ASSESSORAR O DIRETOR-GERAL. Coordenar as atividades necessárias para apoiar o Diretor-Geral.

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1 Proposto por: Gabinete do Diretor-Geral da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro () ASSESSORAR O DIRETOR-GERAL Analisado por: Assessora da Assessoria de Gestão Estratégica (ASGET) Aprovado por: Secretária da Secretaria-Geral de Ensino (SECGE) 1 OBJETIVO Coordenar as atividades necessárias para apoiar o Diretor-Geral. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Gabinete do Diretor-Geral da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/), e passará a vigorar a partir de: 28/08/ REFERÊNCIAS Manual de Elaboração de Atos Formais de Gestão Administrativa do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Assessor do Diretor-Geral da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ) Secretários RESPONSABILIDADE Coordenar todas as atividades desenvolvidas pelo ; analisar as correspondências recebidas; coordenar eventos; prestar apoio às reuniões do Conselho Consultivo. Administrar a comunicação do Gabinete; executar as atividades de apoio logístico à coordenação de eventos e ao expediente do Gabinete; organizar e manter atualizada a agenda do Diretor-Geral. 5 COORDENAR A AGENDA DO DIRETOR-GERAL 5.1 Recebe os convites e as solicitações de agenda encaminhados ao Gabinete e os apresenta ao Diretor-Geral para a aprovação dos compromissos que podem ser assumidos de 16

2 5.1.1 Envia agradecimento para os convites que não forem atendidos. 5.2 Registra na agenda os compromissos selecionados e encaminha para o Diretor-Geral. (FRM--01 Agenda do Diretor-Geral). 6 GERENCIAR A COMUNICAÇÃO CAÇÃO 6.1 Recebe os expedientes encaminhados ao Efetua a triagem das correspondências, selecionando as dirigidas ao Diretor-Geral e aos diversos órgãos e departamentos da EMERJ Despacha os expedientes recebidos com a assessora, que analisa o conteúdo das correspondências e decide as que serão encaminhadas ao Diretor-Geral, as que serão respondidas pelo e as que serão arquivadas Descarta as correspondências que contêm propaganda ou pedidos e convites sem pertinência Redige, com o apoio do Serviço de Revisão de Textos da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SERET), expedientes, ofícios, convites, cartões de confraternização e mensagens eletrônicas e os encaminha devidamente, com a finalidade de gerenciar e garantir o fluxo das informações Analisa outros tipos de expedientes e encaminha ao Diário da Justiça Eletrônico do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (DJERJ) as publicações pertinentes às atividades da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro vinculadas ao. 7 COORDENAR EVENTOS DA EMERJ 7.1 Apoia a realização de seminários e palestras de 16

3 7.2 Encaminha propostas de eventos/programação ao Diretor-Geral para análise. Aprovada ou não a proposta, comunica ao solicitante. Em caso de aprovação, providencia a realização do evento. 7.3 Providencia a reserva, mediante o preenchimento do Formulário de Reserva dos Auditórios e Salas da EMERJ (FRM-EMERJ ), nos auditórios Antonio Carlos Amorim, Des. Nelson Ribeiro Alves, Des. Paulo Roberto Leite Ventura e Des. Joaquim Antonio de Vizeu Penalva Santos. 7.4 Convida, de acordo com a necessidade do evento: palestrantes, debatedores e professores Cadastra o evento no Sistema de Controle de Eventos (SIEM-Eventos) Solicita à Divisão de Publicações da Escola da Magistratura (EMERJ/DIPUB), mediante o preenchimento do Formulário de Solicitação de Serviços (FRM- EMERJ ), a confecção de cartazes para a divulgação dos eventos e certificados para os palestrantes e debatedores e encaminha ao Departamento de Tecnologia de Informação e Comunicação da Escola da Magistratura (EMERJ/DETEC) os respectivos cartazes junto com o Formulário de Solicitação de Conteúdo para Site (FRM-EMERJ ), para divulgação e inscrições dos participantes no site. 7.5 Convida, sempre que necessário: autoridades da Administração Superior, Desembargadores, Juízes, Funcionários do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ) e Escolas conveniadas Convida, por ofício, quando necessário, as autoridades: Procurador-Geral do Estado, Procurador-Geral de Justiça, Defensor-Geral da Defensoria Pública, Presidente do TCE/RJ, Presidente da OAB/RJ, Procurador-Geral do Município e Presidente do TCM/RJ Solicita às autoridades citadas nos item a autorização para a divulgação do evento de 16

4 7.5.3 Solicita, por memorando, à Escola de Administração Judiciária da Diretoria- Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/ESAJ) sejam atribuídas horas aos serventuários que participarem do evento Solicita, por , à Ordem dos Advogados do Brasil (OAB/RJ) sejam atribuídas horas aos estagiários que participarem do evento Solicita, pelo Formulário de Solicitação de Serviço (FRM-EMERJ ), ao Departamento de Administração da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/DEADM), a contratação de tradutor, quando necessário, para realização de evento Providencia, por meio do Serviço de Alimentação da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEALI), coffee break e coquetel oferecidos pela EMERJ; Tratando-se de serviço mais elaborado, feitas as cotações, o envia a solicitação de serviço ao DEADM, pelo Formulário de Solicitação de Serviço (FRM-EMERJ ), com as propostas dos fornecedores, Mapa Comparativo do Pedido de Cotação e avaliações do Sistema de Logística da EMERJ (SISLOGEM), bem como as certidões negativas válidas: CND, FGTS e CNDT dos fornecedores Providencia almoço ou jantar oferecido pela EMERJ, caso em que serão disponibilizados cartões para o controle dos usuários O setor solicitante, no dia do almoço ou jantar, informa ao Gabinete o nome da autoridade em que será feita a reserva e o número de pessoas que irão almoçar O informa ao setor solicitante quais estabelecimentos estão aptos a prestar o serviço de almoço ou janta e envia ao DEADM a solicitação de serviço pelo Formulário de Solicitação de Serviço (FRM- EMERJ ), com as certidões negativas válidas: CND, FGTS e CNDT do Fornecedor 22 4 de 16

5 7.5.8 Em caso de participação de palestrantes/autoridades de outro estado ou país, o setor solicitante envia o nome do palestrante/autoridade para o, via emerjeventos@tjrj.jus.br, pelo Formulário de Solicitação de Passagem/Hospedagem/Traslado (FRM--08), no prazo de até 10 dias úteis antecedentes ao evento O encaminha o formulário para o Diretor-Geral analisar e aprovar a solicitação Caso seja deferida, o faz contato com o palestrante/autoridade, para prosseguir aos itens requeridos Solicita reserva e posterior emissão de passagens à (agência de turismo) fornecedora oficial das passagens da EMERJ Recebidas as passagens, encaminha as mesmas ao palestrante/autoridade por Quando necessário, devidamente concluídas as cotações, o com um prazo máximo de 3 dias uteis envia ao DEADM a solicitação de hospedagem com as propostas dos fornecedores, Mapa Comparativo do Pedido de Cotação e avaliações do SISLOGEM, bem como as certidões negativas válidas: CND, FGTS e CNDT dos fornecedores. O solicita a reserva de hospedagem ao hotel vencedor de cotação realizada para este fim e recebe a confirmação da reserva Encaminha as informações da hospedagem ao palestrante/autoridade, a saber: nome, endereço, telefone e site do hotel; código da reserva de hospedagem, tipo de apartamento, período da hospedagem e tipo de pensão O recebe do DEADM o processo de Comprovação de Adiantamento para providenciar atestados nas Notas Fiscais e avaliar recebimento no SISLOGEM, devolvendo após ao DEADM com prazo máximo de 10 dias uteis de 16

6 Solicita transporte ao Departamento de Transportes da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DETRA) através do FRM-DGLOG Solicitação de transporte, carro com motorista do PJERJ para atender a palestrantes e autoridades, participantes dos seminários e eventos realizados pela EMERJ Confirma a presença das autoridades convidadas Elabora o roteiro do evento, sempre que necessário, a ser utilizado pelo presidente de mesa Recepciona os palestrantes, debatedores, participantes e autoridades presentes aos eventos promovidos pelo Compõe as mesas de trabalho, coordena e disponibiliza ao coordenador do evento cartões com as informações de limite de tempo (5 minutos, 10 minutos e tempo esgotado) para controle do horário de cada palestrante Solicita comunicação do Departamento de Tecnologia de Informação e Comunicação (DETEC) da Secretaria-Geral de Ensino (SECGE), sobre a apuração da frequência e encaminha para a ESAJ, informando que o relatório de presença dos participantes no evento está liberado para consulta. 7.6 Outras atividades referentes a eventos da EMERJ são também executadas pelo : Organizar as solenidades de encerramento do Curso de Especialização em Direito para a Carreira da Magistratura e inauguração de retratos de ex- Diretores-Gerais e Professores Eméritos Providenciar local e solicitar ao Departamento de Administração ornamentação e música para a realização de almoço ou jantar a ser promovido pela EMERJ, quando o evento requisitar Recepcionar as autoridades que visitam a EMERJ de 16

7 7.6.4 Apoiar os eventos, internos e externos, que a EMERJ realiza em parceria com outras entidades. 7.7 Quando o Diretor-Geral representar a EMERJ em eventos fora da cidade do Rio de Janeiro, o providencia a compra das passagens em agência de turismo e quando necessário, devidamente concluídas as cotações, o envia ao DEADM a solicitação de hospedagem com as propostas dos fornecedores, Mapa Comparativo do Pedido de Cotação e avaliações do SISLOGEM, bem como as certidões negativas válidas: CND, FGTS e CNDT dos fornecedores. Acompanha, junto à coordenação dos eventos, as providências de recepção, traslado e check in em hotel, a fim de garantir o êxito da viagem. 7.8 O elabora o Relatório Anual dos eventos. 8 COORDENAR AGENDAMENTO DOS AUDITÓRIOS 8.1 Recebe a solicitação de reserva do auditório e verifica a disponibilidade de data. 8.2 Envia, por , o Formulário de Reserva dos Auditórios e Salas da EMERJ (FRM--06) ao solicitante, para preenchimento. 8.3 Encaminha o formulário FRM--06 para aprovação do Diretor-Geral. 8.4 Informa o deferimento ou indeferimento do pedido ao solicitante. 8.5 Em caso de evento com ônus para a Escola, aguarda a confirmação do pagamento pela Divisão de Finanças (DIFIN) para a realização do evento. 8.6 Envia o pedido aos setores internos da EMERJ - Secretaria-Geral de Ensino (SECGE), Divisão de Apoio Logístico (DILOG), Departamento de Tecnologia de Informação e Comunicação (DETEC) e Departamento de Administração (DEADM), com os dados informados pelo solicitante de 16

8 8.7 Elabora a Agenda Semanal de Eventos dos Auditórios (FRM--04) e divulga aos setores da EMERJ e aos departamentos do Tribunal de Justiça abaixo relacionados: a) Diretoria-Geral de Logística (DGLOG); b) Divisão de Administração do Foro Central da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DIFOR); c) Diretoria-Geral de Engenharia (DGENG); d) Diretoria-Geral de Segurança Institucional (DGSEI); e) Departamento de Infraestrutura Operacional da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DEIOP); f) Departamento de Segurança Patrimonial da Diretoria-Geral de Segurança Institucional (DGSEI/DESEP); g) Divisão de Prevenção e Combate a Incêndio da Diretoria-Geral de Segurança Institucional (DGSEI/DICIN). 8.8 Ao fim de cada período compreendido pela Agenda Semanal de Eventos dos Auditórios, imprime cópia atualizada do formulário (FRM--04), colhe as assinaturas da Secretária-Geral de Ensino, da Diretora do Departamento de Administração e da Assessora do Diretor-Geral. Após, arquiva. 9 APROVAÇÃO DE MÍDIAS E DIVULGAÇÃO 9.1 Recebe o Informativo Semanal produzido pelo Departamento de Tecnologia de Informação e Comunicação (DETEC) e encaminha ao Diretor-Geral para aprovação. Procede posteriormente à divulgação, por , para os órgãos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro. 9.2 O Diretor-Geral aprova as mídias recebidas para divulgação no site da EMERJ. Após o conteúdo aprovado, encaminha ao Departamento de 22 8 de 16

9 Tecnologia de Informação e Comunicação (DETEC) os referidos arquivos, por , juntamente com o formulário de Solicitação de Conteúdo para Site (FRM-EMERJ ). 10 OUTRAS ATIVIDADES 10.1 Apoia as reuniões do Conselho Consultivo da Escola da Magistratura (EMERJ/COMERJ), convidando os membros do COMERJ; providencia assinatura do Diretor-Geral e dos participantes e arquiva a ata no livro O é responsável, nas reuniões do Diretor-Geral, por convidar os Diretores de Departamentos e demais funcionários com os quais o Diretor- Geral necessite reunir-se. 11 GESTÃO DE REGISTROS 11.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela unidade organizacional e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZENA- MENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Agenda do Diretor- Geral (FRM-EMERJ ) 0-0-2a Pasta Data 1 ano Eliminação na UO Cópia da Correspondência expedida (Ofício) j Eletrônico Número / Assunto Backup e condições 1 ano Eliminação na UO Ato Regimental a Pasta Número /Assunto 1 ano DGCOM/ DEGEA*** Portarias a Pasta Número /Assunto 1 ano DGCOM/ DEGEA Cópia da correspondência expedida (Memorando) j Pasta Número /Assunto 1 ano Eliminação na UO Cópia da correspondência expedida (Ofício Circular) j Eletrônico Número /Assunto 1 ano Eliminação na UO 22 9 de 16

10 IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZENA- MENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Agenda Semanal de Eventos dos Auditórios (FRM- -04) 0-0-2a Pasta Data 1 ano Eliminação na UO Relatório Anual de Eventos 0-0-3c Pasta Data 2 anos DGCOM/ DEGEA Formulário de Reserva dos Auditórios e Salas da EMERJ (FRM-EMERJ ) a Pasta Data 2 anos DGCOM/ DEGEA Formulário de Solicitação de Passagem / Hospedagem / Traslado (FRM--08) Pasta Data 2 anos Eliminação na UO Livro de Atas do Conselho Consultivo 0-1-1a Livro Data 3 anos DGCOM/ DEGEA Legenda: Notas: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. *** DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. a) Eliminação na UO procedimentos Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais. b) DGCOM/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 12 ANEXOS Anexo 1 - Fluxograma do procedimento Coordenar a Agenda do Diretor- Geral; Anexo 2 - Fluxograma do procedimento Gerenciar a Comunicação; Anexo 3 - Fluxograma do procedimento Coordenar Eventos da EMERJ; de 16

11 Anexo 4 - Fluxograma do procedimento Coordenar Agendamento dos Auditórios; Anexo 5 Fluxograma do procedimento de Aprovação de Mídias e Divulgação de 16

12 ANEXO 1 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO COORDENAR A AGENDA DO DIRETOR-GERAL de 16

13 ANEXO 2 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO GERENCIAR A COMUNICAÇÃO de 16

14 ANEXO 3 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO COORDENAR EVENTOS DA EMERJ de 16

15 ANEXO 4 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO COORDENAR AGENDAMENTO DOS AUDITÓRIOS de 16

16 ANEXO 5 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO O DE APROVAÇÃO DE MÍDIAS E DIVULGAÇÃO de 16