1 UNIVERSIDADE PAULISTA SEPI SISTEMA DE ENSINO PRESENCIAL INTERATIVO WILSON NADIM FILHO Projeto Integrado Multidisciplinar I São Paulo 2007
2 Wilson Nadim Filho Projeto Integrado Multidisciplinar I SEPI 2007
3 WILSON NADIM FILHO Projeto Integrado Multidisciplinar I Projeto Integrado Multidisciplinar entregue a Universidade Paulista- SEPI no curso de Tecnologia em Gestão de Sistemas de Informação. São Paulo 2007
4 Wilson Nadim Filho Projeto Integrado Multidisciplinar I Trabalho apresentada à Universidade Paulista UNIP-SEPI, como parte dos requisitos necessários à conclusao do semestre. Área de Concentração: Economia e Mercado,Matemática Aplicada e Estrutura de Sistemas de Informação. Banca Examinadora Presidente Prof. Dr. Instituição: Assinatura: Prof. Dr. Instituição: Assinatura: Prof. Dr. Instituição: Assinatura: Prof. Dr. Instituição: Assinatura: Aprovada em: / /
5 Dedico aos meus pais, Wilson e Fatima, que incondicionalmente não mediram esforços para a minha formação, sempre me incentivando a estudar e correr atrás dos meus ideais.
6 AGRADECIMENTOS Ao meu tio e Jose Arruda Santos por permitir realizar esse trabalho dentro de sua empresa. As minhas tias Rita e Sandra que demonstraram muita paciência ao explicar detalhadamente as rotinas administrativas da empresa. Ao meu filho,que mesmo estando longe,sempre penso nele.
7 Marketing e meramente uma forma civilizada de guerra,em que a maioria das batalhas e vencidas com palavras,idéias e pensamentos disciplinados Albert W Embry
8 RESUMO O objetivo deste projeto foi selecionar uma empresa no mercado e aplicar os conhecimentos adquiridos nas aulas na pratica.as disciplinas contempladas foram Economia e Mercado: que consistiu em avaliar a empresa no enfoque micro e macroeconômico,bem como classificar seus bens e os fatores de produção.matemática Aplicada: que consistiu em analisar um case que foi de suma importância para o crescimento econômico da organização e na capacitação do diretor nas funções básicas da HP12C.E por fim Estrutura de Sistemas de Informação,onde foi feito um estudo detalhado do fluxo de sistemas de informação da empresa,fazendo o levantamento dos pontos positivos e negativos.
9 SUMÁRIO Capa... 01 Lombada... 02 Folha de Rosto... 03 Ficha de Avaliação... 04 Dedicatória... 05 Agradecimento... 06 Epigrafe... 07 Resumo... 08 Introdução... 10 1. Matemática Aplicada... 11 1.1 Analise de Investimentos 11... 11 1.2 Financiamento 12...12 2. Economia e Mercados 13...13 2.1 A Empresa situada no mercado global 13...13 2.2 Mercado de Assentos Sanitários 14... 14 2.3 A classificação dos Bens da empresa 14...14 2.3.1 Bens Intermediários 14... 14 2.3.2 Bens de Capital 14... 14 2.3.3 Bens Finais 14...14 2.4 Case: A lei dos rendimentos decrescentes na pratica. 14...14 2.5 Perspectivas a Longo Prazo 15... 15 3. Estrutura de Sistemas de Informação 15... 15 3.1 Infra Estrutura Tecnológica e classificação do Sistema de Informação. 15 3.2 Planejamento e Projeto de Implantação da Infra Estrutura de Dados...15 3.3 Aplicaçao da teoria de Gestao do Conhecimento 18... 18 3.4 Benchmarking 18... 18 3.5 ERP e CRM 19...19 Conclusao 20... 20 Glossario 22... 22
Introdução Foi analisado minuciosamente juntamente com o diretor executivo da empresa, Sr. Jose Arruda Santos 3 aspectos de suma importância para uma organização: econômico,financeiro e tecnológico. Durante nossas reuniões fui informado por ele que a empresa esta passando por um problema no que diz respeito a controle de informações gerenciais.as informações gerenciais da empresa estao concentradas apenas em duas pessoas,que são as assistentes administrativas.muitas vezes a informação não chega com clareza a ele pelo fato de a empresa não possuir um ERP. O gerenciamento e feito com planilhas do Excel separadamente, o que torna mais vulnerável a erros. Outra questão e o planejamento a curto e longo prazo. O próprio Diretor confessou que não possui conhecimento de Matemática Financeira o que dificulta um pouco nas tomadas de decisões de investimento. Diante a esses dois problemas foquei o objetivo em gerar resultado para empresa tanto a curto como a longo prazo.
1. Matemática Aplicada 1.1 Analise de Investimentos Na primeira reunião nos discutimos a respeito de retorno de investimentos.a empresa tem parte da sua linha de produção própria e parte terceirizada. Para chegar a decisão de deixar de terceirizar parte do processo produtivo, o diretor levou em conta alguns fatores. Por exemplo, a marcenaria antes era terceirizada:todo corte de madeira,moldes,desenhos e projetos eram feitos por uma marcenaria especializada, hoje esse processo e realizado dentro da empresa. Os principais aspectos para essa tomada de decisão foram: Aumento do preço do fornecedor, Falta de comprometimento; Atrasos de pedidos; Clientes insatisfeitos; Falta de conformidade; Diminuição da margem de lucro; Devido a esses problemas,o diretor decidiu contratar um consultor do SEBRAE que através de cálculos apresentou que ao montar uma marcenaria a principio teria um custo alto pois deveria contratar mais funcionários,aumentar a instalação predial.alem disso os custos de energia,manutenção corretiva e preventiva iam crescer significativamente. Também foi levado em conta os fatores positivos como: maior eficiência,controle de qualidade rigoroso, pedidos atendidos prontamente,ampliação do ativo fixo da empresa, entre outros. O consultor fez um calculo utilizando como base a matemática financeira, para a aquisição do equipamento e a função de primeiro grau para calcular o retorno do investimento. Conclusão: Se fosse montado a marcenaria de acordo com o planejado e as vendas permanecerem crescente como nos últimos meses, o retorno do investimento
seria no prazo de 20 meses. Segue abaixo uma das ferramentas utilizadas para a tomada da decisão. Volume de Vendas Souza Flex 2003 Mês Volume de Venda (R$) janeiro 45.321,87 fevereiro 46.887,90 março 47.553,65 abril 50.731,44 maio 52.321,66 junho 55.388,44 julho 53.007,21 agosto 53.345,85 setembro 54.221,32 outubro 54.111,21 novembro 54.544,01 dezembro 55.334,87 Fonte: Diretoria Executiva SouzaFlex 60.000,00 50.000,00 40.000,00 30.000,00 Seqüência1 20.000,00 10.000,00 - janeiro março maio julho setembro novembro Hoje,passado 3 anos e 2 meses depois da tomada desta decisão, o diretor afirma que foi a decisão mais importante que tomou e a que trouxe maior retorno para a empresa. O retorno do investimento foi em apenas 13 meses. As vendas permaneceram subindo ao longo do ano de 2004 o que justifica o retorno tão rápido. 1.2 Financiamento Como a empresa vem crescendo muito nos últimos anos em função de seu produto diferenciado e competitivo, o diretor necessita ampliar o capital investindo em bens intermediários e duráveis.
No começo de 2007, foi adquirido veiculo para fazer entregas para os clientes localizados na cidade de São Paulo. O bem a vista custava 55.600,00. Na aquisição foi dada uma entrada de 10.000,00 e financiado o restante em 36 parcelas de R$ 2.088,65.Questionei a ele sobre o quanto era a taxa de juros, e fique surpreso que ele disse que não sabia qual era.então,realizamos um calculo na HP12C para verificar de quanto era taxa. O calculo acusou uma taxa de 3% a.m que esta acima da que e praticada no mercado de financiamento de veiculo. Informei a ele que se ele tivesse financiado a uma taxa de 2 %(mais comum na compra de veiculo) a prestação seria de R$ 1.789,02, que daria uma receita de R$ 299,63 em caixa a mais por mês. Foi dado a ele um treinamento basico sobre as principais funções da HP12C,de forma que,ao se deparar a uma situação similar a essa,ele terá a ferramenta e o conhecimento necessário para avaliar a oportunidade Com essa analise ele ficou surpreso e chegou a conclusão de como e importante a aplicação da matemática financeira. Se falarmos na variação de 1 ou 2 % achamos insignificante, mas no caso analisado vimos que faz uma grande diferença. A quantia de R$ 299,63 a mais no caixa faria uma grande diferença. Ele poderia usar esse dinheiro para dar um aumento de salário aos funcionários, ou então abastecer a empresa com alimento para um cha da tarde para motivar os funcionários. Conclui-se com a analise destes casos que a matemática e uma ferramenta de gestão indispensável para qual organização,principalmente a matemática financeira, que devido a falta de conhecimento da população em geral,os bancos e financiadores lucram absurdamente. 2. Economia e Mercados 2.1 A Empresa situada no mercado global O grande diferencial da Souza Flex em relação aos seus concorrentes e o design inovador e a forma de produção,que boa parte dela e artesanal. A linha de assentos Laqueados e almofadados foi inspirada em uma tendência européia.
Segundo o diretor,essa linha de assento não e muito difundida aqui no Brasil, por se tratar de um produto de alto padrão, focando a classe alta.grande parte destes assentos vem da Europa,ou então,produzidas pelos próprios designers de interiores, que desenham a peça e repassam o serviço para alguma marcenaria. Grande parte dos concorrentes diretos da Souza Flex estão localizados no exterior,principalmente em Paris e Milão e por isso ele esta sempre antenado nas novas tendências e nos concorrentes externos. Pelo fato de ser uma empresa nacional,e pelo cenário econômico atual, o custo de um assento sanitário da SouzaFlex e muito inferior ao da Gianini ou da Letour, e por isso leva vantagem. 2.2 Mercado de Assentos Sanitários E um mercado competitivo em que grande parte dos produtos são homogêneos,pouco são as empresas que conseguem diferencia-los.e um mercado que e movimentado pela construção civil. Como os assentos da Souza Flex são muito indicados pelos Designers de interiores,podemos dizer que a empresa e condicionada a esse mercado também.no começo do ano, houve um grande impacto positivo nas vendas dos assentos e lixeiras depois que começaram a construir diversos edifícios residenciais no jardim Avelino,bairro de alto padrão da zona leste. Nesse período a empresa teve um aumento de 15 % nas vendas em relação ao mesmo período do ano passado. O interessante e que quando há construção em bairros como São Miguel Paulista,Cidade Tiradentes,Ermelino Matarazzo entre outros, não há grande impacto, o que reforça a idéia do publico-alvo da Souza Flex. Segue abaixo uma tabela do volume de produção de janeiro ate maio de 2007 comparada como mesmo período do ano passado.
Volume de Vendas-Souza Flex 2006 Mês Volume de Produçao (q) Janeiro 943 Fevereiro 876 Março 912 Abril 1011 Maio 987 fonte:souzaflex Volume de Vendas-Souza Flex 2007 Volume de Produçao Mês (q) Janeiro 1034 Fevereiro 1013 Março 1098 Abril 1123 Maio 1232 fonte:souzaflex Temos que levar em consideração outros fatores também,mas o principal de acordo com o diretor, foi o aumento significativo de construções naquela região. 2.3 A classificação dos Bens da empresa A Souza Flex e classificada como industria. Ela recebe desde a matéria-prima,no caso a madeira ate o assento pronto.segue abaixo a classificação dos bens utilizados na produção. 2.3.1 Bens Intermediários
2.3.2 Bens de Capital 2.3.3 Bens Finais 2.4 Case: A lei dos rendimentos decrescentes na pratica. A Souza Flex no inicio de 2002 tinha apenas 5 funcionarios,de modo que o escritório ficava anexo a fabrica,sem nenhum tipo de problema.com o passar do tempo,a produçao foi aumentando o que demandou mais mão-de-obra e aos poucos foram adquiridos novos maquinários. Chegou a um ponto que era impossível falar ao telefone no escritório, em função do ruído emitido pelas maquinas e pelos trabalhadores. A poeira era tamanha que acabou danificando um dos microcomputadores. Conclusão: A empresa teve que expandir seu capital a medida que expandia seus outros fatores de produção como tecnologia e mão-de-obra.foi alugada a casa ao lado da empresa para servir como escritório.esse caso ressalta bem o conceito da lei dos
Rendimentos decrescentes em que conforme a produção aumenta, a mão-de-obra do escritório perde a sua produtividade.os investimentos tem que ser em ambos os sentidos. 2.5 Perspectivas a Longo Prazo Pelo fato dos consumidores da Souza Flex serem diferenciados, ele e distribuído no Brasil,exceto em alguns estados. Segundo o diretor, se ele fosse focar sua distribuição apenas no estado de São Paulo,ele estaria perdendo mercado e conseqüentemente diminuição do volume do produto total.uma estratégia a longo prazo e exportar o produto para Europa,onde o mercado e muito maior e mais competitivo. Esse plano so não foi posto em ação ainda devido a desvalorização constante do Real. 3. Estrutura de Sistemas de Informação 3.1 Infra Estrutura Tecnológica e classificação do Sistema de Informação O escritório administrativo possui dois microcomputadores rodando o Sistema Operacional Windows XP Professional interligados em rede ponto-a-ponto.esse dois computadores compartilham conexão com a Internet utilizando a tipologia Cliente x Servidor, onde um computador faz a conexão e atribui o IP as outras maquinas. Na fabrica não possui nenhum computador para consulta de estoque de materiais. Essa consulta e feita via requerimento por escrito ao escritório,que imediatamente devolve o requerimento preenchido com o saldo de estoque atual. Os sistemas de informações gerenciais são monotarefas,pois grande maioria deles e realizado por meio de Planilhas do Excel 2003.A desvantagem e que não se pode inserir dados simultaneamente. 3.2 Planejamento e Projeto de Implantação da Infra Estrutura de Dados Ao selecionar os equipamentos e a topologia da Rede foram levados em conta alguns aspectos:
Baixo trafego de Dados: Como não haveria grande trafego de Dados entre os dois computadores foi escolhido a topologia anel,que consiste em interligar dois computadores por meio de placas de redes,sem a necessidade de um roteador ou um switch, que já diminui significativamente o custo da rede. Compatibilidade do Software: O Windows XP foi selecionado por ser um Sistema Operativo flexível e estável e compatível com todos os aplicativos existentes no mercado. Custo do hardware : As duas maquinas foram compradas simultaneamente. São maquinas relativamente simples com 40 GB,256 de RAM e 1,2 GHz,porem atende plenamente as necessidades da empresa. Suporte Técnico Eficiente: As maquinas são da HP,empresa que possui credibilidade no mercado de tecnologia por ter um Suporte Eficiente. 3.3 Aplicaçao da teoria de Gestao do Conhecimento Após a analise feita na infra estrutura de TI não foi constatado que não ha nenhum aplicativo de Gestão de Conhecimento.Porem ao discutir o conceito com o diretor,fui informado que essa pratica existe dentro da organização porem não e formalizada através de software ou documentação. Sempre que possível,ele escuta as idéias dos funcionários operacionais e procura debater com os demais se a idéia pode realmente gerar resultados satisfatórios para empresa. Com essa descrição,conclui-se que ele exclui algumas etapas importante do processo de Gestão do Conhecimento como a de Armazenagem e Organização. 3.4 Benchmarking Essa técnica e aplicada na área de produção da empresa.segundo o diretor o principal mercado focado por ele são as marcenarias de grande porte que apresentam tecnologia de moldagem de madeira extremamente eficaz o que aumenta a produção da empresa. Lay-out de produção também e um fator muito observado por ele.
Como a Souza Flex possui grande parceria com seus fornecedores de madeira, esporadicamente vai ate a empresa um engenheiro da Leo Madeiras e da Fiel Madeiras analisar a linha de de Armazenagem e Organização. Outra área que e empregado o conceito de Benchmarking e na política de benefícios aos funcionários.como a empresa e de porte pequeno, o salário e insatisfatório para grande parte dos funcionários. Certa vez um proprietário de uma marcenaria disse ao diretor que depois que ele começou a dar café da manha para os funcionários,houve um aumento na produtividade dos mesmo e a diminuição do índice de rotatividade do pessoal e absenteísmo. 3.5 ERP e CRM O que foi constatado durante a analise do Sistema de Informação Gerencial e que não há integração entre os diferentes setores da empresa.o controle destas informações são feitas através de planilhas no Excel e essas não estão interligadas. Exemplo disso e o lançamento de pedidos: quando chega uma nota fiscal na empresa juntamente com as mercadorias, primeiro a nota e lançada na Planilha de Controle de Estoque, depois e lançada na de Contas a Pagar e por fim em um protocolo de envio de documentação ao escritório de contabilidade. Essa falta de integração de processo diminui a previsibilidade e fica mais vulnerável a erros,alem de consumir um tempo do pessoal do escritório. O conceito de CRM não foi disseminado na empresa.o diretor foca o negocio para direcionar os produtos para os distribuidores e não para o cliente final.isso implica na falta de conhecimento dos clientes e quais suas preferencias.uma sugestão dada à ele para resolver o conflito de falta de informação dos cliente é que fosse desenvolvido uma ficha que contenha dados essenciais dos cliente e o motivo do contato,haja visto que a empresa atualmente nao dispõe de infra-estrutura de TI para empregar um software especifico.
Conclusao Embora sendo uma empresa nova no mercado que esta dando os primeiros passos para firmar seu nome, a SouzaFlex apresentou uma estrutura organizacional madura,com pessoas competentes e empreendedoras na direção. Eles possuem visão futurista e estão sempre antenados as novas tendências de Design de Interiores,acompanhando revistas,sites europeus de concorrentes e novos tecnologias de produção. O que chama bastante atenção na estratégia da empresa e o foco. Eles direcionam todos as suas competências para Design de Banheiro. Em uma empresa de pequeno porte e de suma importância você ter um foco concentrado em determinada área, pois quem quer se especializar em tudo acaba não realizando nada direito.pude constatar também grande comprometimento com a qualidade por parte dos funcionários de produção. Os investimentos em maquinas e processos de produção sempre são tomados com o apoio de um especialista para analisar a situação e ajudar na escolha da melhor decisão. Um fator negativo na empresa e a falta de um Sistema Integrado de Gestão.Acompanhando o trabalho de uma analista administrativa, percebi como e trabalhoso lançar um documento em tantas planilhas diferentes, sendo que,se tivesse algum sistema integrado,o trabalho se reduziria muito e a margem de erro era quase zero. O investimento em um ERP e relativamente elevado, pois para desenvolver um software simples com as funcionalidades que a empresa necessita,não sai por menos de R$ 5.000,00. O diretor atualmente esta focando seus investimentos na linha de produção esquecendo outras áreas importantes da empresa como a de RH e SI. O pátio da empresa e reduzido e constatei que os funcionários trabalham um pouco apertados. Se a empresa continuar com novos investimentos em maquinas sem ampliar o pátio,cairemos na lei dos rendimentos decrescentes. No meu ponto de vista ele deveria balancear seus investimentos aplicando um pouco dos recursos na criação de uma identidade visual para empresa, pois não possui
slogan,logotipo e o website e amador e não cria vinculo com o cliente. Outro ponto que merece atenção especial e o ERP.Com a implantação de um sistema eficaz,personalizado,flexível,intuitivo e robusto aumentara a capacidade das analistas administrativas e as informações gerenciais será muito mais fácil de se fazer o levantamento. Em relação ao CRM,discordo plenamente do conceito adotado pelo material impresso,dizendo que CRM e um software. Há outras maneiras de você adotar a filosofia CRM sem utilizar de recursos de informática.pode-se adotar a pratica utilizando recursos como um simples formulário cadastral impresso e uma caneta,fazendo todos os registros necessários. Por outro lado existem softwares baseados no conceito de CRM.
Glossário Benchmarking Arte de descobrir como algumas empresas conseguem desempenhar determinadas tarefas melhor que as outras. Bens de capital- São bens que são utilizados na fabricação de produtos e não se desgastam totalmente Bens finais- Produto acabado pronto para ser consumido Bens intermediários- Matérias-Primas utilizadas no processo de produção de um bem. Case- Exemplo de um fato relavante em uma determinada organização que serve para analise critica. CRM- Gerenciamento de relacionamento com o cliente. Método de individualizar cada cliente. ERP- Sistema de gerenciamento de informação que abrange todas as áreas da empresa Estoque- Acumulo de bens. Excel- Planilha de calculo. HP 12C Calculadora financeira. IP Internet Protocol. Endereço de um computador na Internet ou rede local. Lay Out Desenho de um determinado sistema Monousuario- Programa que não permite o uso de mais de uma pessoa simultaneamente Placa de Rede Dispositivo de computador que serve para interligar hosts RH- Recursos Humanos Roteador- Dispositivo utilizado em redes de computadores que tem por função interligar redes distintas e encaminhar pacotes para os hosts SEBRAE- Órgão de apoio a micro e pequena empresa Servidor- Computador central onde as informações são centralizadas e armazenadas SI- Sistemas de Informação Switch Dispositivo utilizado em redes de computadores que tem por função
criar um canal de comunicação direto entre os computadores interligados a ele TI- Tecnologia de Informação Windows Sistema Operacional