Passagem de Ano Primavera Software Linha Profissional v 7 Manual Dezembro 2009
Procedimentos Fim de Ano A finalidade deste documento é, essencialmente, clarificar os procedimentos a considerar antes da abertura de ano e a forma como realizar esta operação. O manual está estruturado de acordo com as acções a considerar para a realização da Abertura de ano na aplicação de Gestão Comercial Primavera Software Versão Professional V7 Alertamos, no entanto, que caso a sua empresa não possua os módulos de Inventário (Stocks) e Tesouraria Pagamentos e Recebimentos (Contas Correntes), o primeiro e segundo ponto deste documento não está direccionado para a sua organização, podendo assim, passar directamente para o ponto nº 3. 1. Inventário de fim de ano No final de cada ano fiscal (normalmente de Janeiro a Dezembro), é necessário proceder à contagem e inventariação de stocks (Mercadoria, prod. Acabado, Matéria Prima, etc...), este procedimento permite à organização ter uma noção real do estado da empresa. Recomenda-se, porém, que este procedimento tenha uma periodicidade mais regular, tanto mais, que a actual Versão 7 da Primavera já permite o fecho mensal de stocks. Antes de proceder à realização do inventário terá que considerar os seguintes pontos: 1 - Deverá emitir todos os documentos relativos ao ano de 2009 que possam provocar alterações nos movimentos de stock, sejam eles documentos de compras ou de vendas. 2 - Proceder ao Recálculo de Stocks através do módulo Inventário na opção Utilitários 3 - Preparação do Inventário Para quê proceder à preparação do Inventário? Porque ao fazê-lo, os artigos que seleccionar na preparação do inventário não são passíveis de movimentações de stocks, ou seja, ninguém pode dar entrada ou saída dos mesmos enquanto o inventário estiver a decorrer. av. gilberta paiva, 12A, 4520-165 santa maria da feira telf. +351 256 379 510 fax. +351 256 379 519 info@pontual.pt www.pontual.pt 2/9
Como proceder à preparação do Inventário? Para reunir a informação necessária de contagem de stocks e fazer a preparação do inventário com o auxílio da aplicação deverá seguir os seguintes passos: 1º Aceder à opção Preparação de Inventário em Inventários ; 2º Seleccionar os critérios que achar necessários para a realização do inventário, armazém, tipos de artigo, podendo também fazer restrições por artigo, por família, etc.; 3º Seleccionar a opção Gravar de forma a fixar a lista de artigos a inventariar; 4 - Contagem do Inventário Como proceder à contagem do Inventário? Para realizar e registar a contagem física e manual dos artigos em stock, deverá seguir os passos abaixo indicados: 1º Aceder à opção Contagem Física em Inventários para proceder à contagem das quantidades em stock; 2º Seleccionar no ícon da lupa o inventário dos artigos que foi preparado nos passos anteriores e Confirmar de forma a transportar para a listagem; 3º Na coluna da contagem física terá que colocar manualmente as quantidades de cada artigo em stock físico. Desta forma, a aplicação irá confrontar com o stock contabilizado pelo sistema e analisar as diferenças, sendo feitos os acertos necessários a considerar na altura de encerrar o Inventário. É possível ir fazendo a gravação da contagem para que não se verifique uma perca na informação já introduzida no sistema; av. gilberta paiva, 12A, 4520-165 santa maria da feira telf. +351 256 379 510 fax. +351 256 379 519 info@pontual.pt www.pontual.pt 3/9
4º Após a introdução das quantidades resultantes da contagem física, deverá seleccionar a opção Outras Operações e optar por Encerrar Inventário. Ao fazê-lo a aplicação irá gerar automaticamente, caso existam, os acertos de inventário (positivos ou negativos). Estes acertos são realizados através de documentos que não permitem a manipulação por parte dos utilizadores. A valorização dos mesmos é pelo PCM; Nota: A contagem dos artigos em stock pode ser realizada recorrendo a utilização dos terminais portáteis para o efeito. Como emitir uma listagem do inventário da empresa? Para emitir uma listagem dos artigos em stock com a respectiva valorização poderá fazê-lo através da opção Exploração > Inventários dentro do módulo Inventário. Nesta opção selecciona qual o tipo de valorização que pretende atribuir aos artigos em stock, preço de custo médio (PCM), preço de custo último, pvp1, etc av. gilberta paiva, 12A, 4520-165 santa maria da feira telf. +351 256 379 510 fax. +351 256 379 519 info@pontual.pt www.pontual.pt 4/9
2. Contas Correntes Antes de proceder à passagem de ano aconselhamos a emissão da listagem de contas correntes (Clientes e Fornecedores) de forma a fornecer e confrontar os dados com a contabilidade. Para o fazer deverá aceder à opção Exploração > Pendentes dentro do módulo de Tesouraria. Esta opção só está disponível para as empresas que possuem este módulo. 3. Outros Dados a analisar Sugerimos, também, a análise de algumas listagens que vos permitem ter um melhor controlo da situação comercial da empresa no final do ano. Uma das listagens a analisar será a das Guias de Transporte e Encomendas de Clientes por converter/transformar, para isso basta no módulo de Vendas aceder à opção Exploração > Documentos Emitidos Poderá também analisar a listagem com os orçamentos pendentes, sendo que para isso na mesma opção de Exploração acede a Orçamentos > Orçamentos de Clientes av. gilberta paiva, 12A, 4520-165 santa maria da feira telf. +351 256 379 510 fax. +351 256 379 519 info@pontual.pt www.pontual.pt 5/9
4. Cópias de Segurança Antes de realizar as operações do tópico seguinte que completa os procedimentos da passagem de ano na aplicação deverá realizar cópias de segurança por cada exercício sujeito à passagem de ano. Como fazer cópias de seguranças na aplicação Primavera? As cópias de segurança terão que ser realizadas através do Administrador Primavera. Acedendo ao Administrador basta seleccionar o exercício para o qual pretende realizar a cópia de segurança e com o botão do lado direito na opção Manutenção selecciona Cópia de Segurança av. gilberta paiva, 12A, 4520-165 santa maria da feira telf. +351 256 379 510 fax. +351 256 379 519 info@pontual.pt www.pontual.pt 6/9
5. Criação de uma Nova Série para 2010 Finalmente e após ter realizado todos os procedimentos de final do ano, poderá proceder à passagem de ano no Primavera Software. Para proceder à passagem de ano do(s) exercício(s) terá que considerar qual a Série de documentos que pretende seguir. Isto é, se pretende iniciar uma nova série de facturação, iniciando os contadores a zero e começando com nova numeração, ou, se prefere continuar com a numeração existente. Sugerimos a reinicialização dos contadores, por exemplo, para o ano 2010 poderão utilizar a série 100000. Como realizar o procedimento da passagem de ano? Para proceder à passagem de ano deverá seguir os seguintes passos: 1º Aceder ao Administrador Primavera; 2º Na opção Exercícios, seleccionar aquele que irá ser sujeito à passagem de ano; 3º Com o botão do lado direito do rato seleccionar a opção Serviços > Reconstruções ; 4º Colocar um visto em todas as opções e Confirmar ; 5º Ainda em Serviços aceder à opção Criação de Séries ; 6º No 1º quadro apresentado deverá fazer Próximo ; 7º No quadro seguinte, seleccione os documentos que pretende considerar na nova série a ser criada e faça Próximo ; 8º Terá que optar por uma das duas alternativas criar uma Série indicando todos os atributos, ou, criar uma série copiando os atributos de uma Série já existente. Após seleccionar a opção pretendida faça Próximo ; 9º a) - Caso escolha a primeira opção, no quadro seguinte no campo Série insira o código e respectiva descrição (por ex: 2010 Série de 2010). Indique a data inicial e final de validade da Série (ex: 02/01/2010 até 31/12/2010), assim como os limites da numeração que a Série terá na emissão de documentos (ex: 0 até 9999999999). b) - Caso opte pela segunda opção insira o código da Série que pretende copiar 10º Clique em Próximo e de seguida em Finalizar ; av. gilberta paiva, 12A, 4520-165 santa maria da feira telf. +351 256 379 510 fax. +351 256 379 519 info@pontual.pt www.pontual.pt 7/9
Nota Final: Cumpridos os passos supra citados a passagem de ano terá sido realizada com sucesso. Após a realização da passagem de ano, poderão continuar a facturar no ano de 2009, sendo que, para isso terão que ao emitir os documentos seleccionar a série 2009 e ter em atenção as datas do documento 6. Acesso ao SAFT Tomamos a liberdade neste documento incluir como proceder à emissão do SAFT, se entretanto for solicitada pelas Finanças. Para aceder ao ficheiro SAFT terá que no Administrador Primavera seleccionar a Empresa para a qual pretende gerar o ficheiro e no quadro abaixo irá aparecer a opção Gestor de Exportação de Dados. Se possuir o módulo Declarações Fiscais no ERP Primavera poderá também através do módulo e da opção Utilitários aceder ao Gestor de Exportação de Dados. av. gilberta paiva, 12A, 4520-165 santa maria da feira telf. +351 256 379 510 fax. +351 256 379 519 info@pontual.pt www.pontual.pt 8/9
7. Outras considerações Caso tenha dificuldades na interpretação deste documento e na realização dos passos mencionados em cada um dos 5 pontos apresentados poderá contactar o nosso departamento técnico Primavera. Relembramos que este serviço terá que ser solicitado à Pontual com antecedência para o respectivo agendamento. A resposta às solicitações técnicas irão respeitar os seguintes critérios: 1º Prioridade de marcação para os clientes que possuem contrato de Tele-Assistência com a Pontual; 2º Para clientes sem contrato a marcação será por ordem de chegada do pedido. O serviço poderá ser executado pelo técnico localmente, por telefone ou por assistência remota, em qualquer um destes tipos de assistência o tempo será cobrado ao cliente, ao nosso valor hora de 40 e em múltiplos de 30 minutos ou abatido ao pacote de horas contratado. av. gilberta paiva, 12A, 4520-165 santa maria da feira telf. +351 256 379 510 fax. +351 256 379 519 info@pontual.pt www.pontual.pt 9/9