Uma solicitação freqüente de nossos clientes é que o Sistema de Monitoramento inclua um SubSistema de Cobrança. Analizamos o problema por muito tempo e finalmente publicamos uma primeira versão. O problema parece até bastante simples, à primeira vista, colocar o preço da mensalidade para cada Local monitorado e gerar um relatório. Mas na verdade o problema é confrontar e fazer a conciliação do que está realmente sendo Monitorado com o que está sendo Cobrado. Esta primeira versão se propõe a auxiliar neste trabalho e esperamos que, durante o futuro próximo, o uso e as aplicações práticas nos permitam aprimorar esta ferramenta. Os objetivos do sistema deve fornecer meios de: Confrontar o que se espera cobrar com o que está acontecendo De Fato no Monitoramento. Configurar a relação complexa que existe entre os vários Equipamentos, Locais e Contratos. Fazer uma Crítica detalhada e facilitar a administação dos problemas do dia-a-dia. Permitir ao departamento de Cobrança que identifique no sistema os Locais Suspensos para que recebam um atendimento específico. Gerar uma listagem completa de Cobrança de acordo com os Contratos estabelecidos, com valores e agrupamentos adequados. Possibilitar a integração com sistemas Bancários de cobrança ou emissão de boletos assim como outros sistemas administrativos e financeiros. Sigilo em detalhes relativos a valores, evitando problemas na Operação. O que o sistema não será: Controle Financeiro e de Recebimentos. Explicando melhor, podemos dizer que a finalidade é gerar a informação o que e de quem cobrar confrontando com a realidade, e também quanto e quando cobrar. Estas informações devem então ser utilizadas por um outro sistema. Esperamos poder atender tanto quem utiliza hoje um sistema de cobrança semi-manual, quem deseja administrar sua cobrança apenas pelo sistema CosmoData, assim como quem já utiliza um outro sistema administrativo e financeiro. Estaremos ampliando o sistema atual, assim como estudando integrações para que isto seja realidade. - - - - - - - - - - A utilização do sistema de Cobrança envolve muitos aspectos do Monitoramento e deve seguir algumas etapas importantes para que seu uso sera um sucesso: Correção e atualização do Cadastro de Contratos. Até o momento, estas informações não eram controladas rígidamente, mas agora se tornam uma característica muito importante. Os Contratos já existentes já são automáticamente convertidos numa tabela. Cadastramento adequado de todas as informações nescessárias. É recomendável uma verificação minuciosa do cadastro pois qualquer erro pode causar extravio da cobrança ou aborrecimento com Seus Clientes. Também foram acrescentadas algumas novas informações específicamente destinadas à Cobrança. Cadastramento de todas os Relacionamentos entre equipamentos e Locais. Cadastramento das informações próprias da Cobrança. CosmoData Informática Ltda. rev.1 - Pág. 1/8
Primeira Etapa: Controle de Contratos Ao instalar esta versão do programa, é automáticamente gerado um controle de Contratos. O acesso fica em <Utilidades> <Tabelas> <Contratos>. Esta tela mostra a lista de todos os contratos encontrados no cadastro. A situação ideal seria que aqui aparecesse uma única vez cada tipo de contrato praticado pela empresa, porém como este era um campo de digitação livre é comum encontrar algo assim: Master II Master-II Master 2 Master II além de encontrar nomes de pessoas, datas e outras informações variadas. Existe uma ferramenta para reorganizar a Tabela de Contratos: o Remanejamento. Para isso, recomendamos as seguintes operações: 1) Selecione qual contrato é o correto. 2) Altere para a Grafia correta. No exemplo acima escolhemos o primeiro, alteramos para Master II 3) Selecione, colocando o cursor em cima, o contrato que deseja Remanejar e apagar e acione Remanejar... 4) Na tela que aparece, selecione o contrato correto (aquele dos ítens 1 e 2) 5) VERIFIQUE COM MUITO CUIDADO e mande executar. 6) Repira as operações 3 a 5 para os demais nomes alternativos do mesmo Contrato Esta operação deve ser feita com muito cuidado pois o cadastro de muitos Locais será alterado em uma única operação e seria muito trabalhoso corrigir um erro manualmente em todos os cadastros. Por esse motivo, esta operação só é permitida para operadores com nível Gerente e Admin. DICA: o campo de Contrato é usado por várias pessoas. É interessante então incluir no NOME DO CONTRATO as várias caracteristicas existentes. Por exemplo algumas empresas têm tres tipos de Contratos, digamos Básico, Pleno e Master mas também diferenciam tratamento Residencial, Comercial e Industrial, sendo também é possível que existam equipamentos Locados. Algumas combinações são aceitáveis, poderiamos então ter uma lista assim: Básico - Residência Pleno - Residência Master - Residência Pleno - Comércio Master - Comércio Pleno - Comércio Loc Master - Comércio Loc Master - Indústria pois para o operador do monitoramento por exemplo, estas informações são importantes ao definir o trato com o Cliente. CosmoData Informática Ltda. rev.1 - Pág. 2/8
Segunda Etapa: Ajustar o Cadastro Para emitir a Cobrança, o cadastramento deve ser exato. Como isto não era nescessário para o uso anterior, é recomendado que seja ajustado e verificado um a um. Tipo de Letra É muito comum ver o cadastro digitado com tudo em MAIÚSCULAS, para facilitar... Só que é assim que vai aparecer na correspondência, seria recomendado que isto seja corrijido. Cliente e Local O sistema de Monitoramento CosmoData utiliza estes dois nomes para informações importantes e que precisam de uma melhor explicação. Em resumo: tudo que ocorre na central de monitoramento depende do cadastro de um Local, sendo que Cliente é apenas um agrupamento de Locais. No monitoramento deve existir um cadastro de Local para: Cada placa de alarme monitorado Cada partição extra de uma placa Cada transmissor dupla via tipo Rádio Não existe Local no cadastro para sistema de GPRS ou BackUp-Celular pois estes sistemas são transparentes para a comunicação. Um Cliente é então interessante para agrupar: Os vários equipamentos de uma única instalação Várias filiais de um cliente, cada uma em um endereço diferente Qualquer tipo de relação existente na realidade A Cobrança utiliza estes cadastros. Será nescessário decidir para cada caso quando a Cobrança será enviada conforme a tela de Local ou conforme a tela de Cliente e quais os Locais cobrados ou não cobrados. Tela de Cobrança Nesta tela estão dados novos nescessários para este sistema: Suspenso se esta opção for ativada, será apresentada ao operador do monitoramento esta mensagem sempre que houver uma ocorrência deste Local. Deve ser usado em caso de inadimplência. Contrato este corresponde à explicação da tela anterior. Ficava antes na tela de Local. R$ - valor da mensalidade. Para visualizar este campo, acionar a opção <Senha> IRF% - taxa do Imposto retido na fonte (usualmente ISS) a ser deduzido para o boleto Data inicial inicio do contrato, é importante para saber calcular o reajuste da mensalidade Dia vencimento dia do mês em que será o vencimento da fatura Mês do reajuste - é importante para saber calcular o reajuste da mensalidade Dia fechamento quando há cobrança de despesas extras, indica até que dia incluir na fatura Cnpj e IE informações para Nota Fiscal Respons pagto Nome da pessoa à quem é endereçada a cobrança Obs espaço genérico para anotações do depto. de cobrança <parte inferior da tela> - será implementado futuramente discriminação de despesas extras como manutenção e etc. Tipo de Cobrança esta é a parte mais importante desta tela, será explicada a seguir. CosmoData Informática Ltda. rev.1 - Pág. 3/8
Tipo de Cobrança Neste quadro é que fica configurado a verdadeira natureza do Local e a maneira de cobrá-lo. Explicações das opções: Cobrado Normalmente significa que para este Local será emitido uma Cobrança conforme as informações da tela de Local Conjunta, como Cliente significa que para este Local será emitida uma Cobrança, mas serão utilizadas as informações da tela de Cliente. Caso mais de um local de um mesmo cliente tenha esta opção, será emitida uma única cobrança conjunta no valor total, sendo discriminados o diversos locais Conjunta com Local abaixo - significa que para este Local será emitida uma Cobrança, mas será emitida uma única cobranaça conjugada com o outro Local selecionado, no valor total, sendo discriminados o diversos locais Normal, endereço é Local abaixo - significa que para este Local será emitida uma Cobrança, mas o endereço utilizado será do Local selecionado Complemento equip. Local abaixo significa que este Local não é cobrado, por exemplo uma partição ou dupla via. Caso o Local selecionado seja cobrado, será discriminado na cobança daquele local Cortesia, opção: complemento do Local abaixo - significa que este Local não é cobrado por motivos comerciais quaisquer. Caso um Local seja selecionado e este fôr cobrado, será discriminado junto com este Cobrado à parte - significa que este Local não é cobrado por este sistema, mas isto é feito como parte de outro contrato Somente cadastro esta opção serve para indicar ao sistema que este cadastro não se refere a um monitoramento e é portanto normal que não receba eventos Não Configurado indica que o cadastro está incompleto e indefinido Diferenciada esta opção é cumulativa com as demais, é apenas uma indicação especial que pode ser útil para separar tipos diferentes de cobrança. Local cobr aqui deve ser selecionado um Local para algumas das opções acima. Somente Locais do mesmo Cliente podem ser selecionados. Tela de Local Quando a cobrança é enviada para o Local, estes campos são importantes: Nome completo pode ser també a razão social End endereço Cep Cidade Bairro Tela de Cliente Quando a Cobrança é enviada para o Cliente, estes campos são importantes: Raz.S razão social, pode ser também o nome completo End endereço Cep Cidade Bairro Cnpj e IE para emissão de nota fiscal Resp. pagto - Nome da pessoa à quem é endereçada a cobrança CosmoData Informática Ltda. rev.1 - Pág. 4/8
Terceira Etapa: Crítica Esta é uma tarefa muito importante e que deve ser repetida sempre, antes de emitir o Relatório de Cobrança. Ocorre que ao longo do mês várias pessoas podem ter alterado o Cadastro, Contratos novos podem ter sido incluídos ou cancelados e isto pode provocar discrepancias no Cadastro. É importante notar que na tela de Cobrança é possível descrever com bastante detalhe as diversas relações entre Locais. Isto é muito importante justamente para esta Cítica poder ser útil. Somente assim é possível detectar discrepancias, por exemplo: se o Departamento Comercial concedeu como cortesia o monitoramento de um Local, não basta deixar de cobrar, é nescessário indicar este fato para que o Sistema possa distingüi-lo de um simples erro de cadastramento. A Crítica consiste em várias partes que devem ser estudadas com cuidado. Esperamos que estas informações ajudem a detectar erros, mas talvez existam outros erros mais complexos. Verifique com cuidado! O relatório de Crítica consiste de várias Partes: Contagem de Eventos Recebidos São contados os eventos recebidos durante o mês anterior (a partir da data atual do relógio) e somente são considerados aqueles que têm mais de 10 eventos. Estes números são globais e informações interessantes vão surgir confrontando com a mesma contagem do mês anterior. Número total de Locais ativos:... 100 este é apenas um resumo da informação cadastrada, independente do recebimento Locais ativos que receberam eventos:... 95 nem todos os Locais cadastrados recebem eventos Locais ativos que não receberam:... 5 isto pode indicar erros! Se um local é ativo deve receber eventos, mas este número deve ser confrontado com o número de Locais tipo Só Cadastro abaixo Locais desativados que receberam eventos:... 3 isto provávelmente são erros! Se um Local está desativado não deveria receber eventos, deve existir uma explicação para cada um deles Local Operação recebeu eventos:... Sim Algumasvezes existe uma placa de alarme cadastrada para o Local Operação, normalmente destinada a testes. Este Local consta separado para não confundir as contagens. Configuração do Tipo cobranca por local Este é um resumo de tudo que foi cadastrado na Tela de Cobrança. Novamente estes números são globais e informações interessantes vão surgir confrontando com a mesma contagem do mês anterior. Também é importante ressaltar que enquanto existirem Locais não configurados, algumas informaçãoes não poderão ser confrontadas. 1.Cobrança normal:... 5 2.Cobrado como Cliente:... 2 3.Conjunta com outro Local:... 3 4.Usa outro End. de cobrança:... 1 Locais cobrados (1 a 4):... 12 Estes são os Locais Monitorados e Cobrados. CosmoData Informática Ltda. rev.1 - Pág. 5/8
5.Complemento de outro Local.(não cobrado): 4 6.Contrato à parte...(não cobrado): 0 7.Cortesia...(não cobrado): 1 Estes são os que não são cobrados mas Monitorados e se espera que recebam Eventos. 8.Só Cadastro (não monitorado, não cobrado): 0 Estes são os que se espera que não recebam Eventos Não configurados:... 83 Estes não deveriam existir! Todos os Locais tem que estar configurados para que a Crítica seja efetiva. Durante a fase de implantação, este número deve progressivamente diminuir. Locais Suspensos Esta informação está representada aqui apenas para facilitar o controle. Já foi explicada anteriormente Erros de Recebimento de Eventos Baseado nos dois tipos de informações acima, o Sistema faz um cruzamento para verificar tudo o que não está de acordo com o Cadastrado. Cada caso deve ser investigado e deve ser feito um esforço para evitar estes erros. Os vários tipos de erros são: Locais Cobrados (1 a 4) que não receberam:.. 0 Todos os Locais Cobrados devem receber Eventos, é considerado um erro quando isso não ocorre Locais não Cobrados (5 a 7) não receberam:.. 0 Os Locais não cobrados também são monitorados e existe um compromisso de qualidade de serviço igual aos monitorados, por esso motivo também é considerado um erro quando isso não acontece Locais tipo Só Cadastro mas receberam:... 0 Estes Locais foram específicamente configurados para não receber, portanto qualquer recepção é erro Locais desativados mas receberam:... 3 Os Locais Desativados não são mais monitorados então não deveriam receber nada. Esta situação deve ser acompanhada cuidadosamente e cada caso investigado e resolvido Erros GRAVES no Cadastro Isto significa que há um ERRO grave no cadastramento, isso provávelmente acondeceu devido a uma desatenção ou, mais provávelmente, a uma alteração. Por exemplo: um Local é cobrado em conjunto com outro, mas este outro foi desativado! Nestes casos a COBRANÇA SERÁ INCOMPLETA!!! Achando os ERROS e corrigindo Como os erros podem ser múltiplos e variados, ao mesmo tempo que é emitido o relatório de Crítica, é também criada uma Pesquisa onde estão detalhados todos os erros. A Pesquisa pode ser visualisada na tela de <Cadastro> <Local> <Ordem...> <Pesquisa>, o que constitue a melhor maneira para visualisar e investigar CADA ERRO. Também é possível gerar um relatório com os Locais e o resultado da Pesquisa na tela de <Relatório> <Listagem de Locais>, selecionando: Opções [v] Ativos, [v] Desativados, [v] Somente Pesquisa, e Linhas adicionais [v] Campo resultado da Pesquisa, e outras opções desejadas Para mais informações sobre Pesquisa e como refinar o resultado, consulte o documento ICOM-15 CosmoData Informática Ltda. rev.1 - Pág. 6/8
Sigilo Somente operadores de nível Gerente e Admin têm acesso a fazer alterações na tela de Cobrança. Mas isto não seria seguro o suficiente para garantir que pessoas não autorizadas possam ver os Valores das mensalidades. Foi criada para isso uma senha única de cobrança, sem a qual os valores não são mostrados nem na tela nem tampouco no relatório. A Senha de Cobrança é uma para todas as pessoas com acesso a valores, só pode ser cadastrada ou alterada com uma senha simultanea criada na hora pela CosmoData e esta só será liberada para pessoas com quem temos contato pessoa-a-pessoa dentro da empresa, sem exeção. Nas telas de Cobrança e de é possível digitar essa senha para liberar o acesso. CUIDADO - CUIDADO Não se esqueça de limpar um eventual caso tenha sido emitido com Valores e de Descadastrar-se como Usuário ao terminar. CUIDADO - CUIDADO Etapa Final: Cobrança Depois que estiver satisfeito com a Crítica que o programa gerou e todas as discrepancias foram verificadas e sanadas ou aceitas, basta acionar <Relatório> <Cobrança> <Relação de Cobrança>. Eta é a tela para selecionar o que deve constar no. As opções dispiníveis são: Incluir Locais [ ] Suspenso Somente Locais com Cobrança suspensa [ ] Cobrança diferenciada Somente Locais com esta opção ativada [ ] Demais Os que não se enquadram nos ítens acima Estas opções servem para separar as listagens de cobrança em grupos caso se deseje enviá-las por meios distintos. As três opções acionadas juntas selecionam todos os Locais. Selecionar Locais com: Vencimendo entre dia [ ] e dia [ ] - caso haja mais de um dia de vencimento, permite ter o relatório somente do desejado. Data inicial do Contrato após: - é útil para não incluir contratos recém firmados e que ainda não devem ser cobrados devido a carência ou outro motivo. Opções de Impressão: [ ] Endereço um relatório sem os endereços pode ser emitido para ter um relatório mais compacto [ ] Aplicar IRF Caso se deseje, é possível aplicar ou não o calculo do Imposto Retido. Em todos os casos este será mostrado, se não fôr zero. A parte inferior da tela serve para selecionar quais Locais e Clientes devem ser incluídos no relatório. O funcionamento é o mesmo da tela de Gerar Relatórios por evento. Para encontrar um determinado Local ou Cliente, selecione a ordem da lista desejada e digite as primeiras letras no campo Busca Rápida, Um click do mouse sobre o Local seleciona este local, um click sobre o Cliente seleciona todos os locais desse Cliente, sem o mouse estas opções existem no menu Selecionar... Existem tabém estas ações possíveis no Menu Selecionar...: Todos Locais Seleciona todos os locais ativos Nenhum Local Limpa Totamente as seleções já existentes Conforme Pesquisa Caso uma Pequisa tenha sido feita anteriormente contendo uma seleção desejada de locais, essa seleção será transferida para o relatório de cobrança. Caso deseje ter acesso aos Valores da Cobrança, existe uma opção para digitar a Senha de Cobrança. É exatamente igual à existente na tela de Cadastro de Cobrança. CosmoData Informática Ltda. rev.1 - Pág. 7/8
Para Gerar o Relatório, basta então acionar Gerar e pronto!... ou quase. Ao gerar o relatório pode aparecer um aviso de erros. Estes são os mesmos erros que aparecem na crítica como Erros Graves e o procedimento recomendado é o mesmo. NÃO UTILIZE UM RELATÓRIO COM ERROS GRAVES Recomendação de Segurança: uma vez emitido o relatório definitivo, emita e guarde também (em papel ou arquivo) o relatório de Crítica, assim como a listagem com a Pesquisa contendos eventuais discrepancias. Exemplo de um trecho do Relatório: Cliente: Posto Modelo CodAux: 12345 Cnpj: 01.234.567/0001 99 IE: 110.123.456.789 Venc: 07 Posto Modelo Distribuídora de Combustíveis Ltda. At. Sr(a): João da Silva Av. Central, 500 00000 000 São Paulo SP Bairro: Jardim 0123.01 Posto Jardins Ctr: Master Comercial Mens: 20.00 0123.02 Depósito Jardins Ctr: Master Comercial Complemento 0124. Escritório Ctr: Pleno Comercial Mens: 15.00 Total: 35.00 Estamos trabalhando para exportar e/ou integrar com Sistemas Bancários e Financeiros e de emissão de BOLETOS. Por favor entre em contato para informações mais atualizadas. CosmoData Informática Ltda. rev.1 - Pág. 8/8