DIA DA BERMUDA - 2011 Arrumando a nossa casa
2 Entenda o que são os 5S Para praticar o Dia da Bermuda, primeiro você precisa entender o que são os 5S...
Princípios dos 5S 3 O conceito de 5S tem como base as cinco palavras japonesas cujas iniciais formam o nome do programa. As palavras são Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que são traduzidas como sensos. São eles: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde, e senso de disciplina e autodisciplina.
Seiri Senso de Utilização 4 Significa utilizar materiais, equipamentos, dados, etc. com equilíbrio e bom senso. Para melhorar o uso dos recursos então, é preciso separar o que precisa do que não precisa; saber reconhecer o que é dispensável do que não é para a realização das atividades. É descartar as coisas inúteis, dando a devida destinação do que não precisa mais. Os resultados da aplicação do Senso de Utilização são rapidamente percebidos: No ganho de espaço; Na facilidade de limpeza e manutenção; No melhor controle dos estoques; Na redução de custos; Na preparação do ambiente para aplicação dos demais conceitos de 5S.
5S e o Meio Ambiente 5 Com o descarte do que não usa, além dos ganhos diretos como economia de espaço, de tempo, etc. você possibilita a prática dos 3R do meio ambiente: Redução do consumo, Reutilização, e Reciclagem, Descartando materiais que estejam em boas condições, outras pessoas podem aproveitá-los e assim deixarem de adquirir um novo produto, ou seja, reduz o consumo e possibilita a reutilização, mas se não estiver em boas condições, o descarte pode ser direcionado para reciclagem, ao invés de ir para o lixo ou ocupar espaço desnecessariamente.
Seiton Senso de Organização, Ordenação 6 Este senso trata a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira acessível para imediata utilização. Para isto, devem-se fixar critérios e padrões e utilizar algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes, etc. Tudo deve estar bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico. Em resumo, é ter um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Podemos identificar como resultados do senso de organização: Economia de tempo; Facilidade na localização dos documentos, materiais, equipamentos; Redução de pontos inseguros.
Utilize o Arquivo 7 É preciso organizar os itens perto de onde são utilizados para facilitar o acesso. Dica: o que utiliza com frequência, deixe perto de si; o que utiliza de vez em quando guarde em um armário próximo e, aquilo que precisa arquivar por determinado tempo, mas que dificilmente utilizará, destine ao Arquivo Inativo.
Seiso Limpeza 8 Este senso define a importância de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos ou desnecessários ao ambiente. É a ação de limpar e eliminar sujeiras, poeira, sobras. Trata-se de manter o asseio do piso, armários, gavetas, prateleiras, etc. A aplicação do senso de limpeza traz como resultado: Ambiente saudável e agradável; Redução da possibilidade de acidentes, Melhor conservação de ferramentas e equipamentos.
Seiketsu Senso de Padronização e Saúde 9 O senso de padronização é traduzido na fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas, padrão de formulários, padrão de procedimentos, etc. Como abrange também o conceito de saúde, é importante que seja verificado o estado dos banheiros, refeitórios, salas de trabalho, etc. para poder identificar problemas que possam afetar a saúde dos colaboradores. Este senso tem como principal finalidade manter os 3 primeiros S (seleção, ordenação e limpeza) de forma que eles não se percam. Podem-se evidenciar como principais resultados da aplicação deste conceito: Facilidade de localização e identificação dos objetos e ferramentas; Equilíbrio físico e mental; Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc); Melhoria nas condições de segurança.
Shitsuke Senso da Disciplina e Autodisciplina 10 A última etapa do programa 5S é definida pelo cumprimento e comprometimento pessoal para com as etapas anteriores. Esta etapa estará sendo de fato executada quando os indivíduos passam a fazer o que precisa ser feito mesmo quando não há a vigilância geralmente feita pela chefia ou quando estendem estes conceitos para a vida pessoal demonstrando seu total envolvimento. Diante de um ambiente autodisciplinado nos princípios dos 5S, é possível que se tenha: Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos; Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho; Trabalho diário agradável; Melhoria nas relações humanas, e Valorização do ser humano.
Dia da Bermuda na Comporte 11 É uma atividade que está dentro do Programa 5S s. Deve ser um dia ou um período dedicado à faxina geral, é o dia da arrumação. Todos devem participar deste trabalho, descartando os itens sem uso e organizando, arrumando, limpando e padronizando os itens de utilização diária ou com determinada frequência. Este é um dia para, preferencialmente, colocar a casa em ordem e deixar para executar a rotina do dia-a-dia somente após finalizar os trabalhos do Dia da Bermuda.
O que fazer neste Dia 12 1. Esvaziar todos os armários e gavetas; 2. Fazer uma seleção do que é útil e deve ser mantido e o que pode ser descartado (objetos, equipamentos, documentos sem uso); 3. Limpar os locais esvaziados; 4. Retornar ao local os objetos, equipamentos e documentos de uso freqüente, com a devida identificação. Aquilo que for de uso esporádico deve ser guardado no armário ou encaminhado ao Arquivo Inativo, também identificado; 5. O que for de descarte, deve ser destinado aos seguintes locais: 1. SP: ao lado da máquina de café. 2. SBC: no andar superior, no espaço entre a Abretur e a antiga diretoria. * Os locais estarão demarcados. 6. Aplicar a prática dos 5S nos arquivos eletrônicos e e-mail.
Programação do Dia da Bermuda 13 Em SBC, no dia 16/08, próximo ao final do expediente, todos os setores serão fotografados, para registrar o ANTES de toda a arrumação. No dia 17/08, as 07h45, será servido um café da manhã para todos, como abertura do Dia da Bermuda; As 08h00, todos deverão iniciar o Dia da Bermuda, que no caso será de meio expediente; As 12h30, o Dia da Bermuda será encerrado. Na volta do horário do almoço, todos as áreas de SBC serão fotografadas, para o registro do DEPOIS de toda a arrumação. Como será um dia misto entre Dia da Bermuda e expediente normal, convém vestir-se com traje adequado para ambas situações. * Em função da reforma na Comporte SP, as áreas não serão fotografadas, visto que nem todos estarão em seus lugares corretos.
Certifique-se 14 Se há objetos, equipamentos e documentos sem serventia nos departamentos; Se há documentos que podem ser digitalizados, mantidos em arquivo eletrônico e descartados do arquivo físico; Se os objetos, equipamentos e documentos que estão na mesa são de uso diário; Se existem objetos, equipamentos e documentos fora da padronização; Se há caixas fora do arquivo; Se há objetos obstruindo o acesso à extintores e circulação de pessoas; Se os objetos, equipamentos, materiais, o ambiente em si estão limpos, identificados e em bom estado de conservação; Se as cadeiras, telefones, armários, caixas, pastas, estão devidamente identificados; Se os papéis de parede, descanso de tela dos computadores e assinatura de e-mail são do padrão estabelecidos; Se o ambiente de trabalho está em harmonia visual, e Se todos os colaboradores da equipe estão participando do Dia da Bermuda.
Padronização 15 Os modelos de etiqueta estarão disponíveis na Intranet, dentro de Central de Downloads e Arquivos de Apoio. Para que haja maior padronização em nosso ambiente de trabalho, cada colaborador deve ter em suas mesas: Equipamentos de uso diário: computador, telefone, calculadora, grampeador, porta-canetas, Um calendário, Um porta-retrato mais um objeto de decoração ou dois objetos de decoração (o objetivo é limitar a quantidade de objetos sobre a mesa para otimizar o espaço); Na 1ª gaveta: documentos e objetos pessoais (normalmente é a primeira gaveta que tem tranca), Na 2ª gaveta: documentos e objetos de uso profissional e diário, As bolsas devem ficar em cima da CPU.
Padrão da Assinatura de E-mail 16 O padrão de assinatura de e-mail é: Escrita em fonte Arial, cor azul-escuro e com alinhamento à esquerda. Deve conter: Nome e último sobrenome (tamanho 12, em negrito); Nome do Departamento Sigla (tamanho 8, em negrito); Nome da Empresa: Comporte Participações S.A.; Telefone: (11) 0000-0000; Fax: (11) 0000-0000 (opcional); Nextel: (se houver); Celular corporativo: (se houver); e-mail. Exemplo: Viviane Claudino Recursos Humanos ARH Comporte Participações S.A. Telefone: (11) 4355-1503 E-mail: vclaudino@comporte.com.br
Final 17 Todos estes procedimentos e a prática dos 5S devem ser adotadas não apenas no Dia da Bermuda, mas sim o tempo todo. Pratique!