Redes Sociais Corporativas para Pequenas e Médias Empresas (PMEs) Referências e estratégias de implantação para quem quer inovar e se comunicar melhor
ÍNDICE 1. Introdução 2. Do que uma PME precisa a) Comunicação b) Organização c) Inovação d) Integração de equipe c) Crescimento 3. Como uma RSC pode ajudar 3.1 Uma ferramenta online ajuda na comunicação e na troca de ideias 3.2 Um banco de dados interno ajuda na organização 3.3 Um sistema colaborativo ajuda a inovar 3.4 Um ponto de encontro virtual promove integração 3.5 Uma rede preparada para expansões colabora para o crescimento 4. Como implantar uma RSC na minha PME 5. Conclusão
1. Introdução O Brasil conta hoje com mais de 27 milhões de empreendedores, segundo os últimos dados coletados pelo Sebrae em parceria com o Instituto Brasileiro de Qualidade e Produtividade (IBQP). Segundo a pesquisa, a atual taxa de sobrevivência das empresas nascentes é de 73%. Existem muitos brasileiros que apostaram no empreendedorismo, mas ainda há um porcentual relevante de empresários que não conseguem manter seu negócio ativo. Muitos gestores de pequenas e médias empresas (as PMEs) buscam em suas organizações, além da subsistência, a possibilidade de crescimento e progressão. Para isso, instrumentos não faltam: soluções gerenciais, de recursos humanos, comunicação e, nos últimos anos, tecnologia. Investir em certas inovações tecnológicas pode dar bases suficientes para o administrador buscar atingir novos públicos com diferentes produtos ou serviços. Na nossa prática profissional, observamos que, entre os diferentes sistemas disponíveis para o pequeno e médio empresário, as rede sociais corporativas têm ajudado muitos empreendedores a consolidar negócios e, até mesmo, a inovar. Sua aplicação pode ser feita em organizações de todas as áreas, desde o varejo até a prestação de serviços. Elas ajudam o gestor e sua equipe em algumas demandas específicas deste perfil de instituição. Por definição, a rede social corporativa consiste em um sistema privado, controlado pelo cliente, com caraterísticas e recursos dos sites de relacionamentos, como o Facebook e o Twitter. Por meio desse tipo de solução, o empresário fornece um ambiente amigável e interativo, similar aos sites que as pessoas estão acostumadas a usar na vida pessoal, mas alinhado aos objetivos da empresa. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 3
As vantagens e aplicações práticas das redes sociais corporativas nas pequenas e médias empresas são alguns dos fatores que queremos mostrar neste e-book. No decorrer do texto, apresentaremos alguns desafios que as PMEs enfrentam no dia a dia e como é possível usar esse tipo de ferramenta de comunicação interna para ajudar em cada uma dessas demandas. Se você se interessar no projeto, colocamos aqui também um guia básico de implantação desse sistema na sua companha. Esperamos que esse texto indique para você os benefícios das redes sociais corporativas para fomentar a inovação e a geração de valor na sua empresa. Boa leitura! Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 4
2. Do que uma PME precisa: Além dos pré-requisitos mais aparentes para qualquer organização como documentação, missão, visão e plano de negócios, pequenas e médias empresas têm algumas necessidades bem específicas, presentes em grande parte dos negócios nascentes. Separamos cinco fatores fundamentais que devem ser considerados pelos empreendedores na hora de criar o próprio negócio: a) Comunicação Sua equipe conversa sobre as demandas e desafios da empresa? Aliás, sua equipe conversa? Ligada aos conceitos de inovação e colaboração, a comunicação é fundamental para empresas com funcionários trabalhando longe da sede, como prestadores de serviço. Além de saber o que esses colaboradores estão fazendo, é preciso dar meios para que eles peçam sugestões e orientações dos gestores. Um funcionário em campo pode precisar de ajuda na hora de resolver o caso. Se ele tiver acesso a um meio de comunicação rápido, pode tirar a dúvida com o resto da equipe. Médias empresas, com instalações espalhadas por diferentes regiões, também precisam levar esta regra a sério. Afinal, se existe um discurso organizacional, composto pela missão e visão da companhia, ele deve ser disseminado para todo o corpo funcional, independente da distância física. Filiais em diferentes cidades podem usar ferramentas de comunicação para trocar experiências e conselhos. Uma rede de varejo pode usar esse canal para informar os colaboradores a respeito de Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 5
problemas no fornecimento de um produto, por exemplo. A comunicação também é importante para melhorar os processos dentro de uma empresa. Afinal, a troca de conhecimento entre os colaboradores é um dos meios mais rápidos para detectar erros e otimizar certas situações. É possível, em uma conversa no horário do café, pensar em meios de ajudar a empresa e o trabalho dos funcionários. Além disso, ela garante um ambiente de trabalho agradável. A interação entre os colaboradores torna o local mais amigável, o que interfere diretamente na qualidade do produto ou serviço prestado. É o que chamamos de melhoria do clima organizacional (e que explicaremos com mais detalhes abaixo). Um ambiente sem um sistema de comunicação efetivo é propício à desinformação: a fofoca infundada, as informações com maus propósitos e os dados errados que alguns funcionários disseminam lá dentro. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 6
b) Organização Quantas vezes você percebe que está desperdiçando tempo procurando por documentos? Característica exigida por negócios de todas as escalas, a organização torna-se mais importante em PMEs. Ela começa no modelo de negócios, passa pelo financeiro e vai até outros aspectos da empresa, como cadastro de produtos e clientes, documentos com procedimentos padrão e referências de espaço físico (como a disposição de produtos em uma prateleira). Em todos os casos, estamos nos referindo à organização da informação, proveninente de várias fontes e que deve ser armazenada da maneira mais prática. A organização tem relação direta com o armazenamento das informações geradas dentro da empresa. Para que o processo funcione bem, é preciso ter acesso a algum meio fácil para guardar e recuperar dados de preferência, com um sistema que torne mais prática a procura por uma demanda específica. Afinal, conhecimento espalhado gera perda de tempo. É preciso ter um banco de dados básico, por mais rudimentar que seja. Manter a empresa organizada ajuda a dar rapidez às ações e assertividade nos resultados. Muitas empresas de pequeno porte, principalmente as startups, costumam manter um ambiente informalidade dentro da sede, com comunicação mais descontraída entre os funcionários. Porém, gestores de primeira viagem podem confundir esse ambiente característico em empresas modernas com ausência de organização como garantia de sucesso. Podemos garantir: esse modelo flexível só é possível com um nível altíssimo de ordem. Cada colaborador tem ideia do seu papel, das suas funções e obrigações. As informações e tarefas nesse tipo de companhia estão muito bem catalogadas. Se o seu objetivo é criar uma instituição neste perfil, a organização não deve ser descartada, mas estimulada. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 7
c) Inovação Qual é a diferença entre a sua empresa e os concorrentes? Tem algo novo no seu negócio? Essa é a palavra de ordem para boa parte dos administradores formados recentemente. Com inovação, é possível abrir um novo flanco de mercado, diferenciar-se dos concorrentes é fundamental principalmente para negócios nascentes em áreas maduras, como alguns tipos de prestação de serviço. Quanto mais práticas inovadoras, melhor. Criar uma empresa com inovação no DNA está ligado fundamentalmente ao modelo de negócios proposto para a companhia. Algumas estão mais propensas a inovar dada a área de atuação e o perfil dos empreendedores e outras, com maior interesse em métodos tradicionais de lucro. Este perfil de inovação, a radical, foca-se mais em criar novos conceitos ou meios de lucro, baseados em ideias inéditas. Porém, outro tipo de inovação pode estar presente nas pequenas e médias organizações: a incremental. Como o próprio nome diz, ela pega processos existentes e propõe melhorias. Para gerar inovação incremental, um dos meios mais conhecidos é a colaboração. Uma empresa com ambiente colaborativo onde os colaboradores contribuem com ideias e sugestões de melhorias tende a ser mais propício a gerar ideias inovadoras. O colaborativismo é um dos principais combustíveis da inovação e deve ser considerada pelos gestores de PMEs caso estejam na busca de um diferencial de mercado. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 8
d) Integração Seus funcionários trabalham juntos em prol da empresa? Ou cada um faz sua parte e esquece do todo? Por menor que seja a equipe, ela precisa estar bem integrada. Ela é fundamental para promover o crescimento da organização e o cumprimento dos objetivos de negócios. O clima organizacional que citamos acima consiste em construir um ambiente que seja agradável para todos os colaboradores. Em resumo: o funcionário precisa se sentir bem em trabalhar na sua empresa. E, para isso, a integração da equipe é muito importante. No início, promover a integração da equipe parece um objetivo etéreo, abstrato. Porém, algumas medidas pontuais ajudam a melhorar a relação entre os colaboradores. Ações de integração mais clássicas, como happy hours e eventos corporativos, funcionam bem. Além disso, é possível estimular a boa convivência entre os colegas diariamente. O gestor pode, por exemplo, fornecer ferramentas e ambientes que estimulem a socialização. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 9
e) Crescimento Até que ponto você quer levar sua empresa? Em dois tópicos acima, falamos em modelo de negócios, o guia básico de qualquer empreendimento. Um gestor profissional abre uma empresa com um roteiro em mente, vislumbrando aonde quer chegar, pressupondo uma série de passos e conquistas. Diante disso, o empreendedor precisa saber a capacidade que sua empresa tem de progredir, ou, em outras palavras, o crescimento daquele projeto empresarial. Se o objetivo da empresa é crescer, é preciso conhecer as limitações e restrições que surgirão neste caminho. Esses empecilhos podem ser a concorrência, a aderência dos consumidores, a legislação restritiva, a carga tributária, entre outros fatores. Com os problemas em mente, o empreendedor pode avaliar quais são os riscos e se o investimento naquela ideia vale a pena. Em resumo, criar uma empresa escalável é pensar em um negócio que possa crescer de forma sustentável. O projeto ideal deve, por exemplo, vislumbrar uma progresão sem esquecer ou ignorar a estrutura já estabelecida, incorporando-a. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 10
3. Como uma rede social corporativa pode ajudar sua PME: Nos cinco desafios que elencamos para uma PME, várias ferramentas podem contribuir. Com nossa experiência na área de comunicação interna e tecnologia, detectamos que as redes sociais corporativas são uma boa opção para ajudar os empreendedores a cumprirem esses objetivos, atingindo um patamar satisfatório de qualidade de atendimento e entrega de produtos ou serviços. Abaixo, criamos uma série de áreas de atuação nas quais as redes sociais corporativas podem ajudar, relacionadas com as demandas das PMEs que separamos no capítulo anterior. Cabe destacar que existem várias ferramentas do gênero no mercado, cada uma com suas especificidades e recursos portanto, algumas funcionalidades podem variar. Vamos à lista: @@ a) Uma ferramenta online ajuda na comunicação e na troca de ideias O diálogo dentro do corpo funcional é promovido por meio de sistemas de troca de informação, como murais, TVs internas e mensageiros instantâneos. As redes sociais corporativas incorporam funcionalidades de várias ferramentas tradicionais e inovadoras de comunicação interna. É possível publicar uma mensagem para todos os colaboradores ou apenas para grupos. Além disso, o mensageiro instantâneo permite a conversa privada, em tempo real, entre dois ou mais funcionários. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 11
As redes sociais corporativas, por sua essência online, ajudam na comunicação das empresas independente das restrições geográficas. Essas ferramentas ajudam colaboradores de diferentes filiais a trocarem ideias. Uma média empresa varejista pode usar a solução para notificar a equipe sobre uma parceria ou um novo produto que será fornecido nas suas lojas. Além disso, sistemas organizados de comunicação interna ajudam a dissipar a desinformação e as fofocas dentro da empresa afinal, são canais controlados e mediados pelos administradores. No final das contas, as redes sociais corporativas tornam-se fontes confiáveis para novidades. Os próprios colaboradores passam a usá-la mais em busca de avisos e informações úteis. Caso você queira saber mais sobre estratégias de comunicação interna para empresas, preparamos um conteúdo rico somente sobre esse assunto. Baixe gratuitamente o e-book Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas e informe-se sobre essa estratégia importante para uma empresa moderna. @@ b) Um banco de dados interno ajuda na organização Pare para pensar na quantidade de informações que sua empresa gera diariamente. Quantos dados úteis são perdidos por que não são armazenados? Nesta demanda, uma rede social corporativa pode ajudar. Muitas ferramentas disponíveis no mecado permitem a criação de grupos. Dentro deles, é possível enviar mensagens com links e arquivos relevantes para a Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 12
empresa. Em um mercado, por exemplo, pode-se criar uma comunidade para a frente de caixa e postar lá as escalas semanais de trabalho. A rede social corporativa, com seus recursos de troca de ideias e criação de grupos, propicia o armazenamento de informacões organizacionais. Ela pode ser uma ferramenta tecnológica interessante, pois, além de guardar os dados, permite encontrá-los de forma prática e organizada. @@ c) Um sistema colaborativo ajuda a inovar A base de uma rede social é o compartilhamento, seja de observações pessoais ou de dados coletados externamente. E, como falamos acima, o colaborativismo é capaz de fomentar novas ideias e melhorar projetos antigos. Para esse fim, uma ferramenta corporativa pode ser útil afinal, ela consiste em um sistema de comunicação similar aos sites de relacionamento, mas aplicado às necessidades da companhia. Ela ajuda, fundamentalmente, na inovação incremental: o gestor pode, por exemplo, criar uma postagem para rediscutir as comissões de vendas, dando espaço para as contribuições dos funcionários. Processos podem ser discutidos dentro de um ambiente colaborativo, seja para vendedores de produtos ou prestadores de serviços. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 13
Além disso, uma rede interna pode fomentar a inovação radical. De uma discussão no canal interno de comunicação, é possível definir novos públicos ou abordagens inéditas para prestar um serviço. As possibilidades são múltiplas: basta dar ao corpo funcional uma ferramenta que estimule o colaborativismo. @@ d) Um ponto de encontro virtual promove integração Você cria um sistema que armazena conteúdo corporativo, abriga debates produtivos sobre inovação dentro da empresa e que funciona como meio de comunicação entre os funcionários. Em uma rede social corporativa que esteja neste estágio, é esperado que as novas adesões ocorram natural e espontaneamente. No final das contas, ela torna-se um ponto de encontro virtual, onde é possível ver e interagir com todos os colegas da companhia. Se o diálogo dentro dela é saudável, a solução tende a contribuir para a melhoria do clima organizacional. Além da funcionar como ponto de reunião dos colegas de trabalho, a rede social corporativa pode ser um meio de apoio para campanhas de integração interna. É possível, por exemplo, criar eventos, anunciá-los dentro da ferramenta e estimular a participação do corpo funcional. Alguns marcos comemorativos da companhia, como aniversários dos colaboradores, podem ser lembrados e estimulados pelo sistema. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 14
@@ e) Uma rede preparada para expansões colabora para o crescimento Não é inteligente investir em uma ferramenta limitada, se a intenção da empresa é crescer. Uma intranet instalada em um servidor interno pode funcionar bem para um grupo de vinte colaboradores. Mas quando essa capacidade cresce em dez ou cem vezes, a mesma tecnologia é capaz de aguentar? Se a escalabilidade é uma prioridade da organização, deve-se pensar em uma solução que viabilize o crescimento. As redes sociais corporativas, por sua natureza web e similaridade com sites de relacionamentos online, podem cumprir muito bem essa função. Muitas das ferramentas disponíveis no mercado funcionam em servidores externos à organização, com tecnologias de cloud computing. Dessa forma, a mesma rede pode ser usada com dez, cem ou mil usuários, sem alterar radicalmente a base instalada. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 15
4. Como implantar uma RSC na sua PME Como você pôde ver, as redes sociais corporativas atacam problemas básicos de uma pequena ou média empresa. Elas são boas soluções, podem ser financeiramente acessíveis e trazem resultados interessantes. Mas como é possível implantar uma ferramenta do gênero dentro de uma empresa que, possivelmente, já possui suas soluções de comunicação interna? Montamos para você um guia básico, baseado nas necessidades que detectamos em PMEs. De antemão, avisamos: não é um processo complexo. Porém, para que tenha sucesso, é preciso que haja organização e engajamento por parte dos gestores. Nosso guia para implantação de rede social corporativa em pequena e média empresas pode se dividir da seguinte forma: a) Designar pessoa(s) para executar a tarefa O projeto de uma rede social corporativa é coletivo e deve ser abraçado pelo todo, mas alguém precisa estar na linha de frente. É importante que o gestor defina alguém responsável pelo processo. Geralmente, profissionais das áreas de comunicação, marketing, recursos humanos e tecnologia da informação têm mais afinidade e costumam liderar o projeto. A pessoa escolhida deve ter afinidade com redes sociais e tecnologias colaborativas. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 16
b) Definir objetivos e públicos Com o líder do projeto designado, é possível começar a traçar os objetivos da rede social corporativa dentro da empresa. Quais são os objetivos que queremos completar com a adoção da nova ferramenta? Neste e-book, sugerimos cinco áreas de atuação populares e demandadas dentro de PMEs. Elas podem ser usadas, desde que sejam priorizadas de acordo com os interesses da organização: afinal, inovação pode ser mais importante que comunicação dentro do seu negócio. Outras metas também podem acrescentadas, desde que suas premissas sejam bem definidas. c) Escolher a rede social corporativa ideal Com o planejamento na mão, chega a hora de escolher qual rede social corporativa vai ser usada na sua organização. O mercado brasileiro conta com algumas opções, desde sistemas instalados nos servidores da empresa (e funcionando por licenças de uso) até opções na nuvem, sem a necessidade de uma infraestrutura específica, demandando apenas uma assinatura com valor proporcional ao número de usuários. Esses dois modelos são chamados de licença de uso (LU) ou cloud (também conhecida como Software as a Service ou SaaS). Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 17
No LU, o empreendedor compra ou aluga o aplicativo e instala tanto a aplicação, como o banco de dados em data-center próprio. Logo, exige-se da empresa uma infraestrutura para suportar o software (como servidores). Além disso, muitos serviços demandam o pagamento de um valor adicional de garantia para manter a versão atualizada, tornando-se responsável pela disponibilidade do aplicativo junto aos usuários. Nossa experiência na área mostra que a melhor opção para PMEs é o modelo cloud. Paga-se uma assinatura e a empresa ganha acesso a uma rede particular fornecida por uma desenvolvedora. Como o software está na nuvem, não é necessário investir em manutenção ou pessoal especializado para manipulá-lo, pois o banco de dados e demais informações que estarão hospedadas no fornecedor. Além disso, o empreendedor tende a usar sempre a versão mais atual do aplicativo, sem custo adicional. É importante destacar que essa fase pode e deve demorar muito. Afinal, é preciso escolher uma ferramenta que atenda a todos os objetivos, que chegue aos públicos especificados e que esteja dentro das possibilidades financeiras e tecnológicos da empresa. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 18
d) Aos poucos, mostrar as vantagens para os colaboradores A rede começou a rodar e os colaboradores passaram a navegar dentro da ferramenta. É importante que os usuários saibam quais são as possibilidades e recursos que a rede social corporativa tem a oferecer. A pessoa ou a equipe responsável pode organizar campanhas orientadas pelos objetivos traçados anteriormente, mostrando os benefícios da rede para os públicos desejados. Se a função principal é estimular a comunicação, que tal divulgar o mensageiro instantâneo incluso dentro do sistema? e) Identificar incentivadores Alguns usuários têm mais afinidade com ferramentas sociais e tendem a abraçá-la com mais facilidade. Cabe ao gestor da rede corporativa identificá-los e organizar ações para que eles disseminem a ferramenta dentro do seu departamento. Você pode incentivá-los a criar debates relevantes dentro de um grupo específico ou para toda a companhia. Com a chancela dos influenciadores, a adesão do público tende a ser mais fácil. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 19
f) Migrar debates e avisos para dentro da rede Não basta ter o apoio do corpo funcional: os gestores também precisam colaborar no processo de implantação. Uma das primeiras ações que os administradores podem fazer é migrar alguns procedimentos internos para dentro da ferramenta. O processo deve ocorrer aos poucos: primeiro, mova alguns debates do e-mail interno para o sistema. Depois, passe a divulgar avisos relevantes na rede social. Esse apoio é fundamental para que a ferramenta vire ponto de referência e encontro para os funcionários. Esse guia básico deve ajudar pequenas e médias empresas na fase de estruturação de uma rede social corporativa. Recomendamos que os colaboradores designados para essa tarefa leiam nosso e-book específico sobre o assunto: 7 segredos para uma implantação eficaz. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 20
5. Conclusão O cenário para pequenas e médias empresas no Brasil é promissor. Por isso, não faltam ferramentas para ajudar os empreendedores brasileiros a cumprirem seus objetivos, gerando empregos e escalando negócios para outros patamares. Esperamos que, com esta obra, os benefícios das redes sociais corporativas tenham ficado claros. Acreditamos muito no potencial dessas ferramentas para PMEs, pois nossa prática neste mercado nos fez ver vários casos de sucesso. A flexibilidade e multiplicidade de funções que essas soluções contém atendem de forma assertiva o desejo de inovar e crescer dos empresários. As redes sociais corporativas são instrumentos úteis, mas não funcionam sozinhas. É preciso usálas de forma planejada, alinhada com os objetivos da organização. Para muitas coisas em uma PME é preciso planejamento para essa ferramenta de comunicação interna, não é diferente. Se você tiver interesse em ver alguns casos de uso das redes sociais corporativas, acesse nosso blog: http://blog.socialbase.com.br. Toda semana há um texto novo sobre o mecado e as aplicações práticas das redes sociais corporativas. Para se aprofundar no assunto, recomendamos também nossos outros materiais educativos todos eles são gratuitos. Redes Sociais Corporativas para PMEs ebook 2013 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 21
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