Título: ELABORAÇÃO E PLANEJAMENTO DE PROJETOS DE PESQUISA, DESENVOLVIMENTO E INOVAÇÃO (PD&I) REVISÃO: 00 PÁGINA: 1 / 6 Data: 01/03/16 Período de vigência: 04 anos SUMÁRIO 1. Objetivo 2. Campo de Aplicação 3. Definições / Abreviaturas 4. Responsabilidades 5. Descrição 6. Documentos de referência / complementares 7. Registros 8. Itens Revisados 1. Objetivo Estabelecer a sistemática para a elaboração, submissão, avaliação de propostas e planejamento das atividades de projetos de Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação (PD&I). 2. Campo de Aplicação Aplica-se a todos os colaboradores que queiram apresentar uma proposta de projeto de PD&I. 3. Definições / Abreviaturas Órgão de fomento: Entidades financiadoras de projetos de PD&I podem ser públicas, privadas, clientes, parceiros ou outros. Para efeito deste documento, aplicam-se os termos e definições da ABNT NBR 16500. Abreviaturas: Direx Diretoria Executiva do Tecpar. AGTI Agência Tecpar de Inovação. SGI Sistema de Gestão Integrado. Escritório de Projetos. SGP Sistema de Gerenciamento de Projetos Termo de Abertura de Projeto Elaborado: Nelson T. Okuyama Verificado: Marion Teuber Stautt Aprovado: Marcus Julius Zanon CÓPIAS IMPRESSAS DESTE DOCUMENTO SÃO CÓPIAS NÃO CONTROLADAS
REVISÃO: 00 PÁGINA: 2 / 6 4. Responsabilidades As responsabilidades estão definidas no item 5 deste documento. 5. Descrição As atividades e as respectivas responsabilidades definidas para a execução desta IT estão descritas conforme segue: 1) Prospectar oportunidades Editais, clientes, parceiros, órgão de fomento, etc. Prospectar junto a empresas, órgãos de fomento, programas de governos e outros a fim de identificar oportunidades de novos projetos. Identificar oportunidades para desenvolver novos produtos e serviços assim como a melhoria e aprimoramento dos atuais. Informativos, Boletim de Financiamentos e outros. AGTI Colaboradores Identificada uma oportunidade, o colaborador proponente formaliza uma proposta de projeto por meio do preenchimento do documento Termo de Abertura de Projeto (). Colaborador Proponente 2) Elaborar a proposta O encaminhado pelo proponente é protocolado e avaliado pelo. Após a análise da proposta, é emitido, em parceria com a AGTI, o parecer com a apresentação dos resultados da avaliação. Quando for pertinente o poderá solicitar a avaliação de um especialista da área objeto da proposta, assim como para os s cujo objeto for um novo produto/serviço, poderá recomendar a elaboração do E para análise do potencial econômico dos resultados e do plano de gerenciamento de riscos. O e o parecer são encaminhados à Direx para análise e decisão. Em caso de dúvida a Direx poderá solicitar informações adicionais ao proponente. O resultado da decisão é formalizado por meio do parecer da Direx. Avaliação do /AGTI Parecer da DIREX / AGTI DIREX : o proponente é designado coordenador para assumir a responsabilidade da condução. Avaliação do /AGTI não : a proposta é arquivada para consulta e/ou reaproveitamento posterior. não Proceder à atualização das informações do banco de propostas conforme as rotinas de atualização do SGP e comunicar ao proponente o resultado do parecer da Direx (por email). SGP atualizado Proponente comunicado 3) Planejar e detalhar a execução A partir da aprovação do e assinatura do termo de responsabilidade e compromisso o coordenador assume o gerenciamento das ações necessárias para o planejamento da execução. Termo assinado pelo Os participantes da equipe que não são funci- Termo Assi- Coorde-
REVISÃO: 00 PÁGINA: 3 / 6 onários do Tecpar (bolsistas, terceiros e outros) devem assinar o Termo de Confidencialidade e Sigilo. Manter este arquivado na pasta. nado nador O coordenador poderá estruturar o projeto conforme definido no plano de gerenciamento (PGP), item 4 desta IT. (PGP) Editais e requisitos do órgão de fomento Identificada uma oportunidade para apresentação junto a um órgão de fomento, deve-se proceder à análise dos requisitos gerais e específicos para submissão. Identificar as adequações necessárias para atender aos requisitos do órgão de fomento e avaliar os custos associados dos riscos, dos impactos ambientais, de saúde e segurança e de adaptação das instalações e infraestrutura. Para auxiliar na estruturação, pode-se utilizar o plano de gerenciamento, item 4 desta IT. Em caso de dúvidas dos requisitos do edital devem-se consultar as respectivas unidades responsáveis, assim como, para o correto enquadramento das rubricas e elementos de despesas é recomendável consultar a unidade de orçamento. Deve-se proceder a análise da necessidade ou não de apresentar a contrapartida, financeira e/ou econômica (valor e porcentagem do recurso). Projeto adequado aos requisitos do órgão de fomento O projeto somente será submetido ao órgão de fomento após a aprovação da Direx/Diretor de área. Submeter o projeto junto ao órgão de fomento e aguardar o resultado. Projeto submetido Projeto não pelo órgão de fomento Havendo interesse na continuidade, o coordenador poderá revisar e adequar às condições e recursos disponíveis e submeter o projeto para aprovação da Direx. Aprovado o projeto, o coordenador deve gerenciar a execução, monitorar e controlar os trabalhos com base na IT 203.00.002. Não havendo interesse na sua continuidade ou não for pela Direx, o projeto é arquivado e disponibilizado para consulta. Projeto revisado e pela Direx Banco de projetos DIREX Proceder à atualização das informações do banco de projetos conforme as rotinas de atualização do SGP. SGP atualizado Projeto Aprovado pelo órgão de fomento Aguardar a formalização da aprovação pelo órgão de fomento. O coordenador deve avaliar se o projeto e o plano de trabalho submetido são suficientes para o gerenciamento e controle das atividades. Se for suficiente, o coordenador deve utilizá-lo para a sua execução. Não sendo suficiente, poderá estruturar a documentação conforme definido no plano de gerenciamento de projetos detalhada no item 4 desta IT. Contrato/ Convênio/ Termo de Cooperação Plano de trabalho Gerenciar, executar, monitorar e controlar os trabalhos e
REVISÃO: 00 PÁGINA: 4 / 6 a execução com base na IT 203.00.002. O, em parceria com a equipe executora do projeto, deve elaborar o Plano de Gerenciamento de Projeto (PGP) com base no e/ou projeto submetido ( ou não). O PGP é um conjunto de planilhas que estabelecem a sistemática de planejamento, controle e monitoramento das atividades. O e equipe deverão preencher as planilhas conforme segue: Identificar as partes interessadas afetadas ou que afetem o projeto (os indivíduos, unidades, grupos ou organização que pode afetar ou ser afetada, ou perceber-se afetada por uma decisão ou atividade ). Registrar as partes interessadas identificadas e avaliar os impactos que estes possam ter sobre o projeto e suas expectativas. Definir as ações para o seu monitoramento. Definir a estratégia de comunicação com as partes interessadas e determinar os meios (como) e os níveis de informação (o que). Definir os níveis de sigilo e confidencialidade dos documentos e registros. Plano de comunicação 4) Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Projeto (órgão de fomento / Direx) Definir e planejar a organização (organograma) e estabelecer os níveis de autoridades e responsabilidades (atribuições) de cada participante da equipe executora. Desdobrar os objetivos em metas e atividades necessárias para alcançar os resultados e estabelecer os respectivos indicadores físicos (mensuráveis) para o seu controle e monitoramentos Estabelecer e planejar o prazo de execução de cada atividade. Estimar o início e término de cada atividade considerando: a quantidade e tipo de recursos necessários e a disponibilidade destes; a interação e o relacionamento entre as atividades; capacitação requerida e a curva de aprendizado, e; os prazos dos processos de apoio, administrativo, financeiros, e; outros. Organograma Cronograma de execução Equipe do projeto Planejar os recursos, por elemento de despesas, necessários para execução de cada atividade definida no cronograma de execução. Detalhar a finalidade em que será aplicada, a quantidade e valores. Estimar as horas necessárias para execução da atividade e determinar o custo de h/h. Definir as competências necessárias para a execução da atividade e planejar os treinamentos quando necessário. Pesquisar os custos envolvidos (inscrição, as despesas de viagem/ hospedagem, e outros). Plano de recursos Definir e planejar as viagens de trabalho necessárias para a execução da atividade e pesquisar os valores de hospedagem, transporte, alimentação e outros. Planejar as aquisições (compras) previstas no projeto e
REVISÃO: 00 PÁGINA: 5 / 6 fazer as cotações e o cronograma de aquisições. Disponibilizar as especificações e os requisitos de compra. Riscos - efeito da incerteza nos objetivos. Efeito é um desvio em relação ao esperado (positivo/ oportunidade e negativa/ ameaças) Identificar os riscos potenciais e analisar a probabilidade, o impacto destes e estabelecer a ação requerida para o seu monitoramento (avaliar, medir e priorizar). Planejar as respostas para uma ação futura e avaliar as consequências para o resultado. Estimar a probabilidade de ocorrência de cada risco e os custos envolvidos, caso aconteça. Plano de gerenciamento de riscos O orçamento é definido pelo recurso disponível e pelo órgão de fomento ou Direx e o total dos valores das despesas identificadas no plano de recursos e no plano de gerenciamento de riscos. Orçamento Estabelecer os requisitos de qualidade e a especificação técnica do produto/ serviço. Definir as ferramentas, procedimentos, técnicas, metodologias, normas e outros mecanismos necessários para gerenciar, controlar e monitorar o seu desempenho. Requisitos de qualidade O Plano de Gerenciamento de Projeto elaborado deve ser submetido para análise e decisão da Direx. Caso o PGP não seja, o coordenador deve proceder aos ajustes e correções necessárias até a sua aprovação. Aprovado o PGP o coordenador deve gerenciar, executar, monitorar e controlar os trabalhos conforme a IT 203.00.002. Plano de Gerenciamento de Projeto elaborado 6. Documentos de referência / complementares ABNT NBR 16500: Atividades para gestão da PD&I Terminologia. ABNT NBR 16501: Diretrizes para sistema de gestão de PD&I. ABNT NBR 16502: Gestão de PD&I Diretrizes para elaboração de projetos de PD&I. ABNT NBR ISO 21500: Orientações sobre gerenciamento de projeto. IT 203.00.002 - Execução e Controle dos Trabalhos de Projetos de PD&I.
REVISÃO: 00 PÁGINA: 6 / 6 7. Registros Nome REG 203.00.001 - Termo de Abertura de Projeto () REG 203.00.011 Avaliação e Parecer do Tipo Local de arquivamento Tempo de retenção Cópia em papel 5 anos Cópia em papel 5 anos Indexação Disposição Sequencial crescente/ ano Sequencial crescente/ ano Eliminar Eliminar 8. Itens Revisados Não aplicável