Aprovado por Comitê da Qualidade Analisado criticamente por Chefe do Departamento 1 OBJETIVOS Esta instrução tem como objetivo orientar os colaboradores do Departamento de Inovação Tecnológica para planejar, coordenar e controlar os treinamentos básico e específico dos colaboradores (estagiários ou servidores) que iniciam suas atividades na Sinfo e orientar os instrutores/responsáveis como proceder com os treinamentos específicos. 2 INSTRUÇÕES 2.1 Planejamento do treinamento Tipos de treinamentos: Básico e Específico. Os treinamentos, básico e específico, são aplicados a todos os colaboradores de acordo com a descrição no FRM13-01 Planilha de Competências. O treinamento básico é ministrado em Educação à Distância EAD pela Escola Superior do Ministério Público. Existem três entradas para a execução de treinamento a seguir: Novo colaborador da Sinfo estagiário ou servidor; Colaborador que muda de lotação dentro da Sinfo estagiário ou servidor; Colaborador que acrescenta ou muda de função dentro do próprio departamento. Instrutores: Os instrutores serão escolhidos de acordo com a disposição, e indicação do chefe do departamento, para treinamento específico. A equipe do DGPA é responsável pelo treinamento básico. Tópicos e Conteúdo programático: observar a especificação do FRM13-01 Planilha de Competências. Verificar a planilha com o conteúdo programático. Material: O material para treinamento específico é de responsabilidade de cada 1
departamento/instrutor. Pode acontecer de um assunto específico ser ministrado por instrutor fora do departamento. Horário do treinamento: deve ser de acordo com a disponibilidade do instrutor. Tempo para o treinamento: observar a especificação do FRM13-01 Planilha de Competências. 2.2 Ferramenta Gestproj O gestproj será utilizado para registros dos treinamentos da Sinfo. O integrante da equipe DGPA responsável pelos chamados do dia, ficará responsável pelos treinamentos iniciados e deve fazer o acompanhamento até a sua finalização. Os passos para o registro das tarefas seguem abaixo: A secretaria vai abrir um subchamado e encaminhar para o DGPA; O integrante da equipe responsável pelo chamado no dia vai dar atendimento e fazer um assentamento que uma tarefa de treinamento básico ou especifico, ou os dois, serão abertos. Não esquecer de colocar no subchamado os números das tarefas abertas. No gestproj, a equipe responsável por gerenciar os treinamentos são os gestores do projeto treinamento e formam a equipe do DGPA. Qualquer um desses colaboradores pode criar tarefas, atribuí-las a um instrutor e fazer o acompanhamento. Podem também assumir a tarefa a qualquer momento para dar andamento. Criar uma tarefa Abrir o Gestproj no link http://argos.mp.go.gov.br/gestproj; Buscar o projeto Treinamento; 2
Ilustração 1 Clicar em Nova tarefa; 3
Ilustração 2 Escolher o tipo Treinamento básico ; O título, é o nome do treinando; A descrição, é a relação dos tópicos a serem treinados de acordo com a planilha de competências. Um checklist está disponível para essa consulta no SVN > ISO 9001>02-SistemaDeGestãoDaQualidade>PRC13-Atendimento Administrativo>Cursos e treinamentos, Checklist de treinamento. Colocar o número do chamado na tarefa. A Situação é preenchida com Novo ; Atribuir Observadores para toda a equipe do DGPA. Se essa atribuição não for 4
feita no momento da criação a tarefa é só abrir a tarefa e clicar em Observadores e adicionar. Ilustração 3 Clicar em salvar. Para criar uma tarefa do tipo Treinamento específico é só seguir os mesmos passos. Atribuir a tarefa para a sprint treinamento É necessário deixar a sprint em situação planning para depois associar uma tarefa; Clicar em Scrumbler, item 1, e em seguida clicar no item 2 conforme a ilustração 4. 5
Ilustração 4 Escolher a situação Planning e clicar em salvar; Ilustração 5 6
De acordo com a ilustração 6, clicar em tarefas, item 1. Ilustração 6 Clicar em Atribuído para com o botão direito do mouse, item 2. Selecionar a versão, item 3 e clicar em treinamento, item 4. Dessa forma a tarefa está atribuída a sprint Treinamento. Em seguida clicar em Scrumbler e em Configurações. Ilustração 7 7
Clicar em editar. Ilustração 8 Alterar a informação conforme as ilustração 5 para alterar a situação para Opened. Sendo assim, ao selecionar o item Scrumbler no menu, as novas tarefas estarão disponibilizadas na coluna Novo. 8
Ilustração 9 Navegando nas colunas da grid A grid é composta por quatro colunas, conforme a ilustração 9 e descritas abaixo: Novo: as tarefas que foram criadas para os treinamentos básicos e específicos ficam nessa primeira posição. Em andamento: quando se inicia o treinamento, básico ou específico, a tarefa 9
que está em novo deve ser arrastada para esta coluna. Pendente: após o término do treinamento básico e específico a tarefa deve ser arrastada para essa coluna, e ficar aguardando a emissão do certificado de conclusão do curso EAD, para o básico e a avaliação da eficácia feita pelo responsável da área específica, para o específico. Concluído: a tarefa de treinamento básico deve ser arrastada para esta coluna assim que o certificado associado. A tarefa do treinamento específico só deve ser arrastado para esta coluna quando a avaliação da eficácia do treinamento e das habilidades for associada a tarefa. 2.3 Execução dos treinamentos Colaborador que chega na Sinfo pela primeira vez A equipe do DGPA deve atender o subchamado aberto pela secretaria para o treinamento. Um integrante da equipe DGPA é responsável pelos chamados do dia. O responsável deve criar na ferramenta Gestproj, uma tarefa no projeto Treinamento, do tipo Treinamento básico, atribuindo a tarefa a equipe DGPA e colocar na descrição da tarefa, os itens a serem treinados juntamente com o número do chamado. Quem vai executar o treinamento é definido pela própria equipe, onde todos tem acesso e acompanham as tarefas. O número da tarefa deve ser registrado em assentamento no subchamado. Iniciar o treinamento básico em EAD, disponibilizado pela Escola Superior do MP, arrastando a tarefa para a coluna Em andamento. Fazer o assentamento Iniciado o treinamento EAD. Após a conclusão do treinamento básico, a tarefa deve ficar pendente aguardando 10
o certificado da Escola Superior. Após associar o certificado colocar a tarefa na coluna concluído e criar na ferramenta Gestproj, uma tarefa no projeto Treinamento do tipo Treinamento específico atribuindo a tarefa aos instrutores/responsáveis. Colocar o número do chamado nessa tarefa e o número da tarefa no chamado aberto; Após a conclusão da tarefa Treinamento específico, o instrutor deve arrastar a tarefa para a coluna pendente e a equipe DGPA deve enviar a avaliação da eficácia do treinamento e das habilidades ao responsável pelo treinamento específico. A mesma deve ser preenchida e convertida em arquivo PDF e anexada à tarefa pelo responsável/instrutor. A tarefa de treinamento especifico deve ser arrastada para a coluna concluído. O responsável pelo chamado deve encerrar o suchamado aberto pela secretaria. Colaborador da Sinfo que muda de departamento ou muda de função dentro de um mesmo departamento Atender o subchamado aberto para o treinamento; Criar na ferramenta Gestproj, uma tarefa no projeto Treinamento do tipo Treinamento específico atribuindo a tarefa aos instrutores/responsáveis, inclusive para quem for fazer a avaliação da eficácia; Seguir os mesmos passos do item anterior para Treinamento específico. Assentamentos nas tarefas As ações relacionadas aos treinamentos básico e específico devem ser descritas nas tarefas, ressaltando inclusive os itens constantes na descrição do treinamento. Dessa forma fica registrado que o treinamento ocorreu. Para a tarefa básica, após o término do treinamento, descrever que um cerificado será 11
emitido, como descrito anteriormente. A tarefa deve ficar com status Pendente aguardando o certificado. Quando associar o certificado, finalizar a tarefa e arrastá-la para a coluna concluído. Criar e atribuir colunas para a sprint (somente para o administrador) Para criar uma nova sprint, utilizar o navegador google chrome. Entrar no projeto Treinamento. Clicar em Scrumbler, item 1, e em seguida em Backlog, item 2. Ilustração 10 Clicar no sinal de mais conforme a ilustração 11. 12
Ilustração 11 Uma caixa será aberta para a criação da nova sprint. Ilustração 12 A nova sprint passa a fazer parte do projeto. Para que a sprint não apareça na lista, basta mudar o status dela para Closed, conforme ilustração 5. 13
2.4 Avaliação da Eficácia A avaliação da eficácia do treinamento e das habilidades é feita através do FRM13-02 - Avaliação da Eficácia e Habilidades, quando considerado finalizado o treinamento específico. Essa avaliação é feita pelo instrutor/responsável da área onde o colaborador vai atuar. Ela é respondida eletronicamente e convertida em arquivo PDF, anexada à tarefa de Treinamento específico, finalizando o treinamento. Caso o resultado da avaliação não seja satisfatório, deve ser descrito no campo observações o motivo e as providências a serem tomadas. Se for um novo treinamento, a tarefa segue aberta para uma nova avaliação em tempo determinado. 2.5 Certificado da Escola Superior para treinamento Básico O curso básico foi criado em EAD e está disponível no site da Escola Superior como Curso básico para colaboradores da SINFO. Os certificados para este curso são solicitados ao fim do mês ou quando for certo não ter mais aluno dentro mês. A solicitação é feita por e-mail para o coordenador pedagógico da escola com cópia para o e-mail da escola, com os nomes, o período e as notas dos participantes, como mostrado abaixo: 14
A escola avisa quando estão prontos. Os certificados são disponibilizados no compartilhador de arquivos MPCloud da Escola Superior. 15