Em termos de comunicação e marketing: Todo acontecimento que resulta de um projeto. Objetivos e público alvo previamente definidos

Transcrição

1 Organização de Eventos

2 O que é um evento? Em termos de comunicação e marketing: Todo acontecimento que resulta de um projeto devidamente planejado e executado Objetivos e público alvo previamente definidos

3 Utilidade do evento Lançar, vender ou divulgar produtos e serviços Estreitar relacionamentos Criar, desenvolver ou fortalecer a imagem de uma instituição Promover valores culturais Motivar os funcionários

4 Tipos de evento De acordo com sua natureza, formato e objetivos, os eventos são divididos em 3 categorias básicas: Eventos Profissionais Eventos Promocionais Eventos Sociais

5 Custos Temário Programação Data Local Ambiente Serviços Elementos básicos Contribuições

6 Classificação do evento O evento pode ser classificado de acordo com as seguintes variáveis: Porte Pequeno até 150 participantes Médio entre 151 e 500 participantes Grande de 501 a 5 mil participantes Megaeventos acima de 5 mil participantes

7 Classificação do evento Periodicidade Determinada realização regular em data fixa Variável ou móvel realização regular, em data que varia conforme interesses do promotor Indeterminada ou esporádica realização esporádica ou única

8 Classificação do evento Perfil do público-alvo - Idade - Sexo - Classe socioeconômica - Formação escolar - Profissão - Áreas de interesse

9 Classificação do evento Natureza - Artístico-culturais - Turísticos - Esportivos - Recreativos - Técnico-científicos - Corporativos - Sociais - Governamentais - Cívicos - Políticos - Típicos, folclóricos ou religiosos

10 Evento Esportivo Evento Cultural Evento Turístico Evento Social

11 Classificação do evento Formatos ou Tipologia Baseados nas reuniões dialogais: - Reunião -Brainstorming - Congresso - Curso - Palestra - Fórum - Entrevista coletiva - Mesa Redonda - Teleconferência ou videoconferência

12 Entrevista Coletiva Brainstorming Mesa-redonda

13 Classificação do evento Competitivos: - Campeonato - Olimpíadas - Torneio - Concurso

14 Torneio Concurso Olimpíadas Campeonato

15 Classificação do evento Demonstrativos ou expositivos: - Excursão - Espetáculo - Festival - Desfile - Inauguração - Leilão - Noite de Autógrafos - Feira - Roadshow

16 Desfile Roadshow Festival Inauguração

17 Classificação do evento Baseados em reuniões sociais: - Brunch - Noivado - Coffee Break - Casamentos - Coquetel - Batizados - Happy Hour - Homenagens - Festas beneficentes - Debutantes

18 Batizado Debutantes Happy Hour Brunch

19 Planejamento É o ponto de partida, criação de estratégias ou táticas para alcançar o objetivo do evento: Desenvolvimento do conceito ou idéia Estudo da viabilidade Preparação da aprovação Produção Finalização Avaliação dos resultados

20 Pré-evento Fases do evento É a fase da concepção e planejamento do evento, a partir de interesses, objetivos e estratégias envolvidas Briefing: Diagnóstico das necessidades, objetivos e perspectivas, aliado as estratégias Escolha do local e data: De acordo com o perfil e objetivos do evento

21 Fases do evento Orçamento e propostas: Levantamento de todas as possibilidades de fornecedores de serviços e produtos Contrato: Formalização de tudo que foi combinado e estabelecido para o evento Dimensionamentos: Proporcionar tudo o que será necessário para o atendimento das necessidades do evento

22 Transevento Fases do evento É a fase de organização e realização na prática do evento, quando todas as atividades planejadas são implementadas Cronograma: É um descritivo de atividades previstas no período de tempo que antecede o evento Check list: É uma lista de providências a serem tomadas para a realização do evento

23 Fases do evento Matriz de responsabilidades: Ferramenta que indica as funções de cada membro da equipe Pós-evento Nesta fase ocorre a desmontagem do evento. Também é a etapa de verificação de alcance dos resultados almejados. É importante: Realizar reuniões de avaliação Aplicar questionários Elaborar relatórios

24 Local do evento Vale considerar alguns critérios: Localização geográfica Vias de acesso Opções de locomoção Infra-estrutura Segurança Estacionamento Diferenciais

25 Local do evento As alternativas são muito variadas: Centro de convenções Pavilhões Buffets Clubes Casas de Shows / Casas Noturnas Restaurantes Chácaras, sítios e fazendas Galpões Espaços alternativos

26 Centro de Convenções Casa noturna Buffet infantil Restaurante

27 Etiqueta social É a arte de boas maneiras e bons costumes: - Comportamento e postura - Gestos - Vestimentas - Apresentações - Comportamento à mesa - Convites - R.S.V.P. (confirmação de presença)

28 Planejamento em A&B Os serviços mais utilizadas são: Banquetes Buffets Café-da-manhã Chá da tarde Coquetel Ceia

29 Planejamento em A&B Modalidades de serviços em A&B: Á francesa: Garçom ou copeira seguram a travessa, enquanto os convidados se servem sentados Á inglesa direto: Garçom serve os convidados sentados Á inglesa indireto: Garçom prepara o prato no guerridón (carrinho de apoio) e serve os convidados sentados

30 Planejamento em A&B Á americana: convidado se serve no buffet previamente montado com todos os alimentos Franco-americano: o prato de entrada é servido pronto aos convidados sentados, o prato principal é servido em buffet Empratado ou de prato passado: o prato vem pronto da cozinha ou de uma ilha de apoio para todos simultaneamente Á russa: as bandejas com alimentos ficam à mesa

31 Composição dos cardápios Coffee Break: Café, chocolate, chás, sucos, água, salgadinhos, frutas, bolos, biscoitos, pães, sanduíches, patês, frios Coquetel: Água, sucos, refrigerantes, coquetéis de frutas, drinks, whisky, vinho, cerveja, champanhe, canapés, salgadinhos, frios, petiscos, miniporções Almoços e jantares: Água, vinho, champanhe, entrada fria ou quente, peixe, carnes, aves, massas, sobremesa

32 Marketing de eventos Necessidade de marketing: Envolve plano de mídia, ações promocionais diversas, elaboração de contratos, e um relatório final que avalie os resultados Expectativas do consumidor: Surgem da combinação de mensagens de marketing, do boca a boca, experiências de outros eventos e a imagem da marca Captação de patrocínio: É uma troca, parceria momentânea em custos, serviços, divulgação e até depoimentos

33 Marketing de eventos Tipos de apoio: Patrocínio Operação comercial, em dinheiro, de promoção e marketing com a iniciativa privada Subvenção Apoio financeiro e/ou concessão (passagem, ingressos, etc) de órgãos públicos e governamentais

34 Marketing de eventos Permuta Troca de produtos e serviços (anúncios publicitários, suporte, logística, entre outros) Doação Colaboração espontânea (em dinheiro, produtos e serviços), sem qualquer expectativa de retorno, com pessoas ou empresas Mecenato Interesse de determinada empresa em patrocinar projetos específicos, porém sem aguardar um retorno proporcional ao investimento

35 Produção de eventos A produção de eventos envolve diversas áreas, como Publicidade, Relações Públicas, Jornalismo, Turismo, Segurança, Arquitetura, Engenharia Elétrica, entre outras Produtor de eventos precisa agregar: Cultura Capacidade de organização Conhecimentos técnicos

36 Produção de eventos Produção técnica: Iluminação Áudio Transmissão / Projeção de imagens Cenografia Palco Arquibancadas Layout do espaço

37 Produção de eventos Serviços de apoio: Policiamento Solicitado com antecedência, tem caráter preventivo Trânsito É aconselhável requisitar o apoio, se houver expectativa de intenso fluxo de veículos Ônibus Possibilidade de implantação de linhas especiais durante o evento e/ou desvio de itinerários Corpo de bombeiros Para orientações e fiscalizações prévias, o evento deverá ter brigada Serviço médico É fundamental, sempre manter um médico de plantão

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39 NA VERDADE, TUDO É EVENTO! Francisco Paulo de Melo Neto Criatividade em eventos, SP