Manual de Procedimentos da CFI. DIRETOR EXECUTIVO Prof. Dr. Sinfronio Brito Moraes

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2 DIRETOR EXECUTIVO Prof. Dr. Sinfronio Brito Moraes COLABORADORES GESTORES Leonardo Ruffeil Diana Rodrigues Eliana Fernandes Claudia Coelho Cleidy Aparecida Lopes Edson José Gomes Gleidson Carvalho Maria de Fátima Vieira Marina Matta Marlene Gilda Fonseca Marlene Perotes Elayne Barbosa Walter dos Santos Marcella Soranso Maria do Socorro Souza Leila Figueiredo Luciane Figueiredo Ricardo José de S. Paulo ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO - ASCOM ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO - ASPLAN GERENCIA ADMINISTRATIVA - GA COORDENAÇÃO DE GESTÃO DE PESSOAS - CGP COORDENAÇÃO DE LICITAÇÃO - CLI COORDENAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE OBRAS - CAO COORDENAÇÃO DE COMPRAS E SERVIÇOS - CCS COORDENAÇÃO DE CONTABILIDADE - CCO COORDENAÇÃO JURÍDICA CJU COORDENAÇÃO FINANCEIRA CFI COORDENAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS - CPC COORDENAÇÃO DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO - CDI COORDENAÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - CTE COORDENAÇÃO DE IMPORTAÇÃO CIM GERENCIA DE NEGÓCIOS E PARCERIAS - GN COORDENAÇÃO DE CURSOS E CONCURSOS - CCC COORDENAÇÃO DE APOIO A UFPA E PARCEIROS - CAU COORDENAÇÃO DE CONSULT. E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL - CCD 2

3 APRESENTAÇÃO A Fundação de Amparo e Desenvolvimento da Pesquisa FADESP, visando a transparência em suas ações e ao mesmo tempo, dar acesso aos seus colaboradores sobre sua política interna, na busca incessante da excelência na prestação de seus serviços elabora este Manual de Procedimentos, cujo objetivo principal é orientar sobre os procedimentos adotados na execução dos projetos por ela gerenciados. As orientações aqui descritas servirão de apoio aos funcionários, Coordenadores, Gestores ou Ordenadores de Despesas da Fundação, no estabelecimento de critérios e procedimentos necessários a padronização das atividades desenvolvidas. Este manual poderá sofrer ajustes e adequações, sempre que necessário, na intenção de cada vez mais fortalecer procedimentos que profissionalizem a Fundação, sem perder suas características de celeridade e eficácia na prestação de serviços. CARACTERIZAÇÃO DA FUNDAÇÃO MISSÃO DA FADESP Promover a gestão de ações de pesquisa, ensino e extensão, de forma dinâmica, contribuindo para o fortalecimento da UFPA e o desenvolvimento da região Amazônica. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 3

4 PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS POR UNIDADE GESTORA COORDENAÇÃO FINANCEIRA - CFI MISSÃO DA UNIDADE GESTORA Promover a analise e execução dos recursos Financeiros, por meio de registro, desembolso e conciliação, visando a eficiência na gestão. PROCESSOS ORGANIZACIONAIS AGLUTINADORES CARTEIRA DE CONCILIAÇÃO CONCILIAÇÃO DIÁRIA CONCILIAÇÃO DIÁRIA (OUTROS BANCOS) CONCILIAÇÃO MENSAL (1ª FASE) -(2ª FASE) ENCERRAMENTO DE CONTAS INSERÇÃO DE INFORMAÇÕES NO SISTEMA SICONV POP Nº 01 - CFI/Concilia POP Nº 02 - CFI/Concilia POP Nº 03 - CFI/Concilia POP Nº 04 - CFI/Concilia POP Nº 46 CFI / SICONV CARTEIRA DE CRÉDITO LANÇAMENTO DE CRÉDITO REMANEJAMENTO DE CRÉDITOS TRANSFERÊNCIA DE VALORES EMPRÉSTIMO PASSIVO TRABALHISTA PPRA & PCMSO FECHAMENTO DA CARTA CÂMBIO COBRANÇA COMÉRCIO ELETRÔNICA POP Nº 05 - CFI/Crédito POP Nº 06 - CFI/Crédito POP Nº 07 - CFI/Crédito POP Nº 08 - CFI/Crédito POP Nº 09 - CFI/Crédito POP Nº 10 - CFI/Crédito POP Nº 11 - CFI/Crédito POP Nº 12 - CFI/Crédito POP Nº 13 - CFI/Crédito CARTEIRA DE PAGAMENTO DE PESSOA JURÍDICA - PJ PAGAMENTO DE PESSOA JURIDICA E TRIBUTOS OUTROS PAGAMENTOS PAGAMENTO INSS PAGAMENTO DARF ELETRÔNICO POP Nº 14 - CFI /Pgto PJ POP Nº 15 - CFI/Pgto PJ POP Nº 16 - CFI/Pgto PJ POP Nº 17 - CFI/Pgto PJ CARTEIRA DE PAGAMENTO PESSOA FÍSICA - PF PAGAMENTO DE PESSOAS FISICAS BAIXA DE ADIANTAMENTO BAIXA DE DIÁRIAS PAGAMENTO COM CHEQUE REGULARIZAÇÃO DE PAGAMENTO REJEITADO E DOC DEVOLVIDO ATENDIMENTO VIA BALCÃO POP Nº 18 - CFI/Pgto PF POP Nº 19 - CFI/Pgto PF POP Nº 20 - CFI/Pgto PF POP Nº 21 - CFI/Pgto PF POP Nº 22 - CFI/Pgto PF POP Nº 23 - CFI/Pgto PF 4

5 CARTEIRA DE DOCUMENTAÇÃO DOCUMENTAÇÃO DOCUMENTOS EXTRAS ABERTURA DE CONTAS ABERTURA DE CONTAS OUTROS BANCOS POP Nº 24 CFI/Doc POP Nº 25 CFI/Doc POP Nº 26 CFI/Doc POP Nº 27 CFI/Doc FATURAMENTO EMITIR NOTAS FISCAIS EMITIR FATURAS EMITIR BOLETOS ACOMPANHAR PAGAMENTOS COBRAR CLIENTES INADIMPLENTES EMITIR RELATÓRIO GERENCIAL E ANALISAR DADOS ATENDER CLIENTES INTERNOS E EXTERNOS CANCELAR NOTAS FISCAIS CANCELAR FATURAS CANCELAR BOLETOS POP Nº 28 - CFI /Fat POP Nº 29 - CFI / Fat POP Nº 30 - CFI / Fat POP Nº 31 - CFI / Fat POP Nº 32 - CFI / Fat POP Nº 33 - CFI / Fat POP Nº 34 - CFI / Fat POP Nº 35 - CFI / Fat POP Nº 36 - CFI / Fat POP Nº 37 - CFI / Fat COORDENAÇÃO ATUALIZAÇÃO PAG BBDARF ANÁLISE DE DISPONIBILIDADE PARA PAGAMENTO FADESP E PROAP RECEBIMENTO E ANÁLISE DE OUTROS PROCESSOS APLICAÇÃO FINANCEIRA DEVOLUÇÃO POR CPF ASSINATURA DIGITAL DE CÂMBIO LIBERAÇÃO DE EMPRESTIMO CONSIGNADO POP Nº 38 - CFI /Coord POP Nº 39 - CFI /Coord POP Nº 40 - CFI /Coord POP Nº 41 - CFI /Coord POP Nº 42 - CFI /Coord POP Nº 43 - CFI /Coord POP Nº 44 - CFI /Coord POP Nº 45 - CFI /Coord UNIDADE GESTORA: Coordenação Financeira - CFI PROCESSOS ORGANIZACIONAIS CARTEIRA DE CONCILIAÇÃO CONCILIAÇÃO DIÁRIA CONCILIAÇÃO DIÁRIA (OUTROS BANCOS) CONCILIAÇÃO MENSAL (1ª FASE) -(2ª FASE) ENCERRAMENTO DE CONTAS INSERÇÃO DE INFORMAÇÕES NO SISTEMA SICONV (CONFIRMAR COM NILMA NUMERAÇÃO ) POP Nº 01 - CFI/Concilia POP Nº 02 - CFI/Concilia POP Nº 03 - CFI/Concilia POP Nº 04 - CFI/Concilia POP Nº 46 CFI / SICONV POP Nº 01 CFI/Concilia 5

6 PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº CONCILIAÇÃO DIÁRIA Carteira de Conciliação 01 - CFI/Concilia UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Atualizar saldos FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE BANCO DO BRASIL Extrato Bancário CONCILIAÇÃO DIÁRIA Informação GN,CCS,CGP,CCO,CPC Extratos Bancários Atualizados Planilha de Créditos Atualizada Sistema GPF DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL ATIVIDADES DO PROCESSO Atualização diária BBCTU Atualização da planilha de créditos. Gera a planilha de resgate, aplicação e tarifa CBR Lança no sistema GPF - menu Financeiro Impressão dos extratos bancários Análise dos extratos com o sistema Houve inconsistência? Qual o tipo de inconsistência? Rejeição de pagamento DOC devolvido pagamento de PJ ou PF Devolução de pagamentos por CPF Câmbio Compra - informa a Coordenação de origem e aguarda a regularização Cobranças indevidas de tarifas bancárias - gera planilha em Excel e solicita estorno ao banco Falta de lançamentos solicitados-confrontação do sistema com o extrato bancário Entra em contato com banco para realização do procedimento Lista diferenças entre controle de verbas e razão Houve divergência? Verificar o dia e fazer regularização CUIDADOS ESPECIAIS Outros Bancos-Lançamento manual na planilha de Crédito AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Atraso no Recebimento do Retorno Envia avisando os usuários do atraso. FLUXOGRAMA DO PROCESSO 6

7 CONCILIAÇÃO DIÁRIA DO BB BANCO DO BRASIL Extrato Bancário CONCILIAÇÃO DIÁRIA Informação GN,CCS,CGP,CCO,CPC Inicio Inicio Atualização diária BBCTU Câmbio Informa o setor de origem e aguarda a regularização Fim Lista diferenças entre controle de verbas e razão Coodenadora Pagamento PJ Pagamento PF Conciliação Fim Gera a planilha Resgate, Aplicação e Tarifa CBR Lança no controle de verba-gpf NÃO Análise dos extratos com o sistema Houve inconsistencia? Atualiza a Planilha de Créditos Impressão dos extratos bancários sim Rejeição PJ Cobranças indevidas de tarifas bancárias Falta de lançamentos solicitados Qual o tipo de inconsistencia? Rejeição de Pagamento PJ É PF ou PJ? Gera planilha em excel e solicita estorno ao banco Confrontação do sistema com o extrato bancário Rejeição PF Analisa o Relatório de Rejeição de pagamento Analisa o Relatório de Rejeição de pagamento Fim Entra em contato com o Banco para realização do procedimento Devolução de pagamentos por CPF CGP CCS Identificação do beneficiário com reserva do valor Informação ao SGP da devolução do pagamento Doc Devolvido Pagamento de PJ ou PF PJ Identificação da PJ com reserva de valor Fim É PF ou PJ? PF Identificação da PF com reserva de valor Informa o Setor de origem do pagamento e aguarda a regularização Fim NÃO Fim Informa o Setor de origem do pagamento e aguarda a regularização Houve divergência? Recebe a informação para reenvio de pagamento SIM Verificar o dia e fazer a regularização Recebe a informação para reenvio de pagamento Fim Fim 7

8 DETALHAMENTO DO PROCESSO: CONCILIAÇÃO DIÁRIA ATUALIZAÇÃO DIÁRIA BBCTU Consiste no recebimento via Gerenciador Financeira do arquivo com as movimentações efetuadas no dia anterior. ATUALIZAÇÃO DA PLANILHA DE CRÉDITOS Atualização é feita no item Identifica Crédito, onde é selecionada a data desejada e em seguida feita a cópia dos dados gerados para Excel. GERA A PLANILHA DE RESGATE, APLICAÇÃO E TARIFA CBR Ainda no item Identifica Crédito são geradas 3 planilhas contendo os movimentos de resgates, aplicação e cbr LANÇA NO SISTEMA GPF - MENU FINANCEIRA Registrar no GPF para atualizar os saldos e movimentações IMPRESSÃO DOS EXTRATOS BANCÁRIOS Impressão do extrato para conciliar com maior agilidade todas as movimentações bancárias ANÁLISE DOS EXTRATOS COM O SISTEMA É feita análise para verificar se todos os lançamentos solicitados foram processados corretamente HOUVE INCONSISTÊNCIA? Verificar se ocorreu alguma inconsistência QUAL O TIPO DE INCONSISTÊNCIA? REJEIÇÃO DE PAGAMENTO Informar os responsáveis das carteiras de pagamento (PF e PJ) DOC DEVOLVIDO PAGAMENTO DE PJ OU PF Informar os responsáveis das carteiras de pagamento (PF e PJ) DEVOLUÇÃO DE PAGAMENTOS POR CPF Informar coordenação do CFI CÂMBIO COMPRA - INFORMA A COORDENAÇÃO DE ORIGEM E AGUARDA A REGULARIZAÇÃO Imprimir extrato da movimentação ocorrida e encaminhar ao CLI para providenciar registro no sistema. COBRANÇAS INDEVIDAS DE TARIFAS BANCÁRIAS- GERA PLANILHA EM EXCEL E SOLICITA ESTORNO AO BANCO Identificar diariamente se houve cobrança de tarifas e solicitar ao banco estorno via ofício. FALTA DE LANÇAMENTOS SOLICITADOS-CONFRONTAÇÃO DO SISTEMA COM O EXTRATO BANCÁRIO Verificar se algum dos lançamentos solicitados não foi feito, ou ainda, se foi feito de forma incorreta. ENTRA EM CONTATO COM BANCO PARA REALIZAÇÃO DO PROCEDIMENTO Solicitar ao banco o processamento dos lançamentos pendentes ou correção quando for o caso LISTA DIFERENÇAS ENTRE CONTROLE DE VERBAS E RAZÃO Analisar diariamente o relatório, pois se houver valores registrados somente no razão causará divergência no saldo do projeto, ocasionando saldo bancário devedor, cobrança de tarifas, etc. HOUVE DIVERGÊNCIA? Verificar se houve alguma divergência VERIFICAR O DIA E FAZER REGULARIZAÇÃO Identificar o projeto, a data e qual o lançamento está causando a diferença e regularizar o mais rápido possível 8

9 POP Nº 02 CFI/Concilia PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº CONCILIAÇÃO DIÁRIA (OUTROS BANCOS) Carteira de Conciliação 02 - CFI/Concilia UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Atualizar saldos FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE INTERNET Extrato Bancário Conciliação diária (outros bancos) Informação GN,CCS,CGP,CDP,CCO,CPC Extratos Bancários Atualizados Planilha de Créditos Atualizada Sistema GPF DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL ATIVIDADES DO PROCESSO Entra no site do banco e imprime os extratos Faz confrontação do sistema com o extrato bancário Lança manualmente os créditos na planilha de créditos e aguarda identificação do CAU Há acordo de isenção de tarifa bancária? Solicita estorno de tarifa bancária Lança no sistema GPF-menu Financeiro Solicita a TED ao banco para crédito do projeto devido Lançamento manual na planilha de Crédito CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Exclui da planilha créditos efetuados pelo CFI 9

10 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Conciliação DETALHAMENTO DO PROCESSO: CONCILIAÇÃO DIÁRIA (OUTROS BANCOS) ENTRA NO SITE DO BANCO E IMPRIME OS EXTRATOS Verificar diariamente site dos outros bancos e imprimir extratos caso haja movimentação FAZ CONFRONTAÇÃO DO SISTEMA COM O EXTRATO BANCÁRIO Conciliar movimentações do extrato com os lançamentos do sistema LANÇA MANUALMENTE OS CRÉDITOS NA PLANILHA DE CRÉDITOS E AGUARDA IDENTIFICAÇÃO DO CAU Registrar na planilha de créditos os recursos recebidos nas contas para posterior identificação HÁ ACORDO DE ISENÇÃO DE TARIFA BANCÁRIA? Fazer verificação, pois nem todos os bancos acordaram em estornar as tarifas cobradas SOLICITA ESTORNO DE TARIFA BANCÁRIA Quando houver acordo, encaminhar ao banco ofício solicitando estorno das tarifas LANÇA NO SISTEMA GPF-MENU FINANCEIRO Quando não houver acordo, registrar as tarifas no sistema GPF SOLICITA A TED AO BANCO PARA CRÉDITO DO PROJETO DEVIDO Depois de identificado o projeto destino pelo GN, solicitar a TED 10

11 POP Nº 03 CFI/Concilia PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº CONCILIAÇÃO MENSAL (1ª E 2ª FASE) Carteira de Conciliação 03 - CFI/Concilia UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Realizar fechamento mensal dos saldos FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE BANCO DO BRASIL CFI Relatórios Extratos Bancários Atualizados Planilha de Créditos Atualizada Relatório do Sistema GPF ATIVIDADES DO PROCESSO CONCILIAÇÃO MENSAL (1ª FASE) Conciliação mensal (1ª e 2ª FASE) Informação DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Após atualização do BBCTU Exportar os saldos para o Excel Lança no GPF Lança todos os saldos no concilia Lança os saldos aplicados para gerar rendimento Lança os rendimentos CONCILIAÇÃO MENSAL (2ª FASE) Impressão de relatórios Saldos do razão Saldo Financeiro do concilia Confronto entre os relatórios Há divergências entre os relatórios? Detectar as diferenças existentes É possível resolver? Faz a regularização Registra no concilia para posterior regularização GN,CCS,CGP,CDP,CCO,CPC CUIDADOS ESPECIAIS Exportação dos saldos após atualização do último dia do mês Solicitar ao BB extratos de aplicações financeiras as quais incidiram IR, pois não se tem a informação pelo BBCTU AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Demora no recebimento de extratos de outros Bancos Demora no recebimento dos extratos do BB que houve cobrança de IR sobre aplicações Financeiras 11

12 FLUXOGRAMA DO PROCESSO CONCILIAÇÃO DETALHAMENTO DO PROCESSO: CONCILIAÇÃO MENSAL (1ª E 2ª FASE) CONCILIAÇÃO MENSAL (1ª FASE) APÓS ATUALIZAÇÃO DO BBCTU Após atualizar o último dia útil de movimentação bancária do mês, se deve exportar do BBCTU os saldos. EXPORTAR OS SALDOS PARA O EXCEL Exportar por meio do aplicativo do Banco do Brasil todos os saldos para planilha em Excel LANÇA NO GPF Lança os saldos exportados no sistema GPF. LANÇA TODOS OS SALDOS NO CONCILIA Lançar os saldos de conta corrente no concilia-v LANÇA OS SALDOS APLICADOS PARA GERAR RENDIMENTO Lançar no quadro de aplicação, com data do último dia útil do mês, os saldos das aplicações para que o sistema possa gerar os rendimentos. LANÇA OS RENDIMENTOS Lançar os rendimentos gerados no controle de verbas 12

13 CONCILIAÇÃO MENSAL (2ª FASE) IMPRESSÃO DE RELATÓRIOS Imprimir relatórios para fazer a conciliação mensal SALDOS DO RAZÃO Imprimir relatório de saldos do razão do mês de referência SALDO FINANCEIRO DO CONCILIA Imprimir relatório de saldos Financeiros do concilia do mês de referência CONFRONTO ENTRE OS RELATÓRIOS Confrontar os relatórios dos saldos para verificar se os saldos estão de acordo HÁ DIVERGÊNCIAS ENTRE OS RELATÓRIOS? Verificar se ocorreu alguma divergência DETECTAR AS DIFERENÇAS EXISTENTES Identificar as datas e os projetos com divergências É POSSÍVEL RESOLVER? Verificar a possibilidade de solução das divergências identificadas FAZ A REGULARIZAÇÃO Fazer a regularização o mais breve possível (efetuar lançamento, solicitar ao banco etc.) REGISTRA NO CONCILIA PARA POSTERIOR REGULARIZAÇÃO Quando não for possível regularizar de imediato, registrar no concilia 13

14 POP Nº 04 CFI/Concilia PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ENCERRAMENTO DE CONTAS Carteira de Conciliação 04 - CFI/Concilia UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Encerrar contas sem movimentação bancária FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE BANCO DO BRASIL Correio Eletrônico Encerramento de Informação GN,CCO,CPC CFI contas DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Ofício solicitando encerramento das contas previamente analisadas pelo CAU ao Banco ATIVIDADES DO PROCESSO Exportar para o Excel o relatório de saldo consolidado (pdr5) do BBCTU Faz a formatação da planilha Filtra as contas correntes com saldos bancários e os saldos aplicados zerados Verifica no GPF o extrato do projeto em busca de rubricas que caracterizem encerramento Quais rubricas? Verifica pendências no concilia Há pendências? Identifica e regulariza Encaminha um ao gerente do projeto solicitando a autorização para encerramento da conta Houve autorização? Cancela o encerramento Faz ofício e encaminha ao banco Recebe os documentos vindos do banco Faz o acompanhamento dos encerramentos no BBCTU Faz o arquivamento dos ofícios (no CFI) CUIDADOS ESPECIAIS As contas de contratos da FINEP só poderão ser encerradas após 2 anos sem movimentação bancária AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE No caso de contas FINEP, solicitar junto com o encerramento o bloqueio da conta para não receber nenhum tipo de crédito. 14

15 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ENCERRAMENTO DE CONTAS BANCO DO BRASIL / CFI Correio Eletrônico Encerramento de contas Informação GN,CCO,CPC Inicio Exporta para o Excel o relatório de saldo consolidado (Pdr5) do BBCTU Faz a formatação da planilha Filtra as contas correntes com saldos bancários e os saldos aplicados zerados Verifica no GPF, o extrato do projeto, em busca de rubricas que caracterizem encerramento Quais rubricas? 324 Devolução de Saldo 075 Transporte de Saldo Verifica pendências no concilia CONCILIAÇÃO sim Há pendências? Não Identifica e as regulariza Encaminha um ao gerente do projeto solicitando a autorização para encerramento da conta sim Houve autorização? não Faz oficio e encaminha ao Banco Cancela o encerramento Recebe os documentos vindos do Banco Fim Faz o acompanhamento dos encerramentos no BBCTU Faz o arquivamento dos ofícios (no CFI) Fim 15

16 DETALHAMENTO DO PROCESSO: ENCERRAMENTO DE CONTAS EXPORTAR PARA O EXCEL O RELATÓRIO DE SALDO CONSOLIDADO (PDR5) DO BBCTU Exportar para o Excel os saldos consolidados do BBCTU FAZ A FORMATAÇÃO DA PLANILHA Formatar a planilha para facilitar a seleção das contas a serem encerradas FILTRA AS CONTAS CORRENTES COM SALDOS BANCÁRIOS E OS SALDOS APLICADOS ZERADOS Fazer a filtragem de todas as contas com saldos zerados VERIFICA NO GPF O EXTRATO DO PROJETO EM BUSCA DE RUBRICAS QUE CARACTERIZEM ENCERRAMENTO Verificar no extrato dos projetos se existe movimentação nas rubricas de encerramento QUAIS RUBRICAS? 324 DEVOLUÇÃO DE SALDO A existência dessa rubrica demonstra que o saldo foi devolvido a financiadora 075 TRANSPORTE DE SALDO É utilizada geralmente quando o projeto não presta contas VERIFICA PENDÊNCIAS NO CONCILIA Verificar se o projeto ainda tem alguma pendência no concilia ou GPF. HÁ PENDÊNCIAS? Se não houver, dar andamento ao processo, caso contrário identificar IDENTIFICA E REGULARIZA Identificar e resolver a pendência detectada para dar andamento ao encerramento da conta ENCAMINHA UM AO GERENTE DO PROJETO SOLICITANDO A AUTORIZAÇÃO PARA ENCERRAMENTO DA CONTA Encaminhar a cada gerente relação de projetos para que seja autorizado encerramento das contas HOUVE AUTORIZAÇÃO? CANCELA O ENCERRAMENTO Quando não for autorizado pelo GN cancelar o encerramento da conta FAZ OFÍCIO E ENCAMINHA AO BANCO Se for autorizado, fazer ofício com a relação das contas a serem encerradas RECEBE OS DOCUMENTOS VINDOS DO BANCO Recebe a documentação devidamente carimbada para acompanhar o processo FAZ O ACOMPANHAMENTO DOS ENCERRAMENTOS NO BBCTU Verificar diariamente no BBCTU se as contas já foram efetivamente encerradas FAZ O ARQUIVAMENTO DOS OFÍCIOS (NO CFI) Após efetivo encerramento arquivar ofício 16

17 POP Nº 46 - CFI /CONCILIA PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº INSERÇÃO DE INFORMAÇÕES SISTEMA SICONV CONCILIA 46 - CFI/CONCILIA UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Janeiro/2013 Nº 00/ OBJETIVO PREENCHER FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE SICONV/CDI/ CCS E CGP Documentos Físicos e de Liquidação Inserção de informações sistema SICONV DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Documentos: Documentos Físicos e de Liquidação Base Legal? ATIVIDADES DO PROCESSO Identificar dos comprovantes de pagamentos Digitaliza dos comprovantes de pagamentos*escanear Incluir dos comprovantes digitalizados no portal siconv Todos os dados do pagamento estão corretos? Se não: Verificar e corrigir informações Se sim: Registrar o pagamento Pagamentos lançados no SICONV CPC PREENCHER PREENCHER CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 17

18 FLUXOGRAMA DO PROCESSO CFI - CONCILIAÇÃO DETALHAMENTO DO PROCESSO - INSERÇÃO DE INFORMAÇÕES SISTEMA SICONV IDENTIFICAÇÃO DOS COMPROVANTES DE PAGAMENTOS Identificar os comprovantes de pagamento (bordereau, guias, gepes etc.) colocando o carimbo e numeração do convênio correspondente DIGITALIZAÇÃO DOS COMPROVANTES DE PAGAMENTOS*ESCANEAR Efetuar digitalização da documentação identificada anteriormente INCLUSÃO DOS COMPROVANTES DIGITALIZADOS NO PORTAL SICONV Acessar portal do Siconv ( e incluir os comprovantes digitalizados TODOS OS DADOS DO PAGAMENTO ESTÃO CORRETOS? SE NÃO: VERIFICAR E CORRIGIR INFORMAÇÕES DETALHAR SE SIM: REGISTRO DO PAGAMENTO Acessar portal do Siconv ( nas seguintes opções: Execução Pagamento Iden ficar convênio Incluir Pagamento Iniciar Pagamento Selecionar Tipo do Documento (Diárias, Nota Fiscal e etc.) Selecionar o Documento (número da nota e etc.). Conferir se as informações estão corretas. Preencher com os dados do extrato bancário os seguintes campos: Tipo do Pagamento, Tipo do documento, Número do Documento e Data do Pagamento e Salvar. 18

19 UNIDADE GESTORA: Coordenação Financeira - CFI PROCESSOS ORGANIZACIONAIS CARTEIRA DE CRÉDITO LANÇAMENTO DE CRÉDITO REMANEJAMENTO DE CRÉDITOS TRANSFERÊNCIA DE VALORES EMPRÉSTIMO PASSIVO TRABALHISTA PPRA & PCMSO FECHAMENTO DA CARTA CÂMBIO COBRANÇA COMÉRCIO ELETRÔNICA POP Nº 05 - CFI/Crédito POP Nº 06 - CFI/Crédito POP Nº 07 - CFI/Crédito POP Nº 08 - CFI/Crédito POP Nº 09 - CFI/Crédito POP Nº 10 - CFI/Crédito POP Nº 11 - CFI/Crédito POP Nº 12 - CFI/Crédito POP Nº 13 - CFI/Crédito POP Nº 05 CFI/Crédito PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº LANÇAMENTO DE CRÉDITO Carteira de Crédito 05 - CFI/Crédito UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Atualizar créditos dos projetos FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE GN Nota Fiscal / Fatura; Distribuição em rubricas; Memorandos Lançamento de crédito DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações e Documentação do CAU e CFI Atualização dos saldos FADESP e Coordenadores dos convênios e contratos. ATIVIDADES DO PROCESSO Receber memorando oriundo dos outras Coordenações com NF, faturas, comprovante de depósito ou ofício. Identificar os valores na planilha de crédito Efetua a transferência para o projeto devido Lança um AC no razão do projeto que recebeu o recurso indevido No GPF verificar a vigência do projeto Distribuir os valores nos projetos, subprojetos e rubricas Lança o razão da movimentação ocorrida Deleta o valor da planilha de crédito Assina a documentação pelo técnico responsável pelo lançamento Aguarda outros processos para fechamento da carta Atrasos no envio das Distribuições CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 19

20 FLUXOGRAMA DO PROCESSO 20

21 DETALHAMENTO DO PROCESSO: LANÇAMENTO DE CRÉDITO RECEBER MEMORANDO ORIUNDO DAS OUTRAS COORDENAÇÃOES COM NF, FATURAS, COMPROVANTE DE DEPÓSITO OU OFÍCIO. Trata-se de documentação necessária para o lançamento do crédito nos devidos projetos. IDENIFICAR OS VALORES NA PLANILHA DE CRÉDITO Trata-se da localização do valor na planilha de crédito, o que confirmará a entrada do valor em conta corrente do projeto. EFETUA A TRANSFERÊNCIA PARA O PROJETO DEVIDO Este procedimento se dá somente quando o recurso encontra-se depositado indevidamente na conta corrente de outro projeto. LANÇA UM AC NO RAZÃO DO PROJETO QUE RECEBEU O RECURSO INDEVIDO Este procedimento se torna necessário para regularização do valor que foi depositado indevidamente na conta corrente do projeto. NO GPF VERIFICAR A VIGÊNCIA DO PROJETO Trata-se da verificação para que se confirme que o projeto encontra-se em vigência DISTRIBUIR OS VALORES NOS PROJETOS, SUBPROJETOS E RUBRICAS Trata-se do lançamento dos valores nas rubricas e subprojetos que comporão o valor total lançado na planilha de crédito. LANÇA O RAZÃO DA MOVIMENTAÇÃO OCORRIDA Trata-se do lançamento no razão, que corresponde ao valor exato que foi creditado na conta corrente do projeto. DELETA O VALOR DA PLANILHA DE CRÉDITO Uma vez que o valor já se encontra lançado no projeto, é necessário que o mesmo seja excluído da planilha de crédito. ASSINA A DOCUMENTAÇÃO PELO TÉCNICO RESPONSÁVEL PELO LANÇAMENTO Trata-se da identificação do técnico que efetuou o lançamento do crédito. AGUARDA OUTROS PROCESSOS PARA FECHAMENTO DA CARTA Terminado o processo para o lançamento do crédito, a documentação permanece aguardando o fechamento de todo o processamento do dia. 21

22 POP Nº 06 CFI/Crédito PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº REMANEJAMENTO DE CRÉDITOS Carteira de Crédito 06 - CFI/Crédito UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Ajustar lançamentos entre rubricas de projeto FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE GN Memorando, Remanejamento de créditos DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações e Documentação do CAU Regularização das liberações dos recursos. GN ATIVIDADES DO PROCESSO Recebe memorando ou do GN Verificar a vigência do projeto Faz-se o estorno na data atual de um crédito já lançado. Lança um novo crédito no sub e rubrica indicado Assinar a documentação pelo técnico responsável pelo lançamento. CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 22

23 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Carteira de Crédito GN 23

24 DETALHAMENTO DO PROCESSO: REMANEJAMENTO DE CRÉDITOS RECEBE MEMORANDO OU DO GN Trata-se de documento no qual consta a solicitação para a efetivação do remanejamento, citando o projeto, subprojeto, rubrica de origem e de destino, além do valor a ser remanejado. VERIFICAR A VIGÊNCIA DO PROJETO Trata-se da observância da vigência do projeto, pois o remanejamento deve ser feito até a data da vigência. FAZ-SE O ESTORNO NA DATA ATUAL DE UM CRÉDITO JÁ LANÇADO. Trata-se de fazer um estorno em um crédito lançado anteriormente LANÇA UM NOVO CRÉDITO NO SUB E RUBRICA INDICADO Trata-se de fazer um novo crédito, compensando o estorno do lançamento anterior. ASSINAR A DOCUMENTAÇÃO PELO TÉCNICO RESPONSÁVEL PELO LANÇAMENTO. Trata-se da assinatura do técnico que efetuou o remanejamento, que deve ser colocada na solicitação enviada a Coordenação Financeira - CFI. 24

25 POP Nº 07 CFI/Crédito PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº TRANSFERÊNCIA DE VALORES Carteira de Crédito 07 - CFI/Crédito UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Realizar movimentações financeiras necessárias entre contas FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE GN CGP Memorando Transferência de valores DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações e Documentação do CAU, CFI e GA Registro da saída e entrada do valor transferido. GN ATIVIDADES DO PROCESSO Recebe o memorando ou autorização com as devidas assinaturas. Faz no GPF o comando para efetuar a transferência. Aguarda outros processos para fechamento da carta. CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 25

26 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Carteira de Crédito SGP e SEP DETALHAMENTO DO PROCESSO: TRANSFERÊNCIA DE VALORES RECEBE O MEMORANDO OU AUTORIZAÇÃO COM AS DEVIDAS ASSINATURAS. Trata-se de memorando ou enviado ao Coordenação Financeira - CFI para a transferência do valor FAZ NO GPF O COMANDO PARA EFETUAR A TRANSFERÊNCIA. No sistema GPF, executa-se o comando que ocasionará na transferência do valor solicitado. AGUARDA OUTROS PROCESSOS PARA FECHAMENTO DA CARTA. Trata-se de guardar a documentação até a geração do relatório que será enviado ao banco. 26

27 POP Nº 08 CFI/Crédito PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº EMPRÉSTIMO Carteira de Crédito 08 - CFI/Crédito UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Realizar empréstimo de recurso entre contas FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CGP GN GA Memorando Empréstimo Registro do valor a ser restituído. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações e Documentação do CAU e CFI com ciência da GA GN ATIVIDADES DO PROCESSO Recebe o memorando ou autorização com as devidas assinaturas. Faz no GPF o comando para efetuar o empréstimo. Aguarda outros processos para fechamento da carta. CUIDADOS ESPECIAIS O técnico deve analisar qual o valor do empréstimo realmente necessário. AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE O técnico deve analisar qual o valor realmente necessário, para não faltar recurso para os pagamentos, na hora em que o Banco for efetuar os débitos na c/c. 27

28 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Carteira de Crédito CAU DETALHAMENTO DO PROCESSO: EMPRESTIMOS DE VALORES EMPRÉSTIMO ENTRE CONVÊNIOS / CONTRATOS RECEBE O MEMORANDO OU AUTORIZAÇÃO COM AS DEVIDAS ASSINATURAS. Trata-se de memorando ou enviado ao setor financeiro para efetuar empréstimos entre determinados projetos. FAZ NO GPF O COMANDO PARA EFETUAR A TRANSFERÊNCIA. No sistema GPF, executa-se o comando que ocasionará na transferência/empréstimo do valor solicitado. AGUARDA OUTROS PROCESSOS PARA FECHAMENTO DA CARTA. Trata-se de guardar a documentação até a geração do relatório que será enviado ao banco. 28

29 POP Nº 09 CFI/Crédito PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº PASSIVO TRABALHISTA Carteira de Crédito 09 - CFI/Crédito UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Reservar Recursos para obrigações trabalhistas FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE GN Memorando / Interface Passivo Trabalhista DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações e Documentação do SGP e DI. Registro da transferência para o fundo de rescisão GN ATIVIDADES DO PROCESSO Recebe a documentação, assinado pela coordenação do GN, junto com a interface Confere os valores dos documentos para ver se estão de acordo com a interface No GPF efetua-se o comando de baixa da interface. Aguarda outros processos para fechamento da carta CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 29

30 FLUXOGRAMA DO PROCESSO PASSIVO TRABALHISTA GN Memorando / Interface Passivo Trabalhista Registro da transferência para o fundo de rescisão GN Carteira de Crédito CCD Inicio Recebe a documentação, assinado pela coordenação do SEP, junto com a interface Confere os valores dos documentos para ver se estão de acordo com a interface No GPF efetua-se o comando de baixa da interface Aguarda outros processos para fechamento da carta Fim DETALHAMENTO DO PROCESSO: PASSIVO TRABALHISTA RECEBE A DOCUMENTAÇÃO, ASSINADO PELA COORDENAÇÃO DO GN, JUNTO COM A INTERFACE. Trata-se da documentação formal, com as informações necessárias para transferência dos valores para o fundo, assim como cópia da interface, para registro dos lançamentos no sistema GPF. CONFERE OS VALORES DOS DOCUMENTOS PARA VER SE ESTÃO DE ACORDO COM A INTERFACE. Trata-se de dados contidos na documentação, que devem estar de acordo com a interface observada no sistema GPF. NO GPF EFETUA-SE O COMANDO DE BAIXA DA INTERFACE. Trata-se da execução do comando no GPF, após análise da documentação, gerando um relatório que será enviado ao banco, após o fechamento, que corresponde ao fechamento da carta. AGUARDA OUTROS PROCESSOS PARA FECHAMENTO DA CARTA. Trata-se de guardar a documentação até a geração do relatório que será enviado ao banco. 30

31 POP Nº 10 CFI PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº PPRA & PCMSO Carteira de Crédito 10 - CFI UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Reservar recursos para pagamento dos programas FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE GN Memorando / Interface PPRA & PCMSO DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações e Documentação do SGP e DI. Registro do pagamento GN ATIVIDADES DO PROCESSO Recebe a documentação, assinado pela coordenação do GN, junto com a interface Confere os valores dos documentos para ver se estão de acordo com a interface No GPF efetua-se o comando de baixa da interface Aguarda outros processos para fechamento da carta. A interface não funciona CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE A interface deveria gerar a movimentação financeira na carta. 31

32 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Carteira de Crédito CCD DETALHAMENTO DO PROCESSO: PPRA & PCMSO RECEBE A DOCUMENTAÇÃO, ASSINADO PELA COORDENAÇÃO DO GN, JUNTO COM A INTERFACE. Trata-se da documentação formal, com as informações necessárias para transferência dos valores ao fundo, assim como cópia da interface, para registro dos lançamentos no sistema GPF. CONFERE OS VALORES DOS DOCUMENTOS PARA VER SE ESTÃO DE ACORDO COM A INTERFACE. Trata-se de dados contidos na documentação, que devem estar de acordo com a interface observada no sistema GPF. NO GPF EFETUA-SE O COMANDO DE BAIXA DA INTERFACE Trata-se da execução do comando no GPF, após análise da documentação, gerando um relatório que será enviado ao banco, após o fechamento, que corresponde ao fechamento da carta. AGUARDA OUTROS PROCESSOS PARA FECHAMENTO DA CARTA. Trata-se de guardar a documentação até a geração do relatório que será enviado ao banco 32

33 POP Nº 11 CFI/Crédito PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº FECHAMENTO DA CARTA Carteira de Crédito 11 - CFI/Crédito UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Imprimir as Transferências FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CFI Sistema GPF Fechamento da carta Emissão de relatório final DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações e documentos devidamente assinados Banco do Brasil. ATIVIDADES DO PROCESSO Após realizar todos os procedimentos que envolvam transferências entre projetos Executa-se o comando para a obtenção dos lançamentos no GPF Faz-se a impressão do relatório que ocasionará a transferência entre as contas dos projetos. Encaminha documento para assinatura Encaminha os documentos ao banco Recebe os documentos vindos do banco Faz-se a conferência de toda a documentação. Repassa para organização de documentos CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 33

34 FLUXOGRAMA DO PROCESSO CFI -Organização de Documentação CFI - Carteira de Crédito CFI Gerente Administrativa CFI Coordenação ou Analista Autorizado DETALHAMENTO DO PROCESSO: FECHAMENTO DA CARTA 34

35 APÓS REALIZAR TODOS OS PROCEDIMENTOS QUE ENVOLVAM TRANSFERÊNCIAS ENTRE PROJETOS Trata-se de terem sido realizados todos os procedimentos entre convênios e contratos que ocasionarão transferência entre convênios. EXECUTA-SE O COMANDO PARA A OBTENCÇÃO DOS LANÇAMENTOS NO GPF Trata-se da execução do comando que permitirá a impressão de um relatório que será enviado ao banco. FAZ-SE A IMPRESSÃO DO RELATÓRIO QUE OCASIONARÁ A TRANSFERÊNCIA ENTRE AS CONTAS DOS PROJETOS. Trata-se da impressão do relatório no qual constarão todas as transferências lançadas no GPF. ENCAMINHA DOCUMENTO PARA ASSINATURA Após a impressão do relatório, o mesmo deve seguir para a coordenação do Coordenação Financeira - CFI, assim como para a gerência, para as devidas assinaturas. ENCAMINHA OS DOCUMENTOS AO BANCO Após as assinaturas no relatório impresso, os documentos devem seguir para o banco. RECEBE OS DOCUMENTOS VINDOS DO BANCO Depois da transferência efetuada pelo banco, a documentação deve retornar à FADESP para conferência. FAZ-SE A CONFERÊNCIA DE TODA A DOCUMENTAÇÃO. Trata-se da conferência da documentação que gerou a impressão que seguiu para o banco. REPASSA PÁRA ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Após a conferência, a documentação segue para o Coordenação de DOCUMENTAÇÃO ( CDI ). 35

36 POP Nº 12 CFI/Crédito PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº CÂMBIO Carteira de Crédito 12 - CFI/Crédito UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Receber e lançar recursos internacionais FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE BANCO DO BRASIL Ordem de Pagamento 1- Solicitação de localização 2-Processo devidamente preenchido e assinado. 3-Documentação digitalizada por Câmbio Crédito em Conta GN DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL ATIVIDADES DO PROCESSO Recebe solicitação de informações sobre a chegada de recurso estrangeiro Solicita informações ao banco para que confirme se há alguma ordem de pagamento do exterior Recebe do banco os documentos para regularização Preenche a documentação com características da ordem em nome da FADESP. Encaminha o processo para assinatura Digitalizar e enviar ao CFI via . O CFI encaminha ao banco do Brasil via gerenciador Financeiro Aguarda o crédito cair na conta corrente do projeto correspondente. Lança o crédito no projeto ( no ato do lançamento do crédito, deve-se observar a taxa do câmbio do dia em que o valor foi creditado em conta corrente. CUIDADOS ESPECIAIS Demora na localização do Câmbio pela Agência e as vezes no CAU AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Quando existe contrato o Banco entende que o recurso é para prestação de Serviço e descarta a declaração emitida pela Fadesp de Doação. 36

37 FLUXOGRAMA DO PROCESSO CÂMBIO BANCO DO BRASIL Ordem de Pagamento Câmbio Crédito em Conta GN Carteira de Crédito CAU sim não Informa ao SEP que não há registro de moeda estrangeira em nome da FADESP SEP confirma informação sobre pagamento? Inicio Recebe solicitação de informações sobre a chegada de recursos estrangeiro Solicita informações ao BB para que confirme se há alguma ordem de pagamento do exterior Houve o paagamento? sim Recebe do BB os documentos para regularização Preenche a documentação com características da ordem em nome da Fadesp Digitalizar e enviar ao SAF via Encaminha o processo para assinatura O SAF encaminha ao BB via Gerenciador Financeiro Aguarda o crédito cair na conta corrente do projeto correspondente Lança crédito no Projeto (No ato do lançamento do crédito, deve-se observar a taxa do câmbio do dia em que o valor foi creditado em conta corrente.) Fim não Fim CFI Coordenação ou Técnico Autorizado Fim 37

38 DETALHAMENTO DO PROCESSO: CÂMBIO RECEBE SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÕES SOBRE A CHEGADA DE RECURSO ESTRANGERO O GN solicita ao Coordenação Financeira - CFI que verifique junto ao banco do Brasil se há algum valor em moeda estrangeira em nome da FADESP SOLICITA INFORMAÇÕES AO BANCO PARA QUE CONFIRME SE HÁ ALGUMA ORDEM DE PAGAMENTO DO EXTERIOR A solicitação é enviada ao banco do Brasil para que nos informe sobre o possível recurso RECEBE DO BANCO OS DOCUMENTOS PARA REGULARIZAÇÃO A informação vinda do Banco do Brasil é enviada ao GN para que os dados sejam preenchidos. PREENCHE A DOCUMENTAÇÃO COM CARACTERÍSTICAS DA ORDEM EM NOME DA FADESP. O preenchimento dos dados deve ocorrer e os anexos devem acompanhar a documentação para sua digitalização e transmissão dos dados ao Banco do Brasil. ENCAMINHA O PROCESSO PARA ASSINATURA Após o preenchimento do documento enviado pelo Banco do Brasil e anexado o contrato e a declaração, a documentação segue para assinatura da coordenação do Coordenação Financeira - CFI e pela gerência. DIGITALIZAR E ENVIAR AO CFI VIA . Trata-se da digitalização de todo o processo e os dados transferidos para o CFI O CFI ENCAMINHA AO BANCO DO BRASIL VIA GERENCIADOR FINANCEIRA Após a recepção do processo digitalizado, o CFI encaminha ao Banco do Brasil através do Gerenciador Financeira para a devida análise por conta do Banco do Brasil. AGUARDA O CRÉDITO CAIR NA CONTA CORRENTE DO PROJETO CORRESPONDENTE. O crédito do valor será lançado na conta da FADESP, tão logo o processo esteja aprovado pelo Banco do Brasil, além da taxa da conversão aceita. LANÇA O CRÉDITO NO PROJETO ( NO ATO DO LANÇAMENTO DO CRÉDITO, DEVE-SE OBSERVAR A TAXA DO CÂMBIO DO DIA EM QUE O VALOR FOI CREDITADO EM CONTA CORRENTE. Trata-se de lançamento do crédito no GPF, considerando a taxa informada pelo Banco do Brasil. 38

39 POP Nº 13 CFI/Crédito PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº COBRANÇA COMÉRCIO ELETRÔNICO Carteira de Crédito 13 - CFI/Crédito UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Receber e registrar pagamentos via Cobrança FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE BANCO DO BRASIL Arquivo Eletrônico Cobrança comércio eletrônico DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Arquivos recebidos via Gerenciador Financeiro Extratos Bancários atualizados Atualização dos saldos FADESP e Coordenadores dos convênios e contratos. ATIVIDADES DO PROCESSO Acessar o gerenciador Financeiro, no arquivo retorno selecionar CBR 643 Criar uma nova pasta no CFI cobrança CBR 643 e IEDCBR para receber o arquivo Após recebimento do arquivo, buscar a pasta criada e copiar somente os arquivos com mais de 1 KB. No CBR em GPF SERVER cola os arquivos atuais para serem lidos pelo GPF Anotar o número das contas correntes do projeto para imprimir as capas da cobrança Faz a impressão das capas das cobranças no gerenciador Financeira e busca o número do projeto na listagem de cursos. Imprime o relatório de inconsistência no GPF No GPF ir para o módulo de extensão para anotar o número da matrícula e a parcela que está sendo paga No módulo de extensão dar a baixa nos boletos com os dados anotados anteriormente juntamente com o valor do título (+) acréscimos / (-) abatimentos. Imprimem a listagem dos boletos pagos e anexa as suas respectivas capas Verificar a vigência do projeto Lançar as cobranças no controle de verbas Deve ser impresso a tela de taxa gerada pelo GPF acrescida pelo número do projeto Faz o lançamento das inconsistências no razão Nas capas da cobrança deve-se colocar a data e assinatura do responsável pelo lançamento. Encaminha as capas das cobranças para a organização de documentos CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 39

40 FLUXOGRAMA DO PROCESSO COBRANÇA COMÉRCIO ELETRÔNICO BANCO DO BRASIL Arquivo Eletrônico Cobrança comércio eletrônico Atualização dos saldos FADESP e Coordenadores dos convênios e contratos. Inicio Acessar o Gerenciador Financeiro, no Arquivo Retorno selecionar CBR 643 Verificar a vigência do Projeto Criar uma nova pasta no SAF COBRANÇA CBR 643 e IEDCBR para receber o arquivo Lançar as cobranças no Controle de Verbas Após recebimento do arquivo buscar a pasta criada copia somente os arquivos com mais de 1kb Deve ser impresso a tela de taxa gerada pelo GPF acrescida pelo número do projeto No CBR em GPFSERVER cola os arquivos atuais para serem lidos pelo GPF Faz somente o lançamento das tarifas de cobrança no controle de verbas (PDE) no razão quem lança é a Conciliação Anotar o número das contas correntes do projeto para imprimir a capas das cobranças Faz o lançamento das inconsistências no razão Faz a impressão das capas das cobranças no Gerenciador Financeiro e busca o número do projeto na listagem de cursos Nas capas da cobrança deve-se colocar a data e assinatura do responsável pelo lançamento Imprime o relatório de inconsistência no GPF Encaminha as capas das cobranças para o organização de documentos sim Houve inconsistência? não No GPF ir para o módulo de extensão para anotar o número da matrícula e a parcela que está sendo paga No módulo de extensão dar a baixa nos boletos com os dados anotados anteriormente juntamente com o valor do título (+) acréscimos/ (-)abatimentos Imprime a listagem dos boletos pagos e anexa as suas respectivas capas Fim 40

41 DETALHAMENTO DO PROCESSO: COBRANÇA COMÉRCIO ELETRÔNICO, ACESSAR O GERENCIADOR FINANCEIRO, NO ARQUIVO RETORNO SELECIONAR CBR 643 Trata-se de acessar o gerenciador Financeiro do Banco do Brasil e receber os arquivos referentes ao pagamento dos títulos e gru s no dia útil anterior. CRIAR UMA NOVA PASTA NO CFI COBRANÇA CBR 643 E IEDCBR PARA RECEBER O ARQUIVO Cria-se uma pasta a cada dia para a guarda da movimentação recebida pelo gerenciador Financeira APÓS RECEBIMENTO DO ARQUIVO, BUSCAR A PASTA CRIADA E COPIAR SOMENTE OS ARQUIVOS COM MAIS DE 1 KB. Os arquivos que não possuírem mais de 1 KB podem ser deletados, pois não serão utilizados NO CBR EM GPFSERVER COLA OS ARQUIVOS ATUAIS PARA SEREM LIDOS PELO GPF Uma cópia dos arquivos recebidos deve ser colocada na rede para a devida leitura pelo GPF ANOTAR O NÚMERO DAS CONTAS CORRENTES DO PROJETO PARA IMPRIMIR AS CAPAS DA COBRANÇA É necessário entrar em cada arquivo recebido para anota o número da conta corrente que recebeu o crédito. FAZ A IMPRESSÃO DAS CAPAS DAS COBRANÇAS NO GERENCIADOR FINANCEIRA E BUSCA O NÚMERO DO PROJETO NA LISTAGEM DE CURSOS. Após as anotações dos números das contas, é necessário imprimir as capas das cobranças pelo gerenciador Financeiro. IMPRIME O RELATÓRIO DE INCONSISTÊNCIA NO GPF Trata-se de um relatório emitido automaticamente pelo GPF, referente aos pagamentos que o sistema não registrou. NO GPF IR PARA O MÓDULO DE EXTENSÃO PARA ANOTAR O NÚMERO DA MATRÍCULA E A PARCELA QUE ESTÁ SENDO PAGA Trata-se de uma consulta para se identificar os pagamentos que ocasionaram inconsistência. NO MÓDULO DE EXTENSÃO DAR A BAIXA NOS BOLETOS COM OS DADOS ANOTADOS ANTERIORMENTE JUNTAMENTE COM O VALOR DO TÍTULO (+) ACRÉSCIMOS / (-) ABATIMENTOS. Trata-se do registro dos pagamentos para os casos que geraram inconsistência. IMPRIME A LISTAGEM DOS BOLETOS PAGOS E ANEXA AS SUAS RESPECTIVAS CAPAS Emite-se uma listagem de todos os pagamentos registrados. VERIFICAR A VIGÊNCIA DO PROJETO Trata-se de uma consulta para saber se o projeto que recebeu o crédito permanece em vigência. LANÇAR AS COBRANÇAS NO CONTROLE DE VERBAS Trata-se do lançamento do crédito no GPF. DEVE SER IMPRESSO A TELA DE TAXA GERADA PELO GPF ACRESCIDA PELO NÚMERO DO PROJETO Trata-se da emissão da tela que demonstra os empenhos gerados devidos aos créditos lançados. Trata-se do registro no GPF pela tarifa gerada pelo crédito de cobrança. FAZ O LANÇAMENTO DAS INCONSISTÊNCIAS NO RAZÃO Trata-se do lançamento manual no razão das inconsistências NAS CAPAS DA COBRAÇA DEVE-SE COLOCAR A DATA E ASSINATURA DO RESPONSÁVEL PELO LANÇAMENTO. Trata-se da assinatura do técnico que efetuou os lançamentos no GPF. ENCAMINHA AS CAPAS DAS COBRANÇAS PARA A ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Trata-se do encaminhamento do processo de cada crédito lançado para o CDI. 41

42 UNIDADE GESTORA: Coordenação Financeira - CFI PROCESSOS ORGANIZACIONAIS CARTEIRA DE PAGAMENTO DE PESSOA JURÍDICA - PJ PAGAMENTO DE PESSOA JURIDICA E TRIBUTOS OUTROS PAGAMENTOS PAGAMENTO INSS PAGAMENTO DARF ELETRÔNICO POP Nº 14 - CFI /Pgto PJ POP Nº 15 - CFI/Pgto PJ POP Nº 16 - CFI/Pgto PJ POP Nº 17 - CFI/Pgto PJ 42

43 POP Nº 14 CFI/Pgto PJ PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº PAGAMENTO DE PESSOA JURIDICA E TRIBUTOS Carteira de Pagamento PJ 14 - CFI/Pgto PJ UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Realizar Pagamento de Gastos dos Projetos com PJ e tributos FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CCS CDP CGP Processo para pagamentos Interface Processos e interface de pagamento e arquivos eletrônicos Pagamento de pessoa jurídica e tributos DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Documentos para Pagamento Bancos em geral ATIVIDADES DO PROCESSO Recebimento dos lotes com os processos e os impostos das NF s do Coordenação CCS/ CDP/CLI/CCO, dos encargos sociais do CGP. Organização dos processos por ordem de projeto Verifica se os pagamentos serão efetuados por cheque, bordereau, BBPAG. Pagamento com cheque Baixa das interfaces no cv e razão manualmente dos cheques emitidos Pagamentos pelo aplicativo BBPAG Transmissão dos arquivos do BBPAG Baixa as interfaces no cv e razão manualmente dos pag s emitidos Pagamento por bordereau Baixa as interfaces dos encargos sociais do CGP Confirma os pagamentos no controle de verba Imprime o relatório de critica de todos os pagamentos (PJ,PF e encargos sociais) da conta pagadora e do INSS Emite os cheques da conta pagadora e do INSS no montante dos boletos, faturas e impostos Gera e imprime o bordereau; dar baixa no razão. Prepara o arquivo do bordereau antes de transmitir Transmite o arquivo do bordereau ao banco via Gerenciador Financeiro Encaminha para assinatura da coordenação do CFI e gerência Encaminha ao banco os pagamentos/documentações emitidas Recebimento dos pagamentos/documentações enviadas ao banco no dia anterior Pagamento e regularizações por cheque: fornecedores; rescisões contratuais/grrf; devolução de saldo e SP. Pagamentos e regularizações por BBPAG: fornecedores e rescisões contratuais CUIDADOS ESPECIAIS Em pagamentos fora dos padrões, devem vir com observações claras e objetivas. Os processos devem vir, separados por projetos. Toda emissão de pgto, exceto cheques, deverão ser em 3 vias, uma fica no CFI e duas vão para o Banco, sendo que uma das duas vias o Banco voltam no dia posterior carimbada e assinada pelo Banco. 43

44 AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Pagamentos fora dos padrões devem vir com CHAMADAS/OBSERVAÇÕES Caso o setor de origem não realize os ajustes necessários o pagamento deverá ser excluído da listagem. FLUXOGRAMA DO PROCESSO 44

45 DETALHAMENTO DO PROCESSO: PAGAMENTO DE PESSOA JURIDICA E TRIBUTOS RECEBIMENTO DOS LOTES COM OS PROCESSOS E OS IMPOSTOS DAS NF S DA COORDENAÇÃO CCS/ CDP/CLI/CCO, DOS ENCARGOS SOCIAIS DO CGP. Recebe os lotes encaminhados pelas Coordenações, contendo a relação das NF s digitadas, recibos e ofícios dos coordenadores solicitando compra ou serviços, as guias dos encargos e interfaces. ORGANIZAÇÃO DOS PROCESSOS POR ORDEM DE PROJETO Organiza todos os processos de pagamentos por ordem de projeto para conferência dos mesmos VERIFICA SE OS PAGAMENTOS SERÃO EFETUADOS POR CHEQUE, BORDEREAU, BBPAG. GN para os processos que serão pagos por Bordereau, cheque ou BBPAG. PAGAMENTO ATRAVES DE CHEQUE Verifica se o projeto possui talão de cheques, caso contrário solicita junto ao banco para realização do pagamento, utilizando o sistema de cheque e encaminha para assinatura BAIXA DAS INTERFACES NO CV E RAZÃO MANUALMENTE DOS CHEQUES EMITIDOS Confirma os pagamentos emitidos com cheque no sistema GPF (CV e Razão) PAGAMENTOS ATRAVES DO BBPAG Acessa o sistema BBPAG para inclusão e geração dos pagamentos e encaminha para assinatura TRANSMISSÃO DOS ARQUIVOS DO BBPAG Utiliza o Gerenciador Financeiro para a transmissão dos arquivos do BBPAG. BAIXA AS INTERFACES NO CV E RAZÃO MANUALMENTE DOS PAG S EMITIDOS Confirma os pagamentos emitidos pelo BBPAG no sistema GPF (CV e Razão) PAGAMENTO ATRAVÉS DO BORDEREAU Emite pelo sistema GPF o relatório das NF s e encargos do CCS e CDP do dia para conferência, podendo serem excluídos/manutenção nos processos que apresentarem problemas. BAIXA AS INTERFACES DOS ENCARGOS SOCIAIS DO CGP Recebe as interfaces e guias dos encargos, para verificação e confirmação dos mesmos no GPF. CONFIRMA OS PAGAMENTOS NO CONTROLE DE VERBA Confirma todas as NF s e encargos, após as verificações e correções no sistema GPF(CV) IMPRIME O RELATÓRIO DE CRITICA DE TODOS OS PAGAMENTOS (PJ,PF E ENCARGOS SOCIAIS) DA CONTA PAGADORA E DO INSS Imprime no sistema GPF o relatório contendo todos os pagamentos/encargos confirmados no CV para ultima verificação antes de gerar o Bordereau. EMITE OS CHEQUES DA CONTA PAGADORA E DO INSS NO MONTANTE DOS BOLETOS, FATURAS E IMPOSTOS Emite os Cheques da Conta Pagadora e do INSS, com os boletos, faturas, guias dos encargos em anexo e encaminha para a assinatura. GERA E IMPRIME O BORDEREAU; DAR BAIXA NO RAZÃO. Imprime no sistema GPF o relatório do Bordereau e a baixa no razão referente o movimento do dia PREPARA O ARQUIVO DO BORDEREAU ANTES DE TRANSMITIR Salva uma copia do arquivo, para fazer alterações referentes ao CNPJ (Programa TEXPAD) e CPF (manualmente). TRANSMITE O ARQUIVO DO BORDEREAU AO BANCO Envia através do Gerenciador Financeira o arquivo após as devidas alterações (TEXPAD e Manualmente) ENCAMINHA PARA ASSINATURA DA COORDENAÇÃO DO CFI E GERÊNCIA Encaminha para assinatura o Bordereau, as Autorizações da Conta Pagadora e INSS e os Cheques emitidos. 45