais. b) DGCOM/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 16 ANEXOS Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 11

8 Anexo 1 Fluxograma do Procedimento para Apoiar as Sessões da COMAQ; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento para Informar Dados do Mutirão em Juizados Especiais; Anexo 3 Fluxograma do Procedimento para Informar a Produtividade de Acumulação e Auxílio dos Magistrados. =============== Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 11

9 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PARA APOIAR AS SESSÕES DA COMAQ Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 11

10 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PARA INFORMAR DADOS DO MUTIRÃO EM JUIZADOS ESPECIAIS Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 11

11 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PARA INFORMAR A PRODUTIVIDADE DE ACUMULAÇÃO E AUXÍLIO DOS MAGISTRADOS Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 11