Processo de Envio de email Introdução O envio de documentos de forma eletrônica vem sendo muito utilizado, assim o envio de arquivos, relatórios, avisos, informações é realizado via e-mail. O sistema disponibiliza um processo de e-mails onde podem ser configurados esses envios, e outras situações onde for observada necessidade, para serem realizados de forma automática. Cadastro Servidor de Email Para iniciar ao processo é preciso cadastrar o servidor de email, acessando a rotina PG Sistema de Alerta Envio de Email - Serviço Servidor, interface EE007 Cadastro de Servidor. Figura 1: Tela de Cadastro do Servidor Dos campos: Código: Pra acessar um servidor já cadastrado indique o código do cadastro, ou para indicar um novo cadastro clique em Novo. Descrição: Descrição para identificação do servidor no sistema. Servidor SMTP: Protocolo de envios de email, servidor que se encarregará de enviar os emails. Porta: Porta na qual contém o protocolo TCP/IP, que fará a comunicação do servidor SMTP com o servidor a ser enviado. Email Remetente: Indica o endereço de email que fará o envio dos emails. Usuário: Indica o usuário de acesso ao email que fará o envio. Senha: Senha do endereço de email.
Limite de Envio: Este campo é para limitar a quantidade de emails que serão enviados, por Dia ou Hora. Esta informação é importante e obrigatória, pois dependendo do tipo de conta (paga ou gratuita) e do servidor de email, possui um limite fixo de envios. Servidor Requer Autenticação: Marcar caso o servidor de email necessitar autenticação. Ativo: Se o servidor que está sendo cadastrado se encontra ativo ou não. Configuração Avançada: Ao clicar sobre esse botão serão abertas quatro novas opções para configuração do servidor. ATENÇÃO! Essas informações devem ser modificadas SOMENTE em situações onde se observa necessária a alteração, através dos logs do serviço. o Comunicação Segura (TLS): TLS (Transport Layer Security) é um protocolo de comunicação que permite que os aplicativos se comuniquem de forma segura na Internet utilizando criptografia de dados. O sistema traz como padrão marcado a comunicação segura. o TLS: Não suportado : use este parâmetro se a conexão não possui criptografia. A conexão poderá falhar se o servidor requer criptografia; Explícito : use este parâmetro se a conexão utiliza criptografia e se é permitido utilizar. Se o servidor não suporta criptografia, o evento TLS será disparado. Se o servidor recusar a conexão falha; Implícito : use este parâmetro se o servidor utiliza criptografia por padrão. A conexão irá falhar se o servidor ao tentar estabelecer conexão criptografada ou se o servidor não suportar criptografia; Requerido : semelhante ao Explícito exceto se o servidor não suporta conexão não criptografada, a tentativa de conexão irá falhar. Padrão utilizado pelo Gmail é Requerido; e os demais, Explícito. o Método SSL: Este parâmetro define qual a versão do SSL utilizada pelo servidor de email. Padrão SSL v3. o Modo SSL: Este parâmetro define o modo de autenticação da conexão. Padrão "Não atribuído". Figura 2: Configurações Avançadas de Email Após finalizar as configurações basta gravar o cadastro do servidor através de Gravar (F4). Cadastro Modelo de Email Para fazer o cadastro do modelo de email é necessário, acessar a rotina PG Sistema de Alerta Envio de Email - Serviço Modelo, interface EE001 Modelo de Email.
Figura 3: Cadastro de Modelos de E-mail Código: Para acessar um modelo já cadastrado indique o seu código ou pesquise o modelo através da Pesquisa ou F2. Para indicar um novo cadastro clique em Novo. Título do Email: Informado o título do email que será enviado. Programação: Indica as configurações de envio da mensagem. o Período de Envio: Quando um modelo de email deve ser enviado diariamente, semanalmente ou em um dia específico do mês, a configuração é efetuada através da marcação dos campos referentes aos dias da semana que o email deve ser enviado; O email será enviado nos dias da semana que estiverem marcados. o Dia do Mês: Ao marcar Mensalmente deve ser informado obrigatoriamente o campo Dia do Mês que o email será enviado. Assim o email será enviado todo mês no dia indicado no campo. o Intervalo em Minutos: Informando um intervalo de tempo em minutos na qual serão enviados os emails. Ao indicar um intervalo em minutos o serviço enviará o modelo de email configurado a cada intervalo de minutos de acordo com o período de envio. o Hora fixa: Podendo informar uma hora fixa a ser enviada. Ao indicar uma hora fixa o serviço enviará o modelo de email configurado na hora fixa estabelecida de acordo com o período de envio. Prioridade: Podendo ser selecionado a prioridade do modelo de email a ser enviado com relação a outros. (1-Muito Alta, 2- Alta, 3- Normal, 4- Média, 5- Baixa). Data/Hora Última Execução: Onde será apresentado o último envio desse modelo de email, contendo data e hora.
Ativo: Se o modelo se encontra ativo ou não. Modelo da Mensagem: Onde será possível configurar uma mensagem padrão para o modelo a ser cadastrado, indica o texto que será exibido no corpo do email enviado, podendo ser incluídas macros, conforme estiverem cadastradas para o modelo. Cadastro de Macros para o Modelo O acesso ao cadastro de Macros é realizado através da própria tela de modelo de email no botão Macro. Figura 4: Cadastro de Macros Descrição: descrição que desejar, aconselhável ser relacionada à macro a ser adicionada. Macro: Informar um macro na qual poderá ser incluída no Modelo de Mensagem. Coluna SQL: Informando uma coluna SQL na qual a macro fará a busca da informação pertinente. Ao clicar em adicionar será acrescentada a macro na listagem, finalizando a indicação de todas as macros basta Confirmar para que a macro seja acrescentada no campo Macros, ao lado do campo Modelo da Mensagem. Figura 5: Exibição dos Macros para utilização no Modelo da Mensagem
Cadastro de Consulta SQL Para que a macro seja substituída corretamente no modelo da mensagem, deve ser cadastrada uma consulta SQL de onde o serviço consiga buscar as colunas indicadas no cadastro da macro. Clicando em Consulta SQL poderá digitar a consulta SQL que será realizada para buscar as informações necessárias para o modelo do email. Figura 6: Cadastro de SQL Cadastro de Emails para Envio Através do botão Contato abrirá a interface EE004 Cadastro de Emails, onde serão configurados os contatos que receberão o modelo de email informado. Dos campos existentes no cadastro de emails para envio: Nome: Onde será informado o nome do contato que receberá o email, quando a indicação dos emails for direta. Email: Onde será informado o endereço de email da pessoa que receberá a mensagem, campo utilizado quando a indicação de e-mail for direta. Filial: Informando a filial que se deseja enviar o email para o contato. Buscar Código do Cliente na Consulta SQL: Marcando esse parâmetro, o serviço irá buscar o código do cliente na consulta SQL que for informada. Tendo o código do cliente o sistema enviará para o email cadastrado para o cliente. Deve ser indicado se o serviço selecionará o email principal, secundário ou de marketing cadastrado para o cliente. Essa opção é muito utilizada quando a situação de envio também é selecionada por SQL. Enviar para TODOS os Clientes: O serviço enviará o email para todos os clientes. Deve ser indicado se o serviço selecionará o email principal, secundário ou de marketing cadastrado para o cliente. Enviar para TODOS os Fornecedores: O serviço enviará o email para todos os fornecedores. Deve ser indicado se o serviço selecionará o email principal, secundário ou de marketing cadastrado para o fornecedor.
Figura 7: Indicação dos emails dos contatos para envio dos emails Cadastro de Anexos para o Email Ao clicar no botão Anexo é possível configurar anexos para envio juntamente com o texto da mensagem. Arquivo: selecionar um arquivo a ser anexado ao email, o ícone abre tela para selecionar o arquivo no computador e relacionar ao modelo, o ícone remove o anexo do modelo de email. Link do Anexo: Sendo informado um link que será anexado ao email. Relatório: Informando numeração do relatório a ser enviado em anexo. Ao indicar essa opção serão habilitados os Filtro do relatório, opções de ordenação na aba Ordem e outras configurações na aba Configuração Filtro. Arquivo: Possibilita selecionar se o anexo será enviado como anexo do email, ou será carregado no corpo da mensagem.
Figura 8: Cadastro de Anexos Quando enviados relatórios em anexos é possível indicar macros padrão do sistema nos próprios filtros do relatório. No exemplo está a indicação do relatório 8000, ao passar o mouse sobre os campos de configuração de data será apresentada uma mensagem com as macros, conforme imagem. Figura 9: Macros para configuração da geração do relatório que será enviado Cadastro de E-mails de Retorno Ao clicar no ícone Email de Retorno irá abrir a interface EE006 Email e Mensagem de Retorno. Essa opção é utilizada para indicar na mensagem enviada ao cliente a opção do mesmo informar que não deseja mais receber e-mails de marketing.
Figura 10: Email e Mensagem de Retorno Obtendo os campos: Email Retorno: Indica o email que receberá o aviso que o cliente não deseja mais receber emails de marketing. Mensagem Retorno: Indica a mensagem que será indicada no retorno quando o cliente indicar que não deseja mais receber emails de marketing. Observação! Os modelos que possuírem email de retorno terão a mensagem Caso não deseja mais receber nossos emails clique aqui para suspender o envio. indicada no corpo da mensagem. Indicação do Servidor de Envio Para informar no modelo de email, o servidor no qual fará o envio do email, basta clicar no botão Servidor de Envio na interface EE001 Modelo de Email. Que irá abrir a interface EE009 Servidor de Envio de Email. Obtendo os campos: Servidor de Envio: Onde será possível selecionar um servidor de email já cadastrado. Esse servidor que será utilizado para envio do modelo. O serviço considerará a quantidade limite de envio, informada no cadastro do servidor. Quantidade: Este campo "Quantidade" se refere ao limite de emails que poderá enviar a cada execução do modelo de email. O serviço considerará também a quantidade limite de envio por dia/hora, informada no cadastro do servidor. Ativo: Se o mesmo se encontra ativo ou não.
Figura 11: Indicação do Servidor para Envio Cópia de Modelos de Email Há dois modos de realizar a cópia dos modelos de email para novos cadastros. Um deles seria pelo botão Copiar Modelo de Email na interface EE001 Modelo de Email. Essa opção abre a janela de interação seguinte, onde deve ser informado o modelo de email já cadastrado para efetuar a cópia. Figura 12: Cópia de Modelo de Email Ou poderá realizar a importação do modelo de email pelo botão Importar Modelo de Email (*.xml). Figura 13: Importação de Modelo de Email Para obter o arquivo para realizar a importação do modelo, acesse o modelo de email que será copiado e indique a exportação do modelo através do botão Exportar Modelo de Email (*.xml).
Figura 14: Exportação de um modelo já cadastrado