1. Introdução Gerir uma cadeia de restaurantes exige muita competência e inteligência por parte do empresário. Afinal, ainda que cada loja tenha suas necessidades específicas, é fundamental manter o padrão de atendimento e de qualidade dos pratos servidos entre elas. Além disso, é importante atentar-se sobre a gestão financeira de cada loja da rede de restaurantes, a gestão dos estoques e, claro, da organização das compras dos ingredientes e de todos os materiais necessários. Desenvolver uma visão estratégica otimiza o seu departamento de compras, reduz o índice de desperdícios, aumenta a margem de lucros e ainda ajuda a proporcionar serviços e produtos de qualidade superior aos seus clientes. Mas, como alcançar todos esses objetivos? Neste e-book você aprenderá: Por que existem tantos problemas com o setor de compras de redes de restaurantes? Como e por que consolidar padrões de compras? Qual a importância da ficha técnica? Por que é fundamental contar com fornecedores e produtos homologados? Por que comprar produtos seguindo especificações das fichas técnicas? A tecnologia e o processo de compras: como aprender a comprar usando a inteligência de um ERP? Boa leitura!
2. Por que existem tantos problemas com o setor de compras de redes de restaurantes? A gestão de compras de um restaurante é um processo complexo que exige muito conhecimento por parte do gestor. Essa área vai muito além da simples negociação com o fornecedor, porque é necessário entender: As necessidades e as preferências da clientela de cada loja; Os pratos ofertados e as fichas técnicas que compõe cada item; O giro de vendas e o giro dos estoques; A relação de compra e prazos de validades; A taxa de desperdícios e o impacto financeiro; Os fornecedores disponíveis, os preços, o tempo de entrega e a confiabilidade dos produtos.
Essas são informações que demandam grande esforço para serem quantificadas em apenas um restaurante. Pense sobre o esforço aplicado para obter essas informações em uma rede com 5, 10 ou mais lojas? Imagine um mecanismo manual para cruzar as informações obtidas de cada uma das lojas? Sem conhecer de fato a realidade e os números de cada um dos seus restaurantes da rede, o gestor corre riscos de sofrer prejuízos constantes, adquirir alimentos e insumos desnecessários ou não adquirir em tempo hábil os produtos que são de fato fundamentais para oferecer os serviços. Cada um desses restaurantes certamente terá públicos diferentes e com preferências distintas, bem como apresentará variações nos números obtidos se considerarmos horários, sazonalidades, regiões, pratos mais pedidos e assim por diante. Isso faz com que o giro médio do estoque seja diferente para cada loja, tornando o trabalho e a análise do gestor ainda mais complexo.
Outra problemática para os gestores de redes de restaurantes é a previsibilidade de vendas, que geralmente é diferente ao compararmos uma loja com as outras. Realizar a previsão incorreta é uma das causas pelas quais diversos gestores possuem altos prejuízos. Afinal, mercadoria parada é dinheiro desperdiçado. Quais são as formas mais objetivas e assertivas de não sofrer com essas questões? É justamente sobre isso que abordaremos nos próximos tópicos deste e-book.
3. Como e por que consolidar padrões de compra e qual a importância da Consolidar padrões de compras é essencial para qualquer rede de restaurantes, porque possibilita ao gestor estabelecer uma agenda específica e incluir processos em sua rotina, tornando mais assertivas e produtivas as compras de produtos e insumos essenciais. Para desenvolver estes padrões de compras é preciso que o gestor consiga identificar informações e números a partir: ficha técnica? Do monitoramento de utilização, descarte e frequência de uso das mercadorias; Do registro minucioso de perdas, do entendimento dos motivos pelos quais aconteceram e da estratégia para reduzi-las; Da análise dos fornecedores e dos resultados das negociações realizadas; Das demandas e das necessidades de cada uma das lojas da rede.
Diversas redes de restaurantes otimizam as rotinas de compras desenvolvendo uma agenda semanal e dividindo as suas necessidades por categorias. Assim, é possível, por exemplo, realizar as compras de bebidas às segundas, de proteínas às terças, de produtos de limpeza às quartas e assim por diante. Além de tornar a sua rotina mais organizada, com esse sistema você poderá otimizar o seu tempo, fazer compras consolidadas e conseguir economizar, seja com fretes mais baratos, ou ainda com custos reduzidos na unidade do produto. Outra ideia interessante é usar a teoria do 80/20 (pareto), ou seja, priorizar a compra de 20% dos produtos que são responsáveis por 80% do valor de compras. Isso não quer dizer que você deva abrir mão dos demais, mas priorizar esses 20%, tentando negociá-los com os fornecedores. É claro que, para isso, você terá que ter bastante conhecimento sobre os seus principais itens e os seus custos.
A importância da ficha técnica A ficha técnica é um processo extremamente importante para qualquer restaurante, e em uma rede se torna ainda mais essencial. Ela garante que todos os pratos oferecidos nas lojas da rede terão o mesmo padrão de qualidade e utilizarão dos estoques quantidades exatas de produtos por prato produzido. Na ficha técnica estarão, além das medidas exatas de cada ingrediente, também as marcas mais indicadas (e as possíveis substitutas que ofereçam a mesma qualidade), as formas de preparo exatas para evitar desperdícios na cozinha e todos os pormenores que garantam a padronização dos processos dentro da sua cozinha. Por meio deste processo de utilização de fichas técnicas, o gestor consegue analisar melhor o seu estoque, identificando até mesmo possíveis desvios. Por exemplo, uma quantidade X de pratos são vendidos, e consomem determinada matéria prima, mas a quantidade no estoque é menor do que o esperado, isso pode ser um indício de possíveis desvios ou de alto desperdício de ingredientes. Para o setor de compras, fichas técnicas bem- -feitas, organizadas e atualizadas também são essenciais, permitindo entender exatamente a necessidade de cada uma das suas lojas, os possíveis substitutos para cada ingrediente, as marcas mais indicadas, entre várias outras informações padronizando seus processos internos e oferecendo uma qualidade padrão em todos os seus restaurantes.
Além da ficha técnica, você ainda poderá or- Que quantidade mínima e máxima de Manter essas informações de forma clara e ganizar uma espécie de manual de compras. cada item deve estar armazenada; acessível faz com que você e seus colabora- Nesse documento, você poderá determinar, entre outras informações: Quando cada tipo de produto deverá ser comprado e quais as características e marcas são as mais importantes; Como os processos de compras devem ser realizados, por quais funcionários e em qual período; Quais as informações devem ser consideradas antes de realizar uma solicitação dores consigam organizar melhor tanto o estoque, como o setor de compras de cada uma das lojas, otimizando a visão e a logística da rede, de maneira geral. de compra;
4. Por que é fundamental contar com fornecedores e produtos homologados? Até agora nós falamos basicamente dos processos internos que ajudam a otimizar o seu setor de compras. Mas, você como gestor já deve saber que, grande parte da qualidade do que você oferece aos seus clientes e também da sua margem de lucro, depende dos fornecedores que você possui. Se o seu fornecedor não trabalhar com produtos de boa procedência, dificilmente seus pratos e refeições terão a qualidade que os seus clientes desejam e esperam, o que acaba colocando em risco a reputação do seu restaurante. Bons fornecedores são fundamentais porque garantem entrega rápida e dentro do prazo que você espera, uma boa margem de lucro com produtos e custos mais acessíveis, variedade de itens e, claro, qualidade aos produtos e aos serviços que você oferece.
Como ninguém deseja que nada disso aconteça é fundamental que você: Imagine, por exemplo, que você compre habitualmente de um fornecedor que não trabalha com produtos de procedência garantida. Além de colocar em risco a saúde dos seus clientes, você também poderá ter problemas com a Anvisa ou até com o Fisco (caso o fornecedor não emita nota fiscal, pesquise muito bem sobre o fornecedor, buscando entender a qual empresa ele está relacionado (já que uma mesma empresa pode oferecer produtos de linhas diferentes, como laticínios, massas, cereais e outros); saiba a procedência dos produtos que ele comercializa para você; crie uma lista com vários fornecedores, permitindo que você varie seus pedidos caso algum dos parceiros dê algum problema; por exemplo). Em ambos os casos, os órgãos reguladores não querem saber de quem é a culpa, mas podem incluir seu restaurante como coautor de um processo, manchando a reputação de toda a sua cadeia de restaurantes e até mesmo fazendo com que a sua empresa tenha de ser fechada. analise a relação de custo benefício, colocando no papel o valor por item, a rapidez na entrega, a confiabilidade do fornecedor, a possibilidade de compra em grandes ou pequenas quantidades e outras informações; analise a forma de pagamento e se o fornecedor emite nota fiscal; pense em buscar parcerias com produtores locais; produza alguns insumos próprios, como hortaliças ou hortas hidropônicas (que podem ser feitas em quaisquer espaços dos seus restaurantes, como é o caso das hortas verticais e ainda ajudam a reduzir os seus custos).
5. Por que comprar produtos seguindo especificações das fichas técnicas? Nós já abordamos sobre a importância da ficha técnica, mas, apesar de muitos restaurantes trabalharem com essa ferramenta, nem todos entendem a relevância de segui-la à risca durante as compras. A ficha técnica deverá ser a norteadora do seu setor de compras, garantindo que todas as lojas da sua rede de restaurante trabalhem com os mesmos tipos de ingredientes e tenham os mesmos processos internos, permitindo que tudo o que seja produzido nos seus restaurantes tenha o mesmo padrão de qualidade. É por esse padrão que a sua marca será reconhecida e que você conquistará muitos clientes. Pense, por exemplo, em uma rede de hotéis. Por que sempre preferimos a marca X quando viajamos para dentro ou fora do país? Porque temos a certeza de que encontraremos o mesmo padrão de qualidade de limpeza, do tipo dos quartos, do conforto, da cordialidade dos funcionários, dos preços, entre outros.
Com uma cadeia de restaurantes isso também deverá acontecer. O seu cliente deverá ser capaz de ser atendido da mesma maneira tanto na sua loja X, como na Y, com a mesma qualidade nos pratos servidos, a mesma agilidade no pedido e no recebimento do prato, entre outros. Para conseguir atingir esse patamar de qualidade, a ficha técnica é primordial. Afinal, se em um restaurante você trabalha com uma marca, e em outro, com outra marca de qualidade inferior, isso se refletirá no prato final. Uma boa ficha técnica, portanto, garante ao setor de compras tranquilidade na hora de fazer os pedidos, indicando os produtos e as marcas mais usadas (bem como as possibilidades de substituição), e também aos funcionários de cada uma das suas lojas, pois eles sabem como devem agir para garantir a qualidade final que é a marca do seu estabelecimento. O mesmo acontece se cada cozinha tem processos internos diferentes, aumentando o desperdício, o tempo de preparo e outros pontos que podem afetar diretamente na sua padronização.
Como montar a ficha técnica Para montar fichas técnicas que tenham realmente utilidade dentro dos seus restaurantes você precisa conhecer muito bem as suas casas. Assim, é fundamental que as fichas técnicas contem com dados como: nome do item; rendimento total; preço de custo de cada insumo utilizado; tamanho da porção; cotação atualizada do fornecedor; custo final; cálculo de uso do item (incluindo a perda); impostos; tempo de preparo; encargos; preparação e métodos usados; custos administrativos; equipamentos usados; receituário; mão de obra; imagem ou foto do produto; armazenamento do produto; temperaturas de armazenamento; instruções especiais e possíveis substitutos para os ingredientes.
Como você pode notar, uma boa ficha técnica garante muito mais controle ao gestor, não só do que é preciso comprar, mas também do giro médio do estoque. Afinal, se você possui uma boa previsão de vendas, por exemplo, poderá ter uma ideia bem mais real do giro de cada item dentro do seu estoque, planejando melhor as suas compras e evitando desperdício, produtos fora do prazo de validade ou outras questões. Além disso, a ficha técnica ainda lhe ajuda a prestar um bom serviço, garantindo qualidade e padronização e até conseguindo atender melhor seus clientes, como no caso de algum que possui uma restrição alimentar, por exemplo. Esse tipo de ficha técnica ajuda a reduzir o desperdício e dá ainda mais garantia de que as suas cozinhas estão em sintonia, melhorando o controle do seu estoque e, claro, das suas vendas. Já a ficha técnica gerencial possui como foco o controle e o padrão dos custos de cada uma das suas receitas. Permitindo que você tenha fácil acesso aos custos de produção de cada um dos seus pratos, guarnições, drinks e etc. A partir dessas informações, você conseguirá formar melhor seu preço de venda e a sua margem de lucro. Além dessa ficha técnica, você também poderá trabalhar com a ficha técnica operacional e a gerencial. A operacional é mais usada para a gestão do dia a dia da sua cozinha, com informações como as medidas em quilo, litro, medidas caseiras, entre outros, buscando descrever todas as etapas e os processos que compõem cada um dos pratos.
6. A tecnologia e o processo de compras: como aprender a comprar usando a inteligência de um ERP? Depois de ler todas essas informações, você deve estar pensando que é quase impossível manter o seu setor de compras e o estoque de todos os seus restaurantes integrados e bem geridos, não é mesmo? Pois saiba que a tecnologia pode ajudar bastante nesse momento. Com um ERP voltado exclusivamente ao setor de food service, você consegue automatizar vários dos seus processos e integrar os seus restaurantes, acessando informações precisas sobre cada uma das suas lojas e também de todas elas. As fichas técnicas, por exemplo, podem ser incluídas no sistema e o próprio poderá cruzar dados diretamente do seu PDV. Assim, quando uma venda acontece na loja X, automaticamente o sistema fará a baixa dos ingredientes usados na ficha técnica, informando o estado do seu estoque. Ao captar os dados diretamente dos PDVs em tempo real, você terá um volume de informações muito maior e mais precisas, o que permite, por exemplo, fazer uma previsão de demanda mais acertada para cada uma das suas lojas, facilitando na hora de realizar compras corretas, cruzando os dados do número de clientes com as fichas técnicas de cada produto.
Outras vantagens importantes que a tecnologia pode trazer são: Facilidade em identificar problemas Se algum desvio acontece em um dos seus restaurantes, o sistema poderá identificá-lo e enviar uma notificação para você, permitindo rapidamente que a questão seja resolvida, como: níveis muito abaixo de um determinado produto no estoque, proximidade com a data de vencimento, lentidão na entrega de um fornecedor, entre outras questões. Além disso, graças às fichas técnicas, um bom sistema poderá também buscar por incompatibilidade no estoque, cruzando dados das vendas e do nível de cada ingrediente, indicando possíveis incongruências, desvios, desperdícios e outros. Rapidez na implementação de processos Os processos internos são fundamentais para qualquer cadeia de restaurantes e com um bom ERP você terá muito mais tranquilidade para fazer isso, já que todas as informações fundamentais sobre as suas lojas estão integradas no mesmo sistema. Isso significa que as ações de cada um dos seus restaurantes podem ser acompanhadas, bem como a visão geral, permitindo que você entenda e identifique rapidamente qual restaurante está, por exemplo, tendo problemas financeiros, dificuldades com o estoque, entre outros, tomando ações rápidas e efetivas para resolver a situação. Redução de custos É claro que, com todos esses benefícios, os custos agregados de toda a sua produção são reduzidos. Gerenciando melhor as suas compras, o seu estoque e os processos internos nos seus restaurantes, você reduz as perdas e otimiza o seu dinheiro, melhorando a vida financeira do seu negócio. Além disso, ao ter em mãos dados precisos sobre os seus custos de produção, você consegue estipular preços de vendas mais corretos, melhorando a sua margem de lucro e otimizando o seu caixa.
7. Como o EVEREST Gestão Empresarial pode ajudar e quais são os seus diferenciais? Já entendeu que contar com a tecnologia pode ajudar você a fazer compras mais corretas e ainda a melhorar toda a gestão da sua rede de restaurantes? Então você precisa conhecer o EVEREST Gestão Empresarial, o ERP da ACOM Sistemas que atende completamente todas as necessidades do setor de Food Service. Com ele, você conseguirá acompanhar o que acontece em cada uma das suas lojas e também ter uma visão ampla de toda a sua rede, diagnosticando problemas com antecedência e facilitando a sua tomada de decisões.
Outra vantagem exclusiva do EVEREST Gestão Empresarial é o Monitor de Compras. Com essa ferramenta, você terá automaticamente uma lista da necessidade de compras de cada uma das suas lojas, criada a partir de informações como: ficha técnica de cada produto, consumo médio, estoques mínimo e máximo, prazo de entrega, giro médio, programação de vendas, estoque em trânsito e compras já efetuadas. Ou seja, automaticamente, o sistema fará uma leitura de cada uma das suas lojas, analisando o seu estoque, a sua previsão de vendas e as suas fichas técnicas, indicando de forma precisa ao seu setor de vendas o que é preciso comprar e quando essa compra deverá ser feita, de forma simples, rápida e muito eficiente. Além disso, o EVEREST Gestão Empresarial ainda possui uma infinidade de funções para lhe ajudar a tornar a sua gestão ainda mais integrada e eficiente, reduzindo as perdas, o desperdício e melhorando os seus processos internos.
Conclusão Como você pode ver ao longo desse e-book, o setor de compras de uma cadeia de restaurantes é extremamente importante e vital na obtenção de lucros e também no sucesso do seu empreendimento. Quando essa área não é considerada adequadamente, você poderá enfrentar muitos problemas como: Contar com a tecnologia é uma ótima opção para ajudar você a integrar as informações de todos os seus restaurantes, entendendo melhor o giro médio, fazendo uma melhor previsão de vendas, controlando adequadamente o seu estoque e, claro, realizando compras mais acertadas. prejuízos financeiros; qualidade abaixo da média em um ou mais restaurantes da sua cadeia; perda de clientes; desperdício de matéria prima; Se você gostou dos diferenciais do EVEREST Gestão Empresarial, entre em contato conosco. dificuldade para a implementação de processos; entre outros.
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