Como Utilizar o Escritório Virtual

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1 Como Utilizar o Escritório Virtual 1. Visão Geral O Escritório Virtual é um espaço destinado à troca de informações e documentos entre os membros de um grupo. Através de ferramentas colaborativas como: Pasta de Documentos, Lista de Tarefas, Avisos, Busca e Indexação de Documentos e Lista de Discussão. 2. Tela Inicial

2 3. Tela Inicial (Comentada) Dica: Amplie este documento para visualizar melhor. 4. Destaques das Funcionalidades 4.1. Barra de Navegação Utilizada para navegar pela estrutura do site ou subir níveis.

3 4.2. Menu Principal Acesso às principais funcionalidades do Escritório Virtual. Home o Página Inicial Leva para a página inicial do Escritório Virtual Colaboração o Avisos Leva à página para adicionar, editar ou remover os avisos que são exibidos na Página Inicial. Esta funcionalidade também pode ser diretamente acessada pela área de Avisos, na parte da direita da Página Inicial. o Calendário Leva à página para adicionar, editar ou remover eventos no Calendário compartilhado, que são exibidos na Página Inicial. Estas funcionalidades também podem ser diretamente acessadas pelo Calendário que já é exibido na Página Inicia.

4 o Tarefas Leva à página para adicionar, editar ou remover tarefas. As tarefas são, como no Microsoft Outlook, uma forma de se definir algum tipo de trabalho ou responsabilidade a alguém do grupo. Todo membro do grupo que tiver tarefas designadas, estas serão exibidas em suas telas iniciais. o Listas de Discussão Leva à página para adicionar, editar ou remover tópicos de discussão ou responder aos tópicos existentes. Este serviço é como um fórum de discussões. Bibliotecas o Documentos Leva para a página com as estruturas de pastas e arquivos compartilhados entre os membros do grupo. Nesta biblioteca os membros poderão adicionar, baixar, alterar, editar, comentar, modificar propriedades e remover arquivos. Por ser uma das principais funcionalidades do Escritório Virtual, merece destaque para a sua utilização. Observe, primeiramente, a página de Documentos com alguns comentários:

5 Na tela acima, vale a pena destacar os seguintes itens: 1. Menu de Navegação: É usado para navegar pela estrutura das pastas (subir níveis), assim como se faz para navegar pela estrutura do site. 2. Ferramentas de Blibioteca: Ao clicar, é aberta uma barra de ferramentas dinâmica, que no SharePoint é chamada de Ribbon, contendo algumas funcionalidades, agrupadas, conforme explicado mais abaixo: Grupo: Novo

6 o Novo Documento Cria um novo documento do Word diretamente na pasta compartilhada do Escritório Virtual. o Carregar Documento Sobe para a pasta compartilhada do Escritório Virtual qualquer documento existente em uma estação de trabalho. o Nova Pasta Cria novas pastas na estrutura de documentos compartilhados do Escritório Virtual, assim como é feito no Windows. Grupo: Abrir e Fazer Check-out o Editar Documento Abre o editor padrão do documento que estiver selecionado. Somente os documentos do tipo Texto, Word, Excel, PowerPoint e Access podem ser editados usando este botão. Para qualquer outro tipo de documento, deverá ser baixada uma cópia para a estação de trabalho para ser editada e posteriormente enviada para de volta para o Escritório Virtual. o Botão (Fazer Check-out) A função Check-out é usada para o controle de edição dos documentos. Quando um membro edita um documento e faz o Check-out, nenhum outro membro poderá editá-lo enquanto não for feito o Check-in. Isto impede que um membro altere um documento que já está sendo editado por outro membro.

7 Obs.: Esta biblioteca de documentos foi configurada para exigir o Check-out de qualquer documento que seja editado. As alterações realizadas em um documento só serão visualizadas pelos demais membros após o Check-in. Documentos que estiverem com Check-out aparecerão com o seguinte ícone: o Botão (Fazer Check-in) Uma vez terminada a edição de um documento, o membro pode fazer o Check-in para que as alterações realizadas se tornem visíveis para os demais membros do grupo. Ao se fazer o Checkin, o Escritório Virtual abre uma tela para que seja colocada, opcionalmente, alguma observação a respeito da nova versão do documento. o Botão (Descartar Check-out) O membro que estiver editando um documento ou o Administrador do Escritório Virtual poderão desfazer todas as alterações da última edição de um documento que esteja em Check-out, voltando à ultima versão em vigor. Grupo: Gerenciar o Exibir Propriedades Exibe o nome do arquivo e o título de um documento selecionado. o Editar Propriedades Abre uma tela onde se pode alterar o nome do arquivo e o título de um documento selecionado.

8 o Botão (Permissões de Documento) Os Administradores do Escritório Virtual poderão definir as permissões de um documento. Estas permissões incluem: Acesso à leitura, edição e remoção. o Botão (Excluir Documento) Exclui uma pasta ou documento selecionado. Os documentos excluídos vão para uma lixeira e ficam lá por 30 dias, quando são definitivamente removidos. Somente Administradores de Escritório Virtual podem recuperar arquivos excluídos. Grupo: Compartilhar e Acompanhar o Enviar Link por Cria uma nova mensagem, via Outlook, contendo um link que leva diretamente para a biblioteca ou arquivo que esteja selecionado. Obs.: Só poderão receber e abrir o link membros que tenham acesso ao Escritório Virtual. o Alertar-me É possível criar alertas, para praticamente qualquer item no Escritório Virtual. Se for criado um alerta para a biblioteca de documentos, o Escritório Virtual enviará um sempre que ocorrer alguma alteração. É possível criar inúmeros alertas e também definir a periodicidade do recebimento dos mesmos.

9 Grupo: Cópias o Baixar uma cópia Baixa uma cópia de um documento selecionado para a estação de trabalho do usuário. Envie suas dúvidas para: internet@eletrobras.com