Estabelecer os procedimentos para o controle e o tratamento de produto não conforme, no âmbito da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento.

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1 Proposto por: Equipe da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento (GBCON) Analisado por: Representante da Administração Superior (RD) Aprovado por: Diretor - Geral da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento (DGCON) 1 OBJETIVO Estabelecer os procedimentos para o controle e o tratamento de produto não conforme, no âmbito da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica às Unidades Organizacionais (UO) da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento. (DGCON), passando a vigorar a partir de 22/01/ DEFINIÇÕES TERMO Ação corretiva (AC) OBJETO Ação para eliminar a(s) causa(s) de uma não conformidade identificada ou outra situação indesejável. Ação preventiva (AP) Ação para eliminar a(s) causa(s) de uma não conformidade ou outra situação potencialmente indesejável. Correção Ação para eliminar não conformidade identificada. Não conformidade (NC) Não atendimento à necessidade ou expectativa que é expressa, geralmente, de forma implícita ou obrigatória. Produto Resultado de um processo de trabalho. Produto Não Conforme (PNC) Produto que porte uma ou mais não conformidades. Relatório de Ações Corretivas e Ações Preventivas (RACAP) Documento utilizado para estruturar e registrar correção, ação corretiva e ação preventiva de 25

2 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Administração Superior RD e RAS RDS Gestor da Unidade da DGCON competente para tratar a não conformidade RESPONSABILIDADE Assegurar o tratamento dos produtos não conformes; supervisionar o adequado tratamento dos PNC ou delegar ao Representante da Administração Superior (RAS); participar da emissão do RACAP; assegurar o tratamento das não conformidades identificadas pertinentes à sua unidade organizacional; realizar análise crítica dos resultados das ações implementadas e encerrar RACAP de sua respectiva unidade organizacional (UO). Supervisionar o adequado tratamento dos PNC de sua unidade, quando delegado pela Administração Superior; consolidar o preenchimento do Quadro de Produto Não Conforme de sua unidade; verificar o alinhamento das ações propostas em RACAP; emitir, controlar e acompanhar os RACAP pertinentes à sua respectiva unidade organizacional; avaliar o resultado das ações implementadas; informar à Diretoria Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN) a emissão de RACAP FRM-PJERJ , mediante envio da respectiva cópia no prazo estabelecido na RAD-PJERJ- 004; enviar à DGDIN, de acordo com prazo determinado na RAD- PJERJ-004, cópia da Planilha de Controle Mensal de RACAP de sua unidade. Supervisionar o adequado tratamento dos PNC de sua unidade, quando delegado pela Administração Superior; consolidar o preenchimento do Quadro de Produto Não Conforme de sua unidade; verificar o alinhamento das ações propostas em RACAP; participar da emissão do RACAP. Promover a correção dos problemas identificados; investigar as causas das não conformidades reais ou potenciais identificadas e propor as respectivas ações corretivas ou preventivas; avaliar, juntamente com o RD/RAS, o resultado das ações implementadas; 04 2 de 25

3 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Servidor/ Colaborador Identificar e informar não conformidades reais ou potenciais de sua unidade; registrar não conformidades observadas no Quadro de controle de Produto não conforme de sua UO. implementar, no campo de sua atuação, as correções, as ações corretivas ou ações preventivas propostas para as não conformidades pertinentes à sua unidade. 5 CONDIÇÕES GERAIS 5.1 Os requisitos estabelecidos nesta Rotina Administrativa (RAD) são aplicados de forma complementar aos requisitos fixados na RAD-UPJERJ-004 Tratamento Mediante Ações Corretivas e Ações Preventivas. 5.2 Cabe à Administração Superior zelar pelo adequado tratamento de produtos não conformes, tanto pela conscientização dos executores quanto pela implementação de controles Para tanto, a Administração Superior delega autoridade aos RD, RAS ou RDS, conforme o caso, para supervisionar o adequado tratamento dos produtos não conformes. 5.3 A ocorrência, o tratamento e a consolidação dos produtos não conforme são registrados mensalmente no FRM--01- Quadro de Controle de Produtos Não Conformes A consolidação final das ocorrências é registrada, pelos RAS e RDS, no FRM- -2 Consolidação de Produtos Não Conforme, e encaminhada ao RD/DGCON. 6 TRATAMENTO DE S OS S NA DGCON 6.1 Os produtos não conformes, bem como os limites mensais de ocorrências para abertura de RACAP são identificados no Anexo desta RAD de 25

4 6.2 O servidor que identificar produto não conforme realiza o devido registro no FRM--01- Quadro de Controle de Produtos Não Conformes, preenchendo todos os seus campos. 6.3 Os chefes de serviço encaminham o FRM--01 aos respectivos Diretores de Divisão Os Diretores de Divisão analisam os formulários encaminhados pelos chefes de serviço e consolidam os dados da Divisão no FRM Os Diretores de Divisão encaminham os formulários preenchidos ao RAS, no caso do, ou ao RDS dos demais Departamentos. 6.5 O RAS/RDS analisa os formulários e consolida os dados do Departamento no FRM O RAS/RDS dá ciência ao diretor do respectivo Departamento das ocorrências de produtos não conformes consolidadas no formulário e encaminha-o para o RD da DGCON, destacando os casos em que haverá necessidade de abertura de RACAP O RAS do providencia a abertura dos RACAP relacionados à sua unidade. 6.7 O RAS/RD remete cópia do RACAP ao Departamento de Melhoria do Desempenho da Diretoria Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/DEMED), fazendo as devidas anotações no FRM-PJERJ Planilha de Controle Mensal de RACAP, a fim de facilitar o seu acompanhamento. 6.8 O RAS/RD realiza, mensalmente, por meio do FRM-PJERJ Planilha de Controle Mensal de RACAP, o controle dos RACAP emitidos e envia cópia ao DEMED, de acordo com o prazo estabelecido na RAD-PJERJ de 25

5 6.9 Os RACAP encerrados devem constar da planilha somente até o mês subsequente ao do encerramento. 7 GESTÃO DE REGISTROS 7.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO Consolidação de Produtos Não- Conformes (FRM- -2) Planilha de Controle Mensal de RACAP (original) (FRM-PJERJ ) Quadro de Controle de Produtos Nãoconformes (FRM- -01) RACAP (original) (FRM-PJERJ ) Legenda: CÓDIGO CCD* 0-1 b UO 0-1 c GBCON e Disco rígido/ Pasta Disco rígido/ pasta 0-1 b UO Pasta 0-1 c GBCON e *CCD = Código de Classificação de. **UO = Unidade Organizacional. Pasta RESPONSÁ- VEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO Assunto e data Assunto e data Assunto e data Assunto e número de RACAP PROTEÇÃO Backup e condições apropriadas Backup e condições apropriadas Condições apropriadas Condições apropriadas RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE PRAZO DE GUARDA NA UO**) 1 ano 3 anos 1 ano 3 anos ***DGCON/ = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento. Notas: a) Eliminação na UO - procedimentos da Eliminar nas Unidades Organizacionais. DISPOSIÇÃO Eliminação na UO Eliminação na UO Eliminação na UO Eliminação b) DGCON/ procedimentos da -002 Arquivar e Desarquivar no ; na UO procedimentos da Avaliar, Selecionar e Eliminar do Arquivo Intermediário e procedimentos da -021 Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Integrante de Equipees de Aplicação de 25

6 8 ANEXO Anexo Tabela Produtos Não Conformes. ========== 04 6 de 25

7 ANEXO TABELA S S 1 Incorreção dos anexos nas mensagens eletrônicas. Por equívoco do servidor, a mensagem eletrônica é enviada com anexo incorreto ou sem o mesmo. DGCON/DECCO 5 (cinco) ocorrências em um mês. 5 (cinco) ocorrências em um mês. Estruturar o Banco do Conhecimento do PJERJ (-035) Divulgar Informações (-008) Estruturação do Conhecimento (DGCON/SEESC) Difusão (DGCON/SEDIF) 2 Publicação incorreta Publicação de matéria na Revista Interação com erro de dados. 3 (três) ou mais ocorrências em um mês Publicar a Revista Eletrônica Interação (-059) Difusão (DGCON/SEDIF) 3 Publicação incorreta Publicação de Matéria na Revista de Direito TJ-RJ com erro de dados 3 (três) ocorrências em um mês. Elaborar a Revista de Direito do TJERJ (-031) Serviço da Revista de Direito (DGCON/SERED) 04 7 de 25

8 4 Não publicação dos ementários por problemas técnicos Falha no sistema informatizado que impeça a publicação dos ementários de jurisprudência dentro do prazo estabelecido pela (duas) ocorrências em um mês. Elaborar Ementário de Jurisprudência (-029) Publicação de Jurisprudência (DGCON/SEJUR) Livro não localizado Periódico não localizado Ato Oficial não indexado Livro guardado em local incorreto e/ou etiqueta incorreta/ilegível Periódico guardado em local incorreto Não selecionar e não indexar o ato oficial constante do Manual de Seleção de Atos Oficiais para DGCON/DEGAB 10 (dez) ou mais ocorrências em um mês 5 (cinco) ou mais ocorrências em um mês 5 (cinco) ou mais ocorrências em um mês Realizar Pesquisas Bibliográficas e Legislativas (-025) Emprestar Acervo Bibliográfico e Digital (-026) Catalogar Livro, Folheto e Acervo Digital (-037) Classificar Livro, Folheto e Acervo Digital (-038) Realizar Pesquisas Bibliográficas e Legislativas (-025) Indexar e Disponibilizar Legislação (-003) Recuperação da Informação Bibliográfica (DGCON/SERIB) Catalogação e Classificação (DGCON/SECAC) Recuperação da Informação Bibliográfica (DGCON/SERIB) Indexação Legislativa 04 8 de 25

9 Indexação legislativa incorreta Cadastramento incorreto no sistema de apoio bibliográfico automatizado Douração incorreta indexação Erro nos elementos descritivos da legislação federal, estadual ou municipal Erro na digitação dos dados de identificação do material documental Erro na transcrição dos elementos bibliográficos do material encadernado para a papeleta. 5 (cinco) ou mais ocorrências em um mês 5 (cinco) ou mais ocorrências em um mês 5 (cinco) ou mais ocorrências em um mês 5 (cinco) ou mais ocorrências em um mês 2 (duas) ou mais ocorrências em um mês 10 (dez) ou mais ocorrências. Catalogar Livro, Folheto e Acervo Digital (-037) Classificar Livro, Folheto e Acervo Digital (-038) Analisar Artigos de Periódicos (-039) Indexar e Disponibilizar Legislação (-003) Controlar e Registrar Material Bibliográfico Conservar e Encadernar Livros, Folhetos e Periódicos (-040) (DGCON/SEIND) Catalogação e Classificação (DGCON/SECAC) Análise de Periódicos (DGCON/SEAPE) Indexação Legislativa (DGCON/SEIND) Controle e Registro (DGCON/SEGIS) Divisão de Processamento Técnico e Conservação (DGCON/DITEC) 04 9 de 25

10 Especificação de material bibliográfico inconsistente Instrução inadequada para assinatura de periódicos Inconsistência do registro no material bibliográfico Ausência ou incorreções de dados na especificação do material bibliográfico para aquisição. Remessa de expediente, com falta de Documentação/informação ou com validade vencida, para aquisição de assinatura de periódico. Ausência ou incorreções de dados de registro no material bibliográfico. 03 ou mais ocorrências mês. 02 ou mais ocorrências mês. 05 ou mais ocorrências mês Selecionar e Receber Livros Adquiridos por Compra (-007) Selecionar e Adquirir Publicação Periódica (-028) Controlar e Registrar Material Bibliográfico Aquisição (DGCON/SEQUI) Aquisição (DGCON/SEQUI) Controle e Registro (DGCON/SEGIS) Imagens digitalizadas com defeito Pesquisa não atendida no prazo. Imagem digitalizada que não abre no computador ou com qualidade ruim. Pesquisa não atendida em até 15 dias úteis. DGCON/DEGEM 03 (três) ou mais ocorrências em um mês 5 (cinco) ou mais ocorrências em um mês Digitalizar Históricos Realizar Pesquisa Histórica Gestão dos Acervos Documentais (DGCON/SEGAD) Pesquisa Histórica (DGCON/SEPEH) 16 Solicitação de desarquivament o errada Solicitação de desarquivamento de documento que não foi o pedido pelo pesquisador 03 (três) ou mais Atender Pesquisador Gestão dos Acervos Documentais de 25

11 (DGCON/SEGAD) DGCON/ 20 (vinte) ou mais Coletar e Entregar (-010) Coleta e Entrega de (DGCON/SECOD) 17 Caixa-arquivo danificada Caixa cujo estado compromete a integridade do conteúdo arquivado. 30 (trinta) ou mais 30 (trinta) ou mais Cadastrar Acervo Arquivístico (-012) Movimentar no (-013) Organização e Cadastramento do (DGCON/SECAD) Movimentação de (DGCON/SEMOV) 20 (vinte) ou mais Movimentar no (-013) 15 (quinze) ou mais Movimentar no (-013) de 25

12 18 19 Caixa-arquivo não localizada Descarte indevido Caixa não localizada na posição indicada pelo sistema ARQGER Eliminação indevida de documentos 01 (uma) ou mais 01 (uma) ou mais 01 (uma) ou mais Cadastrar Acervo Arquivístico (-012) Movimentar no (-013) Movimentar no (-013) Movimentar no (-013) Avaliar, Selecionar e Eliminar do Arquivo Intermediário (-017) Organização e Cadastramento do (DGCON/SECAD) Movimentação de (DGCON/SEMOV) Avaliação, Seleção de 25

13 e Descarte (DGCON/SESED) 20 Documento não localizado Documento não localizado na posição indicada pelo sistema ARQGER Expedir no (-057) Movimentação de (DGCON/SEMOV) 21 Remessa de documentos incompletos Enviar documentos faltando volume (s) ou apenso (s) para a UO. Expedir no (-057) Movimentação de (DGCON/SEMOV) de 25

14 Remessa indevida de documentos Informação não prestada Solicitação de Desarquivament o da 2ª Instância não cadastrado Pedido de desarquivament o não atendido no prazo de dez dias úteis Envio de documentos que não os solicitados para UO, ou para UO diversa da que solicitou o desarquivamento. Informação solicitada pela UO não respondida em 15 dias. Solicitação de desarquivamento emitido no sistema JUD não cadastrado no sistema. Solicitações de desarquivamentos não localizados e não atendidas pelo SEMOV encaminhados ao SECAT para pesquisa 26 Código incorreto Digitar na etiqueta de 10 (dez) ou mais 10 (dez) ou mais 20 (vinte) ou mais Expedir no (-057) Prestar Atendimento aos Usuários (-014) Prestar Atendimento aos Usuários (-014) Prestar Atendimento aos Usuários (-014) Cadastrar Acervo Arquivístico Movimentação de (DGCON/SEMOV) Serviço Central de Atendimento (DGCON/SECAT) Serviço Central de Atendimento (DGCON/SECAT) Serviço Central de Atendimento (DGCON/SECAT) de 25

15 do órgão identificação órgão diferente do informado no ARQGER (-012) Organização e Cadastramento do (DGCON/SECAD) 27 Número do maço incorreto Digitar na etiqueta de identificação nº do maço diferente do informado no ARQGER. 20 (vinte) ou mais Cadastrar Acervo Arquivístico (-012) Organização e Cadastramento do (DGCON/SECAD) 28 Associação de caixa incorreta Associar a quantidade incorreta de etiquetas de caixa à caixa 10 (dez) ou mais Cadastrar Acervo Arquivístico Organização e de 25

16 29 Documento cadastrado incorretamente Recall no sistema ARQGER. (-012) Cadastramento do Cadastrar documento com o código da unidade organizacional, maço, partes ou número diferentes do informado no documento. 15 (quinze) ou mais 10 (dez) ou mais Cadastrar Acervo Arquivístico (-012) (DGCON/SECAD) Organização e Cadastramento do (DGCON/SECAD) 10 (dez) ou mais de 25

17 15 (quinze) ou mais 15 (quinze) ou mais Avaliar, Selecionar e Eliminar do Arquivo Intermediário (-017) Avaliação, Seleção e Descarte (DGCON/SESED) Gestão de Acervos Arquivísticos Permanentes (DGCON/SEGAP) 10 (dez) ou mais Organização e Cadastramento do (DGCON/SECAD) 30 Documento não cadastrado Não cadastrar o documento contido na caixa-arquivo, ou do documento eliminado. Cadastrar Acervo Arquivístico (-012) 15 (quinze) ou mais Gestão de Acervos de 25

18 31 32 Recebimento indevido Indexação incorreta de caixa-arquivo Receber caixa-arquivo com inconsistência na movimentação processual Digitar a numeração errada da caixa-arquivo (maço) no sistema ARQGER. 10 (dez) ou mais Receber para Arquivamento (-011) Receber para Arquivamento (-011) Arquivísticos Permanentes (DGCON/SEGAP) Recepção de (DGCON/SERDO) Recepção de (DGCON/SERDO) de 25

19 33 34 Conferência incorreta Entrega incorreta de documentos 35 Coleta incorreta 36 Coleta não atendida Confirmar o recebimento do documento não contido no pedido de arquivamento. Não entregar o documento da UO solicitante. Coletar caixa-arquivo em desacordo com a RAD Não realizar a coleta planejada ou agendada Receber para Arquivamento (-011) Coletar e Entregar (-010) Coletar e Entregar (-010) Coletar e Entregar (-010) Recepção de (DGCON/SERDO) Coleta e Entrega de (DGCON/SECOD) Coleta e Entrega de (DGCON/SECOD) Coleta e Entrega de (DGCON/SECOD) 37 Documento Documento encaminhado e não Expedir no Coleta de 25

20 extraviado recebido pela UO. (-057) e Entrega de (DGCON/SECOD) Movimentação de (DGCON/SEMOV) 38 Desarquivament o incorreto Desarquivar documentos de forma incorreta no sistema ARQGER. Expedir no (-057) Movimentação de (DGCON/SEMOV) de 25

21 39 Documento enviado sem Guia de Desarquivament o Encaminhar documento para UO sem a guia de desarquivamento. Expedir no (-057) Movimentação de (DGCON/SEMOV) 40 Pedido de desarquivament o não lançado no sistema ARQGER Receber o pedido de desarquivamento da UO e não realizar o registro no sistema ARQGER. Expedir no (-057) Movimentação de (DGCON/SEMOV) de 25

22 41 Caixa-arquivo não vinculada no sistema ARQGER Não realizar a vinculação da etiqueta de caixa com a etiqueta de localização no sistema ARQGER Movimentar no (-013) Movimentação de (DGCON/SEMOV) Movimentação de (DGCON/SEMOV) 42 Condensação incorreta Realizar a transferência errada do conteúdo entre as caixasarquivo Movimentar no (-013) 43 Caixa-arquivo Caixas-arquivo sem etiqueta de Movimentar no de 25

23 sem identificação caixa ou de localização nos centros de informação. (-013) Movimentação de (DGCON/SEMOV) Atualização do CCD / TTD não autorizada Documento encaminhado indevidamente para eliminação Documento recadastrado com erro na alteração dos dados Digitação incorreta de Realizar a atualização do CCD / TTD não autorizada pela COPAD. Encaminhar para a eliminação documento com prazo de guarda e/ou destinação final diferente daquele indicado pela TTD. Realizar o recadastramento de documento com alterações de dados, digitadas e conferidas erroneamente Realizar o cadastramento de dados incorretos na TTD. 01 (uma) ou mais Gerir os Instrumentos Arquivísticos (-019) Avaliar, Selecionar e Eliminar do Arquivo Intermediário (-017) Avaliar, Selecionar e Eliminar do Arquivo Intermediário (-017) Gerir os Instrumentos Gestão de Instrumentos Arquivísticos (DGCON/SEGIA) Avaliação, Seleção e Descarte (DGCON/SESED) Avaliação, Seleção e Descarte (DGCON/SESED) Gestão de 25

24 dados na TTD Arquivísticos (-019) de Instrumentos Arquivísticos (DGCON/SEGIA) 48 RAD não atendida no prazo Realizar a devolução das RAD, com os documentos revisados, em até 3 dias úteis Revisar a Tabela de Gestão de Registros das Rotinas Administrativas do PJERJ (-018) Apoio aos Arquivos Correntes (DGCON/SEACO) 49 Assessoramento técnico solicitado e não atendido Não realizar o assessoramento técnico solicitado no período de 12 meses. Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais (-009) Apoio aos Arquivos Correntes (DGCON/SEACO) 50 Folha grampeada Folha ou capa de autuação de processo judicial que apresente grampo ou similares afixados 250 (Duzentos e cinquenta) ou mais Digitalizar no Dgitalização de (DGCON/SEDIG) Erro de preenchimento de Certidão Processo sem certidão Certidão de Condições de Processo sem os campos preenchidos corretamente, rasurados ou ilegíveis Constatar nas fases da digitalização de documentos processos sem a certidão de condições do processo anexada ou digitalizada 40 (Quarenta) ou mais 40 (Quarenta) ou mais Digitalizar no Digitalizar no Dgitalização de (DGCON/SEDIG) Dgitalização de (DGCON/SEDIG) de 25

25 53 Imagem inadequada Imagem que apresente seu conteúdo sobreposto, ilegível, desalinhada, riscada ou repetida 250 (Duzentos e cinquenta) ou mais Digitalizar no Dgitalização de (DGCON/SEDIG) 54 Processo desorganizado Processo com sua numeração sequencial desordenada 40 (Quarenta) ou mais Digitalizar no Dgitalização de (DGCON/SEDIG) 55 Imagem desorganizada Imagem com sua numeração sequencial desordenada em relação ao processo físico 40 (Quarenta) ou mais Digitalizar no Dgitalização de (DGCON/SEDIG) 56 Processo não incluído na caixa-arquivo Processo desarquivado porém não incluído na caixa-arquivo 20 (Vinte) ou mais Digitalizar no Dgitalização de (DGCON/SEDIG) 57 Reclamação Recebida 58 Outros Reclamações de usuários recebidas por , telefone ou ofício Todo e qualquer produto não - conforme evidenciado não constante na presente relação 25 (Vinte e cinco) ou mais Conforme decisão do RAS/RDS Prestar Atendimento aos Usuários Ocorrência genérica Serviço da Central de Atendimento (DGCON/SECAT) UO da DGCON de 25