ROTEIRO SIMPLIFICADO DE CONCILIAÇÃO BANCÁRIA Segue abaixo os passos para o novo processo de conciliação para as contas do grupo Bancos c/ Movimento. A rotina implica na comparação dos valores do Razão com o relatório Listagem de Extrato emitido pelo RMFluxus. Este último, é resultado do fechamento de caixa realizado pelo setor financeiro e deve retratar fielmente os valores movimentados na conta bancária. Divergências entre o valor deste relatório e o extrato físico deve ser encaminhadas ao departamento financeiro, responsável por este fechamento. 1) Geração dos relatórios Estes relatórios, podem ser emitidos através de SQL s e salvos em formato Excel para facilitar a comparação. 1.1 Emissão do Razão No RM Saldus, menu Utilitários/ Consultas SQL, execute a SQL código CONCILIA.15.9, Razão de Contas Bancos. Informe os parâmetros necessários conforme tela abaixo, clique em Executar. Exporte em formato.csv. Abra a planilha gerada, e formate para facilitar sua visualização e salve em formato.xls ou.xlsx na respectiva pasta da conciliação do banco analisado. Pág. 1/6
1.2 Emissão do Extrato do financeiro Existem duas maneiras de emitir o relatório Listagem de Extrato, sendo que pela SQL o relatório pode ser emitido em Excel: 1º) Através do RM Fluxus o menu Relatórios/ Gerador, emita o relatório 05.098 Listagem de extrato - Banco Contabilidade e salve- conforme exemplo abaixo: Na linha Data, edite apenas a data Fim, pois pode haver lançamentos anteriores ainda não compensados, por exemplo, pode haver um cheque emitido em janeiro, só compensado em março. O campo Código da Conta/Caixa é um cadastro utilizado pelo RM Fluxus. O Código da Conta/Caixa é um cadastro do RM Fluxus, consulte este módulo em caso de dúvidas. Na próxima tela, informe data inicial e clique em OK Após a geração do relatório, este pode ser impresso, ou salvo em.pdf. 2º) No RM Saldus execute o código CONCILIA.15.3, Listagem Completa Extrato - Fluxus, para coligadas ou CONCILIA.15.4 para extratos de SCP s da Camter. Informe os parâmetros necessários conforme print abaixo. Salve o relatório em.csv, formate para facilitar e salve como formato.xls na respectiva pasta de conciliação do banco. Pág. 2/6
2) Preenchimento da planilha de conciliação Para iniciar o processo de conciliação, abra a planilha de conciliação do banco que fica no diretório L:\CONTROLADORIA\2011\...\ATIVO\BANCO da respectiva empresa. Clique com botão direito na planilha da conciliação do mês anterior, selecione Mover ou Copiar e crie uma copia desta aba. Renomeie os dados para o mês atual e atualize os saldos conforme valores do mês: Verifique se as pendencias do mês anterior foram solucionadas neste mês, consultando o extrato e o razão da conta analisada. Neste exemplo, o cheque no valor de Pág. 3/6
R$132.848,89 encontrado no Razão e não compensado em fevereiro, foi compensado no mês março (tela abaixo), então esta linha pode ser apagada da conciliação. valores que causam a diferença entre o saldo do extrato e o saldo do razão identificando em cada valor, onde ele foi localizado e sua natureza (debito ou credito). A cada mês, insira mais uma aba em sua planilha, replicando da ultima existente. Após localizar os lançamentos que causam divergência entre o saldo do razão e do extrato bancário, emita o razão da conta. Sabe-se que na conciliação bancária, falhas na integração e diferenças na compensação entre o contábil e financeiro são as causas mais comuns para as divergências entre os relatórios do Saldus e do Fluxus. Isso posto, iniciaremos pelas ferramentas que evidenciam estas diferenças. 2) Ferramentas para localizar lançamentos divergentes a) Cheques não compensados: No RM Saldus, execute a SQL código CONCILIA.15.5, LANÇAMENTOS FLUXUS COMPENSADOS PROXIMO MÊS, para listar lançamentos de um mês, compensados em mês posterior ou ainda não compensados. Caso a SQL não exista na base de trabalho, solicite ao TI a criação desta. b) Lançamentos não exportados para o RM Saldus: No RM Fluxus, crie um filtro para listar os lançamentos não exportados para a contabilidade, conforme print abaixo: Pág. 4/6
c) Exportações em duplicidade: Foi criada a SQL LISTA CHEQUES SALDUS E FLUXUS para listar os cheques emitidos no período, para que os valores entre os dois sistemas possam ser comparados. d) Lançamentos não realizados no RM Fluxus (tarifas bancárias, etc): devem ser localizados de acordo com o extrato bancário. e) Lançamentos baixados por acordo contabilizados: lançamentos baixados por acordo não devem ser exportados para o contábil. Foi criada a SQL CONCILIA.11 LISTA BAIXA POR ACORDO CONTABILIZADO EM BANCO que listará estes lançamentos caso existam. Caso retornem dados, os lançamentos devem ser excluídos do RM Saldus. Para facilitar a comparação, ambos podem ser emitidos em formato Excel e analisados por uma planilha com formulas mas inicialmente analisaremos as diferenças entre os relatórios visualizando as divergências mais comuns. Caso seja necessário, partiremos para a comparação integral dos relatórios. Observações: - Após a emissão, é preciso inserir o saldo inicial, incluir somas e formula para calcular o saldo final. O saldo final deste relatório deve ser idêntico ao saldo final do extrato recebido do banco. Se não bater, questionar o departamento financeiro. - Caso haja divergência entre os relatórios, pode haver: a) Cheques não compensados dentro do mês b) Lançamentos não exportados para o RM Saldus c) Exportações em duplicidade d) Lançamentos não realizados no RM Fluxus (tarifas bancárias, etc) e) Lançamentos baixados por acordo contabilizados f) Cheques estornados em meses posteriores Pág. 5/6
3) Comparação entre Extrato Fluxus e Razão Contábil Caso as ferramentas acima não identifiquem a diferença existente entre os relatórios, emita o relatório financeiro pela SQL CONCILIA.15.3 (vide item 1 deste manual), e o razão da conta pela SQL RAZAO, Razão de Qualquer Conta Coligadas, e com ambos salvos em formato excel, proceda a comparação. Após localizar os lançamentos que causam divergência entre o saldo do razão e do extrato bancário, emita o razão da conta. Descreva na planilha de conciliação os valores que causam a diferença entre o saldo do extrato e o saldo do razão identificando em cada valor, onde ele foi localizado e sua natureza (debito ou credito). A cada mês, insira mais uma aba em sua planilha, replicando da ultima existente. Pág. 6/6