MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA APROVAÇÃO ELETRÔNICA DE SM E DM
ÍNDICE 1. Objetivo... 1 2. Informações Gerais... 1 3. Aprovação de Reserva (Solicitação de Materiais - SM)... 1 3.1. Aprovação de Reserva (SM) via Lotus Notes (Portal SAP)... 1 3.2. Aprovação de Reserva (SM) via workflow (Desktop)... 5 3.3. Aprovação de Reserva (SM) via mobile (Portal SAP)... 7 4. Recusar Reserva (SM)... 8 5. Mensagens de Erros... 10 6. Aprovação de Devolução de Materiais (DM)... 10 6.1. Aprovação de DM via lotus notes (Portal SAP)... 10 6.2. Aprovação de DM via workflow (Desktop)... 12 6.3. Aprovação de DM via mobile (Portal SAP)... 14 7. Recusar Devolução de Materiais... 15 8. Substituição de Aprovadores... 16 9. Alteração de Aprovadores... 18 10. Identificar Funcionários Autorizados a Retirar e Devolver Materiais.... 21
1. Objetivo Este manual contém instruções do procedimento sistêmico para aprovação eletrônica de reserva (SM) e devolução (DM) de materiais no sistema SAP. PRÉ-REQUISITO CÓDIGO DAS TRANSAÇÕES Possuir acceso SAP ZMM0056 ZMM0136 ZMM0156 ZMM0163 ZMM0164 2. Informações Gerais O desenvolvimento do procedimento sistêmico de aprovação eletrônica foi desenvolvido para facilitar a solicitação e devolução de materiais nos almoxarifados, visando também a sustentabilidade do processo, pois não há a necessidade de impressão dos documentos e toda a movimentação ficará armazenada eletronicamente no sistema SAP. Para os usuários que não possuem acesso ao SAP, deverá ser solicitado acesso usuário tipo Portal SAP, para aprovação eletrônica. Este acesso será via browser em ambiente WEB. Também será disponibilizada a opção Mobile (celular/tablet), a qual terá acesso similar ao portal SAP. Os usuários que desejarem efetuar a aprovação via o dispositivo móvel deverão solicitar ao 9955 ou através de email endereçado ao CAI (Central de Atendimento Informática), solicitando que efetuem a instalação da VPN, liberando os equipamentos para acesso remoto desta funcionalidade. A aprovação de reservas ou devolução de materiais apenas poderão ser feitas pelos gerentes formais dos Centros de Custos (quando em substituição, a MP formaliza a gerência), não sendo possível delegar a aprovação a outro gerente. 3. Aprovação de Reserva (Solicitação de Materiais SM) Existem 3 maneiras de utilização da aplicação da aprovação eletrônica da reserva: 1 Aprovação de reserva via lotus notes (Portal SAP). 2 Aprovação de reserva via workflow (SAPGui). 3 Aprovação de reserva via mobile (Portal SAP) Interface para acesso pelo smartfone ou tablet. 3.1. Aprovação de Reserva (SM) via Lotus Notes (Portal SAP) O aprovador receberá um Notes informando que há uma reserva para sua aprovação. 1
- Neste Notes, será informado todos os dados da reserva - O atalho Abrir encaminhará o usuário a tela do portal SAP 2
- O usuário preencherá os dados de Login e Senha, como pede. - O sistema apresentará a reserva a ser analisada. - Para aprovação da reserva, utilizar o botão Aprovar. 3
Para saber: Os botões Voltar, Encerrar e Cancelar são reproduções dos botões standards do SAP Voltar: A ativiadade volta para a tela da reserva (SM). Encerrar: A atividade volta para a tela da reserva (SM). Cancelar: A ativiadade volta para a tela da reserva (SM). Quando utilizar qualquer um dos três botões, para retornar à aprovação deverá ser utilizado o botão executar. Aprovar: Aprova a reserva (SM). Recusar: Recusa a reserva (SM) e a não aceitação da aprovação a cancela automativcamente. - O sistema solicitará a confirmação da ação. 4
- Após aprovada a reserva, utilizar o botão Avançar. - Conforme mensagem, o requisitante será notificado sobre a aprovação da reserva, ficando a seu critério a impressão ou não do documento. 3.2. Aprovação de Reserva via Workflow (Desktop) Para os aprovadores que tiverem acesso ao ECC (SAPGui), é possível a aprovação pelo workflow. - O aprovador deverá entrar no business workplace, através da tecla de atalho ou com a transação SBWP. - Abrir suas atividades de Entrada e clicar sobre o evento workflow. - O sistema apresentará as atividades a serem executadas. - O aprovador deverá escolher a SM (reserva) a ser aprovada e utilizar o botão executar, ou dar um duplo click sobre a SM. 5
- O sistema apresentará a reserva a ser analisada. - Para aprovação da reserva, utilizar o botão Aprovar. Obs: Utilizando o botão Recusar, o aprovador cancela automaticamente a reserva. - Após a confirmação da aprovação da reserva, o aprovador deverá encerrar o work item. 6
3.3. Aprovação de Reserva via Mobile (Portal SAP) Esta aplicação possui as mesmas funcionalidades das formas de aprovação anteriores, porém utiliza uma interface simplificada, para permitir o acesso pelo smartfone ou tablet. - Utilizar o botão Aprovar - Após finalziado o processo, o requisitante será notificado sobre a aprovação da reserva, ficando a seu critério a impressão ou não do documento. Obs: Se o aprovador não quiser tomar nenhuma ação no momento, deverá ser utilizando o botão Sair. 7
4. Recusar Reserva MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA APROVAÇÃO ELETRÔNICA DE SM E DM Se o aprovador não estiver de acordo com a reserva emitida pelo usuário, então deverá utilizar o botão Recusar. - O sistema solicitará a confirmação da ação - O sistema solicitará ao aprovador que informe o motivo da recusa. 8
- Após a utilização do botão OK, o sistema notificará ao requisitante que sua reserva foi cancelada e o motivo informado pelo aprovador. - Após a recusa do aprovador, a reserva é automaticamente cancelada. 9
5. Mensagens de Erros Erros comuns a este processo e tratamentos a serem adotados. Mensagem Reserva inexistente Reserva cancelada Reserva já foi aprovada Reserva sem aprovador definido Aprovador indicado na reserva inválido Ação inválida Erro ao cancelar Tratamento Verificar o número da reserva no link da aplicação. Provável que esteja errado. Reserva já foi cancelada e não há como acessá-la novamente. Reserva já foi aprovada e não há como acessá-la novamente. Reserva existe, porém não foi designado nenhum aprovador. Aprovador indicado inexiste ou já foi substituído. Ação diferente de "Aprovação" ou "Rejeição". Erro ao rejeitar a aprovação de reserva de material. 6. Aprovação de Devolução de Materiais (DM) Existem 3 maneiras de utilização da aplicação da aprovação eletrônica da devolução de materiais: 1 Aprovação de DM via lotus notes (Portal SAP). 2 Aprovação de DM via workflow (SAPGui). 3 Aprovação de DM via mobile (Portal SAP) Interface para acesso pelo smartfone ou tablet. 6.1. Aprovação de DM via lotus notes (Portal SAP) O aprovador receberá um Notes informando que há uma devolução para sua aprovação. - Neste Notes, será informado todos os dados da devolução. 10
- O atalho Abrir encaminhará o usuário a tela do portal SAP - O usuário preencherá os dados de Login e Senha, como pede. 11
- O sistema apresentará a DM a ser analisada. - Para aprovação da DM, utilizar o botão Aprovar. - O sistema informará ao usuário que a DM emitida já está liberada. Obs: A DM apenas poderá ser impressa após a liberação. 6.2. Aprovação de DM via workflow (Desktop) Para os aprovadores que tiverem acesso ao ECC (SAPGui), é possível a aprovação pelo workflow. - O aprovador deverá entrar no business workplace, através da tecla de atalho ou com a transação SBWP. - Abrir suas atividades de Entrada e clicar sobre o evento workflow. - O sistema apresentará as atividades a serem executadas (Tanto DM como SM). - O aprovador deverá escolher a DM (devolução) a ser aprovada e utilizar o botão executar, ou dar um duplo click sobre a DM. 12
- O sistema apresentará a reserva a ser analisada. - Para aprovação da reserva, utilizar o botão Aprovar. Obs: Utilizando o botão Recusar, o aprovador cancela automaticamente a reserva. - Após a confirmação da aprovação da reserva, o aprovador deverá encerrar o work item. 13
6.3. Aprovação de DM via mobile (Portal SAP) Esta aplicação possui as mesmas funcionalidades das formas de aprovação anteriores, porém utiliza uma interface simplificada, para permitir o acesso pelo smartfone ou tablet. - Utilizar o botão Aprovar - Após finalziado o processo, o requisitante será notificado sobre a aprovação da reserva, ficando a seu critério a impressão ou não do documento. Obs: Se o aprovador não quiser tomar nenhuma ação no momento, deverá ser utilizando o botão Sair. 14
7. Recusar Devolução de Materiais Se o aprovador não estiver de acordo com a reserva emitida pelo usuário, então deverá utilizar o botão Recusar. - O sistema solicitará a confirmação da ação - O sistema solicitará ao aprovador que informe o motivo da recusa. - Após a utilização do botão OK, o sistema notificará ao requisitante que sua reserva foi cancelada e o motivo informado pelo aprovador. 15
- Após a recusa do aprovador, a devolução é automaticamente cancelada. 8. Substituição de Aprovadores O sistema de aprovação eletrônica de SM e DM está vinculado aos dados de pessoal da área de Recursos Humanos da Itaipu, buscando os dados dos aprovadores desta base, isto é, o gerente que estiver vinculado ao centro de custo. Em alguns momentos pontuais, há a necessidade de substituição gerencial, a qual é formalizada com a emissão do documento Movimentação de Pessoal (MP) e nestes casos, serão necessários que os dados destas substituições sejam lançados manualmente no sistema SAP. Todos os gerente que possuírem acesso ao SAPGui terão em seu perfil a transação de lançamento desta substituição (ZMM0159). - Informar o código de transação - É apresentada a tela da transação 16
- Para pesquisar o código do centro de custo, pode ser utilizado o botão matchcode. - Informar o código do centro de custo da substituição e utilizar o botão executar. - Utilizar o botão Nova substituição - Preencher os dados conforme pede-se 17
Obs: No campo Logon do substituído, o sistema já informará o Logon do gerente da área. Os campos Logon do substituto, início da vigência e final da vigência deverão ser preenchidos conforme descrito na MP. O anexo da MP em.pdf é obrigatório para a validação da substituição. - Após a conferência dos dados, utilizar o botão OK para gravar a substituição. Atenção: O sistema foi parametrizado para que apenas o gerente do centro de custo possa fazer a liberação eletrônica dos documentos, em consonância com a DET/GB-GP/016/02. Devido a este fato, é de suma importância o lançamento dos dados da MP no sistema. É aconselhável que cada superintendência indique, no mínimo, mais uma pessoa que possua acesso ao SAPGui e não seja gerente formal, para ter acesso ao perfil de Substituição de Aprovadores. 9. Alteração de Aprovadores Podendo ocorrer a situação em que o documento foi encaminhado ao gerente formal para aprovação e este, por algum motivo, não fez a aprovação antes da sua substituição, foi previsto a possibilidade de alteração do aprovador, desde que o novo aprovador tenha os dados lançados no sistema (transação ZMM0159). - Exemplo de Reserva emitida, aguardando a aprovação. 18
- Inserir transação ZMM0056 - Digitar número da reserva - Utilizar o botão Consultar reserva - Utilizar o botão Envia para aprovação 19
- Escolher o aprovador substituto, devidamente homologado pelo sistema. - Utilizar o botão Encaminhar. - Vizualização da Reserva após a alteração do aprovador. 20
10. Identificar Funcionários Autorizados a Retirar e Devolver Materiais. No desenvolvimento do sistema foi previsto a limitação de funcionário autorizado a retirar e devolver material ao Almoxarifado e a opção de adoção deste procedimento fica a cargo do gerente responsável pelo centro de custo. Se a área optar por este procedimento, apenas os colaboradores indicados poderão retirar ou devolver seus materiais. - Inserir transação ZMM0156 - Digitar o centro de custo - Utilizar o botão Associar pessoa para cadastrar os colaboradores - Preencher a matrícula do colaborador - Utilizar o botão OK 21
- Após o preenchimento, utilizar o botão Gravar. FIM 22